Wynajem mieszkania na biuro a zgoda wspólnoty

Czy wspólnota może zakazać wynajęcia mieszkania na biuro?

Co do zasady nie. Właściciel lokalu może korzystać z niego i rozporządzać nim w granicach określonych przez ustawy oraz zasady współżycia społecznego. Wynika to z art. 140 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny. Zawarcie umowy najmu jest wykonywaniem prawa własności, a sama umowa najmu została uregulowana w art. 659 § 1 Kodeksu cywilnego.

Wspólnota mieszkaniowa zarządza nieruchomością wspólną, a nie lokalami stanowiącymi odrębną własność. Z art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali wynika, że nieruchomością wspólną są grunt oraz części budynku i urządzenia, które nie służą wyłącznie do użytku właścicieli lokali. Wspólnota może więc podejmować decyzje dotyczące np. elewacji, klatki schodowej, dachu, instalacji wspólnych czy zasad korzystania z części wspólnych, ale nie może dowolnie ingerować w sam fakt wynajęcia prywatnego lokalu.

Potwierdza to również praktyczne znaczenie wyroku Sądu Najwyższego z dnia 3 kwietnia 2009 r., sygn. II CSK 601/08: regulamin porządku domowego wspólnoty nie może nakładać na właścicieli dalej idących ograniczeń niż wynikające z przepisów prawa. Uchwała wspólnoty nie może więc sama w sobie wprowadzić generalnego zakazu prowadzenia spokojnej działalności biurowej w lokalu.

Granice korzystania z lokalu przez właściciela i najemcę

To, że zgoda wspólnoty zasadniczo nie jest potrzebna na sam najem, nie oznacza pełnej dowolności. Zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy o własności lokali właściciel lokalu ma obowiązek ponosić wydatki związane z utrzymaniem swojego lokalu, utrzymywać lokal w należytym stanie, przestrzegać porządku domowego, uczestniczyć w kosztach zarządu nieruchomością wspólną, korzystać z nieruchomości wspólnej w sposób nieutrudniający korzystania przez innych współwłaścicieli oraz współdziałać z nimi w ochronie wspólnego dobra.

Dodatkowo art. 144 Kodeksu cywilnego nakazuje właścicielowi nieruchomości powstrzymywać się od działań, które zakłócałyby korzystanie z nieruchomości sąsiednich ponad przeciętną miarę. Jeżeli więc działalność najemcy powodowałaby hałas, wzmożony ruch klientów, uciążliwe dostawy, zapachy, odpady albo inne immisje przekraczające normalną miarę, wspólnota lub poszczególni właściciele mogliby domagać się zaniechania naruszeń na podstawie art. 222 § 2 Kodeksu cywilnego w związku z art. 144 Kodeksu cywilnego.

W umowie najmu warto wyraźnie wpisać, że najemca ma obowiązek przestrzegać regulaminu porządku domowego, zasad korzystania z części wspólnych, przepisów przeciwpożarowych i sanitarnych oraz ponosić wobec wynajmującego koszty wynikające z naruszeń. Przy wynajęciu mieszkania na jednoosobową działalność szczególnie ważne jest ustalenie, czy lokal będzie tylko adresem i miejscem pracy biurowej, czy także miejscem obsługi klientów.

Kiedy potrzebna jest zgoda wspólnoty?

Zgoda wspólnoty jest potrzebna przede wszystkim wtedy, gdy planowana działalność wymaga korzystania z nieruchomości wspólnej w sposób wykraczający poza zwykłe korzystanie albo ingeruje w jej części. Chodzi zwłaszcza o elewację, klatkę schodową, dach, piony instalacyjne, ściany konstrukcyjne, wspólne przewody wentylacyjne, podwórze, parking stanowiący część wspólną lub inne elementy wskazane w art. 3 ust. 2 ustawy o własności lokali.

Jeżeli czynność przekracza zakres zwykłego zarządu nieruchomością wspólną, potrzebna jest uchwała właścicieli lokali. Wynika to z art. 22 ust. 2 ustawy o własności lokali. Przykładowo art. 22 ust. 3 pkt 4 tej ustawy wymienia zmianę przeznaczenia części nieruchomości wspólnej jako czynność przekraczającą zwykły zarząd.

Czy trzeba zgłosić wspólnocie, że lokal wynajmuje inny przedsiębiorca?

Przepisy ustawy o własności lokali nie wprowadzają ogólnego obowiązku uzyskania zgody wspólnoty na to, że działalność w lokalu będzie prowadził najemca, a nie właściciel. Wspólnota nie może żądać zatwierdzania osoby najemcy tylko dlatego, że lokal zostaje wynajęty na biuro.

