Rezygnacja z zarządu wspólnoty mieszkaniowej

Zarząd we wspólnocie mieszkaniowej

W większej wspólnocie mieszkaniowej, czyli wtedy, gdy liczba lokali wyodrębnionych i niewyodrębnionych jest większa niż trzy, właściciele lokali mają obowiązek podjąć uchwałę o wyborze jednoosobowego albo kilkuosobowego zarządu. Wynika to z art. 20 ust. 1 ustawy o własności lokali. Członkiem zarządu może być wyłącznie osoba fizyczna, wybrana spośród właścicieli lokali albo spoza ich grona.

Zarząd kieruje sprawami wspólnoty mieszkaniowej i reprezentuje ją na zewnątrz oraz w stosunkach między wspólnotą a poszczególnymi właścicielami lokali. Jeżeli zarząd jest kilkuosobowy, oświadczenia woli za wspólnotę składają przynajmniej dwaj jego członkowie. Ma to znaczenie praktyczne zwłaszcza przy umowach, przelewach bankowych, wypowiedzeniach i korespondencji wymagającej reprezentacji wspólnoty.

Ustawa o własności lokali reguluje wybór, zawieszenie i odwołanie zarządu, ale nie zawiera szczegółowej procedury rezygnacji członka zarządu. Nie oznacza to jednak, że członek zarządu jest związany funkcją bezterminowo. Pełnienie funkcji w zarządzie ma charakter dobrowolny, dlatego członek zarządu może z niej zrezygnować.

Czy rezygnacja wymaga zgody wspólnoty albo drugiego członka zarządu?

Nie. Rezygnacja z członkostwa w zarządzie wspólnoty mieszkaniowej jest jednostronnym oświadczeniem woli. Oznacza to, że dla jej skuteczności nie jest potrzebna zgoda drugiego członka zarządu, zgoda administratora ani uchwała właścicieli lokali. Uchwała jest potrzebna do wyboru nowego członka zarządu, ewentualnie do zmiany liczby członków zarządu, ale nie do samego przyjęcia rezygnacji.

Jeżeli w piśmie wskazano, że rezygnacja następuje z ostatnim dniem miesiąca, to co do zasady właśnie ta data wyznacza koniec pełnienia funkcji. Jeżeli daty nie wskazano, należy przyjąć regułę z art. 61 Kodeksu cywilnego: oświadczenie jest skutecznie złożone wtedy, gdy doszło do adresata w taki sposób, że mógł zapoznać się z jego treścią.

W praktyce warto unikać rezygnacji ustnej, mimo że przepisy nie przewidują dla niej szczególnej formy. Pisemne oświadczenie z potwierdzeniem doręczenia zmniejsza ryzyko sporu o to, czy rezygnacja została złożona, komu ją doręczono i od kiedy wywołała skutki.

Komu doręczyć rezygnację z zarządu wspólnoty?

Adresatem rezygnacji jest wspólnota mieszkaniowa. Najbezpieczniej przygotować krótkie pisemne oświadczenie i doręczyć je w sposób możliwy do udowodnienia. W zależności od organizacji danej wspólnoty można to zrobić przez:

• złożenie pisma drugiemu członkowi zarządu za pokwitowaniem odbioru,
• złożenie pisma administratorowi lub zarządcy technicznemu, jeżeli w praktyce przyjmuje korespondencję wspólnoty, z żądaniem potwierdzenia wpływu i przekazania pisma właścicielom lub zarządowi,
• wysłanie pisma listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na adres wspólnoty, adres zarządu albo adres wskazany do korespondencji,
• złożenie oświadczenia na zebraniu właścicieli lokali i dopilnowanie, aby zostało wpisane do protokołu.

Samo wręczenie pisma administratorowi może być wystarczające, jeżeli administrator faktycznie obsługuje wspólnotę i przyjmuje jej korespondencję. Jeżeli jednak istnieje spór w zarządzie albo administrator nie ma wyraźnego umocowania do odbioru takich oświadczeń, bezpieczniej doręczyć rezygnację także drugiemu członkowi zarządu oraz właścicielom lokali, np. przez zebranie albo listę korespondencyjną.

Co się dzieje, gdy z dwuosobowego zarządu odchodzi jeden członek?

Rezygnacja jest możliwa także wtedy, gdy zarząd wspólnoty jest dwuosobowy. Sam fakt, że po odejściu jednej osoby w zarządzie zostanie tylko jeden członek, nie blokuje rezygnacji. Nie można zmuszać członka zarządu do dalszego pełnienia funkcji tylko dlatego, że wspólnota nie wybrała jeszcze następcy.

Skutek praktyczny jest jednak istotny: jeżeli uchwała wspólnoty przewiduje zarząd kilkuosobowy, a w zarządzie pozostaje tylko jedna osoba, reprezentacja wspólnoty może zostać utrudniona. Zgodnie z art. 21 ust. 2 ustawy o własności lokali przy zarządzie kilkuosobowym oświadczenia woli za wspólnotę składają co najmniej dwaj członkowie zarządu. Dlatego wspólnota powinna jak najszybciej podjąć uchwałę o wyborze nowego członka zarządu albo o zmianie zarządu na jednoosobowy.

W okresie przejściowym warto zawiadomić bank, administratora, dostawców mediów i kontrahentów wspólnoty o zmianie składu zarządu. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której były członek zarządu nadal figuruje w banku jako osoba uprawniona do autoryzowania przelewów albo podpisywania dokumentów.

Czy były członek zarządu może podpisywać przelewy po rezygnacji?

Po skutecznej rezygnacji były członek zarządu nie powinien podpisywać przelewów, umów, wypowiedzeń ani innych dokumentów w imieniu wspólnoty. Nie jest już członkiem organu reprezentującego wspólnotę, więc dalsze działanie w jej imieniu może zostać zakwestionowane.

