Odwołanie zarządu wspólnoty mieszkaniowej – przekroczenie uprawnień

Zarząd nieruchomością wspólną

Wspólnota mieszkaniowa działa przez właścicieli lokali oraz, w większych wspólnotach, przez zarząd. Zgodnie z aktualnym art. 20 ustawy o własności lokali, jeżeli liczba lokali wyodrębnionych i lokali niewyodrębnionych jest większa niż trzy, właściciele lokali są obowiązani podjąć uchwałę o wyborze jednoosobowego lub kilkuosobowego zarządu. Członkiem zarządu może być wyłącznie osoba fizyczna.

To istotna zmiana w stosunku do starszych opracowań, w których pojawiał się próg większy niż siedem lokali. Obecnie granica pomiędzy tzw. małą i dużą wspólnotą przebiega przy trzech lokalach. W małej wspólnocie, co do zasady, stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego i Kodeksu postępowania cywilnego o współwłasności, chyba że właściciele uregulowali zarząd w inny dopuszczalny sposób.

Trzeba też odróżnić zarząd jako organ wspólnoty od zarządcy, któremu powierzono zarząd nieruchomością wspólną w trybie art. 18 ustawy o własności lokali. Zarząd wybrany na podstawie art. 20 jest organem wspólnoty. Zarządca powierzony w umowie albo uchwale działa w modelu zarządu powierzonego. W praktyce dodatkowo często występuje administrator, który wykonuje czynności techniczne i organizacyjne na podstawie umowy zawartej ze wspólnotą albo z zarządem.

Nie jest aktualne twierdzenie, że osoba spoza grona właścicieli musi legitymować się licencją zarządcy nieruchomości, aby zostać członkiem zarządu wspólnoty. Ustawa o własności lokali wymaga, aby członek zarządu był osobą fizyczną, ale nie wymaga licencji zawodowej.

Kiedy zarząd wspólnoty przekracza swoje uprawnienia?

Zarząd kieruje sprawami wspólnoty i reprezentuje ją na zewnątrz. Czynności zwykłego zarządu podejmuje samodzielnie. Do czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu potrzebna jest natomiast uchwała właścicieli wyrażająca zgodę na dokonanie czynności oraz udzielająca zarządowi pełnomocnictwa do zawierania umów stanowiących takie czynności.

Ustawa nie zawiera zamkniętej listy wszystkich czynności przekraczających zwykły zarząd. Art. 22 ust. 3 ustawy o własności lokali wskazuje przykładowo m.in. ustalenie wynagrodzenia zarządu, przyjęcie rocznego planu gospodarczego, ustalenie wysokości opłat, zmianę przeznaczenia części nieruchomości wspólnej, udzielenie zgody na nadbudowę, przebudowę czy zmianę wysokości udziałów.

W sprawach remontowych kluczowa jest skala prac, ich koszt, źródło finansowania i wpływ na nieruchomość wspólną. Drobne, bieżące czynności konserwacyjne mogą mieścić się w zwykłym zarządzie. Natomiast większy remont, modernizacja, przebudowa, zawarcie kosztownej umowy, wykorzystanie funduszu remontowego w nietypowy sposób albo zaciągnięcie istotnego zobowiązania powinny zostać poprzedzone uchwałą właścicieli. Dla bezpieczeństwa uchwała powinna określać co najmniej zakres prac, przewidywany koszt, sposób finansowania i upoważnienie zarządu do zawarcia umowy z wykonawcą.

Jeżeli zarząd samodzielnie zawiera umowę dotyczącą czynności przekraczającej zwykły zarząd bez wymaganej uchwały, powstaje ryzyko sporu o ważność lub skuteczność takiej czynności oraz o odpowiedzialność osób, które doprowadziły do wydatkowania środków wspólnoty. Ocena zależy jednak od konkretnej umowy, rodzaju prac, wiedzy wykonawcy, treści uchwał i tego, czy później doszło do zatwierdzenia działań zarządu.

Odwołanie zarządu wspólnoty mieszkaniowej

Zarząd albo poszczególni członkowie zarządu mogą być w każdej chwili odwołani lub zawieszeni w czynnościach uchwałą właścicieli lokali. Uchwała o odwołaniu zarządu nie musi wskazywać przyczyn. W praktyce warto jednak przygotować uzasadnienie, dokumenty i alternatywny skład zarządu, aby uniknąć paraliżu decyzyjnego we wspólnocie.

