Ryczałt dla firmy handlowej i przedstawiciela

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych w 2026 r.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych jest uproszczoną formą opodatkowania, w której podatek liczy się od przychodu, bez pomniejszania go o koszty uzyskania przychodu. Z tego powodu może być korzystny przy działalności o niskich kosztach, ale nie zawsze będzie najlepszy przy kosztach wysokich, np. przy zakupie towarów, sprzętu, licencji, usług podwykonawców lub intensywnych wydatkach marketingowych.

W aktualnym stanie prawnym nie należy opierać oceny na dawnym założeniu, że określone usługi pośrednictwa sprzedażowego automatycznie wyłączały ryczałt przez załącznik nr 2 do ustawy. Obecnie trzeba sprawdzić przede wszystkim: czy podatnik mieści się w limicie przychodów, czy nie wykonuje działalności wyłączonej z ryczałtu, czy nie świadczy usług na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy w sposób wyłączający tę formę opodatkowania oraz jaka stawka wynika z art. 12 ustawy o ryczałcie.

Podatnik rozpoczynający działalność może co do zasady wybrać ryczałt od początku działalności, jeżeli nie zachodzi ustawowe wyłączenie. Wybór ryczałtu składa się przez CEIDG albo bezpośrednio do właściwego naczelnika urzędu skarbowego najpóźniej do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnięto pierwszy przychód w roku podatkowym. Jeżeli pierwszy przychód pojawi się w grudniu, termin przypada na koniec roku podatkowego.

PKD a PKWiU — co naprawdę ma znaczenie przy stawce ryczałtu?

Kod PKD służy przede wszystkim do ewidencji działalności gospodarczej. Od 1 stycznia 2025 r. przy nowych wpisach i zmianach wpisów stosuje się PKD 2025, a dla części dotychczasowych wpisów obowiązuje okres przejściowy do końca 2026 r. To ważne przy zakładaniu firmy, ale samo PKD nie przesądza jeszcze o stawce ryczałtu.

Dla ryczałtu istotna jest klasyfikacja faktycznie wykonywanych czynności według PKWiU oraz treść art. 12 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym. Inaczej może być traktowana sprzedaż towarów nabytych na własny rachunek, inaczej pośrednictwo w sprzedaży, inaczej usługi marketingowe, a jeszcze inaczej usługi związane z oprogramowaniem. Dlatego w praktyce nie wystarczy wybrać w CEIDG kodu zbliżonego do handlu lub usług przedstawicielskich.

Jeżeli działalność ma polegać na kontaktowaniu się z firmami budowlanymi, prezentowaniu systemu internetowego i pozyskiwaniu klientów dla spółki z Danii, należy dokładnie opisać, czy przedsiębiorca będzie:

• sprzedawał towar lub usługę we własnym imieniu,
• działał jako przedstawiciel lub pośrednik zagranicznego kontrahenta,
• otrzymywał prowizję od sprzedaży, stałe wynagrodzenie albo wynagrodzenie mieszane,
• zawierał umowy w imieniu zleceniodawcy,
• świadczył także usługi marketingowe, doradcze, szkoleniowe, wdrożeniowe lub techniczne.

Przy działalnościach z pogranicza sprzedaży, marketingu i usług IT warto porównać stawki ryczałtu wg PKWiU, ponieważ ten sam opis potoczny, np. przedstawiciel handlowy, może w praktyce obejmować kilka różnych grupowań.

Firma handlowa, przedstawiciel handlowy i pośrednik — różnice podatkowe

Stawka 3% ryczałtu dotyczy działalności usługowej w zakresie handlu. Chodzi o sprzedaż w stanie nieprzetworzonym produktów lub towarów nabytych wcześniej w celu dalszej odprzedaży. Przykładowo przedsiębiorca kupuje elementy wyposażenia budowlanego i sprzedaje je klientom we własnym imieniu. W takim modelu można analizować stawkę właściwą dla handlu, o ile nie występuje szczególne wyłączenie lub inna kategoria przychodów.

Inaczej wygląda sytuacja przedstawiciela handlowego, który nie kupuje i nie odsprzedaje towarów ani systemu internetowego, lecz jedynie prezentuje ofertę, pozyskuje klientów, organizuje kontakt, wspiera zawarcie umowy albo działa w imieniu zleceniodawcy. W takim przypadku nie należy automatycznie przyjmować stawki 3%. Może to być usługa pośrednictwa, usługa wsparcia sprzedaży, usługa marketingowa, usługa doradcza albo usługa związana z oprogramowaniem.

