Brak inwentaryzacji na ryczałcie – jakie są konsekwencje?

Czy ryczałtowiec musi dziś sporządzać coroczny spis z natury?

Nie. Według aktualnego brzmienia ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne art. 20 ust. 1-5, czyli przepisy dotyczące dawnego spisu z natury, są uchylone. Zmiana ta obowiązuje od 1 stycznia 2019 r. W praktyce oznacza to, że podatnik opodatkowany ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych nie ma obecnie ogólnego obowiązku wykonywania corocznej inwentaryzacji podatkowej towarów na koniec roku.

To ważna zmiana w stosunku do dawnych zasad. Jeżeli więc przedsiębiorca pyta dziś o bieżące obowiązki na ryczałcie, odpowiedź jest inna niż kilka lat temu: brak spisu z natury za obecne lata sam w sobie nie powinien być traktowany jako naruszenie obowiązku, którego już nie ma.

Dlaczego wcześniejsze lata trzeba oceniać osobno?

Jeżeli problem dotyczy lat sprzed 2019 r., trzeba pamiętać, że wtedy przepisy wyglądały inaczej. Do końca 2018 r. ustawa przewidywała obowiązek sporządzania spisu z natury na dzień zaprowadzenia ewidencji i na koniec roku podatkowego. Brak takich spisów mógł więc być oceniany jako uchybienie dokumentacyjne.

W sprawach dotyczących dawnych lat istotne są jednak terminy przedawnienia zobowiązań podatkowych i karalności czynów skarbowych. W wielu przypadkach starsze okresy mogą już nie powodować realnego ryzyka podatkowego, ale nie należy zakładać tego automatycznie. Bieg przedawnienia może być zawieszony albo przerwany, na przykład w określonych sytuacjach procesowych lub egzekucyjnych.

Jakie obowiązki dokumentacyjne nadal ma ryczałtowiec?

Uchylenie obowiązku corocznego spisu z natury nie oznacza braku dokumentacji. Podatnicy oraz spółki, których wspólnicy są opodatkowani ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, nadal muszą posiadać i przechowywać dowody zakupu towarów, prowadzić wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, a także prowadzić odrębnie za każdy rok podatkowy ewidencję przychodów.

Właśnie ewidencja przychodów jest podstawowym dokumentem pozwalającym organowi podatkowemu sprawdzić, czy cała sprzedaż została ujęta w rozliczeniach. Dowody zakupu nie są przy ryczałcie potrzebne do rozliczania kosztów, ale pomagają potwierdzić pochodzenie towaru, skalę zakupów i realność obrotu.

Trzeba też pamiętać, że o prawidłowej stawce ryczałtu nie przesądza wyłącznie formalny kod działalności. W praktyce znaczenie ma rzeczywisty rodzaj sprzedaży lub usług, dlatego przy wątpliwościach warto przeanalizować także zagadnienie ryczałt a PKD.

Co zrobić, gdy brakuje faktur albo paragonów za towar?

Najpierw należy odróżnić dwa problemy. Pierwszy to brak dawnego spisu z natury, który po 2018 r. co do zasady nie jest już wymagany dla ryczałtowców. Drugi to brak dowodów zakupu towarów, który nadal może być problemem przy kontroli.

W takiej sytuacji nie należy tworzyć dokumentów z nieprawdziwą datą ani sporządzać fikcyjnego remanentu tak, jakby rzeczywiście powstał w przeszłości. Bezpieczniejszym rozwiązaniem jest uporządkowanie dokumentacji i odtworzenie jej w zakresie, w jakim jest to możliwe. W praktyce warto:

• zwrócić się do dostawców o duplikaty faktur albo potwierdzenia sprzedaży,
• zebrać potwierdzenia przelewów, zamówienia, korespondencję handlową i dokumenty dostawy,
• sporządzić aktualne zestawienie towarów pozostających na stanie, z opisem źródeł ustalenia ilości i wartości,
• zachować notatkę wyjaśniającą, dlaczego część dokumentów zakupowych nie jest dostępna,
• na przyszłość wdrożyć zasadę archiwizacji wszystkich dowodów zakupu, także przy braku statusu podatnika VAT czynnego.

Paragon, rachunek, faktura, dowód wewnętrzny albo opis otrzymanego towaru mogą mieć znaczenie jako dowody zakupu w rozumieniu przepisów o ryczałcie. Zakres ich przydatności zależy jednak od konkretnej sytuacji, rodzaju towaru i tego, jakie inne dokumenty przedsiębiorca może przedstawić.

Jakie konsekwencje może mieć nierzetelna ewidencja?

Jeżeli organ podatkowy stwierdzi, że podatnik nie prowadzi ewidencji albo prowadzi ją niezgodnie z warunkami wymaganymi do uznania jej za dowód w postępowaniu podatkowym, może określić wartość niezaewidencjonowanego przychodu, również w drodze oszacowania. Od tak ustalonej kwoty organ może określić ryczałt według zasad z art. 17 ustawy, czyli zasad sankcyjnych.

