Odwołanie zagubionego pełnomocnictwa notarialnego

Jak skutecznie odwołać pełnomocnictwo?

Podstawą jest art. 101 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny. Z przepisu wynika, że pełnomocnictwo może być w każdym czasie odwołane, chyba że mocodawca zrzekł się odwołania pełnomocnictwa z przyczyn uzasadnionych treścią stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa.

W praktyce oznacza to, że co do zasady można cofnąć nawet pełnomocnictwo udzielone wiele lat temu i nawet wtedy, gdy było bezterminowe. Problemem nie jest więc sam upływ czasu, ale ustalenie jakie pełnomocnictwo zostało udzielone, w jakim zakresie i w jakiej formie powinno zostać odwołane.

Odwołanie staje się skuteczne wobec pełnomocnika, gdy oświadczenie woli mocodawcy do niego dotrze w taki sposób, że mógł zapoznać się z jego treścią, zgodnie z art. 61 § 1 Kodeksu cywilnego. Dlatego najlepiej doręczyć je w sposób pozwalający później wykazać datę i treść doręczenia, np. listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, przez notariusza albo osobiście za pokwitowaniem.

Jaka forma odwołania jest prawidłowa?

Kodeks cywilny nie wprowadza jednej ogólnej formy odwołania pełnomocnictwa dla wszystkich przypadków. Trzeba jednak uwzględnić art. 99 § 1 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie.

W konsekwencji, jeżeli pełnomocnictwo było udzielone do czynności wymagającej aktu notarialnego, np. do zbycia nieruchomości, to najbezpieczniej odwołać je również w formie aktu notarialnego. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy pełnomocnictwo zostało sporządzone notarialnie i mogło być okazywane osobom trzecim przy czynnościach o istotnych skutkach majątkowych.

Jeżeli pełnomocnictwo dotyczyło zwykłych spraw urzędowych albo czynności niewymagających formy szczególnej, zwykle wystarczy forma pisemna. Jednak gdy nie znasz treści dokumentu, nie warto zgadywać formy — najpierw trzeba ustalić, czego dokładnie dotyczyło umocowanie.

Co zrobić, gdy nie znasz treści pełnomocnictwa?

W opisanej sytuacji to najważniejszy problem. Skoro pełnomocnictwo było notarialne, należy w pierwszej kolejności ustalić kancelarię, w której sporządzono akt. Notariusz przechowuje dokumentację i może wydać wypis aktu osobom uprawnionym na zasadach wynikających z ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie, w szczególności z art. 109 tej ustawy.

Jeżeli kancelaria już nie działa, dokumentacja notarialna przechodzi do innego notariusza albo do archiwum ksiąg wieczystych i akt notarialnych zgodnie z zasadami wynikającymi z Prawa o notariacie oraz nadzoru samorządu notarialnego. W praktyce informację o miejscu przechowywania akt można uzyskać we właściwej izbie notarialnej.

Po uzyskaniu wypisu można sprawdzić:

• czy było to pełnomocnictwo ogólne, rodzajowe czy szczególne,
• czy obejmowało działalność gospodarczą, rachunki bankowe, nieruchomości albo sprawy urzędowe,
• czy zawierało klauzulę o nieodwoływalności albo zrzeczeniu się odwołania,
• czy przewidziano dalsze pełnomocnictwa substytucyjne.

Dopiero mając te informacje, można przygotować odwołanie, które będzie adekwatne do rzeczywistego zakresu umocowania.

Czy można napisać: „odwołuję wszystkie udzielone pełnomocnictwa”?

Takie sformułowanie może mieć znaczenie pomocnicze, ale nie daje pełnego bezpieczeństwa. Nie ma przepisu, który zakazywałby ogólnego odwołania wszystkich udzielonych pełnomocnictw, jednak w praktyce takie pismo bywa niewystarczające, gdy trzeba wykazać wobec banku, urzędu albo kontrahenta, że odwołano konkretne umocowanie o określonej treści.

Najbezpieczniejsza wersja to oświadczenie, które:

• jednoznacznie oznacza mocodawcę i pełnomocnika,
• wskazuje datę i – jeżeli to możliwe – repertorium aktu notarialnego,
• opisuje zakres odwoływanego pełnomocnictwa,
• zawiera dodatkową klauzulę, że mocodawca odwołuje również wszelkie inne pełnomocnictwa udzielone tej osobie, o ile istnieją.

Takie rozwiązanie jest praktyczniejsze niż samo ogólne zdanie bez identyfikacji dokumentu. Jeżeli jednak wypisu nie da się szybko uzyskać, można tymczasowo wysłać pełnomocnikowi pismo odwołujące wszystkie udzielone mu pełnomocnictwa, a następnie po ustaleniu treści aktu złożyć odwołanie doprecyzowane i – w razie potrzeby – notarialne.

Jakie elementy powinno zawierać odwołanie pełnomocnictwa?

Dla celów dowodowych odwołanie powinno zawierać co najmniej:

• datę i miejsce sporządzenia,
• dane mocodawcy,
• dane pełnomocnika,
• jednoznaczne oświadczenie o odwołaniu pełnomocnictwa,
• wskazanie pełnomocnictwa, jeśli to możliwe: data, notariusz, repertorium A, zakres,
• wezwanie do zwrotu dokumentu pełnomocnictwa,
• podpis mocodawcy, a przy akcie notarialnym – zachowanie formy notarialnej.

