Nota obciążeniowa

W tej sytuacji proponowałabym wystawianie dla najemcy wspomnianej przez Pana noty obciążeniowej. Nota obciążeniowa jest dokumentem, który pozwala „przenieść” na najemcę ciężar opłat ponoszonych przez niego na podstawie umowy najmu. Wystawcą noty obciążeniowej będzie Pan (wynajmujący), zaś odbiorcą – najemca.

Trudno jest mi ustosunkować się konkretnie do sprawy, nie widząc danej umowy oraz nie znając zasad obciążania przez wspólnotę. Zakładam jednak, że rozsądne byłoby wystawianie not obciążeniowych na wysokość zgodną z wysokością należnych zaliczek, a następnie – w momencie ewentualnej nadpłaty – „skorygowanie” noty obciążeniowej do wysokości, która jest ostatecznie należna.

Do noty obciążeniowej można załączyć również kserokopię informacji otrzymanej od wspólnoty (aby najemca nie miał wątpliwości, że jest obciążany opłatami we właściwej wysokości).

Ponadto dobrze byłoby wcześniej uzgodnić formę dokumentacji z najemcą. Z mojego doświadczenia wynika jednak, że wersja obciążania opłatami z wykorzystaniem noty jest najchętniej wykorzystywana i budzi najmniej kontrowersji.

Dokumenty księgowe należy przechowywać (mówiąc w uproszczeniu, gdyż formalne reguły są dość skomplikowane) – przynajmniej przez 6 lat. Jeżeli w międzyczasie dojdzie do przerwania terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego – odpowiednio dłużej. Osobiście zalecałabym trzymać dokumenty (o ile nie jest to bardzo kłopotliwe) jak najdłużej. Nie dlatego, że jest to wymagane prawem, a raczej dlatego, iż nawet po wielu latach – w razie np. postępowania w sprawie dochodu z tzw. nieujawnionych źródeł – takie dokumenty mogą być przydatne.

Notę księgową przekazuje Pan najemcy w oryginale, natomiast sobie zostawia Pan kopię (najlepiej potwierdzoną przez najemcę). Nie wynika to jednak z przepisów prawa podatkowego, a ma raczej znaczenie dowodowe (gdyby były problemy ze ściągnięciem należności, dobrze mieć potwierdzoną kopię dokumentu stwierdzającego obciążenie).

Gdyby miał Pan jeszcze jakieś wątpliwości, służę pomocą.