Najlepiej, aby wraz z rezygnacją albo bezpośrednio po jej skuteczności były członek zarządu przekazał dokumenty, pieczęcie, tokeny bankowe, loginy administracyjne i inne narzędzia związane z funkcją. Warto zrobić to protokolarnie, z datą i podpisami osób odbierających. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w których członek zarządu miał dostęp do rachunku bankowego wspólnoty.

Bank zwykle wymaga aktualnych dokumentów wspólnoty: uchwały o zmianie zarządu, protokołu zebrania, listy obecności albo innych dokumentów wymaganych przez wewnętrzne procedury bankowe. Sama rezygnacja nie zawsze automatycznie usuwa dostęp w systemie bankowym, dlatego trzeba zadbać o formalną aktualizację uprawnień.

Odpowiedzialność po rezygnacji z zarządu

Były członek zarządu co do zasady nie odpowiada za decyzje podjęte po skutecznej rezygnacji, o ile nie brał w nich udziału i nie działał dalej w imieniu wspólnoty. Nie powinien więc odpowiadać za samodzielne decyzje pozostałego członka zarządu podjęte już po ustaniu jego funkcji.

Rezygnacja nie działa jednak wstecz. Były członek zarządu może ponosić odpowiedzialność za własne wcześniejsze działania lub zaniechania, np. za podpisanie niekorzystnej umowy bez wymaganej uchwały, nieprzekazanie dokumentów, nieprawidłowe dysponowanie środkami wspólnoty albo naruszenie zasad prowadzenia spraw wspólnoty. Każdorazowo wymaga to oceny konkretnego stanu faktycznego, zakresu obowiązków i skutków danej czynności.

Jeżeli członek zarządu otrzymywał wynagrodzenie, przy ocenie skutków nagłej rezygnacji mogą mieć znaczenie także uzgodnienia ze wspólnotą oraz odpowiednio stosowane przepisy o świadczeniu usług lub zleceniu. W typowej sytuacji sama rezygnacja z ważnych powodów, np. zdrowotnych albo rodzinnych, nie powinna rodzić odpowiedzialności, ale nagłe porzucenie istotnych spraw bez przekazania dokumentów może wywołać spór.

Jak napisać rezygnację z zarządu wspólnoty?

Pismo nie musi być długie. Powinno jednak jednoznacznie wskazywać, kto rezygnuje, z jakiej funkcji, w jakiej wspólnocie i od kiedy. Dobrze dodać prośbę o niezwłoczne poinformowanie banku, administratora i właścicieli lokali oraz o przygotowanie uchwały w sprawie uzupełnienia składu zarządu.

Przykładowo pismo może zawierać: datę, miejscowość, dane wspólnoty, dane osoby rezygnującej, jasne zdanie o rezygnacji, datę skuteczności, podpis oraz sposób przekazania dokumentów. W sprawach spornych warto złożyć pismo w dwóch egzemplarzach i zachować egzemplarz z potwierdzeniem wpływu.

FAQ

Czy członek zarządu wspólnoty może zrezygnować bez zgody mieszkańców?

Tak. Rezygnacja jest jednostronnym oświadczeniem woli. Właściciele lokali nie muszą jej zatwierdzać uchwałą. Uchwała będzie potrzebna dopiero do wyboru nowego członka zarządu albo do zmiany liczby członków zarządu.

Od kiedy rezygnacja jest skuteczna?

Jeżeli w piśmie wskazano konkretną datę, rezygnacja jest skuteczna od tej daty, o ile oświadczenie zostało wcześniej doręczone wspólnocie. Jeżeli daty nie wskazano, decyduje chwila, w której oświadczenie doszło do wspólnoty tak, że mogła zapoznać się z jego treścią.

Czy rezygnację można wysłać e-mailem?

Można, ale tylko wtedy, gdy da się później wykazać, że wiadomość dotarła do właściwego adresata i że można ustalić osobę składającą oświadczenie. W praktyce bezpieczniejsze jest pismo z potwierdzeniem odbioru albo oświadczenie wpisane do protokołu zebrania.

Czy po rezygnacji można jeszcze podpisać pilny przelew?

Nie powinno się tego robić. Po skutecznej rezygnacji dana osoba nie jest już członkiem zarządu i nie powinna działać w imieniu wspólnoty. Pilne sprawy powinien załatwić aktualny zarząd zgodnie z zasadami reprezentacji albo wspólnota powinna pilnie uzupełnić skład zarządu.

Czy były członek zarządu odpowiada za decyzje drugiego członka zarządu?

Co do zasady nie odpowiada za decyzje podjęte po skutecznej rezygnacji, jeżeli nie brał w nich udziału. Może jednak odpowiadać za własne wcześniejsze działania lub zaniechania z okresu, gdy pełnił funkcję.

Podsumowanie

Członek zarządu wspólnoty mieszkaniowej może zrezygnować z funkcji w każdym czasie, także wtedy, gdy zarząd jest dwuosobowy. Rezygnacja nie wymaga akceptacji drugiego członka zarządu ani uchwały właścicieli, ale musi zostać skutecznie doręczona wspólnocie. Po skutecznej rezygnacji były członek zarządu nie powinien podpisywać przelewów ani innych dokumentów w imieniu wspólnoty. Wspólnota powinna natomiast szybko uzupełnić skład zarządu albo zmienić model zarządu, aby uniknąć problemów z reprezentacją.

Źródła

1. Ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali, tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 232 - ISAP.

2. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, w szczególności art. 60, art. 61 oraz odpowiednio art. 746 - ISAP.