Jak rozliczać koszty mieszkania i auta partnera w działalności gospodarczej?

Umowa najmu części lokalu jako podstawa rozliczeń kosztów eksploatacyjnych

W świetle art. 659 Kodeksu cywilnego (K.c.) nie ma prawnych przeszkód, aby przedmiotem umowy najmu była wydzielona część nieruchomości lokalowej. Ponadto organy podatkowe akceptują możliwość rozliczenia wydatków z tym związanych w kosztach działalności gospodarczej (Pismo z dnia 24.06.2024 r., wydane przez: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, 0115-KDIT1.4011.327.2024.1.DB).

Podatkowe skutki po stronie wynajmującego – przychód z najmu i rozliczenia ryczałtowe

Dla partnera taki prywatny najem części nieruchomości stanowi przychód z najmu podlegający opodatkowaniu 8,5% ryczałtem (art. 9a ust. 6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – dalej „ustawy PIT”) w zakresie kwot otrzymanych. Rozliczenia partner dokonuje w PIT-28 (roczna deklaracja składana do 30.04. roku następnego). Trzeba też pamiętać o konieczność opłacania zaliczek na podatek w trakcie roku (do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania czynszu).

W umowie najmu należy podać, jaka część nieruchomości podlega oddaniu w używanie (określenie powierzchni). Dodatkowo należy wskazać, że proporcjonalna część opłat eksploatacyjnych obciąża najemcę. W konsekwencji partner będzie płacić 8,5% podatek wyłącznie od kwoty czynszu za wynajem, a nie od kwot zwróconych za proporcjonalną część opłat.

Dokumentacja kosztów eksploatacyjnych – media, czynsz i refakturowanie, zwolnienie z VAT)

Umowa najmu powinna wskazywać kwotę czynszu najmu stanowiącą wynagrodzenie wynajmującego za oddanie w najem przedmiotu najmu najemcy. Każdy taki czynsz najmu stanowi przychód do opodatkowania. Nie ma przy tym znaczenia, w jaki sposób wynajmujący czynsz skalkuluje. Opłaty za media, związane z wynajmowanym lokalem, do ponoszenia których zgodnie z umową najmu jest zobowiązany najemca, nie stanowią przysporzenia majątkowego wynajmującego (Pismo z dnia 3.10.2024 r., wydane przez: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, 0112-KDIL2-2.4011.642.2024.1.MW).

Prywatny najem nieruchomości spełnia kryteria działalności ciągłej w rozumieniu ustawy VAT, jednakże zastosowanie znajdzie zwolnienie od podatku VAT określone w art. 113 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług [dalej ustawy VAT] (limit roczny 200 000 zł – w roku rozpoczęcia najmu obliczany proporcjonalnie do długości roku). Partner będzie zwolniony od VAT w zakresie otrzymanego wynagrodzenia, ale może wystawić fakturę za wynajem ze stawką ZW oraz refakturę za media (podstawa do zaksięgowania kosztu w DG). Najem nieruchomości i związane z nim tzw. media należy uważać za odrębne i niezależne świadczenia, gdy w umowie strony postanowią, że najemca będzie odrębnie rozliczać czynsz najmu oraz na podstawie indywidualnego zużycia media, np. w oparciu o powierzchnię nieruchomości, jak też wynajmujący będzie w sposób odrębny na fakturze (fakturach) wykazywał należności z tytułu najmu oraz z tytułu tzw. mediów (wyrok Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 4 listopada 2015 r. sygn. I FSK 793/15).

Przykład: Mieszkanie ma 100 m². Średnia cena wynajmu podobnego mieszkania w okolicy to 5000 zł. Miesięczne opłaty za media to 500 zł.

Na działalność potrzebuje Pan jeden pokój o pow. 20 m² (1/5 powierzchni). Zawiera Pan umowę najmu części lokalu, w której wskazać należy, że czynsz za wynajem wynosi 1000 zł (1/5 powierzchni) i zobowiązuje się Pan pokryć proporcjonalnie przypadające wydatki za media w wysokości 1/5 opłat miesięcznych (ponownie klucz proporcjonalności).

