Odmowa wglądu w dokumenty wspólnoty pełnomocnikowi właściciela

Prawo właściciela lokalu do informacji o sprawach wspólnoty

Podstawowym aktem prawnym jest ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali. Jeżeli w budynku są więcej niż 3 lokale, zasadniczo stosuje się regulację zarządu wspólnotą z art. 20 i następnych tej ustawy. Wynika to z art. 19 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali, zgodnie z którym do zarządu nieruchomością wspólną stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu cywilnego i Kodeksu postępowania cywilnego o współwłasności tylko wtedy, gdy liczba lokali wyodrębnionych i niewyodrębnionych nie jest większa niż 3.

Z art. 27 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali wynika, że każdy właściciel lokalu ma prawo i obowiązek współdziałania w zarządzie nieruchomością wspólną. Przepis ten nie oznacza, że każdy właściciel może samodzielnie zastępować zarząd, ale daje podstawę do uzyskiwania informacji potrzebnych do realnego współdecydowania o sprawach wspólnoty.

Jeszcze bardziej bezpośrednią podstawą prawa do kontroli jest art. 29 ust. 3 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali. Zgodnie z tym przepisem prawo kontroli działalności zarządu służy każdemu właścicielowi lokalu. W praktyce obejmuje to możliwość żądania wyjaśnień oraz wglądu w dokumenty, które dotyczą zarządu nieruchomością wspólną.

Prawo kontroli ma szczególne znaczenie także dlatego, że zgodnie z art. 29 ust. 1 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1 tej ustawy, jest obowiązany prowadzić dla każdej nieruchomości wspólnej ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu nieruchomością wspólną, zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów oraz rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej.

Jakich dokumentów wspólnoty może żądać właściciel?

Ustawa o własności lokali nie zawiera zamkniętej listy dokumentów, do których właściciel ma dostęp. Zakres żądania powinien jednak pozostawać w związku z nieruchomością wspólną i wykonywaniem prawa kontroli z art. 29 ust. 3 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali oraz prawa współdziałania w zarządzie z art. 27 tej ustawy.

Właściciel może więc co do zasady żądać wglądu między innymi do:

• uchwał właścicieli lokali i dokumentów dotyczących sposobu głosowania, z uwzględnieniem ochrony danych osobowych,
• umów zawieranych przez wspólnotę, np. z zarządcą, firmą sprzątającą, wykonawcą remontu lub dostawcą mediów,
• rozliczeń kosztów zarządu nieruchomością wspólną i zaliczek, o których mowa w art. 29 ust. 1 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali,
• dokumentów dotyczących funduszu remontowego, jeżeli taki fundusz został utworzony uchwałą właścicieli,
• sprawozdań zarządu, których przedstawienie właścicielom wynika z art. 30 ust. 1 pkt 2 i art. 30 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali,
• korespondencji i protokołów w sprawach dotyczących nieruchomości wspólnej, o ile nie narusza to praw osób trzecich w zakresie wykraczającym poza cel kontroli.

Jeżeli dokumenty zawierają dane osobowe innych właścicieli, nie oznacza to automatycznie prawa zarządu do całkowitej odmowy. W konkretnych przypadkach zarząd może jednak ograniczyć zakres ujawnianych danych, sporządzić kopię z anonimizacją albo umożliwić wgląd w sposób, który pogodzi prawo kontroli właściciela z ochroną danych osobowych. Ocena zależy od rodzaju dokumentu i celu żądania.

Czy pełnomocnik właściciela może przeglądać dokumenty wspólnoty?

Pełnomocnik działa w granicach umocowania. Wynika to z art. 95 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, zgodnie z którym czynności prawnej można dokonać przez przedstawiciela, z zastrzeżeniem wyjątków wynikających z ustawy albo z właściwości czynności prawnej. Zgodnie z art. 95 § 2 Kodeksu cywilnego czynność dokonana przez przedstawiciela w granicach umocowania pociąga skutki bezpośrednio dla reprezentowanego.

Źródłem umocowania pełnomocnika jest oświadczenie właściciela lokalu. Wynika to z art. 96 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, który stanowi, że umocowanie do działania w cudzym imieniu może opierać się na ustawie albo na oświadczeniu reprezentowanego. Jeżeli więc właściciel lokalu chce, aby inna osoba przeglądała dokumenty wspólnoty, powinna udzielić jej pełnomocnictwa obejmującego właśnie tę czynność.

