Najem okazjonalny a rejestracja firmy przez najemcę

Czy najemca może zarejestrować firmę w mieszkaniu wynajętym okazjonalnie?

Przepisy o najmie okazjonalnym nie zawierają prostego zakazu wpisania adresu wynajmowanego mieszkania do CEIDG jako adresu związanego z działalnością gospodarczą najemcy. Nie oznacza to jednak, że właściciel powinien udzielać zgody automatycznie. Najem okazjonalny jest szczególną postacią najmu lokalu mieszkalnego, a więc zasadniczym celem umowy pozostaje zaspokajanie potrzeb mieszkaniowych najemcy.

Jeżeli najemca chce jedynie podać adres mieszkania jako adres do doręczeń lub adres kontaktowy, a działalność faktycznie wykonuje poza lokalem albo zdalnie, ryzyko dla właściciela może być ograniczone. Inaczej należy ocenić sytuację, gdy w mieszkaniu mają pojawiać się klienci, pracownicy, kurierzy, składowane towary, sprzęt, dokumentacja albo gdy lokal ma zostać oznaczony jako siedziba firmy. Wtedy lokal przestaje być używany wyłącznie mieszkaniowo, co powinno być wyraźnie uregulowane w umowie.

Najbezpieczniejsze rozwiązanie to pisemny zapis w umowie albo osobne pisemne oświadczenie właściciela. Zgoda powinna precyzować, czy obejmuje tylko wpis adresu do CEIDG i odbiór korespondencji, czy również faktyczne wykonywanie działalności w lokalu. Właściciel może takiej zgody odmówić, a odmowa nie narusza przepisów o najmie okazjonalnym.

Najem okazjonalny jako umowa lokalu mieszkalnego

Zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów umową najmu okazjonalnego lokalu jest umowa najmu lokalu mieszkalnego, którego właściciel, będący osobą fizyczną, nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Umowa musi być zawarta na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat.

Umowa najmu okazjonalnego oraz jej zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Oznacza to, że istotne ustalenia, w tym zgoda na wykorzystanie adresu mieszkania do działalności gospodarczej, powinny znaleźć się w treści umowy albo w pisemnym aneksie. Ustne ustalenia są ryzykowne, bo w razie sporu trudno będzie wykazać ich zakres.

W praktyce warto wpisać, że lokal jest przeznaczony przede wszystkim na cele mieszkaniowe, a ewentualne użycie adresu na potrzeby działalności nie może zmieniać charakteru lokalu, powodować uciążliwości dla sąsiadów, naruszać regulaminu wspólnoty lub spółdzielni, zwiększać ryzyka pożarowego ani prowadzić do podnajmu lub oddania lokalu innym osobom.

Adres firmy w CEIDG a zgoda właściciela mieszkania

Przedsiębiorca wpisany do CEIDG powinien mieć tytuł prawny do nieruchomości, której adres podaje w ewidencji. Tytułem prawnym może być własność, współwłasność, umowa najmu, umowa użyczenia albo inna podstawa do korzystania z adresu. Jeżeli najemca chce użyć adresu cudzego mieszkania, a umowa najmu nie obejmuje takiego celu, powinien uzyskać zgodę właściciela.

Dla właściciela najważniejsze jest to, jaki adres najemca chce wpisać i w jakim celu. Czym innym jest adres do doręczeń, czym innym stałe miejsce wykonywania działalności, a jeszcze czym innym dodatkowe miejsce wykonywania działalności. Jeżeli najemca nie ma stałego miejsca wykonywania działalności, nie musi na siłę wskazywać wynajmowanego mieszkania jako miejsca faktycznego prowadzenia firmy.

Zgoda właściciela powinna być konkretna. Nie warto pisać ogólnie: „właściciel wyraża zgodę na prowadzenie działalności”. Lepiej wskazać, że zgoda obejmuje np. wyłącznie posługiwanie się adresem lokalu do celów rejestrowych i korespondencyjnych, bez przyjmowania klientów, bez zatrudniania pracowników w lokalu, bez magazynowania towarów i bez oznaczania mieszkania jako lokalu usługowego.

Ryzyka dla wynajmującego

Wyrażenie zgody na działalność gospodarczą w mieszkaniu może mieć skutki praktyczne i finansowe. Jeżeli w lokalu rzeczywiście prowadzona jest działalność, może pojawić się większe zużycie mediów, hałas, ruch osób trzecich, ryzyko szkód, problemy z sąsiadami, a w określonych sytuacjach także pytania o stawkę podatku od nieruchomości dla części lokalu zajętej na działalność gospodarczą.

