Przedłużenie umowy najmu okazjonalnego mieszkania

Pan Franciszek wynajmował mieszkanie na podstawie umowy najmu okazjonalnego. Umowa zbliżała się do końca, a najemca chciał zostać w lokalu na kolejny okres. Właściciel zapytał, czy przy przedłużeniu umowy potrzebne jest nowe oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji oraz czy aneks należy zgłosić do urzędu skarbowego.

Przedłużenie umowy najmu okazjonalnego a forma pisemna

Najem okazjonalny lokalu jest szczególną formą najmu lokalu mieszkalnego. Może go zawrzeć właściciel będący osobą fizyczną, który nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Umowa musi być zawarta na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat.

Kluczowe znaczenie ma art. 19a ust. 6 ustawy o ochronie praw lokatorów. Zgodnie z nim umowa najmu okazjonalnego oraz zmiany tej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Przedłużenie okresu obowiązywania umowy jest zmianą umowy, dlatego powinno być dokonane pisemnym aneksem.

Aneks powinien co najmniej wskazywać strony, datę i oznaczenie pierwotnej umowy, lokal, nowy okres najmu oraz oświadczenie, że pozostałe postanowienia umowy pozostają bez zmian. W praktyce warto także dopisać, że załączniki do pierwotnej umowy, w tym oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji, pozostają aktualne, o ile rzeczywiście tak jest.

Czy przy aneksie potrzebne jest nowe oświadczenie notarialne?

Co do zasady samo przedłużenie tej samej umowy najmu okazjonalnego nie wymaga ponownego sporządzania aktu notarialnego. Oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego, o którym mowa w art. 19a ust. 2 pkt 1 ustawy, dotyczy obowiązku opróżnienia i wydania lokalu używanego na podstawie umowy najmu okazjonalnego. Jeżeli strony aneksem jedynie wydłużają czas trwania tej samej umowy, a akt notarialny nie ogranicza skutków wyłącznie do pierwotnego terminu, oświadczenie zwykle może nadal zabezpieczać wynajmującego.

Nie należy jednak traktować tego automatycznie. W praktyce trzeba sprawdzić treść aktu notarialnego i pozostałych załączników. Jeżeli notariusz bardzo precyzyjnie opisał w oświadczeniu pierwotny okres najmu, sąd lub komornik może później wymagać wykazania, że obowiązek z aktu obejmuje także okres przedłużony aneksem. Dlatego przy długim przedłużeniu albo wątpliwym brzmieniu aktu bezpieczniej jest sporządzić nowe albo uzupełniające oświadczenie.

W 2026 r. wynagrodzenie notariusza za sporządzenie oświadczenia najemcy o poddaniu się egzekucji nie może przekraczać 1/10 minimalnego wynagrodzenia za pracę, czyli 480,60 zł. Do tego mogą dojść m.in. VAT i koszty wypisów aktu notarialnego.

Kiedy trzeba przygotować nowe dokumenty?

Nowe dokumenty będą potrzebne albo co najmniej zdecydowanie zalecane, gdy przedłużenie umowy nie jest prostym wydłużeniem czasu najmu. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w których:

• zawierana jest nowa umowa zamiast aneksu do dotychczasowej umowy,
• zmienia się najemca albo do umowy przystępuje kolejna osoba, np. małżonek lub partner,
• zmienia się lokal, którego dotyczy najem,
• dotychczasowe oświadczenie notarialne wskazuje wyłącznie poprzedni okres najmu i nie da się go bezpiecznie powiązać z aneksem,
• najemca utracił możliwość zamieszkania w lokalu wskazanym na wypadek egzekucji,
• właściciel lokalu zastępczego cofnął zgodę albo jego tytuł prawny stał się wątpliwy,
• łączny okres obowiązywania tej samej umowy po aneksie miałby przekroczyć 10 lat.

Jeżeli najemca utraci możliwość zamieszkania w lokalu wskazanym w załączniku do umowy, powinien w terminie 21 dni od powzięcia wiadomości o tym zdarzeniu wskazać inny lokal i przedstawić zgodę osoby posiadającej do niego tytuł prawny. Niedopełnienie tego obowiązku może uzasadniać wypowiedzenie umowy najmu okazjonalnego.

Zgłoszenie przedłużenia umowy do urzędu skarbowego

Ustawa wprost stanowi, że właściciel zgłasza zawarcie umowy najmu okazjonalnego naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według miejsca zamieszkania właściciela w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Na żądanie najemcy właściciel ma obowiązek przedstawić potwierdzenie takiego zgłoszenia.