Załóżmy, że umowa zawarta w styczniu a termin płatności ustalono na 10. miesiąca następnego. W dniu 10 lutego przelewa Pan partnerowi 1000 zł czynszu plus 100 zł za opłaty z faktur za media w styczniu.

Partner do 20 marca wpłaca podatek 85 zł (na mikrorachunek wygenerowany numerem PESEL na gov.pl) oraz wystawia fakturę bez podatku VAT, wskazując, że czynszu najmu to 1000 zł, a refaktura za media to 100 zł. Partner reguluje faktury od dostawców za media (faktury są bowiem wystawione na niego jako na właściciela).

Na podstawie ww. faktur (może być jedna faktura z dwiema pozycjami) księguje Pan koszt w kwocie 1000 zł za najem oraz 100 zł opłat eksploatacyjnych.

Brak przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń w przypadku wspólnego zamieszkiwania

W powyższym zakresie odpada kwestia nieodpłatnych świadczeń w ramach działalności gospodarczej, ale ta problematyka może pojawić się w ramach stosunków „prywatnych”. Co do zasady bowiem przychody z nieodpłatnych świadczeń stanowią przychód z tzw. innych źródeł (o którym mowa w art. 10 ust. 1 pkt 9 ustawy PIT), a zatem mogą wystąpić obok działalności gospodarczej.

Zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy PIT przychodem jest m.in. wartość nieodpłatnych świadczeń. Zgodnie z art. 11 ust. 2a pkt 3 tejże wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń ustala się – jeżeli przedmiotem świadczeń jest udostępnienie lokalu lub budynku – według równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu lub budynku. W praktyce ten przepis znajdzie zastosowanie do umowy użyczenia. Zgodnie z art. 710 K.c.: Przez umowę użyczenia użyczający zobowiązuje się zezwolić biorącemu, przez czas oznaczony lub nieoznaczony, na bezpłatne używanie oddanej mu w tym celu rzeczy. Sprawa jest jasna, gdy osoba A oddaje w nieodpłatnie użyczenie osobie B całe mieszkanie.

W doktrynie prawa podatkowego oraz orzecznictwie sądów administracyjnych wskazuje się, iż na pojęcie „nieodpłatnego świadczenia” składają się łącznie dwa elementy: po pierwsze chodzi o wszystkie zdarzenia prawne i gospodarcze, w wyniku których podatnik otrzymuje w sposób nieodpłatny, tj. nie związany z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie majątkowe mające konkretny wymiar finansowy, oraz po drugie – takie przysporzenie majątkowe jest uzyskiwane kosztem innego podmiotu.

Można zatem stwierdzić, iż otrzymanie nieodpłatnego świadczenia ma zasadniczo miejsce wówczas, gdy na podstawie stosunku prawnego istniejącego pomiędzy dwoma podmiotami (stosunku zobowiązaniowego – zgodnie z art. 353 K.c.), jedna ze stron tego stosunku jest wyłącznym jego beneficjentem, a zatem otrzymuje korzyść majątkową kosztem drugiej strony tego stosunku prawnego.

Nieodpłatne świadczenia w relacjach prywatnych – wykładnia doktryny i orzecznictwa

Tymczasem w opisanej sprawie kluczowe jest to, że Panowie mieszkają wspólnie, a to oznacza, że nie jest możliwe określenie kwoty potencjalnego przychodu (nie ma bowiem w obrocie gospodarczym „odpłatnej umowy najmu do wspólnego zamieszkiwania wynajmującego i najemcy”). Brak opodatkowania w takiej sytuacji potwierdza Pismo z dnia 30.10.2009 r., wydane przez: Izba Skarbowa w Warszawie, IPPB4/415-521/09-2/MP:

Jak wskazano powyżej, na skutek udostępnienia przez konkubenta mieszkania i należących do niego sprzętów oraz przedmiotów gospodarstwa domowego, z których Wnioskodawca będzie korzystał wspólnie z konkubentem, nie uzyska on żadnego przysporzenia majątkowego o wymiernym charakterze w rozumieniu prawa cywilnego i już choćby z tego powodu nieuzasadnione byłoby twierdzenie, jakoby Wnioskodawca otrzymywał przychód z tytułu nieodpłatnego świadczenia w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, Wnioskodawca nie otrzyma bowiem aktywów, które mogłyby zostać przez niego zbyte w przyszłości.