Właściciel powinien sprawdzić również regulamin wspólnoty mieszkaniowej albo spółdzielni, zasady ubezpieczenia lokalu oraz charakter działalności najemcy. Inaczej wygląda jednoosobowa praca zdalna przy komputerze, a inaczej gabinet kosmetyczny, sprzedaż wysyłkowa z magazynowaniem towaru, drobna produkcja czy działalność wymagająca przyjmowania wielu osób. Przy późniejszym zbyciu lokalu warto też zweryfikować, czy pod adresem nadal figurują działalności gospodarcze; osobno opisujemy zakup mieszkania z zarejestrowanymi firmami.

W umowie można przewidzieć, że naruszenie zasad korzystania z lokalu, prowadzenie działalności bez zgody właściciela albo używanie lokalu w sposób sprzeczny z jego przeznaczeniem będzie podstawą do wypowiedzenia umowy, o ile zapis będzie zgodny z przepisami o wypowiadaniu najmu i z konkretnym stanem faktycznym.

Dokumenty potrzebne przy najmie okazjonalnym

Do umowy najmu okazjonalnego załącza się przede wszystkim trzy dokumenty. Pierwszym jest oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego, w którym najemca poddaje się egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia oraz wydania lokalu w terminie wskazanym w żądaniu właściciela. Drugim jest wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać w przypadku egzekucji. Trzecim jest oświadczenie właściciela tego innego lokalu albo osoby posiadającej do niego tytuł prawny o zgodzie na zamieszkanie najemcy i osób z nim zamieszkujących; na żądanie wynajmującego podpis pod tym oświadczeniem powinien być notarialnie poświadczony.

Jeżeli najemca utraci możliwość zamieszkania w lokalu wskazanym do egzekucji, ma 21 dni od dnia powzięcia wiadomości o tym zdarzeniu na wskazanie innego lokalu i przedstawienie odpowiedniego oświadczenia. Brak wykonania tego obowiązku może prowadzić do wypowiedzenia umowy z zachowaniem co najmniej siedmiodniowego terminu.

Warto odróżnić lokal wskazany do egzekucji od adresu firmy. To, że najemca wskazuje inny lokal na potrzeby najmu okazjonalnego, nie oznacza automatycznie, że musi tam rejestrować działalność. Dla wynajmującego jest to jednak argument praktyczny: jeżeli najemca ma możliwość korzystania z innego adresu, warto zapytać, dlaczego chce użyć właśnie adresu wynajmowanego mieszkania.

Zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego

Właściciel powinien zgłosić zawarcie umowy najmu okazjonalnego naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na swoje miejsce zamieszkania w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Na żądanie najemcy właściciel ma obowiązek przedstawić potwierdzenie zgłoszenia.

To zgłoszenie jest bardzo ważne. Jeżeli właściciel go nie dokona, nie korzysta w pełni z przepisów art. 19c i 19d ustawy o ochronie praw lokatorów, czyli z rozwiązań upraszczających dochodzenie opróżnienia lokalu po zakończeniu najmu. W praktyce oznacza to istotne osłabienie najważniejszego zabezpieczenia, dla którego najem okazjonalny jest zawierany.

Przychody z najmu prywatnego są obecnie rozliczane co do zasady ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Stawka wynosi 8,5% przychodu do limitu 100 000 zł oraz 12,5% od nadwyżki ponad ten limit, przy czym dla małżonków spełniających warunki wspólnego rozliczania przychodu z najmu limit może wynosić 200 000 zł. Jeżeli z umowy wynika, że określone opłaty eksploatacyjne ponosi najemca, nie zawsze będą one przychodem właściciela.

Kaucja, czynsz i podwyżki przy najmie okazjonalnym

Zawarcie umowy najmu okazjonalnego może być uzależnione od wpłaty kaucji. Kaucja zabezpiecza należności właściciela z tytułu najmu przysługujące w dniu opróżnienia lokalu oraz ewentualne koszty egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu. Jej wysokość nie może przekraczać sześciokrotności miesięcznego czynszu za dany lokal, obliczonego według stawki czynszu obowiązującej w dniu zawarcia umowy.

Kaucję zwraca się w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności właściciela. Jeżeli najemca używa adresu do działalności gospodarczej, warto w protokole zdawczo-odbiorczym i w umowie dokładnie opisać stan lokalu, wyposażenie, liczniki, zasady korzystania z Internetu, energii, części wspólnych oraz zakaz zmian w lokalu bez zgody właściciela.

Właściciel może pobierać, oprócz czynszu, jedynie opłaty niezależne od właściciela, chyba że umowa stanowi inaczej. Podwyższenie czynszu jest możliwe wyłącznie zgodnie z warunkami określonymi w umowie, dlatego mechanizm waloryzacji albo zmiany czynszu powinien zostać przemyślany już przy podpisywaniu dokumentu.