Istotny jest art. 98 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny. Pełnomocnictwo ogólne obejmuje czynności zwykłego zarządu, natomiast do czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu potrzebne jest pełnomocnictwo określające ich rodzaj, chyba że ustawa wymaga pełnomocnictwa do poszczególnej czynności. Z kolei art. 99 § 2 Kodeksu cywilnego wymaga, aby pełnomocnictwo ogólne było udzielone na piśmie pod rygorem nieważności.

Jeżeli pełnomocnictwo zostało sformułowane wyłącznie jako upoważnienie do udziału w zebraniu i głosowania nad uchwałami, zarząd wspólnoty może zasadnie uznać, że nie obejmuje ono prawa do przeglądania dokumentów, żądania kopii ani odbioru wyjaśnień. Odmowa wglądu nie wynika wtedy z braku prawa samego właściciela, lecz z braku wykazania, że pełnomocnik może to prawo wykonywać w jego imieniu.

Jak powinno wyglądać pełnomocnictwo do wglądu w dokumenty?

Dla uniknięcia sporu pełnomocnictwo powinno być pisemne i możliwie konkretne. Powinno wskazywać właściciela lokalu, pełnomocnika, wspólnotę mieszkaniową oraz czynności, do których pełnomocnik jest upoważniony. W praktyce warto wpisać, że pełnomocnik może żądać informacji, przeglądać dokumenty wspólnoty, otrzymywać kopie lub skany, kierować zapytania do zarządu i zarządcy oraz odbierać odpowiedzi.

Przykładowy zakres umocowania może brzmieć: właściciel lokalu upoważnia pełnomocnika do wykonywania w jego imieniu prawa kontroli działalności zarządu wspólnoty mieszkaniowej, o którym mowa w art. 29 ust. 3 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali, w tym do żądania wglądu w dokumenty wspólnoty, sporządzania notatek, uzyskiwania kopii dokumentów oraz kierowania i odbierania korespondencji w tych sprawach.

Jeżeli pełnomocnictwo obejmuje także głosowanie nad uchwałami, warto wyraźnie wskazać ten element osobno. W sprawach, które mogą zostać uznane za przekraczające zwykły zarząd, bezpieczniejsze jest pełnomocnictwo rodzajowe, zgodnie z art. 98 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.

Jak złożyć żądanie wglądu w dokumenty wspólnoty?

Najlepiej złożyć wniosek pisemnie albo e-mailem na adres używany przez zarząd lub zarządcę. We wniosku warto wskazać podstawę prawną, czyli art. 27 i art. 29 ust. 3 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali, oraz dokładnie wymienić dokumenty, których dotyczy żądanie.

Wniosek powinien zawierać:

• dane właściciela lokalu i numer lokalu,
• dane pełnomocnika, jeżeli działa pełnomocnik,
• kopię pełnomocnictwa, gdy wniosek składa pełnomocnik,
• listę dokumentów lub kategorii dokumentów,
• prośbę o wyznaczenie terminu wglądu albo przesłanie kopii,
• rozsądny termin odpowiedzi, np. 7 lub 14 dni.

Ustawa o własności lokali nie określa jednego sztywnego terminu na udostępnienie dokumentów. Termin powinien być jednak realny i odpowiadać zasadzie wykonywania prawa kontroli w sposób nienadużywający prawa właściciela, ale też nieutrudniający pracy zarządu. Jeżeli dokumenty są obszerne, zarząd może zaproponować termin przeglądania w siedzibie zarządcy albo etapowe udostępnianie kopii.

Odmowa wglądu w dokumenty przez zarząd lub zarządcę

Jeżeli właściciel albo prawidłowo umocowany pełnomocnik żąda dokumentów związanych z nieruchomością wspólną, a zarząd odmawia bez uzasadnionej przyczyny, może to naruszać art. 29 ust. 3 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali. W pierwszej kolejności warto zażądać pisemnego uzasadnienia odmowy oraz wskazania, czy problem dotyczy zakresu pełnomocnictwa, ochrony danych osobowych, braku dokumentu czy innej przyczyny.

Jeżeli odmowa jest stała lub dotyczy istotnych dokumentów finansowych, właściciel może rozważyć działania wewnątrz wspólnoty, w tym wniosek o podjęcie uchwały, zmianę sposobu obsługi dokumentacji, zobowiązanie zarządu do określonego trybu udostępniania dokumentów albo zmianę zarządu wspólnoty.

