Oddelegowanie zleceniobiorcy do Niemiec – dieta, nocleg i wynagrodzenie

Delegacja a podróż służbowa

W opisanej sytuacji kluczowe jest rozróżnienie pojęć. „Podróż służbowa” jest instytucją prawa pracy i dotyczy pracownika, któremu pracodawca zleca wykonanie zadania poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy albo stałe miejsce pracy – wynika to z art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Przepis ten nie ma bezpośredniego zastosowania do zleceniobiorcy.

Jeżeli więc dana osoba wykonuje pracę na podstawie umowy zlecenia, nie nabywa automatycznie prawa do diet i innych należności z rozporządzenia delegacyjnego dla pracowników. Nie stosuje się do niej wprost rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

W praktyce taki wyjazd częściej kwalifikuje się jako wykonywanie zlecenia za granicą albo – na potrzeby ubezpieczeń społecznych – jako oddelegowanie. Warto przy tym zobaczyć oddelegowanie pracowników etatowych, bo część obowiązków organizacyjnych przy pracy w Niemczech jest podobna, choć sytuacja pracownika i zleceniobiorcy nie jest tożsama.

Na gruncie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego znaczenie ma art. 12 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego oraz art. 14 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 r. dotyczącego wykonywania rozporządzenia nr 883/2004. Jeżeli spełnione są warunki delegowania i wydano formularz A1, osoba może nadal podlegać polskim ubezpieczeniom społecznym mimo czasowej pracy w Niemczech.

Trzeba jednak podkreślić, że A1 rozstrzyga przede wszystkim kwestię właściwego ustawodawstwa ubezpieczeniowego. Nie przesądza samodzielnie o prawie do diety, nie zastępuje zapisów umowy zlecenia i nie zwalnia z przestrzegania prawa państwa, w którym praca jest faktycznie wykonywana.

Diety, noclegi i zwrot kosztów zleceniobiorcy

Przy umowie zlecenia nie ma ogólnego przepisu, który przyznawałby zleceniobiorcy dietę w takiej samej konstrukcji jak pracownikowi. Jeżeli strony chcą wprowadzić dietę, ryczałt noclegowy, zwrot kosztów przejazdu albo zasady rozliczania wyjazdów, powinny uregulować to wprost w umowie zlecenia, aneksie albo regulaminie obowiązującym u zleceniodawcy.

Nawet gdy umowa milczy, znaczenie ma art. 742 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny. Zgodnie z tym przepisem dający zlecenie powinien zwrócić przyjmującemu zlecenie wydatki, które ten poczynił w celu należytego wykonania zlecenia, wraz z odsetkami ustawowymi; powinien też zwolnić go z zobowiązań, które ten w powyższym celu zaciągnął w imieniu własnym.

W praktyce oznacza to, że zleceniobiorca może dochodzić zwrotu racjonalnych i potrzebnych kosztów, takich jak nocleg, przejazd, opłaty drogowe czy inne wydatki konieczne do wykonania zlecenia w Niemczech. Nie chodzi jednak automatycznie o „dietę” w rozumieniu pracowniczym, lecz o zwrot wydatków rzeczywiście poniesionych albo o świadczenie umownie ustalone.

Najbezpieczniej doprecyzować w umowie co najmniej:

• czy zleceniobiorca ma zapewniony nocleg przez spółkę,
• czy otrzymuje zwrot kosztów według faktur i rachunków,
• czy strony przewidują ryczałt dzienny lub tygodniowy,
• jak rozliczane są przejazdy, paliwo i dojazdy lokalne,
• w jakim terminie następuje rozliczenie kosztów.

Jeżeli warunki współpracy w rzeczywistości odpowiadają stosunkowi pracy, trzeba brać pod uwagę ryzyko przekwalifikowania umowy zlecenia na umowę o pracę. Znaczenie ma tu art. 22 § 1, § 1¹ i § 1² Kodeksu pracy. Samo nazwanie kontraktu umową zlecenia nie wyłącza oceny, czy praca jest wykonywana pod kierownictwem, w miejscu i czasie wyznaczonym przez zatrudniającego oraz za wynagrodzeniem jak pracownik.

Minimalne wynagrodzenie w Niemczech

To, że umowa została zawarta w Polsce i przewiduje wynagrodzenie według polskich stawek, nie oznacza jeszcze, że można pominąć niemieckie minimalne warunki płacowe. Jeżeli praca jest faktycznie wykonywana w Niemczech, trzeba zbadać niemieckie przepisy bezwzględnie obowiązujące oraz regulacje dotyczące delegowania pracowników i warunków zatrudnienia na terytorium Niemiec.