Jeżeli faktyczne czynności mieszczą się w pośrednictwie w sprzedaży hurtowej, w aktualnym stanie prawnym zasadniczo nie oznacza to już automatycznego wyłączenia z ryczałtu tak jak przy dawnych regulacjach. Trzeba jednak sprawdzić właściwą stawkę. Dla wielu usług pośrednictwa w sprzedaży hurtowej albo usług wspomagających działalność gospodarczą zastosowanie może mieć stawka 15%, a nie 8,5% ani 3%.

Jeżeli przedsiębiorca rzeczywiście kupuje towary i sprzedaje je dalej we własnym imieniu, trzeba odróżnić tę sytuację od samego pośrednictwa. Więcej praktycznych różnic pokazują przykłady dotyczące stawek w handlu, gdzie kluczowe jest ustalenie, czy podatnik sprzedaje własny towar, czy świadczy usługę.

Usługi związane z systemem internetowym

W opisanej sytuacji produkt, którym przedsiębiorca ma zainteresować firmy budowlane, to system internetowy pomagający w zarządzaniu procesem budowy. Sama okoliczność, że przedmiotem oferty jest oprogramowanie lub system online, nie przesądza jeszcze o stawce ryczałtu. Należy ustalić, co dokładnie robi przedsiębiorca.

Jeżeli jego rola ogranicza się do działań sprzedażowych, prezentacji systemu i przekazywania kontaktów, sprawa będzie bliższa pośrednictwu lub wsparciu sprzedaży. Jeżeli jednak przedsiębiorca świadczy również usługi doradcze dotyczące oprogramowania, wdrożenia, konfiguracji, analizy funkcjonalnej albo wsparcia technicznego, może pojawić się ryzyko klasyfikacji w obszarze usług związanych z oprogramowaniem lub doradztwem, dla których ustawa przewiduje odrębne stawki.

Właśnie dlatego umowa z duńskim kontrahentem powinna precyzyjnie opisywać czynności. Inne skutki podatkowe może mieć zapis o usługach sprzedażowych i pozyskiwaniu klientów, a inne zapis o doradztwie informatycznym, wdrożeniach, szkoleniach technicznych albo obsłudze systemu.

Kontrahent z Danii a VAT

To, że zleceniodawcą jest firma z Danii, nie zmienia samo przez się stawki ryczałtu w PIT. Może natomiast mieć duże znaczenie dla VAT. Jeżeli usługobiorcą jest podatnik z innego państwa UE i mamy do czynienia z usługą ogólną B2B, miejscem świadczenia usługi jest co do zasady kraj siedziby usługobiorcy. W praktyce polski przedsiębiorca wystawia wtedy fakturę bez polskiego VAT, z oznaczeniem mechanizmu odwrotnego obciążenia, ale zwykle powinien być zarejestrowany jako podatnik VAT-UE.

Trzeba przy tym uważać na wyjątki. Inne zasady mogą dotyczyć m.in. usług związanych z nieruchomościami, usług wstępu na wydarzenia, usług świadczonych na rzecz konsumentów albo sytuacji, w której kontrahent nie występuje jako podatnik. Przy współpracy z zagraniczną firmą warto więc rozdzielić analizę: osobno PIT i ryczałt, osobno VAT, osobno ewentualne obowiązki dokumentacyjne.

Jak praktycznie wybrać formę opodatkowania?

Przed wyborem ryczałtu warto porównać go ze skalą podatkową i podatkiem liniowym. Ryczałt może być atrakcyjny, gdy przedsiębiorca ma niskie koszty i stosunkowo przewidywalne przychody. Jeżeli jednak ponosi wysokie wydatki, np. kupuje usługi reklamowe, podróżuje, korzysta z podwykonawców albo finansuje narzędzia sprzedażowe, opodatkowanie według skali albo podatkiem liniowym może okazać się korzystniejsze.

Przy wyborze ryczałtu trzeba też pamiętać, że przychody opodatkowane różnymi stawkami trzeba prawidłowo wyodrębniać w ewidencji. Jeżeli przedsiębiorca wykonuje jednocześnie działalność handlową, usługi marketingowe i wsparcie sprzedaży, powinien tak prowadzić ewidencję, aby było wiadomo, jaka część przychodu przypada na daną stawkę.

Jeżeli przedsiębiorca przechodzi z innej formy opodatkowania albo łączy działalność gospodarczą z pracą na etacie, trzeba dodatkowo sprawdzić ograniczenia dotyczące świadczenia usług na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy. W praktyce podobne problemy pojawiają się przy analizie spraw o wybór ryczałtu, zwłaszcza gdy zakres działalności pokrywa się z czynnościami wykonywanymi wcześniej w ramach stosunku pracy.

