Przekazanie firmy synowi z pracownikami – jak zrobić to prawidłowo?

Przekazanie firmy członkowi rodziny a pracownicy

W opisanej sytuacji najważniejsze jest ustalenie, czy przekazanie firmy synowi będzie oznaczało przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę w rozumieniu art. 23¹ § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277). Jeżeli tak, syn z dniem przejęcia stanie się z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy.

To oznacza, że co do zasady nie należy najpierw zwalniać pracowników, a potem zatrudniać ich na nowo. Taki wariant zwykle byłby niepotrzebny, a czasem wręcz niekorzystny, bo sztucznie przerywałby ciągłość zatrudnienia i rodził dodatkowe obowiązki kadrowe.

Nie każda darowizna majątku firmy automatycznie wywoła jednak skutek z art. 23¹ Kodeksu pracy. Kluczowy jest rzeczywisty stan faktyczny: czy syn przejmie zorganizowaną całość albo wyodrębnioną część działalności, dzięki której będzie mógł kontynuować ją w sposób funkcjonalny, z wykorzystaniem przejętych składników i pracowników.

Przejście zakładu pracy na nowego pracodawcę

Art. 23¹ § 1 Kodeksu pracy stanowi, że w razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę staje się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy. Przepis ma charakter bezwzględnie obowiązujący, więc skutek następuje automatycznie – bez potrzeby zawierania aneksów tylko z powodu samej zmiany pracodawcy.

W praktyce przy działalności jednoosobowej będzie to miało miejsce zwłaszcza wtedy, gdy syn przejmie takie elementy jak np. maszyny, narzędzia, wyposażenie, materiały, bazę klientów, nazwę handlową, miejsce prowadzenia działalności, kontrakty lub zorganizowany sposób działania i faktycznie będzie kontynuował działalność stolarską lub jej wyodrębnioną część. Sama zmiana właściciela pojedynczych składników majątku nie zawsze wystarczy.

Przy ocenie bierze się pod uwagę całokształt okoliczności. Znaczenie ma więc nie sama nazwa umowy darowizny, lecz to, czy zostaje zachowana tożsamość ekonomiczna jednostki gospodarczej po przejęciu.

W kontekście organizacyjnym podobne skutki wywołuje także leasing pracowniczy, ale jest to odrębna instytucja niż przejście zakładu pracy na nowego pracodawcę.

Czy trzeba zwalniać pracowników przed przekazaniem firmy?

Nie. Jeżeli rzeczywiście dochodzi do przejścia zakładu pracy lub jego części w rozumieniu art. 23¹ § 1 Kodeksu pracy, nie wypowiada się umów o pracę tylko z tego powodu. Nie ma też podstaw do wydawania świadectw pracy, ponieważ stosunki pracy nie rozwiązują się ani nie wygasają.

Tak samo nie trzeba zawierać z pracownikami nowych umów wyłącznie dlatego, że zmienił się pracodawca. Zmienia się strona stosunku pracy, ale sama umowa trwa dalej.

W konsekwencji co do zasady nie wypłaca się z tego powodu ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, odpraw czy innych świadczeń związanych z ustaniem zatrudnienia, bo do ustania zatrudnienia nie dochodzi.

Jakie warunki zatrudnienia pozostają bez zmian?

Przejście zakładu pracy nie zmienia automatycznie treści umów o pracę. Nadal obowiązują dotychczasowe warunki zatrudnienia, w szczególności:

• rodzaj umowy o pracę,
• wymiar czasu pracy,
• stanowisko lub rodzaj pracy,
• wynagrodzenie i jego składniki,
• staż pracy liczony z zachowaniem ciągłości zatrudnienia,
• uprawnienia urlopowe i inne uprawnienia pracownicze związane z przebiegiem zatrudnienia.

Jeżeli po przejęciu syn będzie chciał zmienić warunki zatrudnienia, musi zrobić to na zasadach ogólnych, np. przez porozumienie zmieniające albo wypowiedzenie zmieniające – zgodnie z odpowiednimi przepisami Kodeksu pracy, a nie automatycznie z powodu samego przejęcia.

Obowiązki informacyjne wobec pracowników

Jeżeli u dotychczasowego i nowego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, to zgodnie z art. 23¹ § 3 Kodeksu pracy dotychczasowy i nowy pracodawca informują na piśmie swoich pracowników o:

• przewidywanym terminie przejścia zakładu pracy lub jego części,
• przyczynach przejścia,
• prawnych, ekonomicznych i socjalnych skutkach dla pracowników,
• zamierzonych działaniach dotyczących warunków zatrudnienia, w szczególności warunków pracy, płacy i przekwalifikowania.

Informację trzeba przekazać co najmniej 30 dni przed przewidywanym terminem przejścia. To termin ustawowy, którego nie warto pomijać, bo naruszenie obowiązku informacyjnego może prowadzić do sporów pracowniczych i problemów dowodowych.

Co z urlopami, badaniami lekarskimi i BHP?

Przy przejściu zakładu pracy zatrudnienie trwa dalej, dlatego:

• urlop wypoczynkowy nie przepada i nie trzeba automatycznie wypłacać ekwiwalentu,
• trwające urlopy związane z rodzicielstwem lub inne usprawiedliwione nieobecności nadal trwają,
• co do zasady nie ma potrzeby przeprowadzania wstępnych badań lekarskich tylko z powodu samego przejęcia,
• nie robi się od nowa szkolenia wstępnego BHP wyłącznie dlatego, że zmienił się pracodawca.

Jednocześnie nowy pracodawca musi pilnować terminów badań okresowych i szkoleń okresowych oraz zapewnić aktualność pozostałych obowiązków bhp wynikających z działu dziesiątego Kodeksu pracy.

