Najem okazjonalny, gdy najemca ma własne mieszkanie

Umowa najmu mieszkania zawarta przez pełnomocnika

Jeżeli właścicielem mieszkania jest mąż, a umowę podpisuje żona jako pełnomocnik, stroną umowy pozostaje właściciel, czyli mąż. Pełnomocnik nie staje się wynajmującym, lecz działa w imieniu właściciela. W praktyce wystarczy opisać reprezentację raz, w części umowy określającej strony.

Przykładowy zapis może wyglądać następująco:

W dalszej części umowy można już posługiwać się pojęciem „Wynajmujący”. Nie trzeba za każdym razem dopisywać, że wynajmujący jest reprezentowany przez pełnomocnika. Ważne jest natomiast, aby pełnomocnictwo było dołączone do umowy i obejmowało co najmniej zawarcie umowy najmu okazjonalnego oraz czynności niezbędne do jej wykonania.

Pełnomocnictwo powinno być co najmniej pisemne. Umowa najmu okazjonalnego oraz jej zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności, dlatego pełnomocnictwo do jej zawarcia również powinno zachowywać właściwą formę. Najbezpieczniej, aby pełnomocnictwo było konkretne: wskazywało lokal, upoważniało do zawarcia umowy najmu okazjonalnego, ustalenia czynszu, przyjęcia kaucji, podpisania protokołu, odbioru oświadczeń oraz dokonywania zgłoszeń związanych z najmem.

Czy najemca może wskazać własne mieszkanie?

Tak. Przepisy o najmie okazjonalnym nie zakazują wskazania lokalu, którego właścicielem jest sam najemca. Ustawa wymaga wskazania innego lokalu, w którym najemca będzie mógł zamieszkać w przypadku wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu. Jeżeli najemca ma własne mieszkanie i może z niego korzystać, może ono spełniać tę funkcję.

Problem praktyczny polega nie na samym posiadaniu mieszkania, lecz na prawidłowym udokumentowaniu, że wskazany lokal rzeczywiście nadaje się do zamieszkania i że osoby, które mają mieszkać z najemcą, będą mogły się tam przenieść. Warto więc sprawdzić księgę wieczystą, ustalić, czy lokal jest samodzielny i zamieszkalny, czy nie jest obciążony sytuacją faktyczną uniemożliwiającą przeprowadzkę oraz czy nie ma współwłaścicieli, których zgoda byłaby potrzebna.

Jeżeli mieszkanie należy wyłącznie do najemcy, może on wskazać je jako lokal do ewentualnego zamieszkania oraz złożyć oświadczenie, że jako właściciel wyraża zgodę na zamieszkanie w nim także osób z nim zamieszkujących, na przykład żony i dzieci. Dla wynajmującego najbezpieczniejsze jest żądanie takiego oświadczenia z podpisem notarialnie poświadczonym, choć ustawa wymaga tej formy tylko na żądanie wynajmującego.

Jakie dokumenty są potrzebne przy najmie okazjonalnym?

Najem okazjonalny wymaga większego formalizmu niż zwykła umowa najmu. Sama umowa nie wystarczy. Aby zabezpieczenie działało, do umowy trzeba załączyć dokumenty określone w art. 19a ustawy o ochronie praw lokatorów.

Podstawowy zestaw dokumentów obejmuje:

• pisemną umowę najmu okazjonalnego zawartą na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat,
• pełnomocnictwo właściciela, jeżeli umowę podpisuje pełnomocnik,
• oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji oraz zobowiązaniu do opróżnienia i wydania lokalu w terminie wskazanym w żądaniu właściciela,
• wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać w razie egzekucji,
• oświadczenie właściciela wskazanego lokalu albo osoby posiadającej tytuł prawny do tego lokalu o wyrażeniu zgody na zamieszkanie najemcy i osób z nim zamieszkujących, najlepiej z podpisem notarialnie poświadczonym, jeżeli wynajmujący tego żąda,
• protokół zdawczo-odbiorczy lokalu z opisem stanu mieszkania, licznikami i dokumentacją zdjęciową.

