Wznowienie działalności bez formalnego zawieszenia a ZUS

W opisanej sytuacji najpierw trzeba rozdzielić dwie kwestie: formalny status wpisu w CEIDG oraz faktyczne wykonywanie działalności. To, że działalność nie została wykreślona ani zawieszona, nie oznacza jeszcze automatycznie, że w każdym miesiącu rzeczywiście była wykonywana w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniach społecznych.

Czy trzeba „wznawiać” działalność, która nie została zawieszona?

Jeżeli wpis przedsiębiorcy nadal widnieje w CEIDG i nie ma w nim informacji o zawieszeniu albo wykreśleniu, to od strony ewidencyjnej działalność nadal istnieje. Zgodnie z art. 5 ust. 1 oraz art. 17 ustawy z 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy (ustawa o CEIDG), przedsiębiorca składa wniosek o wpis, zmianę wpisu albo wykreślenie. Jeżeli więc działalność nie została zawieszona, co do zasady nie składa się wniosku o „wznowienie”, lecz można po prostu rozpocząć ponownie faktyczne wykonywanie czynności gospodarczych.

Trzeba jednak pamiętać, że taka decyzja może uruchomić weryfikację po stronie ZUS i urzędu skarbowego. W praktyce przed podjęciem działalności warto najpierw sprawdzić aktualny wpis CEIDG, status w ZUS oraz historię rozliczeń podatkowych.

Kiedy powstaje obowiązek opłacania składek ZUS?

Podstawą objęcia przedsiębiorcy obowiązkowymi ubezpieczeniami społecznymi jest art. 6 ust. 1 pkt 5 oraz art. 13 pkt 4 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Z przepisów tych wynika, że osoby prowadzące pozarolniczą działalność podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym i wypadkowemu od dnia rozpoczęcia wykonywania działalności do dnia zaprzestania jej wykonywania, z wyłączeniem okresu zawieszenia wykonywania działalności na podstawie przepisów ustawy – Prawo przedsiębiorców.

To bardzo ważne: przepis mówi o rozpoczęciu i zaprzestaniu wykonywania działalności, a nie wyłącznie o samym istnieniu wpisu. Dlatego w orzecznictwie utrwalony jest pogląd, że wpis do ewidencji ma znaczenie formalne, ale nie jest jedynym dowodem rzeczywistego prowadzenia firmy. Jeżeli przedsiębiorca faktycznie nie prowadził działalności, nie uzyskiwał przychodów, nie poszukiwał klientów, nie zawierał umów i nie podejmował czynności składających się na działalność zarobkową wykonywaną w sposób zorganizowany i ciągły, może kwestionować obowiązek ubezpieczeniowy za ten okres.

W praktyce ZUS zwykle patrzy najpierw na wpis w CEIDG, ale w sporze liczy się cały stan faktyczny. Znaczenie mogą mieć m.in. brak faktur sprzedażowych, brak kosztów firmowych, brak rachunku firmowego lub brak obrotów, brak reklam, brak umów i brak innych działań gospodarczych.

Zobacz również:

• faktury od kontrahenta z zawieszoną działalnością – skutki dla firmy
• pobieranie zadatków przy zawieszonej działalności

Czy można zawiesić działalność z datą wsteczną?

Zawieszenie działalności przedsiębiorcy wpisanego do CEIDG reguluje art. 22 ust. 1 ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców. Przedsiębiorca niezatrudniający pracowników może zawiesić wykonywanie działalności na czas nieokreślony albo określony, przy czym okres ten nie może być krótszy niż 30 dni. Z kolei art. 24 ust. 1 i 2 tej ustawy przewiduje, że okres zawieszenia rozpoczyna się od dnia wskazanego we wniosku i trwa do dnia wskazanego we wniosku o wznowienie albo do dnia wznowienia wykonywania działalności.

W praktyce system CEIDG dopuszcza wskazanie daty wcześniejszej niż dzień złożenia wniosku. Nie oznacza to jednak, że wsteczny wpis o zawieszeniu automatycznie zamyka sprawę wobec ZUS. Organ może badać, czy dane ujawnione w CEIDG odpowiadają rzeczywistemu stanowi rzeczy, a jeżeli uzna, że działalność była jednak wykonywana, może wydać decyzję ustalającą podleganie ubezpieczeniom i zaległość składkową.

Trzeba też uwzględnić art. 16 ust. 1 ustawy o CEIDG, zgodnie z którym domniemywa się, że dane wpisane do CEIDG są prawdziwe. To domniemanie działa na korzyść przedsiębiorcy, ale nie ma charakteru absolutnego. Jeżeli wpis wsteczny nie odpowiada faktom, może stać się źródłem dodatkowego sporu.

Przedawnienie składek ZUS – jaka jest aktualna zasada?

Obecnie podstawowe znaczenie ma art. 24 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, zgodnie z którym należności z tytułu składek ulegają przedawnieniu po upływie 5 lat, licząc od dnia, w którym stały się wymagalne. To oznacza, że ZUS co do zasady nie powinien skutecznie dochodzić bardzo starych składek, ale trzeba uważać na wyjątki.

Bieg terminu przedawnienia może zostać zawieszony albo przerwany, np. w związku z podjęciem czynności egzekucyjnych, zabezpieczających albo prowadzeniem postępowania zakończonego wydaniem decyzji. Dlatego nie da się odpowiedzialnie stwierdzić wyłącznie na podstawie samej daty, że wszystkie zaległości sprzed określonego roku na pewno się przedawniły. Trzeba przeanalizować konto płatnika w ZUS i ewentualną korespondencję.

Jakie kroki podjąć, żeby zrobić to możliwie bezpiecznie?