Obowiązek zwrotu dokumentu wynika z art. 102 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z tym przepisem po wygaśnięciu umocowania pełnomocnik obowiązany jest zwrócić mocodawcy dokument pełnomocnictwa. Może jednak żądać poświadczonego odpisu tego dokumentu, a wygaśnięcie umocowania powinno być na odpisie zaznaczone.

Dlaczego trzeba zawiadomić także osoby trzecie?

To bardzo ważne. Zgodnie z art. 105 Kodeksu cywilnego, jeżeli pełnomocnik po wygaśnięciu umocowania dokona w imieniu mocodawcy czynności prawnej w granicach pierwotnego umocowania, czynność jest ważna, chyba że druga strona o wygaśnięciu umocowania wiedziała lub z łatwością mogła się dowiedzieć.

Właśnie dlatego samo cofnięcie pełnomocnictwa „wewnątrz rodziny” bywa niewystarczające. Dla ograniczenia ryzyka warto wysłać zawiadomienia do wszystkich podmiotów, w których pełnomocnictwo mogło być używane, zwłaszcza do:

• banku,
• urzędu skarbowego,
• ZUS,
• kontrahentów firmy,
• biura rachunkowego,
• urzędu gminy lub miasta,
• sądu albo komornika, jeśli pełnomocnik występował w postępowaniach.

W sprawach związanych z działalnością gospodarczą warto też przeanalizować, czy pełnomocnik nie został równolegle wpisany jako pełnomocnik do CEIDG albo nie miał odrębnych upoważnień do konta bankowego. To są odrębne kwestie organizacyjne, które nie zawsze wynikają wyłącznie z aktu notarialnego.

Czy pełnomocnictwo „nieodwołalne” zawsze wiąże?

Nie zawsze. Art. 101 § 1 Kodeksu cywilnego dopuszcza zrzeczenie się odwołania pełnomocnictwa tylko wtedy, gdy istnieją ku temu przyczyny uzasadnione treścią stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa. Sama nazwa „nieodwołalne” użyta w akcie nie przesądza jeszcze automatycznie o pełnej skuteczności takiej klauzuli w każdym przypadku.

Jeżeli wypis aktu ujawni takie zastrzeżenie, warto poddać dokument indywidualnej analizie. Ocena zależy od tego, czemu pełnomocnictwo miało służyć i jaki był stosunek podstawowy między stronami. Bez poznania treści aktu nie da się tego przesądzić bezpiecznie.

Praktyczna kolejność działań

FAQ

Czy można odwołać pełnomocnictwo bez posiadania oryginału?

Tak. Oryginał nie jest warunkiem samego odwołania. Problemem jest raczej ustalenie treści, zakresu i wymaganej formy. Przy pełnomocnictwie notarialnym najlepiej uzyskać wypis aktu od notariusza.

Czy trzeba podać numer repertorium aktu notarialnego?

Nie zawsze jest to bezwzględnie konieczne, ale bardzo pomaga w jednoznacznym oznaczeniu dokumentu. Jeśli numer jest nieznany, warto go ustalić przed sporządzeniem oświadczenia.

Czy odwołanie wysłane e-mailem jest ważne?

Może być skuteczne, jeżeli dla danego pełnomocnictwa nie była potrzebna forma szczególna i można wykazać, że wiadomość dotarła do pełnomocnika zgodnie z art. 61 § 1 Kodeksu cywilnego. W praktyce przy sporach lepiej korzystać z formy pisemnej albo notarialnej.

Czy trzeba informować bank lub urząd?

Tak, jeżeli pełnomocnik mógł tam działać. To ważne ze względu na art. 105 Kodeksu cywilnego oraz praktyczne bezpieczeństwo obrotu.

Czy pełnomocnik musi oddać dokument?

Tak. Wynika to z art. 102 Kodeksu cywilnego. Po wygaśnięciu umocowania pełnomocnik powinien zwrócić dokument pełnomocnictwa mocodawcy.

Podsumowanie

Jeżeli nie znasz treści zagubionego pełnomocnictwa notarialnego, najbezpieczniej nie zaczynać od ogólnego pisma, tylko od ustalenia dokładnej treści aktu. Dopiero wtedy można dobrać prawidłową formę odwołania, skutecznie zawiadomić pełnomocnika i poinformować osoby trzecie, które mogłyby nadal uznawać jego umocowanie.

W opisanym stanie faktycznym rozsądna kolejność to: uzyskanie wypisu aktu notarialnego, analiza zakresu pełnomocnictwa, sporządzenie odwołania w odpowiedniej formie oraz zawiadomienie wszystkich instytucji, w których pełnomocnik mógł działać w imieniu mocodawcy.

Źródła:

Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, w szczególności art. 61 § 1, art. 99 § 1, art. 101 § 1, art. 102 i art. 105 – Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93

Ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie, w szczególności art. 109 – Dz.U. 1991 nr 22 poz. 91