Sprzedaż przez eBay do UE – VAT, OSS i dokumenty

W przedstawionej sytuacji trzeba rozdzielić dwa modele sprzedaży: sprzedaż do przedsiębiorców z innych państw UE oraz sprzedaż do konsumentów. Od 1 lipca 2021 r. nie stosuje się już dawnych krajowych limitów sprzedaży wysyłkowej do poszczególnych państw członkowskich. Zastąpiła je instytucja wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość (WSTO) oraz jednolity próg 10 000 euro dla całej UE.

Sprzedaż towaru przedsiębiorcy z państwa UE

Jeżeli sprzedaje Pan towar podatnikowi z innego państwa członkowskiego UE, który poda ważny numer identyfikacyjny VAT UE nadany w swoim państwie, transakcja może stanowić wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (WDT) w rozumieniu art. 13 ust. 1 i 2 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Aby zastosować stawkę 0% do WDT, trzeba spełnić warunki z art. 42 ust. 1 ustawy o VAT. Co do zasady sprzedawca musi:

• dokonać dostawy na rzecz nabywcy posiadającego właściwy i ważny numer VAT UE,
• posiadać dowody, że towar został wywieziony z Polski i dostarczony do innego państwa UE,
• być zarejestrowanym jako podatnik VAT UE zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy o VAT.

Dokumentowanie takiej sprzedaży następuje fakturą. Obowiązek wystawienia faktury wynika z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT. Na fakturze należy wykazać dane stron, numery VAT UE oraz oznaczyć transakcję zgodnie z zasadami właściwymi dla WDT.

Trzeba też pamiętać o obowiązkach ewidencyjnych i informacyjnych:

• wykazanie transakcji w pliku JPK_V7,
• złożenie informacji podsumowującej VAT-UE na podstawie art. 100 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT.

Jeżeli natomiast nabywca z UE nie poda ważnego numeru VAT UE albo z okoliczności wynika, że działa jako konsument, nie należy automatycznie traktować transakcji jako WDT. Wtedy trzeba badać zasady właściwe dla WSTO albo sprzedaży krajowej.

Sprzedaż towarów konsumentom z państw UE – obecnie WSTO

Przy sprzedaży towarów przez eBay osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej z innych państw UE najczęściej mamy do czynienia z wewnątrzwspólnotową sprzedażą towarów na odległość. Definicję WSTO zawiera art. 2 pkt 22a ustawy o VAT, a miejsce opodatkowania określa art. 22 ust. 1 pkt 1a oraz art. 22a ustawy o VAT.

Obecnie najważniejsza zasada jest taka:

• jeżeli łączna wartość sprzedaży towarów na odległość do konsumentów w innych państwach UE oraz usług TBE, o których mowa w art. 28k ustawy o VAT, nie przekroczyła w danym ani poprzednim roku podatkowym 10 000 euro, można co do zasady opodatkować sprzedaż w Polsce – art. 22a ust. 1 ustawy o VAT;
• po przekroczeniu tego progu miejscem opodatkowania staje się państwo konsumenta, a VAT należy rozliczać według stawki właściwej w państwie dostawy.

Próg 10 000 euro przelicza się na złote według zasad określonych w ustawie; w praktyce przyjmuje się równowartość 42 000 zł. Jest to próg łączny dla całej sprzedaży objętej tym mechanizmem w skali UE, a nie osobny limit dla każdego państwa.

To oznacza, że przedstawiona w starszych opracowaniach lista odrębnych limitów dla Niemiec, Francji, Holandii i innych państw członkowskich jest już nieaktualna.

OSS zamiast rejestracji w każdym kraju

Po przekroczeniu progu 10 000 euro nie trzeba co do zasady rejestrować się odrębnie do VAT w każdym państwie UE. Można skorzystać z procedury szczególnej OSS (One Stop Shop), uregulowanej w Dziale XII, Rozdziale 6a ustawy o VAT, w szczególności w art. 130a i nast. ustawy o VAT.