Uchwały właścicieli są podejmowane na zebraniu, w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd albo w trybie mieszanym. Co do zasady zapadają większością głosów właścicieli liczoną według wielkości udziałów, chyba że w umowie albo w prawidłowo podjętej uchwale postanowiono, że w określonej sprawie na każdego właściciela przypada jeden głos.

Jeżeli zarząd nie chce zwołać zebrania, warto sprawdzić art. 31 ustawy o własności lokali. Zebrania właścicieli mogą żądać właściciele lokali dysponujący co najmniej jedną dziesiątą udziałów w nieruchomości wspólnej. W praktyce przygotowuje się projekt uchwały o odwołaniu dotychczasowego zarządu i, jeżeli to możliwe, jednocześnie projekt uchwały o wyborze nowego zarządu.

Uchwałę o odwołaniu zarządu można zaskarżyć do sądu na podstawie art. 25 ustawy o własności lokali, jeżeli jest niezgodna z przepisami prawa lub umową właścicieli lokali albo narusza zasady prawidłowego zarządzania nieruchomością wspólną bądź interes właściciela. Termin na wniesienie powództwa wynosi 6 tygodni od dnia podjęcia uchwały na zebraniu albo od dnia powiadomienia właściciela o treści uchwały podjętej w trybie indywidualnego zbierania głosów.

Jeżeli problemem nie jest wyłącznie osoba członka zarządu, ale szerszy sposób działania wspólnoty, może być potrzebna także zmiana zarządu wspólnoty, zmiana administratora, uporządkowanie dokumentacji albo zaskarżenie uchwał dotyczących remontów i finansowania.

Ustanowienie zarządcy przymusowego przez sąd

Odwołanie zarządu nie jest jedynym środkiem reakcji. Jeżeli zarząd nie został powołany, mimo powołania nie wypełnia swoich obowiązków albo narusza zasady prawidłowej gospodarki, każdy właściciel lokalu może żądać ustanowienia zarządcy przymusowego przez sąd. Podstawą jest art. 26 ustawy o własności lokali.

Sąd, ustanawiając zarządcę przymusowego, określa zakres jego uprawnień i należne mu wynagrodzenie. Zarządca przymusowy ma charakter rozwiązania interwencyjnego, stosowanego wtedy, gdy zwykłe mechanizmy wspólnoty nie działają lub gdy naruszenia są na tyle poważne, że dalsze pozostawienie zarządu bez ingerencji sądu zagraża prawidłowej gospodarce nieruchomością wspólną.

Do wniosku warto dołączyć dokumenty potwierdzające brak działania zarządu, wadliwe remonty, odmowę udostępnienia dokumentów, nieprawidłowości finansowe, protokoły zebrań, korespondencję z zarządem, opinie techniczne i uchwały. Sama niechęć do aktualnego zarządu zwykle nie wystarczy. Trzeba wykazać konkretne naruszenia lub realną niesprawność zarządzania.

Absolutorium i kontrola działalności zarządu

Właściciele lokali podejmują uchwałę w przedmiocie udzielenia absolutorium zarządowi albo zarządcy, któremu powierzono zarząd nieruchomością wspólną. Nieudzielenie absolutorium jest wyraźnym sygnałem braku akceptacji dla sposobu zarządzania, ale samo w sobie nie zawsze powoduje automatyczne odwołanie zarządu. Dlatego jeżeli celem właścicieli jest rzeczywista zmiana składu zarządu, należy podjąć odrębną uchwałę o odwołaniu i powołaniu nowych osób.

Udzielenie absolutorium nie powinno być traktowane jako bezwarunkowe zwolnienie członków zarządu od odpowiedzialności cywilnej za szkodę wyrządzoną wspólnocie. Jeżeli później ujawnią się konkretne nieprawidłowości, wspólnota może analizować roszczenia odszkodowawcze, zwłaszcza gdy absolutorium zostało udzielone bez pełnej wiedzy o skali szkody lub bez dostępu do dokumentów.

Każdy właściciel lokalu ma ustawowe prawo kontroli działalności zarządu. Obejmuje ono możliwość żądania informacji, wyjaśnień, wglądu w uchwały, umowy, faktury, rozliczenia, dokumentację techniczną, protokoły zebrań i inne dokumenty dotyczące zarządu nieruchomością wspólną. W razie odmowy można ponowić żądanie na piśmie, wyznaczyć rozsądny termin, a następnie rozważyć powództwo o nakazanie udostępnienia dokumentów.