Przepisy nie regulują wprost, czy trzeba zgłaszać aneks przedłużający umowę. Aneks nie jest nową umową, ale zmienia czas jej trwania. Dlatego z praktycznego punktu widzenia najbezpieczniej jest poinformować urząd skarbowy o przedłużeniu, dołączając kopię aneksu albo składając krótkie pismo z oznaczeniem stron, lokalu, pierwotnej umowy i nowej daty końcowej najmu.

Takie działanie nie wynika z jednoznacznego przepisu o zgłaszaniu aneksów, ale wzmacnia bezpieczeństwo wynajmującego. Przy późniejszym wniosku o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu właściciel musi załączyć potwierdzenie zgłoszenia, o którym mowa w art. 19b ust. 1. Jeżeli potwierdzenie dotyczy wyłącznie pierwotnego okresu najmu, brak informacji o aneksie może wywołać spór dowodowy.

Najlepiej złożyć informację o aneksie niezwłocznie po jego podpisaniu, a najpóźniej w terminie 14 dni od rozpoczęcia przedłużonego okresu najmu. Warto zachować potwierdzenie nadania, urzędowe potwierdzenie odbioru albo kopię pisma z prezentatą urzędu.

Co grozi, gdy umowa lub aneks nie są prawidłowo zgłoszone?

Brak zgłoszenia zawarcia umowy najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego nie powoduje automatycznie nieważności samej umowy najmu. Ma jednak poważne skutki dla wynajmującego. Jeżeli obowiązek z art. 19b ust. 1 nie został spełniony, nie stosuje się art. 19c i art. 19d ustawy, a więc właściciel traci istotną część ochrony przewidzianej dla najmu okazjonalnego.

W praktyce oznacza to przede wszystkim problemy z uproszczonym trybem opróżnienia lokalu po zakończeniu umowy. Po wygaśnięciu lub rozwiązaniu najmu okazjonalnego właściciel doręcza najemcy pisemne żądanie opróżnienia lokalu z urzędowo poświadczonym podpisem, wyznaczając termin nie krótszy niż 7 dni. Jeżeli najemca nie opuści lokalu, właściciel składa do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu. Do takiego wniosku trzeba dołączyć m.in. potwierdzenie zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego.

Zgłoszenie najmu okazjonalnego nie zastępuje rozliczania podatku od przychodów z najmu. To dwie odrębne kwestie: jedna dotyczy skuteczności szczególnego trybu ochrony właściciela, druga bieżących obowiązków podatkowych.

Jak bezpiecznie napisać aneks do umowy najmu okazjonalnego?

Aneks do umowy najmu okazjonalnego powinien być prosty, ale precyzyjny. W dokumencie warto zamieścić:

• datę i miejsce sporządzenia aneksu,
• dane wynajmującego i najemcy,
• oznaczenie pierwotnej umowy, której dotyczy aneks,
• dokładny adres wynajmowanego lokalu,
• nowy okres obowiązywania umowy,
• postanowienie, że pozostałe warunki umowy pozostają bez zmian,
• potwierdzenie, że załączniki do umowy pozostają aktualne, jeżeli odpowiada to rzeczywistości,
• podpisy wszystkich stron umowy.

Jeżeli pierwotną umowę podpisywało kilku współwłaścicieli albo po stronie najemcy występowało kilka osób, aneks powinny podpisać wszystkie strony, których prawa i obowiązki mają trwać dalej. W razie wątpliwości lepiej nie upraszczać dokumentu, ponieważ późniejsza egzekucja lokalu zależy od formalnej spójności całego zestawu dokumentów.

FAQ

Podsumowanie

Przedłużenie umowy najmu okazjonalnego najczęściej można przeprowadzić przez pisemny aneks. Nowy akt notarialny nie jest automatycznie wymagany, ale należy sprawdzić, czy dotychczasowe oświadczenie najemcy i pozostałe załączniki rzeczywiście obejmują przedłużony okres najmu. Szczególnej ostrożności wymagają sytuacje, w których zmieniają się strony umowy, lokal, treść zobowiązań albo dokumenty zawierają daty ograniczające ich skuteczność.

Choć przepisy nie mówią wprost o obowiązku zgłoszenia aneksu do urzędu skarbowego, z punktu widzenia właściciela jest to rozwiązanie bezpieczne. Przy najmie okazjonalnym formalności mają znaczenie praktyczne, ponieważ w razie sporu to one decydują o możliwości sprawnego dochodzenia opróżnienia lokalu.

Źródła:
1. Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego - Dz.U. 2023 poz. 725, tekst jednolity.
2. Art. 19a-19e ustawy o ochronie praw lokatorów - przepisy dotyczące najmu okazjonalnego lokalu.
3. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, minimalne wynagrodzenie za pracę w 2026 r. - 4806 zł od 1 stycznia 2026 r.