W praktyce warto jednak poinformować zarząd lub zarządcę o zmianie sposobu korzystania z lokalu, danych kontaktowych do osoby faktycznie przebywającej w lokalu oraz ewentualnej potrzebie rozliczania mediów. Jest to działanie organizacyjne, a nie prośba o zgodę. Może zapobiec sporom o dostęp do lokalu w razie awarii, rozliczenia wody, śmieci, wind, domofonu czy zasad korzystania z miejsc postojowych.

Zmiana sposobu użytkowania lokalu a Prawo budowlane

Nie każda działalność biurowa w mieszkaniu oznacza zmianę sposobu użytkowania w rozumieniu Prawa budowlanego. Kluczowy jest art. 71 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane. Zgodnie z tym przepisem przez zmianę sposobu użytkowania obiektu budowlanego lub jego części rozumie się w szczególności podjęcie albo zaniechanie działalności zmieniającej warunki: bezpieczeństwa pożarowego, powodziowego, pracy, zdrowotne, higieniczno-sanitarne, ochrony środowiska, wielkość lub układ obciążeń.

Jeżeli w lokalu ma być zwykłe biuro, bez pracowników lub z niewielką liczbą osób, bez przyjmowania wielu klientów i bez przebudowy, zgłoszenie zmiany sposobu użytkowania często nie będzie konieczne. Jeżeli jednak ma powstać np. gabinet medyczny, kosmetyczny, przedszkole, punkt usługowy z obsługą klientów, działalność z dodatkowymi wymaganiami sanitarnymi albo pożarowymi, sytuacja może być inna.

Zgłoszenia zmiany sposobu użytkowania dokonuje się organowi administracji architektoniczno-budowlanej, czyli najczęściej staroście albo prezydentowi miasta na prawach powiatu. Z art. 71 ust. 2 Prawa budowlanego wynika, że zgłoszenie powinno nastąpić przed dokonaniem zmiany. Na podstawie art. 71 ust. 4 Prawa budowlanego zmiana może nastąpić, jeżeli organ nie wniesie sprzeciwu w terminie 30 dni od doręczenia zgłoszenia, przy czym nie później niż po upływie 2 lat od doręczenia zgłoszenia.

Jeżeli zmiana sposobu użytkowania zostanie dokonana bez wymaganego zgłoszenia albo mimo sprzeciwu, organ nadzoru budowlanego może zastosować procedurę z art. 71a Prawa budowlanego, w tym wstrzymać użytkowanie i nałożyć obowiązek przedstawienia dokumentów. W określonych przypadkach może pojawić się także opłata legalizacyjna.

Jeżeli problem dotyczy odwrotnej sytuacji, czyli lokalu użytkowego, który ma stać się mieszkaniem, przydatne może być omówienie zagadnienia przekształcenia lokalu biurowego w mieszkalny.

Opłaty na rzecz wspólnoty i podatek od nieruchomości

Opłaty na rzecz wspólnoty obciążają właściciela lokalu. Wynika to przede wszystkim z art. 13 ust. 1 ustawy o własności lokali, który nakłada na właściciela obowiązek uczestniczenia w kosztach zarządu nieruchomością wspólną, oraz z art. 15 ust. 1 tej ustawy, zgodnie z którym na pokrycie kosztów zarządu właściciele uiszczają zaliczki w formie bieżących opłat.

Najemca może oczywiście zwracać właścicielowi te koszty na podstawie umowy najmu. Dla porządku warto w umowie wskazać, które opłaty są wliczone w czynsz, które są refakturowane lub rozliczane odrębnie, a które obciążają najemcę tylko wtedy, gdy wynikają z jego sposobu korzystania z lokalu, np. opłata za reklamę, zwiększone zużycie mediów albo dodatkowe sprzątanie części wspólnych.

Wspólnota może próbować zwiększyć obciążenia właścicieli lokali użytkowych, jeżeli uzasadnia to sposób korzystania z tych lokali. Podstawą jest art. 12 ust. 3 ustawy o własności lokali. Taka uchwała nie może być jednak dowolna. Powinna mieć związek z rzeczywistym zwiększeniem kosztów utrzymania nieruchomości wspólnej, np. większym ruchem klientów, częstszym korzystaniem z windy, dodatkowymi odpadami lub większym zabrudzeniem klatki schodowej. Sam fakt, że lokal jest wynajęty przedsiębiorcy, nie powinien automatycznie uzasadniać oderwanej od kosztów opłaty za uciążliwość.