W procedurze OSS:

• rejestruje się Pan w Polsce do unijnej procedury OSS,
• składa kwartalne deklaracje OSS,
• wpłaca w Polsce VAT należny od sprzedaży do konsumentów w innych państwach UE, z podziałem na kraje i stawki,
• nie wykazuje tego podatku jako polskiego VAT należnego w zwykłym rozliczeniu krajowym.

Jeżeli chce Pan rozliczać VAT w państwie konsumenta jeszcze przed przekroczeniem progu 10 000 euro, ustawa dopuszcza rezygnację z opodatkowania w Polsce. Taki wybór trzeba jednak ocenić pod kątem formalnym i praktycznym, bo wpływa on na sposób rozliczeń przez określony czas.

Jaki dokument sprzedaży wystawiać?

Odpowiedź zależy od statusu nabywcy i sposobu rozliczania VAT.

Jeżeli sprzedaje Pan jako czynny podatnik VAT, w obrocie z konsumentem faktura nie zawsze jest obowiązkowa. Zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT podatnik ma obowiązek wystawić fakturę na żądanie nabywcy zgłoszone w określonym terminie. W praktyce sprzedaż e-commerce bywa dokumentowana zamówieniem, potwierdzeniem płatności i dokumentem przewozowym, a fakturę wystawia się wtedy, gdy jest wymagana.

Czy trzeba mieć kasę fiskalną?

Zasadą jest, że sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej podlega ewidencjonowaniu na kasie rejestrującej na podstawie art. 111 ust. 1 ustawy o VAT.

Jednak nadal funkcjonują zwolnienia z tego obowiązku. Decydujące znaczenie ma aktualne rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Co do zasady zwolniona może być dostawa towarów w systemie wysyłkowym, jeżeli łącznie:

• towar jest wysyłany pocztą, przesyłką kurierską lub podobnym kanałem dostawy,
• zapłata w całości wpływa za pośrednictwem rachunku bankowego, SKOK albo operatora płatności,
• z ewidencji i dowodów zapłaty jednoznacznie wynika, jakiej czynności dotyczyła płatność i kto był nabywcą, w tym jego adres.

Przy sprzedaży przez platformy typu eBay szczególnie ważne jest, aby dało się bezspornie powiązać wpłatę z konkretnym zamówieniem i odbiorcą. Jeżeli płatności są zbiorczo rozliczane przez operatora, dokumentacja musi nadal pozwalać na identyfikację każdej transakcji.

Należy też sprawdzić, czy sprzedawany towar nie należy do grup wyłączonych ze zwolnień kasowych. W praktyce niektóre kategorie towarów muszą być ewidencjonowane bez względu na formę zapłaty. To zależy od asortymentu.

Czy wystarczy polski NIP?

Do sprzedaży krajowej i wielu rozliczeń unijnych używa Pan polskiego NIP. Natomiast w niektórych sytuacjach potrzebne są dodatkowe statusy rejestracyjne:

• dla WDT – rejestracja jako podatnik VAT UE na podstawie art. 97 ust. 1 ustawy o VAT;
• dla WSTO po przekroczeniu progu – najczęściej rejestracja do OSS, chyba że wybiera Pan rejestrację bezpośrednio w państwie konsumenta;
• przy imporcie lub sprzedaży z magazynu w innym państwie UE – mogą pojawić się dalsze obowiązki rejestracyjne zależne od modelu logistycznego.

Sama procedura OSS nie zastępuje rejestracji VAT UE do WDT. To dwa różne mechanizmy, używane do innych rodzajów transakcji.

Podatnik zwolniony z VAT a sprzedaż do UE

Jeżeli korzysta Pan ze zwolnienia podmiotowego z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 albo 9 ustawy o VAT, sytuację trzeba oceniać oddzielnie dla sprzedaży B2B i B2C.

