Duplikat świadectwa pracy – czy pracodawca może odmówić?

Wydanie świadectwa pracy i jego odpisu – aktualne zasady

Obowiązek wydania świadectwa pracy wynika z art. 97 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Pracodawca wydaje świadectwo pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Nie może uzależniać wydania dokumentu od wcześniejszego rozliczenia się pracownika z pracodawcą – wprost stanowi o tym art. 97 § 1¹ Kodeksu pracy.

Jeżeli oryginał świadectwa pracy zaginął, pracownik może wystąpić o wydanie kolejnego egzemplarza w postaci odpisu lub kopii sporządzonej na podstawie przechowywanej dokumentacji pracowniczej. Obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej wynika obecnie z art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy oraz z rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

W praktyce oznacza to, że pracodawca nie wystawia „nowego” świadectwa za dawny okres zatrudnienia, lecz wydaje odpis dokumentu lub kopię danych wynikających z akt osobowych i pozostałej dokumentacji.

Wniosek o sprostowanie treści świadectwa pracy

Jeżeli świadectwo pracy zawiera błędne informacje, pracownik może żądać jego sprostowania. Podstawę prawną stanowi art. 97 § 2¹ Kodeksu pracy. Obecnie termin na złożenie wniosku do pracodawcy wynosi 14 dni od otrzymania świadectwa pracy. To ważna zmiana – dawny 7-dniowy termin już nie obowiązuje.

Jeżeli pracodawca odmówi sprostowania albo nie uwzględni wniosku, pracownik może – na podstawie art. 97 § 2¹ Kodeksu pracy – w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie wystąpić z żądaniem do sądu pracy.

Dla celów dowodowych wniosek najlepiej złożyć na piśmie albo e-mailem z potwierdzeniem nadania. W piśmie warto wskazać: dane pracownika, okres zatrudnienia, element świadectwa wymagający poprawy oraz dokumenty potwierdzające prawidłową treść.

Przy tej okazji warto zobaczyć także materiał o tym, jak wygląda świadectwo z nieistniejącej firmy, gdy problem dotyczy dawnych dokumentów pracowniczych.

Czy pracodawca może odmówić wydania duplikatu, bo pierwotne świadectwo było błędne?

Co do zasady – nie powinien. Jeżeli w dokumentacji pracowniczej znajduje się egzemplarz wydanego świadectwa pracy albo dane pozwalające odtworzyć jego treść, pracodawca nie ma podstaw, aby odmówić wydania odpisu tylko dlatego, że pierwotny dokument zawierał nieprawidłowości.

Trzeba jednak rozróżnić dwie kwestie:

Jeżeli więc pracodawca odmawia wydania odpisu tylko dlatego, że kiedyś wpisał w świadectwie pełny etat zamiast części etatu, taka odmowa jest co najmniej wątpliwa. Najpierw powinien wydać odpis istniejącego dokumentu albo odtworzyć jego treść z akt, a następnie – jeśli są podstawy – rozpoznać żądanie sprostowania.

Jak złożyć wniosek o wydanie odpisu świadectwa pracy?

Przepisy nie wymagają szczególnej formy, ale najlepiej złożyć wniosek pisemnie. W piśmie warto wskazać:

• imię, nazwisko i dane kontaktowe,
• nazwę pracodawcy,
• okres zatrudnienia, którego dotyczy wniosek,
• żądanie wydania odpisu albo kopii świadectwa pracy,
• informację, że oryginał zaginął,
• sposób odbioru dokumentu: osobiście, pocztą lub przez pełnomocnika.

Jeżeli problem dotyczy braku dokumentu w ogóle, pomocny może być także materiał o tym, jak wygląda postępowanie przy braku świadectwa.

Co zrobić, gdy pracodawca odmawia?

Jeżeli pracodawca nie wydaje świadectwa pracy, odpisu albo odmawia sprostowania, pracownik może skierować sprawę do sądu pracy. W zależności od stanu faktycznego żądanie może dotyczyć:

• zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa pracy,
• sprostowania świadectwa pracy,
• ustalenia uprawnienia do otrzymania dokumentu,
• odszkodowania za szkodę spowodowaną niewydaniem w terminie lub wydaniem niewłaściwego świadectwa.

Podstawą odszkodowania jest art. 99 § 1 i § 2 Kodeksu pracy. Przepis przewiduje, że pracownikowi przysługuje odszkodowanie za szkodę poniesioną wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. Odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni.

Roszczenie o odszkodowanie wymaga wykazania szkody i związku przyczynowego, np. że z powodu braku świadectwa pracownik nie został zatrudniony albo nie mógł wykazać uprawnień pracowniczych czy ubezpieczeniowych.

Gdy pracodawca już nie istnieje albo nie ma dokumentów

W starszych sprawach problemem bywa likwidacja zakładu pracy, przekształcenia albo przekazanie dokumentacji do archiwum. Wtedy trzeba ustalić następcę prawnego, podmiot przechowujący dokumentację pracowniczą lub właściwe archiwum. Zasady przechowywania dokumentacji wynikają m.in. z ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz z przepisów wykonawczych dotyczących dokumentacji pracowniczej.

Jeżeli potrzebny jest duplikat z archiwum, kluczowe jest ustalenie, kto przejął akta osobowe i płacowe po zlikwidowanym pracodawcy.

FAQ

Czy pracodawca ma obowiązek wydać duplikat świadectwa pracy?

Tak, w praktyce powinien wydać odpis lub kopię na podstawie posiadanej dokumentacji pracowniczej. Nie wydaje ponownie „oryginału”, lecz dokument odtworzony z akt.

Ile mam czasu na sprostowanie świadectwa pracy?

Na podstawie art. 97 § 2¹ Kodeksu pracy masz 14 dni od otrzymania świadectwa pracy na złożenie wniosku do pracodawcy. Po odmowie masz kolejne 14 dni na złożenie pozwu do sądu pracy.

Czy brak świadectwa pracy daje prawo do odszkodowania?

Tak, ale tylko wtedy, gdy wykażesz szkodę spowodowaną niewydaniem w terminie albo wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy. Podstawą jest art. 99 § 1 i § 2 Kodeksu pracy.

Co jeśli firma została zlikwidowana?

Trzeba ustalić następcę prawnego albo podmiot przechowujący dokumentację pracowniczą. Często będą to archiwa lub wyspecjalizowani przechowawcy akt osobowych i płacowych.

Czy można żądać sprostowania po wielu latach?

To zależy od konkretnego stanu faktycznego. Ustawowy tryb z art. 97 § 2¹ Kodeksu pracy jest terminowy, ale w niektórych sprawach możliwe jest dochodzenie ochrony na drodze sądowej także później, zwłaszcza gdy skutki błędu ujawniły się dopiero po czasie.

Źródła

• art. 94 pkt 9a i 9b, art. 97 § 1, § 1¹, § 2¹, art. 99 § 1 i § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy
• rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej
• ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach