GPSR i kody EAN w e-commerce – obowiązki sprzedawcy

Kod EAN a GPSR – to nie jest to samo

W praktyce najczęściej mieszają się dwa różne zagadnienia: kod EAN/GTIN oraz obowiązki informacyjne wynikające z GPSR. To ważne rozróżnienie.

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/988 z 10 maja 2023 r. w sprawie ogólnego bezpieczeństwa produktów (GPSR), stosowane od 13 grudnia 2024 r., nakłada na podmioty gospodarcze obowiązki dotyczące bezpieczeństwa produktów i informacji przekazywanych konsumentowi, w tym przy sprzedaży na odległość. Podstawą jest art. 19 tego rozporządzenia.

Natomiast kod EAN nie wynika wprost z GPSR jako uniwersalny obowiązek dla każdego towaru. EAN jest identyfikatorem handlowym stosowanym w systemie GS1 i często bywa wymagany przez marketplace'y, takie jak Allegro, do tworzenia katalogu produktów i łączenia ofert.

To oznacza, że:

• brak kodu EAN może być problemem platformowym lub logistycznym,
• ale sam GPSR koncentruje się przede wszystkim na bezpieczeństwie produktu i prawidłowej identyfikacji podmiotów w łańcuchu dostaw.

Czy sklep internetowy może sam nadać kod EAN?

Co do zasady nie należy samodzielnie nadawać kodów EAN dla cudzych, gotowych produktów kupowanych od hurtowni, jeśli nie są Państwo właścicielem marki, podmiotem wprowadzającym własny produkt pod własną marką albo innym podmiotem uprawnionym do przypisania numeru w systemie GS1.

Z praktyki systemu GS1 wynika, że numer GTIN/EAN przypisuje podmiot, który odpowiada za identyfikację produktu handlowego – najczęściej właściciel marki. Jeżeli sprzedają Państwo ten sam produkt, który już funkcjonuje na rynku pod cudzą marką, stworzenie dla niego „własnego” numeru może prowadzić do błędnej identyfikacji towaru, sporów z dostawcą lub problemów na platformie sprzedażowej.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy sprzedają Państwo produkt pod własną marką własną (private label). Wtedy jako właściciel marki można wystąpić do GS1 Polska o pulę numerów i przypisywać je do swoich produktów zgodnie z zasadami systemu. Przy samodzielnym wytwarzaniu produktu dochodzą obowiązki producenta właściwe dla konkretnego wyrobu; przykładowo omawiamy formalności i wymogi prawne przy produkcji świec zapachowych.

Nie jest to jednak „zastrzeżenie” kodu w takim sensie, że nikt nie będzie mógł go zobaczyć lub użyć przy sprzedaży identycznego produktu. Jeżeli kilka podmiotów sprzedaje ten sam legalnie wprowadzony do obrotu towar, marketplace może łączyć oferty wokół jednego identyfikatora produktu.

Kiedy nadanie własnego EAN ma sens?

Własny kod EAN ma sens przede wszystkim wtedy, gdy:

• sprzedają Państwo własny produkt lub produkt pod własną marką,
• zamawiają Państwo produkcję u wytwórcy, ale to Państwo występują jako właściciel marki,
• tworzą Państwo nowy zestaw handlowy lub konfigurację produktu, która zgodnie z zasadami identyfikacji powinna mieć odrębny numer.

Jeżeli natomiast towar pochodzi z polskiej hurtowni i jest już gotowym produktem producenta, najpierw trzeba ustalić, czy numer już istnieje oraz kto jest uprawniony do jego przypisania.

Jakie informacje trzeba podać przy sprzedaży online po wejściu GPSR?

Dla sprzedaży internetowej kluczowy jest art. 19 rozporządzenia (UE) 2023/988. Zgodnie z tym przepisem oferta produktu skierowana do konsumentów na odległość powinna zawierać w sposób jasny i widoczny co najmniej:

• imię i nazwisko lub nazwę producenta oraz jego adres pocztowy i elektroniczny – art. 19 lit. a rozporządzenia (UE) 2023/988,
• jeżeli producent nie ma miejsca zamieszkania ani siedziby w Unii – imię i nazwisko lub nazwę osoby odpowiedzialnej w rozumieniu art. 16 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2023/988 oraz jej adres pocztowy i elektroniczny – art. 19 lit. b,
• informacje umożliwiające identyfikację produktu, w tym jego obraz oraz rodzaj produktu i inne identyfikatory – art. 19 lit. c,
• ostrzeżenia lub informacje na temat bezpieczeństwa, które powinny być umieszczone na produkcie lub opakowaniu albo dołączone do produktu zgodnie z rozporządzeniem lub prawem harmonizacyjnym UE – art. 19 lit. d.

