Anonimowe zgłoszenie naruszenia w pracy a konsekwencje

Czy anonimowe zgłoszenie naruszenia w pracy jest legalne?

Co do zasady samo przekazanie pracodawcy informacji o możliwym naruszeniu obowiązków pracowniczych nie jest zakazane. Pracownik ma obowiązek dbać o dobro zakładu pracy i chronić jego mienie oraz zachowywać w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę – wynika to z art. 100 § 2 pkt 4 i 5 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.

Jeżeli więc celem zgłoszenia było poinformowanie pracodawcy o nadużywaniu przerw i nierównym wykonywaniu obowiązków, samo takie działanie nie musi być bezprawne. Inaczej trzeba jednak ocenić sposób zdobycia materiału dowodowego, zwłaszcza wykonanie zdjęcia innym pracownikom na terenie zakładu pracy.

Nie ma też przepisu, który nakazywałby pracownikowi zgłaszać takie naruszenie wyłącznie imiennie. Anonimowość sama w sobie nie czyni zgłoszenia bezprawnym.

Czy takie zgłoszenie narusza RODO?

Nie można automatycznie przyjąć, że każde przesłanie zdjęcia współpracowników narusza RODO. Wizerunek osoby może stanowić daną osobową, jeżeli pozwala na jej identyfikację bezpośrednio lub pośrednio – art. 4 pkt 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, czyli RODO.

Jeżeli zdjęcie zostało przesłane wyłącznie wewnętrznie do przełożonego w celu zgłoszenia nieprawidłowości, to nie mamy do czynienia z publicznym rozpowszechnianiem wizerunku. Nadal jednak trzeba ocenić, czy istniała podstawa przetwarzania danych. Po stronie pracodawcy taka podstawa może wynikać z prawnie uzasadnionego interesu administratora polegającego na kontroli przestrzegania organizacji pracy i wyjaśnianiu naruszeń – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Z punktu widzenia osoby zgłaszającej najważniejsze jest to, że jednorazowe przekazanie materiału pracodawcy w celu ochrony interesu zakładu pracy zwykle nie jest oceniane tak samo jak publikacja zdjęć w internecie czy rozsyłanie ich osobom postronnym. Dużo większe ryzyko powstałoby wtedy, gdyby zdjęcia trafiły poza firmę albo zostały użyte do ośmieszenia pracowników.

W praktyce więc stwierdzenie „zgłoszenie nie narusza RODO” jest zbyt kategoryczne. Prawidłowo należy powiedzieć: samo zgłoszenie nieprawidłowości nie musi naruszać RODO, ale sposób pozyskania i użycia zdjęcia trzeba ocenić w konkretnym stanie faktycznym.

Czy zrobienie zdjęcia współpracownikom w pracy mogło być problemem?

Tak, to jest element najbardziej ryzykowny. W zakładzie pracy mogą obowiązywać regulacje dotyczące fotografowania, ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa, bezpieczeństwa lub zasad korzystania z telefonów. Jeżeli pracodawca wprowadził taki zakaz w regulaminie pracy albo w wewnętrznych procedurach, naruszenie może zostać zakwalifikowane jako naruszenie obowiązków pracowniczych na podstawie art. 100 § 1 oraz art. 100 § 2 pkt 2 i 4 Kodeksu pracy.

Znaczenie ma również miejsce wykonania zdjęcia. Jeżeli fotografia dotyczyła zwykłej sytuacji pracowniczej i nie ingerowała nadmiernie w sferę prywatności, ryzyko jest mniejsze. Jeżeli jednak zdjęcie wykonano w miejscu, gdzie pracownicy mogli oczekiwać większej prywatności, ocena może być mniej korzystna.

Gdyby doszło do rozpowszechniania wizerunku, mogłyby pojawić się także roszczenia z tytułu naruszenia dóbr osobistych na podstawie art. 23 i art. 24 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny. W opisanej sytuacji materiał został jednak przekazany przełożonemu, a nie opublikowany publicznie, co istotnie ogranicza to ryzyko.

Czy grozi odpowiedzialność karna?

W przedstawionej sytuacji odpowiedzialność karna wydaje się mało prawdopodobna, ale nie można jej oceniać całkowicie abstrakcyjnie.

