Sprzedaż bez kasy fiskalnej a odbiór osobisty w działalności nierejestrowanej

Jakie przepisy mają dziś znaczenie?

Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej wynika z art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Zgodnie z tym przepisem podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych mają obowiązek prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Aktualne zwolnienia reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. 2024 poz. 1902). Rozporządzenie to obowiązuje w 2025 r. i przewiduje zwolnienia nie dłużej niż do dnia 31 grudnia 2027 r. (§ 9 rozporządzenia).

W Pana sytuacji trzeba odróżnić dwa różne zwolnienia:

• zwolnienie podmiotowe — związane z limitem obrotu 20 000 zł rocznie, o którym mowa w § 3 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia,
• zwolnienie przedmiotowe — dotyczące określonych czynności, w tym dostawy towarów w systemie wysyłkowym, o której mowa w § 2 ust. 1 rozporządzenia w związku z poz. 36 załącznika do rozporządzenia.

Odbiór osobisty a zwolnienie dla sprzedaży wysyłkowej

Zwolnienie z § 2 ust. 1 rozporządzenia w związku z poz. 36 załącznika dotyczy dostawy towarów w systemie wysyłkowym, jeżeli łącznie są spełnione warunki wskazane w tej pozycji. Chodzi w szczególności o to, aby:

1. dostawa następowała w systemie wysyłkowym, czyli pocztą, przesyłką kurierską lub podobnym kanałem dostarczenia na odległość,
2. zapłata została dokonana w całości za pośrednictwem poczty, banku lub SKOK na rachunek sprzedawcy,
3. z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynikało, jakiej czynności dotyczyła wpłata i na czyją rzecz została dokonana,
4. sprzedaż nie obejmowała towarów wyłączonych ze zwolnień w § 4 rozporządzenia.

Jeżeli dopuści Pan odbiór osobisty, to taka konkretna sprzedaż nie będzie już dostawą w systemie wysyłkowym. W praktyce oznacza to, że dla transakcji odebranych osobiście nie można opierać się na zwolnieniu z poz. 36 załącznika do rozporządzenia.

Nie oznacza to jednak automatycznie obowiązku zakupu kasy fiskalnej w każdym przypadku. Trzeba jeszcze sprawdzić, czy nadal przysługuje Panu zwolnienie podmiotowe do 20 000 zł obrotu rocznie.

Zobacz również:

• działalność nierejestrowana a obowiązki formalne
• kiedy trzeba założyć firmę przy okazjonalnej sprzedaży lub usługach

Czy przy odbiorze osobistym można nadal korzystać ze zwolnienia podmiotowego?

Tak — jeżeli całkowity obrót na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczy 20 000 zł, to co do zasady może Pan korzystać ze zwolnienia podmiotowego z § 3 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia, nawet gdy część towarów będzie odbierana osobiście.

To zwolnienie nie zależy od tego, czy sprzedaż jest wysyłkowa, czy osobista. Zależy natomiast od:

• wysokości obrotu,
• braku towarów i usług wymienionych w § 4 rozporządzenia, dla których zwolnień się nie stosuje,
• prawidłowego ustalenia momentu utraty zwolnienia po przekroczeniu limitu.

Podstawę stanowi § 3 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia, zgodnie z którym zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania podatników, u których wartość sprzedaży na rzecz wskazanych nabywców nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym 20 000 zł. Dla podatników rozpoczynających taką sprzedaż w poprzednim roku limit ustala się proporcjonalnie do okresu jej wykonywania.

Jeżeli rozpoczął Pan sprzedaż w trakcie roku, trzeba więc policzyć limit proporcjonalnie. Jeżeli natomiast sprzedaż trwa już od początku pełnego roku, stosuje się pełny limit 20 000 zł.

Działalność nierejestrowana nie daje osobnego zwolnienia z kasy

To, że prowadzi Pan działalność nierejestrowaną, nie tworzy osobnego zwolnienia z ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej. Instytucja działalności nierejestrowanej wynika z art. 5 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców i dotyczy przede wszystkim braku obowiązku wpisu do CEIDG przy zachowaniu ustawowego limitu przychodu. Przy usługach zamiast sprzedaży towarów trzeba dodatkowo sprawdzić charakter konkretnej usługi; przykładem jest obowiązek posiadania kasy fiskalnej przy nauce pływania. Zbliżonym zagadnieniem jest działalność nierejestrowana a sprzedaż paczek niespodzianek.

Obecnie miesięczny limit działalności nierejestrowanej wynosi 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia — wynika to z art. 5 ust. 1 Prawa przedsiębiorców. Jest to jednak inny limit niż limit 20 000 zł dla kasy fiskalnej. Tych wartości nie wolno utożsamiać.

W praktyce trzeba więc pilnować osobno:

• limitu przychodu dla działalności nierejestrowanej,
• limitu obrotu dla zwolnienia podmiotowego z kasy fiskalnej,
• ewentualnych obowiązków w VAT i innych podatkach.

Jak liczyć limit 20 000 zł?

Do limitu z § 3 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia bierze się pod uwagę całą sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Nie można liczyć limitu tylko dla odbiorów osobistych albo tylko dla sprzedaży nieobjętej zwolnieniem przedmiotowym.

Jeżeli więc sprzedaje Pan część towarów wysyłkowo, a część z odbiorem osobistym, to do limitu 20 000 zł liczy się łączny obrót z obu tych kanałów sprzedaży na rzecz konsumentów.

Po przekroczeniu limitu zwolnienie podmiotowe traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym nastąpiło przekroczenie — tak wynika z § 5 ust. 1 rozporządzenia. To oznacza, że obowiązek rozpoczęcia ewidencjonowania nie zawsze powstaje natychmiast tego samego dnia, ale trzeba bardzo dokładnie ustalić datę przekroczenia limitu.

