Najem apartamentu przez pośrednika a ryczałt

Umowa z pośrednikiem nieruchomości

Jak rozumiem, zgodnie z przyjętym modelem, Pan, jako właściciel apartamentu zamierza zawrzeć umowę z pośrednikiem (biurem nieruchomości), w ramach której pośrednik będzie zajmował się obsługą najmu, w tym wyszukiwaniem najemców, przygotowaniem ogłoszeń, udostępnianiem lokalu i innymi czynnościami faktycznymi, natomiast płatności czynszu dokonywane będą bezpośrednio przez najemców na rachunek właściciela. Pośrednik otrzyma wynagrodzenie w postaci prowizji, obliczanej jako procent od wartości umowy najmu.

Umowa taka przybiera charakter umowy o świadczenie usług pośrednictwa w rozumieniu art. 734 i nast. Kodeksu cywilnego. Może być zawarta w formie pisemnej zwykłej – dla celów dowodowych zaleca się jednak precyzyjne określenie zakresu czynności pośrednika, zasad wypłaty wynagrodzenia, sposobu dokumentowania wykonania usług oraz procedury rozliczeń prowizji. W umowie należy jednoznacznie wskazać, że należność główna (czynsz najmu) przekazywana jest przez najemców bezpośrednio właścicielowi, natomiast prowizja należna pośrednikowi będzie rozliczana osobno – przykładowo raz w miesiącu lub po każdej rezerwacji, w oparciu o uzgodnioną stawkę. Prowizja w praktyce rynkowej ustalana jest najczęściej w wysokości od 10% do 25% wartości pojedynczej transakcji (w przypadku najmu krótkoterminowego), lub jako jednorazowe wynagrodzenie w wysokości jednomiesięcznego czynszu (dla najmu długoterminowego). Wysokość prowizji jest przedmiotem swobodnych negocjacji stron, przy czym nie może być rażąco wygórowana (art. 388).

Wskazane jest także uregulowanie w umowie kwestii odpowiedzialności pośrednika za szkody wynikłe z jego działań lub zaniechań, zasad rozwiązania umowy (w tym okresu wypowiedzenia), a także postanowień dotyczących ochrony danych osobowych klientów (RODO). Jeśli pośrednik działa jako przedsiębiorca – co jest typowe w przypadku biur nieruchomości – powinien posiadać odpowiednie ubezpieczenie OC zawodowe oraz zarejestrowaną działalność gospodarczą w zakresie usług pośrednictwa nieruchomościami.

Podatek od najmu mieszkania

W zakresie podatkowym, właściciel nieruchomości może wybrać zryczałtowaną formę opodatkowania przychodów z najmu prywatnego (art. 6 ust. 1a w zw. z art. 12 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym). W 2025 r. stawka ryczałtu od przychodów z najmu wynosi 8,5% dla przychodów do 100 000 zł rocznie i 12,5% od nadwyżki ponad tę kwotę. Wybór tej formy następuje poprzez zapłatę podatku za każdy rachunek dotyczący najmu, na Pana mikro rachunek podatkowy w US. W przypadku najmu prywatnego nie ma obowiązku rejestrowania działalności gospodarczej, o ile skala działalności nie przyjmuje cech zorganizowanej, powtarzalnej i nastawionej na zysk działalności zarobkowej – co może jednak budzić wątpliwości interpretacyjne przy najmie krótkoterminowym. Organy podatkowe w ostatnich latach skłaniają się ku kwalifikowaniu intensywnego najmu krótkoterminowego (z rotacyjnymi klientami, zarządzanego przez podmioty zewnętrzne) jako działalności gospodarczej, co wiązałoby się z koniecznością rejestracji w CEIDG i zmianą formy opodatkowania. Ale bywają i opinie na korzyść wynajmujących.

Przykładowo, interpretacja z sierpnia 2023 roku (sygn. 0115-KDIT3.4011.443.2023.1.DP):

• Współwłaścicielka mieszkania „chciałaby [je] wynajmować w ramach najmu krótkoterminowego”. Sama będzie sprzątać i przygotowywać, a czas najmu będzie różny – raz na weekend, raz na 2 tygodnie. Umieści ogłoszenie na portalu typu Booking.

Zadała pytanie, czy taki wynajem może rozliczać w ramach najmu prywatnego i płacić 8,5% i 12,5% podatku.