Stalking z art. 190a § 1 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny wymaga uporczywego nękania, które wzbudza u pokrzywdzonego uzasadnione poczucie zagrożenia albo istotnie narusza jego prywatność. Jednorazowe wykonanie i przesłanie zdjęcia przełożonemu z reguły nie wyczerpuje tych znamion.

Zniesławienie z art. 212 § 1 Kodeksu karnego polega na pomawianiu innej osoby o takie postępowanie lub właściwości, które mogą ją poniżyć w opinii publicznej lub narazić na utratę zaufania. Jeżeli zgłoszenie było skierowane wewnętrznie do przełożonego i dotyczyło konkretnych zachowań, które zgłaszający uważał za prawdziwe, ryzyko przypisania przestępstwa jest zwykle ograniczone. Rosłoby ono wtedy, gdyby zarzuty były świadomie fałszywe. Jeżeli zarzuty kierowane do pracodawcy są nieprawdziwe lub naruszają reputację pracownika, warto sprawdzić także ryzyko zniesławienia przy donosie do pracodawcy.

Zniewaga z art. 216 § 1 Kodeksu karnego również co do zasady nie wchodzi tu w grę, jeżeli w wiadomości nie było obraźliwych treści.

Nie widać też podstaw, aby przy typowym stanie faktycznym mówić o przestępstwie bezprawnego uzyskania informacji z art. 267 Kodeksu karnego, chyba że zdjęcie wykonano w sposób związany z przełamaniem zabezpieczeń lub dostępem do informacji nieprzeznaczonej dla zgłaszającego.

Czy pracodawca może wyciągnąć konsekwencje służbowe?

Tak, ale tylko wtedy, gdy wykaże naruszenie konkretnych obowiązków pracowniczych. Sam fakt zgłoszenia nieprawidłowości nie powinien być podstawą sankcji. Pracodawca może natomiast analizować, czy doszło do:

• naruszenia regulaminu pracy, jeśli zakazuje fotografowania,
• naruszenia zasad współżycia społecznego w zakładzie pracy – art. 100 § 2 pkt 6 Kodeksu pracy,
• naruszenia obowiązku dbania o dobro zakładu pracy lub zachowania poufności – art. 100 § 2 pkt 4 i 5 Kodeksu pracy,
• naruszenia wewnętrznych procedur zgłaszania nieprawidłowości, jeżeli takie procedury obowiązują.

Ewentualne kary porządkowe regulują art. 108–113 Kodeksu pracy. Za nieprzestrzeganie ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów BHP lub przeciwpożarowych pracodawca może stosować upomnienie albo naganę, a w przypadkach wskazanych w art. 108 § 2 Kodeksu pracy także karę pieniężną. Nie każda niewłaściwa forma zgłoszenia uzasadnia jednak karę.

Pracodawca nie może też dowolnie karać pracownika za samo zgłoszenie naruszeń, jeżeli pracownik działał w dobrej wierze. Gdyby represja miała charakter odwetu za sygnalizowanie nieprawidłowości, mogłoby to rodzić dalsze spory prawne.

Czy w tej sprawie działa ochrona sygnalistów?

Trzeba to ocenić ostrożnie. W Polsce obowiązuje ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. Ustawa chroni osobę zgłaszającą naruszenie prawa w dziedzinach wskazanych w ustawie, jeżeli informacja o naruszeniu została uzyskana w kontekście związanym z pracą.

To ważne: nie każde naruszenie regulaminu pracy dwóch współpracowników będzie „naruszeniem prawa” w rozumieniu tej ustawy. Jeżeli sprawa dotyczy wyłącznie niewłaściwego korzystania z przerw i nie wiąże się z dziedziną objętą ustawą, ochrona sygnalisty może w ogóle nie mieć zastosowania.

Jeżeli jednak zachowanie dotyczyłoby np. bezpieczeństwa pracy, ochrony prywatności i danych osobowych, oszustwa lub innej kategorii naruszeń ustawowych, wtedy trzeba badać warunki ochrony z ustawy o ochronie sygnalistów, w tym zakaz działań odwetowych wobec sygnalisty.

Dla porządku warto dodać, że pracodawcy objęci ustawą powinni wdrożyć procedury zgłoszeń wewnętrznych. Jeżeli taka procedura w firmie istnieje, najlepiej korzystać właśnie z niej.

