Koszty mieszkania i samochodu partnera w działalności gospodarczej

Czy można wrzucić w koszty mieszkanie partnera i jego samochód?

Tak, ale nie wystarczy samo wspólne mieszkanie ani ustne ustalenie, że koszty dzielicie po połowie. W podatku dochodowym wydatek musi spełniać warunek z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, czyli musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu albo zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów oraz nie może znajdować się w katalogu wyłączeń z kosztów z art. 23 tej ustawy.

W praktyce oznacza to, że trzeba wykazać jednocześnie: podstawę korzystania z lokalu lub auta, rzeczywisty związek z działalnością, prawidłowe dokumenty oraz prawidłową proporcję rozliczenia. Samo założenie proporcji 50/50 nie jest zakazane, ale musi wynikać z realnego sposobu używania, a nie z arbitralnego podziału.

Zobacz również: prowadzenie działalności gospodarczej w lokalu mieszkalnym

Mieszkanie partnera – jaka umowa jest najbezpieczniejsza?

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest odpłatna umowa najmu części lokalu. Podstawą cywilnoprawną jest art. 659 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, zgodnie z którym przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania, a najemca zobowiązuje się płacić umówiony czynsz.

Przedmiotem najmu może być także oznaczona część lokalu, o ile da się ją wystarczająco precyzyjnie opisać w umowie. Warto więc wskazać:

• adres lokalu,
• podstawę dysponowania lokalem przez partnera,
• dokładnie opisaną część wykorzystywaną w działalności, najlepiej z metrażem,
• cel najmu – prowadzenie działalności gospodarczej,
• wysokość czynszu,
• sposób rozliczania mediów i opłat eksploatacyjnych,
• termin płatności,
• zasady dokumentowania należności.

Jeżeli partner nie jest właścicielem, lecz np. sam najmuje lokal, trzeba dodatkowo sprawdzić treść jego umowy. Zdarza się, że podnajem albo oddanie części lokalu do używania wymaga zgody właściciela. W takim przypadku brak zgody może rodzić ryzyko cywilne, nawet jeżeli samo rozliczenie podatkowe byłoby logiczne.

Jak rozliczyć czynsz, media i opłaty za mieszkanie?

W kosztach działalności można ujmować tylko tę część wydatków, która faktycznie dotyczy działalności. Jeżeli z całego mieszkania wykorzystywany jest jeden pokój jako biuro, najczęściej stosuje się klucz powierzchniowy. Jeżeli działalność zajmuje lokal tylko okresowo albo w części wspólnej, sama proporcja powierzchni może nie wystarczyć i trzeba uwzględnić także czas używania.

W praktyce najbezpieczniej rozdzielić:

• czynsz najmu – jako wynagrodzenie partnera za udostępnienie części lokalu,
• opłaty eksploatacyjne i media – jako zwrot kosztów przypadających na część wykorzystywaną biznesowo.

Takie rozdzielenie ma znaczenie nie tylko dowodowe, ale także dla rozliczeń partnera. Jeżeli z umowy jasno wynika, że określone opłaty są jedynie zwrotem kosztów ponoszonych w imieniu lub na rzecz korzystającego, łatwiej obronić stanowisko, że przychodem partnera jest głównie czynsz, a nie każda kwota technicznie przekazana razem z nim. To jednak zawsze powinno wynikać z konstrukcji umowy i rzeczywistego sposobu rozliczeń.

Do dokumentacji warto dołączyć:

• umowę najmu,
• zestawienie powierzchni lokalu i części firmowej,
• opis sposobu ustalenia proporcji,
• rachunki lub faktury źródłowe za media,
• dowody przelewów,
• okresowe rozliczenie miesięczne lub notę rozliczeniową.

Przychód partnera z najmu – jak jest opodatkowany?

Jeżeli partner jako osoba prywatna odpłatnie wynajmuje część mieszkania albo samochód, co do zasady uzyskuje przychód z najmu, o którym mowa w art. 10 ust. 1 pkt 6 ustawy o PIT. Zgodnie z art. 2 ust. 1a oraz art. 6 ust. 1a ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym niektóre przychody z najmu prywatnego są opodatkowane ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

Stawki ryczałtu wynikają z art. 12 ust. 1 pkt 4 lit. a i b tej ustawy i obecnie wynoszą:

Wpłaty ryczałtu dokonuje się do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnięto przychód, a rozliczenia rocznego dokonuje się w zeznaniu PIT-28, składanym w terminie określonym w przepisach o zeznaniach rocznych. Terminy mogą ulegać zmianom ustawowym, dlatego w roku składania zeznania warto potwierdzić je w aktualnych formularzach i objaśnieniach Ministerstwa Finansów.

Czy partner musi wystawiać fakturę?

Nie zawsze. W podatku dochodowym koszty muszą być odpowiednio udokumentowane, ale partner jako osoba prywatna nie ma automatycznego obowiązku wystawiania faktury, chyba że wynika to z przepisów VAT albo zażądania nabywcy w przypadkach przewidzianych ustawą. W praktyce dla bezpieczeństwa dowodowego warto mieć co najmniej:

• umowę,
• miesięczne rozliczenie należności,
• potwierdzenie przelewu.