Prawo kontroli ma szczególne znaczenie w sprawach remontów. Właściciel może żądać dokumentów pokazujących, kto zlecił prace, na jakiej podstawie, za jaką cenę, z jakiego źródła finansowania, czy wykonawca został wybrany zgodnie z uchwałą i czy prace odebrano bez zastrzeżeń. Jeżeli zarząd odmawia dokumentów pełnomocnikowi właściciela, przydatne może być omówienie problemu dotyczącego wglądu w dokumenty wspólnoty.

Odpowiedzialność cywilna członków zarządu za wadliwy remont

Jeżeli remont części wspólnych został wykonany wadliwie albo bez wymaganej uchwały, w pierwszej kolejności trzeba ustalić, kto odpowiada za konkretną nieprawidłowość. Inna może być odpowiedzialność wykonawcy robót, inna administratora, a inna członków zarządu. Wykonawca może odpowiadać za nienależyte wykonanie umowy albo wady robót. Administrator może odpowiadać za naruszenie obowiązków wynikających z umowy o administrowanie. Członkowie zarządu mogą odpowiadać wtedy, gdy zawinione naruszenie ich obowiązków doprowadziło do szkody po stronie wspólnoty.

Podstawowe znaczenie ma art. 471 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym dłużnik jest obowiązany do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania albo nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które odpowiedzialności nie ponosi. W zależności od stanu faktycznego mogą mieć znaczenie także przepisy o czynach niedozwolonych, o zleceniu, o odpowiedzialności kontraktowej wykonawcy i o bezpodstawnym wzbogaceniu.

W procesie odszkodowawczym nie wystarczy wykazać, że remont był nieudany albo że zarząd działał nieporadnie. Trzeba udowodnić szkodę, jej wysokość, konkretne naruszenie obowiązków, winę osoby odpowiedzialnej oraz normalny związek przyczynowy między naruszeniem a szkodą. W sprawach technicznych zwykle konieczna jest opinia biegłego albo przynajmniej prywatna opinia rzeczoznawcy przygotowana na etapie przedsądowym.

Warto też pamiętać, że wynagrodzenie członka zarządu, jeżeli zostało przyznane uchwałą albo umową, nie znika automatycznie tylko dlatego, że pojawił się spór o sposób działania zarządu. Zasady wypłaty i zmiany wynagrodzenia powinny wynikać z uchwał lub umów. Szerzej ten problem omawia zagadnienie dotyczące wynagrodzenia członka zarządu wspólnoty.

Czy przekroczenie uprawnień przez zarząd jest przestępstwem?

Samo określenie „przekroczenie uprawnień” bywa mylące, ponieważ w języku potocznym oznacza działanie bez wymaganej zgody właścicieli, a w prawie karnym kojarzy się z art. 231 Kodeksu karnego. Przepis ten dotyczy funkcjonariusza publicznego, który przekracza uprawnienia albo nie dopełnia obowiązków i działa na szkodę interesu publicznego lub prywatnego.

Członkowie zarządu wspólnoty mieszkaniowej co do zasady nie są funkcjonariuszami publicznymi, dlatego typowy spór o remont, uchwały czy dokumenty wspólnoty nie będzie sprawą z art. 231 Kodeksu karnego. Nie oznacza to jednak, że odpowiedzialność karna jest zawsze wykluczona. W szczególnych stanach faktycznych, np. przy przywłaszczeniu środków, fałszowaniu dokumentów, oszustwie, działaniu na szkodę wspólnoty w znacznych rozmiarach albo innym czynie zabronionym, można analizować odrębne przepisy karne. Wymaga to jednak ostrożnej oceny dowodów.

W większości spraw dotyczących wadliwego remontu, braku uchwały albo odmowy udostępnienia dokumentów podstawowe znaczenie mają środki cywilne i organizacyjne: odwołanie zarządu, żądanie dokumentów, zaskarżenie uchwały, roszczenia odszkodowawcze, roszczenia wobec wykonawcy lub administratora oraz ewentualny wniosek o ustanowienie zarządcy przymusowego.

Jak praktycznie przygotować się do odwołania zarządu?

Najpierw należy ustalić, czy wspólnota działa w modelu zarządu właścicielskiego, zarządu powierzonego czy z udziałem administratora. Następnie warto zebrać dokumenty: aktualny regulamin lub umowę dotyczącą zarządu, uchwały, protokoły zebrań, listy głosowania, umowy remontowe, faktury, kosztorysy, korespondencję z wykonawcą, dokumentację techniczną i potwierdzenia zgłoszeń wad.