Jeżeli jednak po przejęciu pracownik ma wykonywać inną pracę albo pracować na stanowisku z innymi czynnikami ryzyka, może powstać potrzeba dodatkowych działań z zakresu medycyny pracy i BHP. To już zależy od konkretnego zakresu zmian.

Odpowiedzialność za zobowiązania wobec pracowników

Zgodnie z art. 23¹ § 2 Kodeksu pracy, za zobowiązania wynikające ze stosunku pracy, powstałe przed przejściem części zakładu pracy na innego pracodawcę, dotychczasowy i nowy pracodawca odpowiadają solidarnie.

W praktyce oznacza to, że pracownik może dochodzić takich należności jak np. zaległe wynagrodzenie od obu podmiotów. Przy przejęciu całego zakładu sytuacja jest oceniana odmiennie i zasadniczo nowy pracodawca wstępuje w ogół trwających stosunków pracy.

Dlatego przed darowizną warto sporządzić wewnętrzne rozliczenie spraw pracowniczych: urlopów, nadgodzin, zaległych składników wynagrodzenia, badań, szkoleń, zajęć komorniczych, dokumentacji czasu pracy i dokumentacji osobowej.

Prawo pracownika do odejścia po przejęciu

Art. 23¹ § 4 Kodeksu pracy daje pracownikowi szczególne uprawnienie. W terminie 2 miesięcy od przejścia zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę pracownik może, bez wypowiedzenia, za 7-dniowym uprzedzeniem, rozwiązać stosunek pracy.

Takie rozwiązanie powoduje dla pracownika skutki, jakie przepisy prawa pracy wiążą z rozwiązaniem stosunku pracy przez pracodawcę za wypowiedzeniem. Nie oznacza to jednak automatycznie prawa do każdej odprawy – to zależy od podstawy konkretnego świadczenia i okoliczności danej sprawy.

Warto więc uprzedzić pracowników o tym uprawnieniu w informacji przekazywanej przed przejściem, aby ograniczyć napięcia i nieporozumienia.

Dokumentacja pracownicza po przejęciu firmy

Dotychczasowy pracodawca powinien przekazać nowemu pracodawcy akta osobowe i pozostałą dokumentację pracowniczą. Wynika to z § 9 ust. 3 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369 z późn. zm.).

Po przejęciu to nowy pracodawca kontynuuje prowadzenie dokumentacji pracowniczej, rozlicza czas pracy, udziela urlopów, realizuje obowiązki wobec ZUS i urzędu skarbowego jako płatnik oraz wystawia świadectwo pracy dopiero wtedy, gdy stosunek pracy rzeczywiście się zakończy.

Przy przekazaniu działalności trzeba również pamiętać o technicznej stronie przejęcia: zgłoszeniach i wyrejestrowaniach w ZUS, aktualizacji danych płatnika, przejęciu dokumentacji płacowej oraz zapewnieniu zgodnego z prawem przekazania danych osobowych pracowników w ramach następstwa pracodawcy.

Jak bezpiecznie przeprowadzić przekazanie firmy synowi – krok po kroku

Kiedy art. 23¹ Kodeksu pracy może nie zadziałać?

Ten mechanizm może nie mieć zastosowania, jeżeli syn przejmie tylko pojedyncze składniki majątku, bez rzeczywistego przejęcia zorganizowanej działalności. Przykładowo samo przekazanie kilku maszyn, bez przejęcia klientów, organizacji pracy i kontynuacji działalności, może nie wystarczyć.

Znaczenie ma też to, czy profil działalności po przejęciu rzeczywiście będzie zbliżony funkcjonalnie. To, że syn prowadzi dziś usługi malarskie, nie wyklucza przejścia zakładu pracy, ale wymaga sprawdzenia, czy po darowiźnie faktycznie przejmie i będzie prowadził przejmowaną działalność stolarską albo jej część.

Właśnie dlatego przy takich sprawach nie warto opierać się wyłącznie na nazwie czynności prawnej. O tym, czy pracownicy przechodzą z mocy prawa, rozstrzyga konkretny model przekazania firmy.

FAQ

Czy przy przekazaniu firmy synowi trzeba podpisywać nowe umowy o pracę?

Nie, jeżeli dochodzi do przejścia zakładu pracy lub jego części na podstawie art. 23¹ § 1 Kodeksu pracy. Nowy pracodawca wstępuje z mocy prawa w dotychczasowe stosunki pracy.

Czy trzeba wydać świadectwa pracy?

Nie, ponieważ sama zmiana pracodawcy w trybie art. 23¹ Kodeksu pracy nie rozwiązuje stosunku pracy. Świadectwo pracy wydaje się dopiero po jego ustaniu.

Czy pracownik może nie zgodzić się na przejście do nowego pracodawcy?

Przejście następuje z mocy prawa, ale pracownik może w ciągu 2 miesięcy od przejścia rozwiązać stosunek pracy bez wypowiedzenia, za 7-dniowym uprzedzeniem – na podstawie art. 23¹ § 4 Kodeksu pracy.

Czy trzeba ponownie robić badania wstępne i szkolenie wstępne BHP?

Co do zasady nie tylko z powodu zmiany pracodawcy. Inaczej może być, jeśli po przejęciu zmieni się rodzaj pracy albo warunki jej wykonywania.

Czy syn może po przejęciu od razu zmienić pracownikom warunki płacy?

Nie automatycznie. Samo przejęcie nie zmienia treści umów o pracę. Zmiany wymagają podstawy prawnej, np. porozumienia albo wypowiedzenia zmieniającego, zależnie od sytuacji.

Źródła

• art. 23¹ § 1–4 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277),
• dział dziesiąty ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (BHP),
• § 9 ust. 3 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369 z późn. zm.).