Jeżeli partner korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT, podstawą jest art. 113 ust. 1 i 9 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Limit zwolnienia co do zasady wynosi 200 000 zł sprzedaży rocznie, a przy rozpoczęciu działalności lub sprzedaży w trakcie roku liczy się go proporcjonalnie.

To, czy prywatny najem partnera w danym układzie należy rozpatrywać na gruncie VAT jako działalność gospodarczą, zależy od konkretnego modelu korzystania z lokalu i skali czynności. W praktyce przy okazjonalnym najmie prywatnym zwykle kluczowe jest właśnie zwolnienie z art. 113 ustawy o VAT, ale w razie bardziej złożonych rozliczeń warto to ocenić indywidualnie.

Zobacz również: działalność w garażu – jaki adres wpisać w CEIDG?

Czy samo dodanie adresu w CEIDG wystarczy?

Nie. Wpisanie adresu dodatkowego miejsca wykonywania działalności do CEIDG porządkuje dane ewidencyjne, ale nie zastępuje tytułu prawnego do korzystania z lokalu na potrzeby podatkowe. Organ podatkowy może oczekiwać wykazania, dlaczego i na jakiej podstawie określone wydatki zostały ujęte w kosztach.

Dlatego wpis w CEIDG powinien iść w parze z dokumentami prywatnoprawnymi oraz z realnym sposobem używania lokalu. Sam adres w rejestrze nie tworzy prawa do rozliczenia czynszu, mediów czy wyposażenia.

Czy powstanie przychód z nieodpłatnych świadczeń?

To zależy od tego, jak faktycznie wygląda korzystanie z mieszkania i samochodu.

Zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy o PIT przychodem są m.in. wartości otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Jeżeli przedsiębiorca korzysta z cudzego składnika majątku za darmo, co do zasady trzeba zbadać, czy uzyskał wymierne przysporzenie majątkowe.

Jednocześnie w relacjach partnerskich i przy wspólnym zamieszkiwaniu nie zawsze da się przyjąć, że po stronie korzystającego powstał opodatkowany przychód o konkretnej wartości rynkowej. Jeżeli partnerzy wspólnie mieszkają, wspólnie korzystają z lokalu i nie dochodzi do klasycznego, jednostronnego oddania lokalu jednej osobie, często brakuje podstaw do prostego wyceny świadczenia tak, jak przy standardowym najmie rynkowym.

To stanowisko było prezentowane także w interpretacjach podatkowych. Nadal jednak trzeba zachować ostrożność: jeżeli część lokalu albo samochód są wykorzystywane wyraźnie na potrzeby działalności jednej osoby, a druga osoba nie otrzymuje żadnego ekwiwalentu, organ może badać, czy nie doszło do nieodpłatnego świadczenia. Dlatego odpłatna umowa najmu jest rozwiązaniem bezpieczniejszym niż użyczenie.

Użyczenie zamiast najmu – czy to dobry pomysł?

Co do zasady nie. Zgodnie z art. 710 Kodeksu cywilnego użyczenie polega na nieodpłatnym oddaniu rzeczy do używania. Przy użyczeniu lokalu albo samochodu w działalności gospodarczej ryzyko podatkowe jest większe, bo pojawia się pytanie o przychód z nieodpłatnych świadczeń po stronie przedsiębiorcy.

Jeżeli celem jest regularne rozliczanie kosztów w firmie, odpłatna umowa najmu daje znacznie mocniejszą podstawę niż użyczenie. Użyczenie może mieć sens w innych stanach faktycznych, ale wtedy ocena podatkowa wymaga szczególnej ostrożności.

Samochód partnera – jaka umowa i jakie koszty?

W przypadku auta najbezpieczniejsza jest odpłatna umowa najmu albo inna odpłatna umowa o podobnym charakterze. Tu ważna różnica jest taka, że nie wynajmuje się „połowy samochodu” w sensie użytkowym. Umowa powinna dotyczyć całego pojazdu, a ewentualne ograniczenia można opisać przez sposób używania, czas, dni albo zasady współkorzystania.

W umowie warto wskazać:

• dane pojazdu, w tym numer rejestracyjny i VIN,
• okres najmu,
• czynsz,
• kto ponosi koszty paliwa, serwisu, myjni, parkowania, ubezpieczenia,
• czy samochód jest wykorzystywany również prywatnie,
• jak dokumentowane są wydatki eksploatacyjne.

Jeżeli samochód osobowy nie stanowi środka trwałego przedsiębiorcy i jest używany także prywatnie, zastosowanie ma art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PIT. Przepis ten przewiduje, że 25% wydatków z tytułu kosztów używania takiego samochodu nie stanowi kosztu uzyskania przychodów. W praktyce oznacza to możliwość ujęcia w kosztach 75% wydatków eksploatacyjnych.