W aktualnym brzmieniu art. 17 ust. 2 ustawy przewiduje, że ryczałt od niezaewidencjonowanego przychodu stanowi pięciokrotność właściwej stawki, która byłaby zastosowana przy prawidłowym zaewidencjonowaniu, przy czym nie może być wyższy niż 75% tego przychodu. To nie oznacza, że każdy brak faktury automatycznie prowadzi do takiej sankcji. Organ musi ustalić, że istnieje niezaewidencjonowany przychód albo że ewidencja nie spełnia warunków dowodowych.

Możliwa jest także odpowiedzialność karna skarbowa. Kodeks karny skarbowy przewiduje odpowiedzialność między innymi za nieprowadzenie księgi, nierzetelne prowadzenie księgi albo wadliwe prowadzenie księgi. Przy ryczałcie ryzyko to najczęściej dotyczy ewidencji przychodów i dokumentacji podatkowej, a nie samego remanentu za lata, w których przepisy takiego remanentu już nie wymagają.

Czy brak inwentaryzacji wpływa na PIT-28?

Aktualnie wartość corocznego spisu z natury nie jest elementem rozliczenia PIT-28 u ryczałtowca, ponieważ obowiązek takiego spisu został uchylony. Ryczałt jest podatkiem od przychodu, a nie od dochodu, dlatego zakup towarów co do zasady nie pomniejsza podstawy opodatkowania.

Nie wolno jednak wyciągać z tego wniosku, że dokumenty zakupowe są zbędne. Ich brak może utrudniać obronę ewidencji w razie kontroli, zwłaszcza gdy organ porównuje zakupy, sprzedaż, płatności, stan magazynu i marże typowe dla danego rodzaju działalności.

Likwidacja działalności a wykaz składników majątku

Osobną kwestią jest likwidacja działalności, wystąpienie wspólnika ze spółki albo przekształcenie przedsiębiorcy w jednoosobową spółkę kapitałową. W takich przypadkach aktualny art. 20 ustawy odsyła do odpowiednich przepisów ustawy o PIT dotyczących wykazu składników majątku. Nie jest to jednak ten sam obowiązek co dawny coroczny spis z natury u ryczałtowca.

Jeżeli przedsiębiorca kończy działalność, warto przygotować wykaz majątku rzetelnie, z zachowaniem dokumentów potwierdzających nabycie i wartość składników. Może to mieć znaczenie przy późniejszej sprzedaży majątku po likwidacji działalności.

FAQ

Czy ryczałtowiec musi robić remanent na koniec roku?

Obecnie co do zasady nie. Przepisy art. 20 ust. 1-5 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym, które dotyczyły dawnego spisu z natury, zostały uchylone od 1 stycznia 2019 r.

Czy brak remanentu za 2018 r. nadal może być problemem?

Może wymagać analizy, ponieważ w 2018 r. obowiązywały jeszcze dawne przepisy o spisie z natury. W praktyce trzeba jednak sprawdzić przedawnienie zobowiązania podatkowego i ewentualne zdarzenia, które mogły zawiesić albo przerwać bieg terminu.

Czy można teraz sporządzić zaległy spis z datą sprzed kilku lat?

Nie należy tworzyć dokumentu, który sugeruje, że spis został faktycznie sporządzony w przeszłości, jeżeli tak nie było. Można natomiast przygotować aktualne zestawienie odtworzeniowe i notatkę wyjaśniającą, z jakich danych korzystano.

Czy brak faktur zakupowych ma znaczenie, skoro ryczałt nie rozlicza kosztów?

Tak. Zakupy nie obniżają podatku przy ryczałcie, ale podatnik nadal musi posiadać i przechowywać dowody zakupu towarów. Braki w dokumentach mogą osłabić wiarygodność ewidencji i utrudnić wyjaśnienia podczas kontroli.

Czy urząd może oszacować przychód ryczałtowca?

Tak, jeżeli podatnik nie prowadzi ewidencji albo prowadzi ją w sposób, który nie pozwala uznać jej za dowód w postępowaniu podatkowym. Wtedy organ może określić wartość niezaewidencjonowanego przychodu, również przez oszacowanie.

Czy warto samodzielnie zgłosić brak dawnych remanentów do urzędu?

Nie zawsze. Przed takim krokiem warto ustalić, jakiego okresu dotyczy problem, czy zobowiązanie jest przedawnione, jakie dokumenty można odtworzyć i czy istnieje realne ryzyko niezaewidencjonowanego przychodu.

Podsumowanie

Najważniejsza aktualizacja jest taka, że ryczałtowiec nie ma dziś ogólnego obowiązku sporządzania corocznego spisu z natury. Dawne przepisy w tym zakresie zostały uchylone od 1 stycznia 2019 r. Dlatego brak remanentu za obecne lata nie powinien być oceniany tak samo jak brak remanentu za okresy wcześniejsze.

Nadal trzeba jednak rzetelnie prowadzić ewidencję przychodów i przechowywać dowody zakupu towarów. W razie kontroli problemem nie musi być sam brak inwentaryzacji, lecz brak możliwości wykazania pochodzenia towaru, skali zakupów, prawidłowej sprzedaży i kompletności przychodów ujętych w ewidencji.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne - tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 843: eli.gov.pl

2. Ustawa z dnia 9 listopada 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym - Dz.U. 2018 poz. 2244: eli.gov.pl

3. Ustawa z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy - tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 633: api.sejm.gov.pl

4. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa - tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 111: eli.gov.pl