W przypadku sprzedaży towarów do firm z UE podatnik zwolniony co do zasady nie rozlicza klasycznej WDT na takich samych zasadach jak czynny podatnik VAT. Natomiast przy sprzedaży do konsumentów z innych państw UE również może wystąpić WSTO, a po przekroczeniu progu 10 000 euro może powstać obowiązek rozliczania zagranicznego VAT. Zwolnienie podmiotowe w Polsce nie zawsze chroni przed obowiązkami w państwie konsumenta.

Trzeba też uważać na limit zwolnienia podmiotowego w Polsce określony w art. 113 ust. 1 ustawy o VAT, który obecnie wynosi 200 000 zł wartości sprzedaży. Sposób wliczania poszczególnych transakcji do tego limitu wymaga oceny konkretnego modelu sprzedaży i statusu podatnika.

Dodatkowe obowiązki przy sprzedaży przez eBay

Poza samym VAT trzeba uwzględnić także obowiązki pozapodatkowe. W zależności od towaru i sposobu sprzedaży mogą mieć znaczenie w szczególności:

• ustawa z 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta – obowiązki informacyjne wobec konsumenta, prawo odstąpienia od umowy, zasady zwrotów;
• ustawa z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, w szczególności art. 556 i nast. dotyczące rękojmi, z uwzględnieniem zmian wynikających z przepisów konsumenckich;
• ustawa z 12 lipca 2024 r. o zmianie ustawy o prawach konsumenta oraz niektórych innych ustaw wdrażająca regulacje dotyczące bezpieczeństwa produktów i obowiązków informacyjnych marketplace'ów – jeśli model sprzedaży lub asortyment tego wymaga;
• rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/988 w sprawie ogólnego bezpieczeństwa produktów (GPSR), stosowane od 13 grudnia 2024 r.

Jeżeli sprzedaje Pan towary importowane, np. w modelu podobnym do sprowadzanie z Chin, dochodzą jeszcze kwestie celne, oznakowanie produktu, identyfikacja producenta lub importera oraz dokumentacja zgodności.

Przykłady

Poniżej dwa typowe warianty pokazujące, jak te zasady działają w praktyce.

FAQ

Czy przy sprzedaży do firmy z UE zawsze wystawia się fakturę?

Tak, co do zasady tak. Obowiązek wystawienia faktury przy sprzedaży na rzecz innego podatnika wynika z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT.

Czy po przekroczeniu progu 10 000 euro muszę rejestrować się do VAT w każdym kraju UE?

Nie, najczęściej nie. Zwykle można skorzystać z procedury OSS i rozliczać zagraniczny VAT w jednym państwie identyfikacji, czyli np. w Polsce.

Czy do sprzedaży do konsumentów z UE potrzebny jest VAT UE?

Nie zawsze. Rejestracja VAT UE jest potrzebna przede wszystkim do transakcji takich jak WDT i nie zastępuje rejestracji do OSS przy WSTO.

Czy mogę nie mieć kasy fiskalnej przy sprzedaży przez eBay?

Tak, ale tylko gdy spełnia Pan warunki zwolnienia przewidziane w aktualnym rozporządzeniu o zwolnieniach z kas, zwłaszcza pełną zapłatę bezgotówkową i możliwość identyfikacji każdej transakcji.

Czy eBay sam rozlicza za mnie VAT?

Nie należy tego zakładać bez weryfikacji konkretnego modelu transakcji. W niektórych przypadkach platforma może mieć własne obowiązki, ale odpowiedzialność podatkowa sprzedawcy trzeba ocenić na podstawie stanu faktycznego, rodzaju towaru, miejsca wysyłki i statusu kupującego.

Źródła

• art. 2 pkt 22a, art. 13, art. 22 ust. 1 pkt 1a, art. 22a, art. 42, art. 97, art. 100, art. 106b, art. 111, art. 113 oraz art. 130a i nast. ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
• rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących – w aktualnym brzmieniu
• ustawa z 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta
• ustawa z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny
• rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/988 w sprawie ogólnego bezpieczeństwa produktów (GPSR)