Do takich wydatków należą najczęściej:

• paliwo,
• oleje i płyny,
• myjnia,
• opłaty parkingowe i autostradowe,
• drobne naprawy i części,
• serwis.

Czynsz najmu samochodu a limit 150 000 zł

Odrębnie rozlicza się opłaty wynikające z umowy najmu samochodu osobowego. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 47a ustawy o PIT do kosztów nie zalicza się części opłat z umowy leasingu, najmu, dzierżawy lub podobnej umowy w takiej proporcji, w jakiej wartość samochodu przekracza 150 000 zł. Jeżeli więc wartość samochodu nie przekracza 150 000 zł, limit ten co do zasady nie obcina czynszu najmu.

W praktyce warto rozróżniać dwa mechanizmy:

Jeżeli pojazd miałby być wykorzystywany wyłącznie w działalności, dochodzą dalsze kwestie ewidencyjne i vatowskie. W opisanym stanie faktycznym mowa jednak o używaniu mieszanym, więc podstawowy model to właśnie ograniczenie 75% dla eksploatacji.

VAT przy samochodzie partnera

Jeżeli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT i otrzymuje prawidłowy dokument od wynajmującego, trzeba jeszcze osobno ocenić prawo do odliczenia VAT naliczonego. Przy samochodzie osobowym wykorzystywanym w sposób mieszany zasadą jest ograniczenie do 50% podatku naliczonego na podstawie art. 86a ust. 1 ustawy o VAT. Pełne 100% odliczenia wymaga spełnienia dodatkowych warunków, w tym używania wyłącznie do działalności oraz prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu zgodnie z art. 86a ust. 4-7 ustawy o VAT.

Jeżeli partner jako wynajmujący w ogóle nie rozlicza VAT, bo korzysta ze zwolnienia, kwestia odliczenia VAT od czynszu najmu po prostu nie wystąpi. Nadal jednak pozostaje rozliczenie w podatku dochodowym.

Jakie dokumenty przygotować, żeby urząd nie zakwestionował kosztów?

Minimalny pakiet dokumentów powinien obejmować:

• umowę najmu części lokalu,
• umowę najmu samochodu, jeżeli auto ma być rozliczane w firmie,
• załącznik z opisem sposobu ustalania proporcji,
• miesięczne rozliczenia kwot należnych partnerowi,
• dowody zapłaty przelewem,
• faktury lub rachunki źródłowe, gdy dotyczą wydatków eksploatacyjnych,
• w razie potrzeby dokumentację potwierdzającą wartość samochodu dla limitu z art. 23 ust. 1 pkt 47a ustawy o PIT.

Im bardziej prywatna relacja między stronami, tym większe znaczenie ma porządek w dokumentach. Organy podatkowe zwykle dokładniej badają transakcje między osobami bliskimi albo powiązanymi faktycznie, nawet jeśli nie są one formalnie rodziną.

FAQ

Czy mogę rozliczać 50% kosztów mieszkania tylko dlatego, że mieszkamy razem?

Nie. Sama relacja prywatna nie uzasadnia proporcji 50/50. Proporcja musi odpowiadać rzeczywistemu wykorzystaniu lokalu w działalności i powinna dać się obronić dokumentami.

Czy umowa ustna z partnerem wystarczy?

Cywilnie umowa najmu co do zasady może być zawarta ustnie, ale podatkowo to bardzo słabe rozwiązanie. Dla celów dowodowych zdecydowanie warto zawrzeć umowę pisemną.

Czy mogę korzystać z auta partnera bez umowy i rozliczać paliwo?

To rozwiązanie ryzykowne. Bez jasnej podstawy korzystania z pojazdu organ może kwestionować zarówno sam koszt, jak i sposób używania samochodu w działalności.

Czy przy wspólnym mieszkaniu zawsze nie ma przychodu z nieodpłatnych świadczeń?

Nie zawsze. Wspólne zamieszkiwanie często osłabia argument o powstaniu przychodu, ale ostateczna ocena zależy od konkretnego stanu faktycznego, zwłaszcza gdy przedsiębiorca korzysta z wyraźnie wyodrębnionej części lokalu albo z samochodu partnera na potrzeby firmy.

Czy partner musi założyć działalność, żeby wynajmować mi pokój albo samochód?

Nie, nie jest to konieczne. W wielu przypadkach partner może rozliczać taki przychód jako najem prywatny, ale trzeba ocenić konkretny model rozliczeń, także pod kątem VAT.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93
2. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350
3. Ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne - Dz.U. 1998 nr 144 poz. 930
4. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535
5. Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 4 listopada 2015 r., sygn. I FSK 793/15
6. Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 24 czerwca 2024 r., 0115-KDIT1.4011.327.2024.1.DB
7. Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 3 października 2024 r., 0112-KDIL2-2.4011.642.2024.1.MW
8. Interpretacja indywidualna Izby Skarbowej w Warszawie z 30 października 2009 r., IPPB4/415-521/09-2/MP