Czy warto się przyznać?

To zależy od realiów zakładu pracy i od tego, jakie dowody ma pracodawca. Nie ma przepisu, który nakazywałby pracownikowi „przyznać się” do anonimowego maila. Nie ma też ogólnego obowiązku samoobciążania się w sprawie, która może prowadzić do negatywnych konsekwencji służbowych lub prawnych.

Z drugiej strony, jeżeli pracodawca i tak zna już okoliczności sprawy, spokojne wyjaśnienie motywów może zmniejszyć napięcie. Najbezpieczniej robić to w sposób ograniczony do faktów: że działanie było jednorazowe, miało na celu poinformowanie o nieprawidłowości, materiał nie był publikowany i nie służył ośmieszeniu nikogo.

Nie rekomendowałbym automatycznego „przyznawania się” bez oceny regulaminów obowiązujących u pracodawcy oraz treści samej wiadomości i zdjęcia. Jeżeli firma zapowiada działania prawne, lepiej najpierw ustalić, czego dokładnie dotyczy zarzut.

Jak postąpić praktycznie w opisanej sytuacji?

W opisanym stanie faktycznym rozsądne jest następujące podejście:

1. Ustalić, czy w firmie obowiązuje zakaz fotografowania lub procedura zgłoszeń wewnętrznych.
2. Nie składać pochopnych oświadczeń, których treści nie da się potem skorygować.
3. Jeżeli rozmowa z pracodawcą jest nieunikniona, podkreślić dobrą wiarę, jednorazowy charakter działania i brak publicznego rozpowszechniania zdjęcia.
4. Nie kasować korespondencji ani nie przerabiać materiałów – może to zostać źle ocenione.
5. Jeżeli pojawiają się groźby zwolnienia dyscyplinarnego, kary porządkowej lub roszczeń prawnych, skonsultować sprawę indywidualnie.

Tabela: realne ryzyka w opisanej sytuacji

FAQ

Czy anonimowy mail do przełożonego jest sam w sobie bezprawny?

Nie. Bezkrytycznie nie można go uznać za bezprawny. Znaczenie ma to, czy zgłoszenie było dokonane w dobrej wierze i czy nie naruszono przy tym innych przepisów lub obowiązków pracowniczych.

Czy za zrobienie zdjęcia kolegom w pracy można dostać karę?

Tak, jeżeli naruszono regulamin pracy, zakaz fotografowania albo zasady porządkowe obowiązujące w zakładzie. Podstawą mogą być art. 100 oraz art. 108 Kodeksu pracy.

Czy jednorazowe zgłoszenie może być stalkingiem?

Zwykle nie. Art. 190a § 1 Kodeksu karnego wymaga uporczywego nękania i określonego skutku po stronie pokrzywdzonego.

Czy warto przyznać się do wysłania wiadomości?

Nie ma jednego rozwiązania dla każdej sprawy. Jeżeli pracodawca zapowiada konsekwencje prawne, najpierw warto ustalić, jaki dokładnie zarzut stawia i czy w firmie obowiązywały procedury zgłaszania oraz zakaz fotografowania.

Czy taka sprawa podlega ustawie o ochronie sygnalistów?

Niekoniecznie. Ustawa chroni zgłoszenia dotyczące naruszeń prawa w określonych dziedzinach. Samo nadużywanie przerw przez współpracowników może nie wystarczyć, jeśli nie wiąże się z naruszeniem prawa objętym ustawą.

Podsumowanie

W opisanej sprawie najbezpieczniej przyjąć, że samo anonimowe zgłoszenie do przełożonego nie przesądza o odpowiedzialności. Największe znaczenie ma to, czy wykonanie zdjęcia było zgodne z zasadami obowiązującymi w zakładzie pracy oraz czy materiał został użyty wyłącznie do wewnętrznego zgłoszenia. Odpowiedzialność karna wydaje się mało prawdopodobna, ale konsekwencje pracownicze lub spór o prywatność są możliwe zależnie od szczegółów.

Źródła:

1. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).
2. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – w szczególności art. 100 oraz art. 108–113.
3. Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny – w szczególności art. 190a, art. 212, art. 216 i art. 267.
4. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny – w szczególności art. 23 i art. 24.
5. Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.