Wypadek pracownika za granicą a ZUS i A1

Czy wypadek pracownika za granicą może być wypadkiem przy pracy?

Tak, wypadek pracownika za granicą może zostać uznany za wypadek przy pracy, jeżeli spełnia ustawowe warunki: jest zdarzeniem nagłym, wywołanym przyczyną zewnętrzną, powodującym uraz albo śmierć i pozostającym w związku z pracą. Sam fakt, że zdarzenie nastąpiło poza Polską, nie wyłącza ochrony z ubezpieczenia wypadkowego.

W opisanej sytuacji istotne będą szczegóły: czy pracownik był już w podróży lub w miejscu wskazanym przez pracodawcę, czy pozostawał do dyspozycji pracodawcy, czy do zdarzenia doszło przy wykonywaniu poleceń albo w związku z przygotowaniem do pracy, a także czy nie była to wyłącznie prywatna czynność niezwiązana z zatrudnieniem. Poślizgnięcie się przy wysiadaniu z samochodu może być ocenione inaczej, gdy pracownik wysiadał przy miejscu zakwaterowania lub budowy w związku z poleceniem pracodawcy, a inaczej, gdy był to zwykły dojazd prywatny.

Dlatego ZUS słusznie żąda wyjaśnień i dokumentów. Dla świadczeń wypadkowych kluczowe są nie tylko A1 i dokumenty delegowania, lecz także protokół powypadkowy, dokumentacja medyczna, opis miejsca zdarzenia, zeznania świadków oraz dokumenty potwierdzające zatrudnienie i okres wykonywania pracy za granicą.

Zaświadczenie A1 przy delegowaniu pracownika do UE

Zaświadczenie A1 potwierdza, któremu ustawodawstwu w zakresie zabezpieczenia społecznego podlega dana osoba. Przy delegowaniu pracownika z Polski do innego państwa UE, EOG, Szwajcarii albo Wielkiej Brytanii dokument A1 potwierdza, że mimo czasowej pracy za granicą pracownik nadal podlega polskim ubezpieczeniom społecznym.

Podstawą jest zasada jednego ustawodawstwa właściwego. Co do zasady pracownik podlega ubezpieczeniom w państwie, w którym faktycznie wykonuje pracę. Wyjątek dla delegowania przewiduje art. 12 ust. 1 rozporządzenia 883/2004. Aby pracownik mógł pozostać w polskim ZUS, zasadniczo muszą być spełnione m.in. następujące warunki:

• przewidywany okres pracy za granicą nie przekracza 24 miesięcy,
• pracownik nie jest wysyłany w celu zastąpienia innej osoby, której okres delegowania się zakończył,
• pracodawca normalnie prowadzi znaczną część działalności w Polsce, a nie tylko administruje firmą z Polski,
• praca za granicą jest nadal wykonywana na rzecz polskiego pracodawcy i istnieje bezpośredni związek między pracownikiem a pracodawcą delegującym,
• przy osobie zatrudnionej tylko po to, aby wysłać ją za granicę, ZUS bada, czy bezpośrednio przed delegowaniem pracownik był co najmniej przez miesiąc ubezpieczony lub mieszkał w Polsce; krótszy okres wymaga indywidualnej oceny.

W praktyce oznacza to, że przy zatrudnieniu pracownika 14 maja i wyjeździe 15 maja ZUS może szczególnie dokładnie badać, czy pracownik spełniał warunek wcześniejszego związku z polskim systemem ubezpieczeń albo miejscem zamieszkania w Polsce. Nie przesądza to automatycznie o odmowie, ale wymaga dobrego udokumentowania sprawy.

Czy karta A1 jest wymagana przy krótkim wyjeździe?

Tak, przy wykonywaniu pracy za granicą A1 jest dokumentem, który powinien zostać uzyskany przed rozpoczęciem pracy w innym państwie. Dotyczy to także krótkich wyjazdów, jeżeli pracownik ma wykonywać pracę najemną poza Polską. Nie ma praktycznej zasady, że przy wyjeździe na kilka dni A1 nie jest potrzebne.

