Zaniedbania zarządcy lub zarządu wspólnoty i zawyżone opłaty – co zrobić?

Co można zrobić samodzielnie jako właściciel lokalu?

Tak – nawet bez poparcia całej wspólnoty można podjąć kilka realnych działań. Trzeba jednak odróżnić trzy kwestie:

• kontrolę dokumentów i rozliczeń wspólnoty,
• zgłoszenie zagrożeń technicznych do właściwych organów,
• zmianę zarządu lub zarządcy, która zwykle wymaga już uchwały właścicieli.

Podstawowe uprawnienie właściciela wynika z art. 27 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali, zgodnie z którym każdy właściciel lokalu ma prawo i obowiązek współdziałania w zarządzie nieruchomością wspólną. Z kolei art. 29 ust. 3 ustawy o własności lokali stanowi wprost, że każdemu właścicielowi lokalu służy prawo kontroli działalności zarządu.

W praktyce oznacza to możliwość żądania wglądu do dokumentów dotyczących zarządu nieruchomością wspólną, w szczególności do rozliczeń, umów, uchwał, sprawozdań, protokołów, ofert wykonawców czy dokumentacji technicznej – o ile pozostają w związku z zarządem nieruchomością wspólną.

Jakich dokumentów można żądać od wspólnoty?

Na podstawie art. 29 ust. 1 i ust. 1a ustawy o własności lokali zarząd lub zarządca, któremu zarząd powierzono w trybie art. 18 ust. 1 ustawy o własności lokali, ma obowiązek prowadzić dla każdej nieruchomości wspólnej ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu nieruchomością wspólną, zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów oraz rozliczeń z innych tytułów.

Właściciel może żądać zwłaszcza:

• kartoteki lokalu i historii naliczeń,
• uchwał określających stawki zaliczek,
• rocznych sprawozdań finansowych i sprawozdań z działalności zarządu,
• rozliczeń funduszu remontowego, jeśli jest prowadzony,
• umów z administratorem, konserwatorami i wykonawcami,
• protokołów przeglądów technicznych budynku,
• protokołów z okresowych kontroli przewodów kominowych, instalacji gazowej i elektrycznej, jeżeli dotyczą nieruchomości wspólnej.

Jeżeli problem dotyczy dostępu do dokumentacji, pomocne mogą być także materiały o tym, jakie są obowiązki wobec wspólnoty w zakresie udostępniania dokumentów właścicielowi lub jego pełnomocnikowi.

W orzecznictwie przyjmuje się, że spory o dostęp do takich dokumentów należą do właściwości sądów powszechnych, a nie administracyjnych. Potwierdza to m.in. postanowienie WSA w Opolu z 23 stycznia 2023 r., II SAB/Op 93/22, oraz postanowienie WSA we Wrocławiu z 2 lipca 2021 r., II SAB/Wr 240/21.

Jak napisać skuteczne wezwanie do zarządu lub zarządcy?

Pismo powinno być konkretne i nadane w sposób umożliwiający późniejsze wykazanie doręczenia – najlepiej listem poleconym za potwierdzeniem odbioru albo e-mailem, jeżeli wspólnota przyjęła taki sposób komunikacji i można potwierdzić doręczenie.

W wezwaniu warto:

1. wskazać, że działa Pani/Pan jako właściciel lokalu na podstawie art. 27 i art. 29 ust. 3 ustawy o własności lokali,
2. dokładnie wymienić żądane dokumenty,
3. zażądać wskazania podstawy naliczania opłat, w tym metrażu przyjętego do rozliczeń,
4. wyznaczyć rozsądny termin na odpowiedź, np. 7 albo 14 dni,
5. zapowiedzieć dalsze kroki: zgłoszenie organom, zaskarżenie uchwały, pozew o zwrot nadpłaty lub wniosek o poddanie pod głosowanie sprawy odwołania zarządu albo zmiany zarządcy.

Jeżeli termin odpowiedzi nie wynika z ustawy lub regulaminu wspólnoty, można pomocniczo powołać się na art. 455 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, zgodnie z którym świadczenie powinno być spełnione niezwłocznie po wezwaniu, gdy termin nie jest oznaczony. W praktyce nie oznacza to „natychmiast”, lecz bez nieuzasadnionej zwłoki.

Zawyżony „czynsz” we wspólnocie – co naprawdę można zakwestionować?