Osobno należy ocenić podatek od nieruchomości. Z art. 5 ust. 1 pkt 2 lit. a i lit. b ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych wynika rozróżnienie stawek dla budynków lub ich części mieszkalnych oraz dla części związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Jeżeli mieszkanie jest faktycznie zajęte na prowadzenie działalności gospodarczej, gmina może stosować wyższą stawkę podatku od nieruchomości do tej powierzchni. Właściciel będący osobą fizyczną powinien zgłosić zmianę danych mających wpływ na podatek na zasadach z art. 6 ust. 6 tej ustawy, czyli co do zasady w terminie 14 dni od zaistnienia okoliczności uzasadniających zmianę wysokości opodatkowania.

Jak najemca może zaliczać opłaty do kosztów działalności?

Jeżeli najemca prowadzi działalność gospodarczą i używa lokalu na potrzeby tej działalności, czynsz najmu oraz opłaty eksploatacyjne mogą być dla niego kosztem uzyskania przychodów, o ile spełniają warunki z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych i nie są wyłączone na podstawie art. 23 tej ustawy. W przypadku spółek kapitałowych odpowiednikiem jest art. 15 ust. 1 oraz art. 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych.

Podstawą rozliczenia powinny być dokumenty: umowa najmu, potwierdzenia przelewów, faktury, rachunki, noty obciążeniowe lub zestawienia opłat, zależnie od statusu podatkowego wynajmującego i sposobu rozliczania mediów. Wspólnota zazwyczaj wystawia obciążenia właścicielowi, a nie najemcy. Najemca rozlicza więc koszt na podstawie dokumentów otrzymanych od wynajmującego oraz zapisów umowy.

FAQ

Czy wspólnota może zakazać prowadzenia firmy w mieszkaniu?

Nie w sposób generalny. Art. 140 Kodeksu cywilnego chroni prawo właściciela do korzystania z lokalu i rozporządzania nim. Wspólnota może jednak reagować, gdy działalność narusza art. 13 ust. 1 ustawy o własności lokali, ingeruje w nieruchomość wspólną albo powoduje uciążliwości przekraczające granice z art. 144 Kodeksu cywilnego.

Czy muszę informować wspólnotę o najemcy prowadzącym biuro?

Nie ma ogólnego obowiązku uzyskania zgody wspólnoty na osobę najemcy. Warto jednak przekazać zarządcy dane kontaktowe i informację o sposobie korzystania z lokalu, zwłaszcza gdy może to mieć wpływ na rozliczenia, dostęp w razie awarii albo porządek w budynku.

Czy wspólnota może pobierać dodatkową opłatę za działalność?

Może to być dopuszczalne tylko wtedy, gdy ma podstawę w uchwale i jest powiązane z rzeczywistym zwiększeniem kosztów utrzymania nieruchomości wspólnej. Art. 12 ust. 3 ustawy o własności lokali dotyczy zwiększenia obciążeń właścicieli lokali użytkowych, jeżeli uzasadnia to sposób korzystania z tych lokali. Opłata nie powinna być automatyczną sankcją za sam najem przedsiębiorcy.

Kto płaci wspólnocie: właściciel czy najemca?

Wobec wspólnoty zobowiązany jest właściciel lokalu. Wynika to z art. 13 ust. 1 i art. 15 ust. 1 ustawy o własności lokali. Najemca może zwracać właścicielowi te wydatki, jeżeli tak stanowi umowa najmu.

Czy samo zarejestrowanie firmy w mieszkaniu powoduje wyższy podatek od nieruchomości?

Decydujące znaczenie ma faktyczne zajęcie lokalu lub jego części na prowadzenie działalności gospodarczej. Jeżeli lokal jest realnie używany jako biuro, może powstać obowiązek stosowania wyższej stawki z art. 5 ust. 1 pkt 2 lit. b ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Jeżeli adres służy wyłącznie do korespondencji, ocena może być inna i zależy od konkretnych okoliczności.

Źródła

• Art. 140, art. 144, art. 222 § 2 oraz art. 659 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny.
• Art. 3 ust. 2, art. 12 ust. 3, art. 13 ust. 1, art. 15 ust. 1 oraz art. 22 ust. 2 i ust. 3 pkt 4 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali.
• Art. 71 i art. 71a ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane.
• Art. 5 ust. 1 pkt 2 lit. a i lit. b oraz art. 6 ust. 6 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych.
• Art. 22 ust. 1 i art. 23 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych; art. 15 ust. 1 i art. 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych.
• Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 3 kwietnia 2009 r., sygn. II CSK 601/08.