Co zrobić przed rozpoczęciem działalności?

Najbezpieczniej wykonać kilka kroków jeszcze przed wystawieniem pierwszej faktury:

• opisać dokładnie, jakie czynności będą wykonywane na rzecz kontrahenta z Danii,
• ustalić, czy przedsiębiorca będzie sprzedawał coś we własnym imieniu, czy tylko pośredniczył lub pozyskiwał klientów,
• dobrać PKD 2025 do wpisu w CEIDG, ale nie traktować go jako rozstrzygnięcia o stawce podatku,
• ustalić właściwe PKWiU dla faktycznych usług,
• sprawdzić, czy nie występuje wyłączenie z ryczałtu,
• porównać ryczałt ze skalą podatkową i podatkiem liniowym,
• zweryfikować obowiązki VAT, w tym rejestrację VAT-UE,
• w razie wątpliwości uzyskać klasyfikację statystyczną i wystąpić o interpretację indywidualną.

W praktyce największy błąd polega na tym, że przedsiębiorca wybiera ryczałt i stawkę wyłącznie na podstawie potocznego opisu działalności, np. handel, przedstawicielstwo albo sprzedaż systemu. Dla podatku istotny jest rzeczywisty model współpracy i to, jak dana usługa mieści się w klasyfikacji oraz w przepisach ustawy.

FAQ

Czy przedstawiciel handlowy może być na ryczałcie?

Tak, ale pod warunkiem że nie występuje żadne ustawowe wyłączenie i że podatnik prawidłowo ustali stawkę. Sam fakt wykonywania czynności sprzedażowych nie wyklucza ryczałtu, ale nie przesądza też o stawce 3%.

Czy kod PKD decyduje o stawce ryczałtu?

Nie. PKD jest potrzebne do wpisu w CEIDG lub KRS, ale dla stawki ryczałtu istotny jest faktyczny rodzaj czynności i ich klasyfikacja PKWiU. Błędnie dobrany kod PKD może utrudnić ocenę, ale sam nie rozstrzyga podatku.

Kiedy można stosować 3% ryczałtu?

Stawka 3% dotyczy m.in. działalności usługowej w zakresie handlu, czyli sprzedaży nabytych wcześniej towarów w stanie nieprzetworzonym. Nie obejmuje automatycznie prowizji przedstawiciela, usług marketingowych, doradczych ani usług związanych z oprogramowaniem.

Czy pośrednictwo w sprzedaży hurtowej wyklucza ryczałt?

Obecnie nie należy przyjmować takiego automatycznego wniosku na podstawie dawnych regulacji. Trzeba jednak sprawdzić właściwą stawkę. W wielu przypadkach pośrednictwo lub usługi wspierające sprzedaż mogą podlegać stawce 15%, jeżeli mieszczą się w odpowiednich grupowaniach PKWiU wymienionych w art. 12 ustawy.

Czy usługi dla firmy z Danii są opodatkowane polskim VAT?

Przy typowych usługach B2B miejscem świadczenia jest co do zasady kraj siedziby usługobiorcy, czyli Dania. Wtedy faktura może być wystawiana bez polskiego VAT, z mechanizmem odwrotnego obciążenia, ale zwykle potrzebna jest rejestracja VAT-UE. Zawsze trzeba sprawdzić, czy dana usługa nie podlega szczególnym zasadom.

Czy warto wystąpić o interpretację indywidualną?

Tak, jeżeli stawka ryczałtu nie jest oczywista. Najpierw warto ustalić PKWiU, a następnie opisać we wniosku do KIS dokładny zakres czynności, model wynagrodzenia, kontrahentów i sposób wykonywania usług. Interpretacja chroni tylko w granicach opisanego stanu faktycznego.

Co grozi za zastosowanie błędnej stawki ryczałtu?

Jeżeli podatnik zastosuje zbyt niską stawkę, może powstać zaległość podatkowa wraz z odsetkami. W poważniejszych przypadkach może pojawić się także odpowiedzialność na gruncie Kodeksu karnego skarbowego. Dlatego przy wątpliwościach lepiej wyjaśnić klasyfikację przed rozpoczęciem rozliczeń.

Źródła

• Ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, w szczególności art. 4, art. 6, art. 8, art. 9, art. 12, art. 15 i art. 21 — ISAP.
• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w szczególności art. 28b — ISAP.
• Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2024 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) — Dziennik Ustaw.
• Informacje administracji publicznej o ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych — Biznes.gov.pl.