We wspólnocie mieszkaniowej potocznie mówi się o „czynszu”, ale prawnie najczęściej chodzi o zaliczki na koszty zarządu nieruchomością wspólną oraz inne opłaty związane z lokalem. Zgodnie z art. 12 ust. 2 ustawy o własności lokali właściciele lokali ponoszą wydatki i ciężary związane z utrzymaniem nieruchomości wspólnej w stosunku do swoich udziałów. Natomiast na mocy art. 13 ust. 1 ustawy o własności lokali właściciel ponosi wydatki związane z utrzymaniem jego lokalu, uczestniczy w kosztach zarządu i jest obowiązany utrzymywać lokal w należytym stanie.

To, czy opłaty powinny być naliczane według powierzchni lokalu, udziału w nieruchomości wspólnej, liczby osób czy jeszcze innego kryterium, zależy od rodzaju opłaty oraz od treści uchwał wspólnoty. Dlatego najpierw trzeba ustalić:

• jakiego składnika opłaty dotyczy zawyżenie,
• czy istnieje uchwała określająca sposób rozliczania,
• czy przyjęte dane są zgodne z aktem notarialnym, księgą wieczystą i udziałem w nieruchomości wspólnej.

Jeżeli zaliczki zostały naliczone według błędnych danych, można domagać się:

• korekty bieżących naliczeń,
• korekty rozliczeń za okres nieprzedawniony,
• zwrotu nadpłaconych kwot jako świadczenia nienależnego na podstawie art. 410 § 1 i § 2 Kodeksu cywilnego w zw. z art. 405 Kodeksu cywilnego, jeżeli brak było podstawy prawnej do pobrania określonych kwot.

Roszczenia majątkowe co do zasady przedawniają się na zasadach ogólnych z art. 118 Kodeksu cywilnego. Długość terminu może zależeć od charakteru roszczenia i konkretnego stanu faktycznego, dlatego przy większej kwocie warto przeanalizować sprawę indywidualnie.

Brak reakcji na usterki i zagrożenia techniczne – gdzie zgłosić sprawę?

Jeżeli problem dotyczy bezpieczeństwa budynku, nie trzeba czekać na uchwałę wspólnoty. Można działać równolegle wobec organów publicznych.

Zgodnie z art. 61 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane właściciel lub zarządca obiektu budowlanego ma obowiązek utrzymywać i użytkować obiekt zgodnie z zasadami określonymi w ustawie, a także zapewnić bezpieczne użytkowanie obiektu. Z kolei art. 62 ust. 1 Prawa budowlanego przewiduje obowiązek okresowych kontroli stanu technicznego obiektu.

W zależności od rodzaju nieprawidłowości można zawiadomić:

• powiatowego inspektora nadzoru budowlanego – gdy chodzi o zaniedbania techniczne, brak przeglądów, zły stan części wspólnych, zagrożenie bezpieczeństwa,
• państwową straż pożarną – gdy problem dotyczy ochrony przeciwpożarowej, drożności dróg ewakuacyjnych, wadliwych instalacji stwarzających ryzyko pożaru,
• powiatowego inspektora sanitarnego – przy zawilgoceniu, grzybie, zagrożeniach sanitarnych,
• policję lub prokuraturę – jeżeli istnieje podejrzenie przestępstwa, np. działania na szkodę wspólnoty, poświadczenia nieprawdy, przywłaszczenia środków albo narażenia na niebezpieczeństwo; to jednak wymaga konkretnych dowodów, nie samych podejrzeń.

W zawiadomieniu najlepiej opisać stan faktyczny, wskazać daty, załączyć zdjęcia, korespondencję, protokoły i dane świadków. Im bardziej techniczny problem, tym ważniejsze są dokumenty, a nie same oceny.

Czy można odwołać zarząd lub zmienić zarządcę bez poparcia wspólnoty?

Najczęściej nie. Jeżeli we wspólnocie działa zarząd wybrany uchwałą właścicieli, to zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o własności lokali w dużej wspólnocie właściciele lokali wybierają jednoosobowy lub kilkuosobowy zarząd. Odwołanie członka zarządu następuje również w drodze uchwały właścicieli.

Jeżeli zarząd nieruchomością wspólną został powierzony zarządcy w umowie notarialnej na podstawie art. 18 ust. 1 ustawy o własności lokali, zmiana tego sposobu zarządu wymaga co do zasady uchwały zaprotokołowanej przez notariusza zgodnie z art. 18 ust. 2a ustawy o własności lokali.

To oznacza, że pojedynczy właściciel zwykle nie odwoła sam zarządu ani zarządcy, ale może:

• zażądać poddania sprawy pod głosowanie,
• zbierać dowody nieprawidłowości,
• kwestionować konkretne uchwały,
• domagać się rozliczenia szkody,
• przekonywać innych właścicieli do zmiany.