W poważniejszych przypadkach zastosowanie może mieć art. 26 ust. 1 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli zarząd nie został powołany albo mimo powołania nie wypełnia swoich obowiązków lub narusza zasady prawidłowej gospodarki, każdy właściciel może żądać ustanowienia zarządcy przymusowego przez sąd. Jest to jednak środek dalej idący, zasadny zwłaszcza wtedy, gdy problem nie ogranicza się do jednorazowej odmowy, ale świadczy o trwałym niewykonywaniu obowiązków zarządu.

Możliwe jest również dochodzenie przed sądem cywilnym roszczenia o zobowiązanie wspólnoty do udostępnienia określonych dokumentów. Podstawą materialną takiego żądania są przede wszystkim art. 27 i art. 29 ust. 3 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali. Konkretna droga i treść pozwu zależą od tego, jakich dokumentów dotyczy spór, czy wnioskodawca jest właścicielem, czy działa przez pełnomocnika, oraz czy dokumenty rzeczywiście istnieją.

Odpowiedzialność zarządu za nieprawidłowe wykonywanie obowiązków

Zarząd wspólnoty powinien wykonywać swoje obowiązki z należytą starannością. Jeżeli niewykonanie albo nienależyte wykonanie obowiązków wyrządzi wspólnocie lub właścicielowi szkodę, w konkretnym stanie faktycznym można rozważać odpowiedzialność odszkodowawczą na podstawie art. 471 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny. Przepis ten stanowi, że dłużnik jest obowiązany do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania albo nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie albo nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które odpowiedzialności nie ponosi.

Samo nieudostępnienie dokumentów nie zawsze automatycznie oznacza powstanie szkody i odpowiedzialność finansową członków zarządu. Trzeba wykazać obowiązek, naruszenie, szkodę oraz związek przyczynowy. Jeżeli jednak odmowa wglądu uniemożliwiła wykrycie nieprawidłowości, doprowadziła do poniesienia kosztów albo była elementem szerszej niegospodarności, ocena może być inna.

Praktyczna tabela: kiedy odmowa może być zasadna?

FAQ

Czy zarząd wspólnoty może odmówić właścicielowi wglądu w dokumenty?

Może odmówić tylko wtedy, gdy istnieje konkretna i uzasadniona przyczyna, np. żądanie dotyczy dokumentów niezwiązanych z nieruchomością wspólną albo wymaga ochrony danych w określonym zakresie. Co do zasady właściciel ma prawo kontroli działalności zarządu na podstawie art. 29 ust. 3 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali.

Czy pełnomocnictwo do głosowania wystarczy do przeglądania dokumentów?

Najczęściej nie. Jeżeli pełnomocnictwo upoważnia tylko do głosowania nad uchwałami, zarząd może uznać, że pełnomocnik nie wykazał prawa do wglądu w dokumenty. Wynika to z art. 95 § 2 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym przedstawiciel działa skutecznie tylko w granicach umocowania.

Czy zarząd musi przesłać skany dokumentów?

Ustawa o własności lokali nie określa jednej formy udostępniania dokumentów. Zarząd powinien umożliwić realne wykonanie prawa kontroli z art. 29 ust. 3 tej ustawy. W zależności od okoliczności może to być wgląd na miejscu, przesłanie skanów, udostępnienie kopii albo uzgodnienie innego praktycznego sposobu.

Czy wspólnota może pobrać opłatę za kopie dokumentów?

Co do zasady można żądać zwrotu rzeczywistych, uzasadnionych kosztów sporządzenia kopii lub skanów, jeżeli są one znaczne. Nie powinno się jednak ustalać opłat w sposób, który faktycznie blokuje właścicielowi wykonanie prawa kontroli wynikającego z art. 29 ust. 3 ustawy o własności lokali.

Co zrobić, gdy zarząd nie odpowiada na wniosek?

Najpierw warto ponowić wniosek pisemnie i wyznaczyć konkretny termin. Jeżeli brak reakcji się utrzymuje, właściciel może rozważyć działania wewnątrz wspólnoty, pozew o zobowiązanie do udostępnienia dokumentów albo - w poważnych przypadkach - wniosek o ustanowienie zarządcy przymusowego na podstawie art. 26 ust. 1 ustawy o własności lokali.

Źródła

• Art. 19, art. 20, art. 26 ust. 1, art. 27, art. 29 ust. 1 i ust. 3, art. 30 ust. 1 pkt 2, art. 30 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali.
• Art. 95 § 1 i § 2, art. 96, art. 98, art. 99 § 2, art. 471 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.