Kolejnym krokiem jest przygotowanie projektu uchwały. Jeżeli właściciele chcą odwołać cały zarząd, projekt powinien jasno wskazywać osoby odwoływane i datę skutku uchwały. Dobrą praktyką jest jednoczesne wskazanie nowego zarządu, aby wspólnota mogła dalej zawierać umowy, reprezentować się przed bankiem i dochodzić roszczeń.

Jeżeli problem dotyczy tego, czy wspólnota jest prawidłowo reprezentowana, warto przeanalizować skład zarządu, zasady reprezentacji i treść dotychczasowych uchwał. Wątpliwości w tym zakresie mogą mieć wpływ na ważność umów, korespondencji i czynności procesowych. Zbliżony problem omawia materiał dotyczący tego, czy wspólnota jest prawidłowo reprezentowana.

FAQ

Czy zarząd wspólnoty można odwołać bez podania przyczyny?

Tak. Ustawa o własności lokali pozwala odwołać zarząd albo poszczególnych członków zarządu w każdym czasie uchwałą właścicieli. Przyczyna nie musi być wpisana do uchwały, ale dla bezpieczeństwa warto mieć dokumenty pokazujące, dlaczego właściciele chcą zmiany.

Ilu głosów potrzeba do odwołania zarządu?

Co do zasady uchwały zapadają większością głosów liczoną według udziałów w nieruchomości wspólnej. W określonych przypadkach może obowiązywać zasada jeden właściciel - jeden głos, jeżeli wynika to z umowy albo prawidłowo podjętej uchwały.

Czy każdy remont wymaga uchwały właścicieli?

Nie każdy. Drobne czynności konserwacyjne i bieżące naprawy mogą mieścić się w zwykłym zarządzie. Uchwała jest potrzebna zwłaszcza przy większych remontach, modernizacjach, kosztownych umowach, zmianie przeznaczenia części wspólnej lub istotnym obciążeniu finansowym wspólnoty.

Co zrobić, gdy zarząd nie udostępnia dokumentów?

Najlepiej złożyć pisemny wniosek o wgląd w konkretne dokumenty i wyznaczyć termin. Jeżeli zarząd nadal odmawia, właściciel może rozważyć powództwo o nakazanie udostępnienia dokumentów oraz wykorzystać odmowę jako argument przy odwołaniu zarządu albo wniosku o zarządcę przymusowego.

Czy można pozwać członków zarządu za wadliwy remont?

Można, jeżeli istnieją podstawy do przypisania im odpowiedzialności. Trzeba jednak wykazać konkretną szkodę, zawinione naruszenie obowiązków i związek przyczynowy. Często równolegle należy zbadać odpowiedzialność wykonawcy oraz administratora.

Czy art. 231 Kodeksu karnego dotyczy członków zarządu wspólnoty?

Zwykle nie, ponieważ członkowie zarządu wspólnoty mieszkaniowej nie są funkcjonariuszami publicznymi. Odpowiedzialność karna może wchodzić w grę tylko w szczególnych przypadkach, np. przy przywłaszczeniu pieniędzy, fałszowaniu dokumentów lub innych czynach zabronionych.

Kiedy warto składać wniosek o zarządcę przymusowego?

Wtedy, gdy zarząd nie został powołany, nie wykonuje obowiązków albo narusza zasady prawidłowej gospodarki, a zwykłe działania we wspólnocie nie przynoszą efektu. Wniosek powinien być poparty konkretnymi dokumentami, a nie wyłącznie ogólną krytyką zarządu.

Źródła

• Ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali, w szczególności art. 18, art. 20, art. 22, art. 23, art. 25, art. 26, art. 29 i art. 31 - tekst jednolity w Dzienniku Ustaw.
• Kodeks cywilny, w szczególności art. 209 i art. 471 - tekst jednolity w Dzienniku Ustaw.
• Kodeks postępowania cywilnego, w szczególności przepisy o zarządzie związanym ze współwłasnością - tekst jednolity w Dzienniku Ustaw.
• Kodeks karny, w szczególności art. 231 - tekst jednolity w Dzienniku Ustaw.
• Wyrok Sądu Najwyższego z 14 stycznia 2004 r., I CK 108/03, dotyczący rozróżnienia zarządu w znaczeniu funkcjonalnym i podmiotowym.
• Wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 16 września 2014 r., VI ACa 1814/13, dotyczący potrzeby uchwały właścicieli przy remoncie określającym zakres, koszt, finansowanie i umocowanie zarządu.