Najrozsądniej działać etapami.

1. Zweryfikować wpis w CEIDG – czy działalność jest nadal aktywna, czy widnieją kody PKD, adres, forma opodatkowania i czy wpis nie zawiera błędów.
2. Sprawdzić swoje konto w ZUS – najlepiej przez PUE/eZUS albo bezpośrednio w placówce. Istotne jest, czy ZUS wykazuje zgłoszenia do ubezpieczeń, zaległości, postępowania lub wydane decyzje.
3. Przeanalizować rozliczenia podatkowe – jeżeli przez lata składano zeznania związane z działalnością, może to mieć znaczenie dowodowe, choć samo w sobie nie przesądza sprawy wobec ZUS.
4. Zebrać dowody faktycznego niewykonywania działalności – np. brak obrotów, brak faktur, brak kosztów, brak umów, brak aktywnych ofert, wyciągi bankowe, księgi, ewidencje.
5. Rozważyć złożenie wniosku o zawieszenie z datą wcześniejszą, jeżeli odpowiada to rzeczywistemu stanowi faktycznemu.
6. Dopiero potem podjąć decyzję o dalszym wykonywaniu działalności albo o jej wykreśleniu i założeniu nowej, jeżeli to korzystniejsze organizacyjnie.

Nie ma jednego rozwiązania idealnego dla każdej sprawy. Jeżeli w międzyczasie występowały pojedyncze czynności firmowe, np. wystawienie faktury, zakup towaru, reklama lub używanie firmowego rachunku, ocena może być inna niż wtedy, gdy działalność była całkowicie „martwa”.

Czy lepiej od razu zacząć działać, czy najpierw zawiesić wpis?

Jeżeli celem jest ograniczenie ryzyka, zwykle lepiej najpierw uporządkować stan formalny i dowodowy. Natychmiastowe rozpoczęcie działalności bez wcześniejszej analizy może spowodować, że ZUS szybciej zainteresuje się historią wpisu i rozliczeń.

Z drugiej strony samo zawieszenie „na próbę”, bez pewności co do stanu faktycznego, też nie jest rozwiązaniem automatycznie bezpiecznym. Wpisy do CEIDG powinny odpowiadać rzeczywistości. Jeżeli przedsiębiorca poda dane niezgodne z prawdą, może ponosić odpowiedzialność za skutki takiego zgłoszenia.

Zobacz również:

• zadłużona firma – co robić
• sprzedaż przedsiębiorstwa w JDG – formalności, podatki i pracownicy

Co zrobić, jeżeli ZUS wyda decyzję o zaległych składkach?

Jeżeli ZUS uzna, że działalność była wykonywana i wyda decyzję ustalającą podleganie ubezpieczeniom albo wysokość zadłużenia, przedsiębiorcy przysługuje odwołanie do sądu. Zgodnie z art. 83 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych od decyzji ZUS przysługuje odwołanie do sądu właściwego według zasad Kodeksu postępowania cywilnego. Termin wynosi co do zasady miesiąc od dnia doręczenia decyzji.

W takim odwołaniu trzeba skupić się nie na samym wpisie w CEIDG, lecz na wykazaniu, że działalność nie była faktycznie wykonywana. Pomocne są dowody z dokumentów, zeznań, historii rachunków, ksiąg oraz okoliczności życiowych, np. jednoczesnej pracy etatowej lub prowadzenia innego podmiotu, jeśli pokazują one brak realnej aktywności w JDG.

Jeżeli ZUS dochodzi należności tylko za część okresu, dodatkowo warto zbadać zarzut przedawnienia w zakresie poszczególnych miesięcy i sprawdzić, czy bieg terminu nie został skutecznie przerwany.

Przykłady

Poniższe przykłady pokazują, jak różny może być wynik sprawy w zależności od rzeczywistego przebiegu wydarzeń.

FAQ

Czy mogę po prostu zacząć znowu działać, jeśli wpis nadal jest w CEIDG?

Tak, od strony ewidencyjnej zwykle nie ma potrzeby „wznawiania” działalności, jeżeli nie była zawieszona. Przedtem warto jednak sprawdzić sytuację w ZUS i CEIDG, bo powrót do aktywności może ujawnić wcześniejsze problemy.

Czy brak pism z ZUS oznacza, że nie mam żadnych zaległości?

Nie. Brak wezwań nie daje pewności, że zaległość nie istnieje. Najbezpieczniej sprawdzić konto płatnika w ZUS i historię ewentualnych postępowań.

Czy składki ZUS zawsze liczą się od samego wpisu w CEIDG?

Nie. Zgodnie z art. 13 pkt 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych znaczenie ma wykonywanie działalności. Wpis jest ważny, ale nie zawsze rozstrzygający.

Czy zawieszenie z datą wsteczną załatwia sprawę z ZUS?

Nie automatycznie. Może pomóc uporządkować wpis, ale ZUS nadal może badać, czy działalność była faktycznie wykonywana i czy istniał obowiązek opłacania składek.

W jakim terminie odwołać się od decyzji ZUS?

Co do zasady w ciągu miesiąca od doręczenia decyzji, na podstawie art. 83 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Źródła

• art. 22 ust. 1 oraz art. 24 ust. 1–2 ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców
• art. 5 ust. 1, art. 16 ust. 1 oraz art. 17 ustawy z 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy
• art. 6 ust. 1 pkt 5, art. 13 pkt 4, art. 24 ust. 4 oraz art. 83 ust. 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych
• utrwalone orzecznictwo sądów ubezpieczeń społecznych dotyczące rozróżnienia między formalnym wpisem do ewidencji a faktycznym wykonywaniem działalności gospodarczej