Przepis nie mówi, że identyfikatorem musi być akurat EAN. Może to być inny identyfikator pozwalający rozpoznać produkt, ale jeśli marketplace wymaga EAN do wystawienia oferty, to w praktyce brak tego numeru może blokować sprzedaż na danej platformie.

Równolegle trzeba pamiętać o obowiązkach dystrybutora z art. 12 rozporządzenia (UE) 2023/988. Dystrybutor, zanim udostępni produkt na rynku, ma działać z należytą starannością i w szczególności sprawdzić, czy producent i – gdy to wymagane – odpowiedzialny podmiot spełnili swoje obowiązki oznaczeniowe i informacyjne.

Czy można wpisać hurtownię jako producenta?

Nie należy wpisywać hurtowni jako producenta, jeżeli nie jest ona rzeczywiście producentem. Dane podawane konsumentowi powinny być zgodne ze stanem faktycznym.

Definicję producenta zawiera art. 3 pkt 8 rozporządzenia (UE) 2023/988. Producentem jest m.in. osoba fizyczna lub prawna, która wytwarza produkt albo zleca jego zaprojektowanie lub wytworzenie i wprowadza go do obrotu pod własną nazwą lub znakiem towarowym.

Jeżeli polska hurtownia jest tylko pośrednikiem handlowym, nie staje się przez to producentem. Może natomiast w konkretnym stanie faktycznym być np. importerem albo dystrybutorem. Importera definiuje art. 3 pkt 10 rozporządzenia (UE) 2023/988, a dystrybutora art. 3 pkt 11.

Jeżeli hurtownia sprowadza towar z państwa trzeciego i wprowadza go do obrotu w UE, może być importerem. To jednak nadal nie to samo co producent. W ofercie online nie wolno „zamieniać” tych ról tylko dlatego, że platforma wymaga wypełnienia pola.

Co zrobić, gdy producent jest z Chin, a hurtownia nie chce ujawnić danych?

To częsty problem praktyczny. Z prawnego punktu widzenia trzeba odróżnić wygodę handlową od możliwości legalnej sprzedaży. Jeżeli produkt jest oferowany konsumentowi w UE, sprzedawca powinien posiadać dane niezbędne do spełnienia obowiązków z art. 19 oraz do weryfikacji obowiązków z art. 12 rozporządzenia (UE) 2023/988.

Najbezpieczniejsza kolejność działań jest następująca:

1. Wystąpić do hurtowni na piśmie o przekazanie: danych producenta, danych podmiotu odpowiedzialnego w UE, ostrzeżeń bezpieczeństwa, instrukcji i identyfikatora produktu.
2. Poprosić o wskazanie roli hurtowni: czy jest importerem, czy dystrybutorem, oraz na jakiej podstawie wprowadza towar do obrotu.
3. Zażądać dokumentów lub oświadczenia, że produkt spełnia wymagania bezpieczeństwa i może być legalnie oferowany konsumentom w UE.
4. Sprawdzić warunki współpracy i umowę – czy dostawca zobowiązał się dostarczać dane niezbędne do sprzedaży na marketplace'ach i w UE.
5. Jeżeli danych brak, rozważyć czasowe wstrzymanie sprzedaży danego asortymentu albo zmianę dostawcy.

Wpisywanie ogólników typu „producent zewnętrzny” może być akceptowane technicznie przez platformę w ograniczonych przypadkach, ale samo techniczne dopuszczenie oferty przez Allegro nie zwalnia sprzedawcy z obowiązków ustawowych. Ostatecznie liczy się zgodność z rozporządzeniem (UE) 2023/988 i rzeczywistością gospodarczą.

Obowiązki Allegro a obowiązki ustawowe

Allegro może w regulaminach i politykach produktowych wymagać podania określonych danych, np. marki, producenta, kodu EAN, parametrów czy informacji bezpieczeństwa. Są to wymogi umowne platformy. Należy ich przestrzegać, jeśli chcą Państwo korzystać z serwisu.

Trzeba jednak pamiętać, że:

• regulamin Allegro nie zastępuje ustawy ani rozporządzenia UE,
• brak danych od hurtowni nie przerzuca odpowiedzialności na platformę,
• sprzedawca odpowiada za prawidłowość informacji w swojej ofercie.

Jeżeli Allegro wymaga pola, którego nie da się rzetelnie uzupełnić bez danych od dostawcy, warto wystąpić do platformy przez kanał pomocy i zachować korespondencję. Taka dokumentacja nie usuwa obowiązków ustawowych, ale może mieć znaczenie dowodowe i organizacyjne.

Czy GPSR dotyczy wszystkich produktów?