Organ stwierdził, że najem może być rozliczany zarówno prywatnie jak i w ramach działalności gospodarczej, a na bazie Uchwały NSA z 24 maja 2021 roku ocenił, że to do podatnika należy decyzja, jak będzie ten najem rozliczać. Tak więc ta podatniczka może rozliczać ten najem prywatnie.

Interpretacja z września 2023 roku (sygn. 0115-KDIT1.4011.510.2023.1.PSZ):

• Współwłaściciel mieszkania w miejscowości nad morzem, z którego korzysta w celach rekreacyjnych, w związku z dużymi kosztami utrzymania lokalu, rozważa możliwość wynajmowania innym osobom tego mieszkania w ramach najmu krótkoterminowego. Będzie się tym zajmował osobiście, nie planuje świadczenia innych usług dla gości (gastronomicznych, sprzątania, rekreacyjnych, rozrywkowych), nie będzie korzystał z innych firm (zarządczych, księgowych). Ogłoszenia będą wystawione na określonych stronach internetowych.

Organ stwierdził, że taki najem można rozliczać w ramach najmu prywatnego.

Kolejna interpretacja ze stycznia 2024 roku (sygn. 0115-KDIT1.4011.774.2023.1.MR):

• Właścicielka domu w miejscowości turystycznej zamierza wynajmować jego część turystom w sezonie wiosenno-letnim. Chce współpracować z platformą rezerwacyjną, która będzie jedynym sposobem reklamy usług.

Organ ponownie, przede wszystkim na bazie wspomnianej już przeze mnie Uchwały NSA z maja 24, potwierdził możliwość rozliczania takiej aktywności w ramach źródła „najem prywatny”.

I najnowsza interpretacja z marca 2024 roku (0115-KDIT1.4011.774.2023.1.MR):

• Współwłaściciel mieszkania chce wynajmować je na krótsze (2-3 dni) jak i dłuższe pobyty za pośrednictwem platformy rezerwacyjnej, która będzie pobierać od gości opłaty i przekazywać wynajmującym. Sam będzie wykonywał czynności typu sprzątanie, przygotowanie na przyjazd najemcy, naprawy, utrzymanie. Umową najmu ma być rejestracja najemcy przez portal pośredniczący.

Ponownie, organ pozwolił podatnikowi ten najem rozliczać prywatnie, także na podstawie Uchwały NSA.

Zatem najkorzystniejszym rozwiązaniem jest zatem zachowanie modelu najmu prywatnego, przy zachowaniu braku osobistego zaangażowania właściciela i ograniczeniu się do udostępnienia nieruchomości na podstawie prostych umów.

Pozostałe obowiązki właściciela apartamentu

Obowiązki wobec innych urzędów mogą obejmować zgłoszenie prowadzenia usług zakwaterowania do ewidencji prowadzonej przez gminę, w przypadku najmu krótkoterminowego, który przybiera cechy działalności turystycznej. Obowiązek ten wynika z ustawy o usługach turystycznych i może mieć zastosowanie, jeśli właściciel oferuje usługi zakwaterowania dla gości, nawet jeśli robi to za pośrednictwem platformy lub agencji. Ponadto, w gminach uzdrowiskowych lub miejscowościach wypoczynkowych może wystąpić obowiązek odprowadzania opłaty miejscowej, którą pobiera się od turystów – przy czym obowiązek poboru spoczywa na podmiocie udostępniającym lokal. W razie współpracy z pośrednikiem warto umówić się, że to on pobiera opłatę miejscową i odprowadza ją do właściwego urzędu gminy.

W przypadku sporu z pośrednikiem – np. w razie braku wypłaty należnej prowizji lub niewykonania zobowiązań – możliwe jest dochodzenie roszczeń przed sądem cywilnym właściwym według miejsca wykonania umowy (art. 34 Kodeksu postępowania cywilnego). Rekomenduje się jednak zawarcie w umowie postanowień mediacyjnych lub o polubownym rozwiązaniu sporu, aby uniknąć kosztownego postępowania sądowego.

Podsumowując, powinien Pan w sposób precyzyjny i jednoznaczny uregulować relację z pośrednikiem w formie umowy cywilnoprawnej, określającej zakres usług, sposób rozliczeń oraz odpowiedzialność stron. Dla celów podatkowych możliwe jest korzystanie z ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, przy czym należy monitorować skalę działalności, aby uniknąć konieczności rejestrowania działalności gospodarczej. Poza obowiązkami wobec urzędu skarbowego mogą wystąpić obowiązki wobec gminy w zakresie ewidencji działalności turystycznej lub poboru opłaty miejscowej.