W związku z powyższym faktem, nie można w tym przypadku mówić o przysporzeniu majątkowym otrzymanym kosztem innego podmiotu – w tym wypadku konkubenta. Co więcej, gdyby nawet uznać, że Wnioskodawca otrzymuje nieodpłatnie prawa lub inne nieodpłatne świadczenia, nie byłoby możliwe ustalenie kwoty przychodu do opodatkowania z tego tytułu.

W związku z tym należy stwierdzić, że w analizowanym przypadku nie jest możliwe zastosowanie art. 11 ust. 2 i 2a ww. ustawy, nie ma bowiem możliwości ustalenia ceny rynkowej stosowanej w obrocie prawami, które ze swojej natury nie mogą być przedmiotem obrotu (są bowiem niezbywalne).

Tym samym, ponieważ w analizowanym przypadku nie będzie możliwe określenie wartości przychodu do opodatkowania z tytułu nieodpłatnego świadczenia, należy stwierdzić, iż Wnioskodawca na skutek przeniesienia gospodarstwa domowego, do mieszkania należącego do konkubenta nie uzyska przychodu z tytułu nieodpłatnego świadczenia w rozumieniu art. 11 ust. 1 w zw. z art. 11 ust. 2 i 2a ustawy o podatku dochodowego od osób fizycznych.

Jak bowiem wykazano wyżej, z nieodpłatnym świadczeniem mamy do czynienia jedynie wtedy, gdy po stronie Wnioskodawcy powstałoby przysporzenie, mające konkretny wymiar finansowy. W rezultacie zdarzenie to nie spowoduje powstania przychodu do opodatkowania.

Wniosek jest zatem taki, że w przypadku wspólnego zamieszkiwania nie występuje przychód z nieodpłatnych świadczeń.

Samochód partnera w działalności gospodarczej – ograniczenia w kwalifikowaniu wydatków

Jeżeli chodzi o auto – nie jest możliwe wynajęcie 50% samochodu. Z samej jego właściwości jako przedmiotu umowy najmu wynika, że cały pojazd musi podlegać pod taką umowę. Oczywiście w jej treści można uregulować kwestie typu wykorzystywanie pojazdu przez określone dni w miesiącu czy część miesiąca. Tutaj ustalony czynsz dotyczyć będzie jednak zawsze samochodu jako całości (również przychód podlega opodatkowaniu 8,5% ryczałtem) przy czym należy pamiętać, że zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy PIT nie uważa się za koszt podatkowy 25% poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu kosztów używania samochodu osobowego, innego niż stanowiący własność podatnika, na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej – jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.

W konsekwencji, jeżeli dojdzie do wynajmu pojazdu, który będzie wykorzystywany na cele i firmowe, i Pana prywatne, to w koszty można wrzucić 75% wartości innych wydatków eksploatacyjnych typu paliwo, części zamienne itp. wynikających z faktur zakupowych wystawionych na Pana firmę.

Natomiast co do czynszu za wynajem auta – zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 47a ustawy PIT – nie uważa się za koszty uzyskania przychodów dotyczących samochodu osobowego opłat wynikających z umowy leasingu, o której mowa w art. 23a pkt 1, umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze, z wyjątkiem opłat z tytułu składek na ubezpieczenie samochodu osobowego, w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150 000 zł pozostaje do wartości samochodu osobowego będącego przedmiotem tej umowy. Jeżeli zatem wartość pojazdu jest niższa niż 150 000 zł, to czynsz najmu można w całości wrzucić w koszty (nie obowiązuje limit 75%).

Odpada w tym zakresie problematyka przychodu z nieodpłatnych świadczeń (również analogicznie należy zastosować wnioski dotyczące braku możliwości określenia przychodu przy wspólnym prywatnym użytku rzeczy ruchomej).

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93
2. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350
3. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535