Jakie towary wyłączają zwolnienie?

To bardzo ważne, bo nawet niski obrót nie zawsze chroni przed obowiązkiem kasy. § 4 rozporządzenia wymienia czynności, do których zwolnień z § 2 i § 3 nie stosuje się. Katalog jest szczegółowy i obejmuje m.in. wybrane towary i usługi uznawane przez ustawodawcę za bardziej wrażliwe z punktu widzenia kontroli obrotu.

Przed dopuszczeniem odbioru osobistego trzeba więc sprawdzić, czy sprzedawany asortyment nie mieści się w jednym z wyłączeń z § 4 rozporządzenia. Jeżeli tak, obowiązek kasy może powstać niezależnie od limitu 20 000 zł i niezależnie od tego, że działalność jest nierejestrowana.

Ocena ta zawsze zależy od konkretnego towaru, jego klasyfikacji i sposobu sprzedaży. Jeżeli ma Pan asortyment mieszany, warto przeanalizować każdy typ towaru osobno.

Czy sama płatność przelewem wystarczy?

Nie zawsze. Płatność przelewem jest jednym z warunków zwolnienia dla sprzedaży wysyłkowej, ale przy tym zwolnieniu musi być jeszcze spełniony warunek dostawy w systemie wysyłkowym. Odbiór osobisty ten element eliminuje.

Z kolei przy zwolnieniu podmiotowym do 20 000 zł sama forma płatności nie jest kluczowym warunkiem przepisu, ale w praktyce nadal warto przyjmować zapłatę na rachunek i dokładnie dokumentować sprzedaż. Ułatwia to wykazanie wysokości obrotu oraz rodzaju transakcji.

Bez względu na model sprzedaży powinien Pan zachować dokumenty pozwalające przypisać wpłatę do konkretnego nabywcy i zamówienia: numer zamówienia, imię i nazwisko, adres, datę wpłaty, kwotę, rodzaj towaru oraz sposób wydania towaru.

Zobacz również:

• konsekwencje błędów ewidencyjnych w działalności
• wydatki i dokumentowanie kosztów w działalności

Wniosek dla opisanej sytuacji

Jeżeli:

• nadal nie przekroczy Pan limitu 20 000 zł obrotu rocznie na rzecz konsumentów i rolników ryczałtowych,
• nie sprzedaje Pan towarów objętych wyłączeniami z § 4 rozporządzenia,
• sprzedaż jest prawidłowo dokumentowana,

to samo umożliwienie odbioru osobistego nie musi pozbawić Pana prawa do zwolnienia z kasy fiskalnej, ale wtedy podstawą zwolnienia będzie co do zasady zwolnienie podmiotowe z § 3 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia, a nie zwolnienie dla dostawy wysyłkowej z poz. 36 załącznika.

Inaczej mówiąc: odbiór osobisty osłabia lub wyłącza argument o sprzedaży wysyłkowej, lecz nie odbiera automatycznie zwolnienia do 20 000 zł, jeśli nie ma innych przeszkód ustawowych.

Czy warto wystąpić o interpretację indywidualną?

Tak, zwłaszcza jeśli model sprzedaży jest mieszany, towary są nietypowe albo pojawia się wątpliwość co do zastosowania § 4 rozporządzenia. Zgodnie z art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wydaje, na wniosek zainteresowanego, interpretacje indywidualne przepisów prawa podatkowego.

Opłata za wniosek wynosi 40 zł od każdego odrębnego stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego — wynika to z art. 14f § 1 Ordynacji podatkowej. Interpretacja chroni wnioskodawcę w granicach opisanego stanu faktycznego, dlatego opis musi być bardzo precyzyjny: sposób zamówienia, sposób płatności, sposób wydania towaru, rodzaj towarów i poziom obrotu.

Przykłady

Poniższe sytuacje pokazują, jak w praktyce zmienia się podstawa zwolnienia z kasy fiskalnej.

FAQ

Czy odbiór osobisty zawsze oznacza obowiązek posiadania kasy fiskalnej?

Nie. Odbiór osobisty wyłącza co do zasady zwolnienie dla dostawy w systemie wysyłkowym, ale przy obrocie do 20 000 zł rocznie nadal może działać zwolnienie podmiotowe z § 3 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia, jeśli nie ma wyłączeń z § 4.

Czy działalność nierejestrowana chroni przed kasą fiskalną?

Nie. Art. 5 ustawy – Prawo przedsiębiorców reguluje brak obowiązku rejestracji działalności, ale nie tworzy odrębnego zwolnienia z kasy fiskalnej.

Czy limit 20 000 zł liczy się tylko dla odbiorów osobistych?

Nie. Do limitu bierze się pod uwagę całą sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Czy przelew bankowy sam w sobie wystarczy do zwolnienia?

Nie zawsze. Przy zwolnieniu dla sprzedaży wysyłkowej potrzebne są łącznie: dostawa w systemie wysyłkowym, pełna zapłata na rachunek oraz możliwość jednoznacznego powiązania wpłaty z transakcją.

Kiedy warto złożyć wniosek o interpretację indywidualną?

Zwłaszcza wtedy, gdy ma Pan nietypowy asortyment, miesza różne sposoby wydania towaru albo nie ma pewności, czy dany towar nie wpada do katalogu wyłączeń z § 4 rozporządzenia.

Źródła:

1. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących – Dz.U. 2024 poz. 1902

2. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – tekst aktu

3. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców – tekst aktu

4. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa – tekst aktu

5. Dla praktyki interpretacyjnej: interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 9 października 2023 r., sygn. 0112-KDIL3.4012.468.2023.1.MBN.