Nie wszystkich. Zgodnie z art. 2 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2023/988 GPSR nie stosuje się m.in. do produktów leczniczych, żywności, pasz, żywych roślin i zwierząt, produktów ubocznych pochodzenia zwierzęcego, środków ochrony roślin, środków transportu obsługiwanych bezpośrednio przez dostawcę usług transportowych, statków powietrznych czy antyków. Dla wielu grup produktów istnieją też przepisy szczególne UE.

Dlatego przed przyjęciem jednolitej procedury warto sprawdzić, czy dany asortyment podlega wyłącznie GPSR, czy także odrębnemu prawu sektorowemu, np. dla zabawek, kosmetyków, elektroniki, środków ochrony indywidualnej lub wyrobów medycznych.

Jakie mogą być konsekwencje braku wymaganych danych?

Konsekwencje zależą od stanu faktycznego, rodzaju produktu i tego, czy mówimy o naruszeniu wymogów platformy, czy wymogów publicznoprawnych.

W praktyce ryzyka są co najmniej cztery:

• blokada lub ograniczenie oferty na marketplace – na podstawie regulaminu platformy,
• żądanie uzupełnienia danych lub wycofania produktu przez organy nadzoru rynku,
• odpowiedzialność kontraktowa wobec klientów, jeśli opis produktu jest nieprawidłowy lub niepełny,
• sankcje administracyjne przewidziane w przepisach krajowych wdrażających mechanizmy nadzoru rynku.

W Polsce w sprawach nadzoru rynku znaczenie mają również przepisy ustawy z 13 kwietnia 2016 r. o systemach oceny zgodności i nadzoru rynku, w zakresie właściwym dla danej kategorii produktów i kompetencji organów. Konkretne środki i sankcje zależą od tego, jaki produkt jest sprzedawany i który organ jest właściwy.

Jak uporządkować sprzedaż w sklepie i na Allegro – plan działania

Jeżeli sprzedają Państwo towary z hurtowni, zwłaszcza importowane z Chin, warto wdrożyć prostą procedurę:

1. Dla każdego produktu ustalić: producenta, importera lub odpowiedzialny podmiot z UE, identyfikator produktu i wymagane ostrzeżenia.
2. Wystąpić do dostawców o uzupełnienie braków na piśmie.
3. Oddzielić produkty własnej marki od produktów cudzych marek.
4. Dla własnej marki rozważyć rejestrację w GS1 Polska i uporządkowanie numeracji GTIN/EAN.
5. Nie wpisywać w ofertach danych „zastępczych”, które nie odpowiadają rzeczywistości.
6. Sprawdzić, czy umowy z dostawcami przewidują obowiązek przekazywania danych niezbędnych do sprzedaży w UE i na platformach.

Przykłady

Poniższe sytuacje pokazują, jak w praktyce stosować zasady dotyczące EAN, GPSR i danych producenta.

FAQ

Czy GPSR nakazuje podawanie kodu EAN przy każdym produkcie?

Nie. Art. 19 lit. c rozporządzenia (UE) 2023/988 wymaga informacji umożliwiających identyfikację produktu, ale nie wskazuje, że zawsze musi to być EAN. EAN bywa natomiast obowiązkowy na danej platformie sprzedażowej.

Czy mogę nadać własny EAN towarowi kupionemu od hurtowni?

Zwykle nie, jeśli sprzedają Państwo gotowy produkt cudzej marki. Taki numer powinien pochodzić od podmiotu uprawnionego do identyfikacji produktu, najczęściej właściciela marki lub producenta działającego w jego imieniu.

Czy hurtownia może zostać wpisana jako producent?

Tylko wtedy, gdy rzeczywiście spełnia definicję producenta z art. 3 pkt 8 rozporządzenia (UE) 2023/988, np. wprowadza produkt pod własną nazwą lub marką. Sam fakt sprzedaży hurtowej nie czyni z niej producenta.

Co jeśli nie znam producenta z Chin?

Trzeba żądać danych od dostawcy. Bez danych producenta i – gdy to konieczne – odpowiedzialnego podmiotu z UE mogą Państwo nie mieć podstaw do zgodnego z prawem oferowania produktu konsumentom w UE.

Czy Allegro może wymagać więcej niż ustawa?

Jako platforma może narzucać wymogi regulaminowe dotyczące wystawiania ofert. Nie zwalnia to jednak sprzedawcy z obowiązków ustawowych i nie pozwala podawać danych niezgodnych z rzeczywistością.

Źródła:

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/988 z dnia 10 maja 2023 r. w sprawie ogólnego bezpieczeństwa produktów

Ustawa z 13 kwietnia 2016 r. o systemach oceny zgodności i nadzoru rynku

Informacje organizacyjne i standardy identyfikacji towarów publikowane przez GS1 Polska

DAC7 a Vinted – dodatkowo o raportowaniu platformowym przy sprzedaży online