Jeżeli problem dotyczy przekraczania kompetencji przez osoby zarządzające wspólnotą, przydatny może być materiał o tym, kiedy uzasadniona jest obowiązki wobec wspólnoty w kontekście kontroli i odpowiedzialności zarządu.

W praktyce warto też przeanalizować, czy możliwa jest zmiana zarządu wspólnoty albo zarządcy wraz z jednoczesnym rozliczeniem salda opłat i dokumentacji.

Czy uchwałę wspólnoty można zaskarżyć?

Tak. Jeżeli zawyżone opłaty wynikają z uchwały właścicieli, zastosowanie ma art. 25 ust. 1 ustawy o własności lokali. Właściciel może zaskarżyć uchwałę do sądu z powodu jej niezgodności z przepisami prawa lub z umową właścicieli, naruszenia zasad prawidłowego zarządzania nieruchomością wspólną albo naruszenia jego interesów.

Termin na wniesienie powództwa wynosi 6 tygodni od dnia podjęcia uchwały na zebraniu ogółu właścicieli albo od dnia powiadomienia o treści uchwały podjętej w trybie indywidualnego zbierania głosów – wynika to z art. 25 ust. 1a ustawy o własności lokali.

Jeżeli 6-tygodniowy termin już minął, nie zawsze zamyka to drogę do działania. Nadal można np. kwestionować konkretne rozliczenia, żądać korekty naliczeń lub dochodzić zwrotu nienależnie pobranych kwot – zależnie od stanu faktycznego i podstawy prawnej.

FAQ

Czy zarządca musi odpowiadać na każde pismo właściciela?

Ustawa o własności lokali nie zawiera przepisu wyznaczającego jeden sztywny termin odpowiedzi na każde pismo. Jednak z prawa kontroli właściciela wynikającego z art. 29 ust. 3 ustawy o własności lokali wynika obowiązek umożliwienia realnego dostępu do informacji i dokumentów. Brak reakcji może uzasadniać dalsze kroki prawne.

Czy można iść z tym do UOKiK?

Zazwyczaj nie jest to podstawowa droga w sporze właściciela ze wspólnotą o rozliczenia części wspólnych. Najczęściej właściwe będą: zarząd wspólnoty, sąd cywilny, a przy zagrożeniach technicznych – nadzór budowlany lub straż pożarna.

Czy pojedynczy właściciel może żądać kopii dokumentów, a nie tylko wglądu?

Tak, w praktyce przyjmuje się taką możliwość, choć wspólnota może obciążyć właściciela kosztami wykonania kopii. Zakres i sposób udostępnienia dokumentów może też wynikać z regulaminu wspólnoty.

Czy można przestać płacić zawyżone opłaty do czasu wyjaśnienia sprawy?

To ryzykowne. Samodzielne wstrzymanie płatności może doprowadzić do powstania zaległości i pozwu o zapłatę. Bezpieczniej jest płacić pod protestem, równolegle żądając korekty i zwrotu nadpłaty, chyba że po analizie konkretnej sprawy istnieją podstawy do innego działania.

Czy można zgłosić sprawę do prokuratury?

Tak, ale tylko wtedy, gdy istnieją konkretne okoliczności wskazujące na możliwość popełnienia przestępstwa. Sama niegospodarność lub brak odpowiedzi na pisma nie zawsze wystarcza. Potrzebne są dokumenty, rozliczenia, umowy, świadkowie lub inne dowody.

Podsumowanie

Indywidualny właściciel lokalu nie musi pozostawać bierny wobec zaniedbań zarządu lub zarządcy. Może żądać dokumentów, sprawdzać podstawy naliczeń, kwestionować błędne rozliczenia, zgłaszać zagrożenia techniczne właściwym organom oraz przygotować materiał do zmiany zarządu lub zarządcy przez wspólnotę. Największe znaczenie ma precyzyjne pismo, komplet dowodów i właściwe dobranie trybu działania do konkretnego problemu.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali – ISAP

2. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny – ISAP

3. Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane – ISAP

4. Postanowienie WSA w Opolu z 23 stycznia 2023 r., II SAB/Op 93/22.

5. Postanowienie WSA we Wrocławiu z 2 lipca 2021 r., II SAB/Wr 240/21.

6. Wyrok Sądu Okręgowego w Poznaniu z 19 maja 2017 r., II CA 9/17.