Jeżeli w mieszkaniu mają mieszkać małżonkowie, najbezpieczniej jest uczynić oboje stronami umowy jako najemców i uzyskać od każdego z nich akt notarialny o poddaniu się egzekucji. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy oboje będą faktycznie korzystać z lokalu i ponosić odpowiedzialność za czynsz oraz opłaty. Dzieci nie podpisują takich dokumentów, ale warto wskazać w oświadczeniach, że lokal zastępczy obejmuje również osoby zamieszkujące z najemcami.

Co zrobić, gdy lokal wskazany przez najemcę należy tylko do jednego z małżonków?

Jeżeli lokal wskazany do ewentualnej przeprowadzki należy wyłącznie do męża, a w wynajmowanym mieszkaniu ma zamieszkać również żona i dzieci, należy zadbać o jasne oświadczenie właściciela tego lokalu. Mąż może wskazać swoje mieszkanie jako lokal, do którego sam będzie mógł się przenieść, a jednocześnie jako właściciel tego mieszkania wyrazić zgodę na zamieszkanie w nim żony i dzieci.

Jeżeli żona jest również najemcą, powinna osobno wskazać ten lokal jako miejsce, w którym będzie mogła zamieszkać w razie egzekucji. Jej uprawnienie do zamieszkania nie wynika automatycznie z tego, że mieszkanie należy do męża. Dlatego zgoda właściciela lokalu wskazanego w oświadczeniu powinna obejmować wszystkie osoby, które mają zostać objęte przeprowadzką.

Jeżeli lokal wskazany przez najemcę jest współwłasnością albo przysługuje do niego spółdzielcze własnościowe prawo kilku osobom, warto uzyskać zgodę wszystkich współwłaścicieli albo osób uprawnionych. W przeciwnym razie najemca może wskazać lokal, do którego w praktyce nie będzie mógł skutecznie wprowadzić całej rodziny.

Zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego

Właściciel ma obowiązek zgłosić zawarcie umowy najmu okazjonalnego naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania właściciela. Termin wynosi 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu, a nie od dnia podpisania umowy, jeżeli te daty są różne.

Brak zgłoszenia jest poważnym błędem. Jeżeli właściciel nie dopełni tego obowiązku, nie stosuje się przepisów art. 19c i 19d ustawy, czyli między innymi uproszczonej procedury żądania opróżnienia lokalu i nadania klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu. Na żądanie najemcy właściciel musi też przedstawić potwierdzenie zgłoszenia.

Jak dodatkowo zabezpieczyć wynajmującego?

Najem okazjonalny wzmacnia pozycję właściciela, ale nie zastępuje dobrze napisanej umowy. W umowie warto dokładnie określić czynsz, opłaty dodatkowe, termin płatności, sposób rozliczania mediów, zasady podwyższania czynszu, zakaz podnajmu bez zgody wynajmującego, zasady przebywania innych osób w lokalu oraz obowiązek informowania o zmianie sytuacji dotyczącej lokalu wskazanego do ewentualnej przeprowadzki.

Właściciel może uzależnić zawarcie umowy od wpłaty kaucji. Przy najmie okazjonalnym kaucja nie może przekraczać sześciokrotności miesięcznego czynszu za lokal, liczonego według stawki z dnia zawarcia umowy. Kaucja podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności właściciela, na przykład zaległego czynszu, opłat albo kosztów napraw przekraczających zwykłe zużycie.

Warto również sporządzić szczegółowy protokół zdawczo-odbiorczy. Jeżeli w umowie ma znaleźć się obowiązek odmalowania mieszkania po zakończeniu najmu, należy opisać go precyzyjnie. Nie powinien on prowadzić do przerzucenia na najemcę odpowiedzialności za normalne zużycie lokalu, ale może dotyczyć usunięcia konkretnych zabrudzeń, uszkodzeń lub zmian dokonanych przez najemcę.