Wniosek o A1 składa się obecnie przede wszystkim elektronicznie przez PUE/eZUS. Jeżeli ZUS odmówi wydania A1, powinien wydać decyzję, od której przysługuje odwołanie do sądu. Warto zatem nie ograniczać się do ogólnych wyjaśnień, lecz przedstawić ZUS konkretne dowody: umowę o pracę, zgłoszenie do ubezpieczeń, polecenie wyjazdu, harmonogram pracy, umowę z kontrahentem, dokumenty potwierdzające działalność w Polsce oraz opis okoliczności wypadku.

Brak A1 a konsekwencje dla pracodawcy i pracownika

Brak A1 nie oznacza sam z siebie, że pracownik na pewno nie podlegał polskim ubezpieczeniom albo że nie ma prawa do żadnych świadczeń. O tym decyduje rzeczywisty stan faktyczny oraz przepisy o właściwym ustawodawstwie. Problem polega na tym, że bez A1 pracodawca i pracownik nie mają dokumentu, który wobec zagranicznych instytucji potwierdza polski system ubezpieczeń.

Konsekwencje mogą być różne w zależności od państwa wykonywania pracy i przebiegu kontroli. W praktyce mogą obejmować:

• żądanie opłacenia składek w państwie, w którym praca była wykonywana,
• kary administracyjne przewidziane przez prawo państwa przyjmującego,
• problemy przy kontroli legalności delegowania i świadczenia usług,
• spór o to, kto ma finansować leczenie pracownika,
• odmowę wydania A1 przez ZUS, jeżeli warunki delegowania nie były spełnione,
• opóźnienie albo spór o świadczenia z ubezpieczenia chorobowego lub wypadkowego.

Jeżeli warunki były spełnione, warto niezwłocznie złożyć wniosek o A1 za okres obejmujący wyjazd. ZUS może badać sprawę także po zdarzeniu, a więc należy przygotować się na wykazanie, że pracownik był zatrudniony, miał wykonywać pracę na rzecz polskiej firmy, a pracodawca normalnie prowadzi działalność w Polsce.

EKUZ, leczenie za granicą i brak dokumentów medycznych

Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego nie zastępuje zaświadczenia A1. EKUZ służy do korzystania z niezbędnych świadczeń zdrowotnych w państwie pobytu na zasadach obowiązujących w tym państwie. Przy wyjeździe do pracy za granicą instytucja zdrowotna może wymagać potwierdzenia, że pracownik nadal podlega polskiemu ustawodawstwu, czyli właśnie A1.

Jeżeli pracownik korzystał z leczenia za granicą, a nie było A1 albo we wniosku o EKUZ nie wskazano prawidłowego celu wyjazdu, może powstać problem z rozliczeniem kosztów leczenia. NFZ może dochodzić zwrotu kosztów, jeżeli karta została użyta mimo braku prawa do świadczeń na koszt polskiego systemu.

Brak zaświadczenia lekarskiego nie przekreśla sprawy, ale utrudnia wykazanie urazu, niezdolności do pracy i związku zdarzenia z pracą. Należy możliwie szybko pozyskać dokumentację z zagranicznej placówki: kartę informacyjną, opis urazu, wyniki badań, rachunki, potwierdzenie udzielenia pomocy, a następnie przedłożyć je pracodawcy i ZUS. Jeżeli dokumenty są w języku obcym, ZUS może zażądać tłumaczenia.

Postępowanie powypadkowe po zdarzeniu za granicą

Pracodawca powinien przeprowadzić postępowanie powypadkowe również wtedy, gdy wypadek wydarzył się poza Polską. Zespół powypadkowy ustala okoliczności i przyczyny zdarzenia, zbiera dowody i sporządza protokół powypadkowy. Co do zasady protokół powinien być sporządzony nie później niż w 14 dni od uzyskania zawiadomienia o wypadku. Pracodawca zatwierdza protokół w terminie 5 dni od jego sporządzenia.