Jak sformułować zgodę na firmę w mieszkaniu?

Jeżeli właściciel chce dopuścić użycie adresu przez najemcę, powinien wprowadzić do umowy lub aneksu kilka zabezpieczeń. Po pierwsze, należy wskazać, czy zgoda dotyczy wyłącznie adresu do doręczeń i wpisu do CEIDG, czy również faktycznego wykonywania pracy w lokalu. Po drugie, warto zakazać przyjmowania klientów, magazynowania towarów, prowadzenia sprzedaży bezpośredniej, montowania szyldów, podnajmu, oddawania lokalu pracownikom lub współpracownikom oraz wykonywania działalności uciążliwej.

Po trzecie, dobrze jest zobowiązać najemcę do pokrycia wszelkich dodatkowych kosztów wynikających z używania lokalu w sposób firmowy, w tym zwiększonych opłat administracyjnych, opłat za media, ewentualnych różnic podatkowych, szkód w lokalu oraz roszczeń osób trzecich. Po czwarte, najemca powinien zobowiązać się do usunięcia adresu z CEIDG i innych rejestrów niezwłocznie po zakończeniu umowy.

Właściciel może też zażądać, aby najemca przedstawił potwierdzenie zmiany wpisu po wyprowadzce. Jest to praktyczne, ponieważ pozostawienie adresu lokalu w rejestrach firmy po zakończeniu najmu może powodować napływ korespondencji urzędowej, wezwań, pism od kontrahentów albo problemów z doręczeniami.

FAQ

Czy właściciel musi zgodzić się na rejestrację firmy najemcy w mieszkaniu?

Nie. Właściciel może odmówić zgody, zwłaszcza gdy umowa ma charakter mieszkalny, a planowana działalność wykracza poza zwykłe korzystanie z lokalu. Jeżeli zgoda jest udzielana, powinna być pisemna i precyzyjna.

Czy rejestracja firmy w lokalu niszczy najem okazjonalny?

Nie zawsze. Sam wpis adresu do CEIDG, szczególnie jako adres do doręczeń, nie musi przekreślać najmu okazjonalnego. Ryzyko rośnie wtedy, gdy lokal jest faktycznie wykorzystywany jako lokal użytkowy, punkt obsługi klientów, magazyn albo miejsce działalności uciążliwej.

Czy najemca musi mieć tytuł prawny do adresu wpisywanego do CEIDG?

Tak. Przedsiębiorca powinien mieć tytuł prawny do nieruchomości, której adres wpisuje do CEIDG. Przy mieszkaniu wynajmowanym tytułem może być umowa najmu, ale jeżeli ma ona służyć tylko zamieszkiwaniu, potrzebna jest zgoda właściciela na użycie adresu do celów firmowych.

Co powinno znaleźć się w zgodzie właściciela?

Zgoda powinna określać zakres używania adresu, rodzaj działalności, zakaz przyjmowania klientów lub magazynowania towaru, zasady pokrywania dodatkowych kosztów, obowiązek przestrzegania regulaminu budynku oraz obowiązek usunięcia adresu z rejestrów po zakończeniu najmu.

Czy właściciel musi zgłosić umowę najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego?

Tak. Zgłoszenia dokonuje się do naczelnika urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania właściciela w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Brak zgłoszenia osłabia szczególne zabezpieczenia przewidziane dla najmu okazjonalnego.

Podsumowanie

Najemca może chcieć użyć adresu wynajmowanego mieszkania do działalności gospodarczej, ale nie powinno się tego pozostawiać bez jasnych ustaleń. Najem okazjonalny dotyczy lokalu mieszkalnego, dlatego właściciel powinien rozważyć, czy zgoda obejmuje wyłącznie adres do korespondencji, czy faktyczne prowadzenie firmy w lokalu. W interesie wynajmującego leży pisemne ograniczenie zakresu zgody, zachowanie dokumentów wymaganych przy najmie okazjonalnym oraz terminowe zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego. Największe ryzyko powstaje wtedy, gdy lokal mieszkalny zaczyna w praktyce pełnić funkcję lokalu usługowego lub magazynowego.

Źródła

• Art. 19a-19e ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego: tekst jednolity ustawy.
• Informacje Ministerstwa Finansów o rozliczaniu przychodów z najmu prywatnego: dochody z najmu.
• Informacje Biznes.gov.pl dotyczące adresów przedsiębiorcy i wpisu do CEIDG: adresy przedsiębiorcy.