Jeżeli najemca utraci możliwość zamieszkania w lokalu wskazanym w oświadczeniu, ma 21 dni od powzięcia wiadomości o tej okoliczności na wskazanie innego lokalu i przedstawienie wymaganego oświadczenia. Warto powtórzyć ten obowiązek w umowie i zastrzec, że jego niedopełnienie może skutkować wypowiedzeniem najmu zgodnie z ustawą.

FAQ

Czy najemca może podpisać najem okazjonalny, jeżeli ma własne mieszkanie?

Tak. Posiadanie własnego mieszkania przez najemcę nie wyklucza najmu okazjonalnego. Przeciwnie, taki lokal może zostać wskazany jako miejsce, w którym najemca zamieszka w razie wykonania egzekucji opróżnienia wynajmowanego lokalu.

Czy własne mieszkanie najemcy wystarczy jako lokal zastępczy?

Może wystarczyć, jeżeli najemca rzeczywiście może w nim zamieszkać. Trzeba jednak sprawdzić tytuł prawny, stan lokalu oraz to, czy zgoda obejmuje także osoby zamieszkujące z najemcą, na przykład małżonka i dzieci.

Czy żona najemcy musi podpisać akt notarialny?

Jeżeli żona ma być stroną umowy jako współnajemca, powinna podpisać własne oświadczenie w formie aktu notarialnego. Jeżeli nie jest stroną umowy, warto indywidualnie ocenić ryzyko i sposób opisania osób zamieszkujących z najemcą.

Czy zgodę właściciela lokalu wskazanego przez najemcę trzeba sporządzić u notariusza?

Ustawa przewiduje, że na żądanie wynajmującego załącza się oświadczenie z podpisem notarialnie poświadczonym. Z punktu widzenia właściciela wynajmowanego mieszkania jest to rozwiązanie bezpieczniejsze niż zwykła forma pisemna.

Kiedy trzeba zgłosić najem okazjonalny do urzędu skarbowego?

Właściciel zgłasza zawarcie umowy naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według swojego miejsca zamieszkania w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Brak zgłoszenia osłabia najważniejsze zabezpieczenia najmu okazjonalnego.

Ile może wynosić kaucja przy najmie okazjonalnym?

Kaucja nie może przekraczać sześciokrotności miesięcznego czynszu za lokal, obliczonego według stawki obowiązującej w dniu zawarcia umowy. Po opróżnieniu lokalu powinna zostać zwrócona w ciągu miesiąca, po potrąceniu należności właściciela.

Czy umowę najmu okazjonalnego można przedłużyć?

Tak, ale zmiana umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Trzeba też pilnować, aby łączny okres najmu okazjonalnego mieścił się w ustawowych ramach i aby dokumenty nadal odpowiadały aktualnej sytuacji najemcy.

Podsumowanie

Najem okazjonalny jest dopuszczalny również wtedy, gdy najemca posiada własne mieszkanie. Kluczowe jest nie to, czy najemca ma inny lokal, lecz czy prawidłowo wskaże go jako miejsce ewentualnego zamieszkania i czy wynajmujący otrzyma wymagane dokumenty. Jeżeli w lokalu ma mieszkać rodzina, dokumenty powinny obejmować nie tylko samego właściciela wskazanego mieszkania, ale także małżonka i osoby z nim zamieszkujące.

Przy działaniu przez pełnomocnika należy prawidłowo wskazać właściciela jako wynajmującego, a pełnomocnika jedynie jako osobę reprezentującą. Do tego trzeba pamiętać o zgłoszeniu umowy do urzędu skarbowego, kaucji w ustawowym limicie, protokole zdawczo-odbiorczym i precyzyjnych postanowieniach umowy.

Źródła

1. Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, w szczególności art. 19a-19e - Dz.U. 2001 nr 71 poz. 733.

2. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, w szczególności art. 98-99 dotyczące pełnomocnictwa - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93.