W protokole trzeba szczegółowo wyjaśnić, czy zdarzenie pozostawało w związku z pracą. Jeżeli zespół powypadkowy uzna, że nie był to wypadek przy pracy albo że istnieją okoliczności mogące wpływać na prawo do świadczeń, wymaga to uzasadnienia i wskazania dowodów. Pracownik ma prawo zgłaszać uwagi i zastrzeżenia do protokołu.

W przypadku wypadku ciężkiego, śmiertelnego albo zbiorowego pracodawca ma dodatkowe obowiązki, w tym niezwłoczne zawiadomienie właściwego okręgowego inspektora pracy i prokuratora. Przy zdarzeniu za granicą trzeba też uwzględnić przepisy i obowiązki informacyjne obowiązujące w państwie, w którym doszło do wypadku.

Co powinien zrobić pracodawca, gdy ZUS żąda wyjaśnień?

Najbezpieczniej przygotować odpowiedź do ZUS w sposób uporządkowany i dowodowy. W piśmie warto opisać chronologię zdarzeń oraz dołączyć dokumenty, które pokazują, że wyjazd był związany z pracą i że spełniono warunki delegowania.

1. Wskazać datę zawarcia umowy o pracę, datę zgłoszenia do ZUS i planowany okres delegowania.
2. Wyjaśnić, od kiedy pracownik miał pozostawać do dyspozycji pracodawcy oraz w jakim celu odbywał podróż.
3. Opisać dokładne miejsce i okoliczności wypadku, dołączając oświadczenia świadków, zdjęcia, notatki i dokumentację medyczną.
4. Złożyć albo uzupełnić wniosek o A1, jeżeli nie został złożony wcześniej.
5. Wykazać, że firma normalnie prowadzi działalność w Polsce i że praca za granicą była wykonywana na rzecz polskiego pracodawcy.
6. Przeprowadzić pełne postępowanie powypadkowe i przekazać ZUS protokół wraz z załącznikami.

W sprawie opisanej w pytaniu szczególnie istotne jest sprostowanie i udokumentowanie dat. Jeżeli zatrudnienie nastąpiło 14 maja, wyjazd 15 maja, a praca miała rozpocząć się 16 maja, trzeba to jasno wskazać. Gdy w dokumentach pojawia się omyłkowa data 16 kwietnia, może ona prowadzić do niepotrzebnych wątpliwości ZUS.

Jakie świadczenia mogą wchodzić w grę?

Jeżeli zdarzenie zostanie uznane za wypadek przy pracy i pracownik podlegał polskiemu ubezpieczeniu wypadkowemu, może ubiegać się o świadczenia przewidziane w ustawie wypadkowej, w tym zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego, świadczenie rehabilitacyjne, jednorazowe odszkodowanie albo rentę, zależnie od skutków urazu. Jeżeli ZUS zakwestionuje związek z pracą albo właściwość polskiego ustawodawstwa, sprawa może zakończyć się decyzją odmowną i koniecznością odwołania.

Nie należy więc zakładać, że brak A1 automatycznie zamyka drogę do świadczeń. Jest to jednak poważny brak formalny w delegowaniu, który trzeba jak najszybciej naprawić lub wyjaśnić. Najgorszym rozwiązaniem jest pozostawienie wezwania ZUS bez odpowiedzi albo złożenie ogólnego pisma bez dokumentów.

FAQ

Źródła

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004, w szczególności art. 11 i art. 12: EUR-Lex.
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009, w szczególności przepisy wykonawcze dotyczące ustalania właściwego ustawodawstwa: EUR-Lex.
• Informacje ZUS o pracownikach delegowanych i warunkach pozostania w polskim systemie ubezpieczeń: ZUS.
• Ustawa z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych: ISAP.
• Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy: ISAP.
• Informacje NFZ dotyczące EKUZ przy wyjeździe do pracy za granicą: NFZ.