W szczególności znaczenie ma dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 96/71/WE z dnia 16 grudnia 1996 r. dotycząca delegowania pracowników w ramach świadczenia usług, zmieniona dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/957 z dnia 28 czerwca 2018 r. Jej zakres dotyczy formalnie „pracowników”, więc przy umowie zlecenia trzeba dodatkowo ocenić, czy w świetle prawa właściwego i realiów wykonywania pracy dana osoba nie jest traktowana jak pracownik lub osoba objęta porównywalną ochroną. W budownictwie niemieckie organy kontrolne badają przede wszystkim rzeczywisty sposób wykonywania pracy, a nie wyłącznie nazwę umowy. Osobnym, ale powiązanym problemem jest delegowanie do Niemiec na B2B.

W Niemczech obowiązuje ustawa o płacy minimalnej (Mindestlohngesetz – MiLoG), a w niektórych branżach, zwłaszcza budowlanej, zastosowanie mogą mieć również stawki branżowe wynikające z aktów powszechnie obowiązujących albo układów zbiorowych rozciągniętych na całą branżę. Dlatego nie wystarcza ogólne odwołanie do polskiej płacy minimalnej. Należy sprawdzić, jaka minimalna stawka za pracę obowiązuje w konkretnym okresie i w konkretnym sektorze w Niemczech.

Jeżeli zleceniobiorca pracuje na warunkach zbliżonych do pracowniczych albo podlega niemieckim przepisom ochronnym właściwym dla wykonywanej pracy, zaniżenie wypłaty względem wymaganych standardów może skutkować obowiązkiem dopłaty oraz sankcjami administracyjnymi po stronie firmy. W tym kontekście przydatny bywa też materiał o tym, jak wygląda praca przez agencję a diety zagraniczne, bo pokazuje praktyczne problemy z rozliczaniem świadczeń przy pracy poza Polską.

Obowiązki polskiej spółki wysyłającej do Niemiec

Przy wyjazdach do Niemiec trzeba oddzielić trzy obszary: ubezpieczenia społeczne, warunki wykonywania pracy za granicą oraz rozliczenia podatkowe. To, które obowiązki wystąpią, zależy od konkretnego modelu współpracy, czasu pobytu, rodzaju usług i organizacji pracy.

W zakresie ubezpieczeń istotne są również krajowe przepisy o składkach od umowy zlecenia, przede wszystkim ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Samo A1 nie jest jednak wydawane „na zawsze” i może zostać zakwestionowane, jeżeli warunki delegowania w rzeczywistości nie były spełnione.

Przy pracy budowlanej w Niemczech często pojawiają się także szczególne obowiązki wobec tamtejszych organów, w tym obowiązki zgłoszeniowe i przechowywania dokumentacji do kontroli. Ich zakres może się zmieniać zależnie od branży i aktualnych regulacji niemieckich, dlatego przed każdym wyjazdem trzeba weryfikować bieżące wymagania praktyczne.

Co wynika z tego dla opisanej sytuacji?

1. Wyjazd zleceniobiorcy do Niemiec nie jest co do zasady podróżą służbową z art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy, bo ten przepis dotyczy pracowników.
2. Nie ma automatycznego prawa do diety „pracowniczej”. Jeżeli jednak zleceniobiorca ponosi wydatki potrzebne do wykonania zlecenia, może żądać ich zwrotu na podstawie art. 742 Kodeksu cywilnego, o ile koszty były uzasadnione.
3. Jeżeli spółka zapewnia wyjazdy cyklicznie, powinna bardzo precyzyjnie uregulować w umowie noclegi, przejazdy, zaliczki, sposób dokumentowania kosztów oraz termin ich rozliczenia.
4. Wynagrodzenie nie może być oceniane wyłącznie według polskiej płacy minimalnej, jeśli praca jest wykonywana w Niemczech i wchodzą w grę niemieckie minimalne standardy płacowe, zwłaszcza w budownictwie.
5. Zaświadczenie A1 dotyczy głównie ubezpieczeń społecznych i nie załatwia spraw płacowych, organizacyjnych ani ewentualnych wymogów kontrolnych po stronie niemieckiej.

FAQ

Czy zleceniobiorcy należy się dieta za wyjazd do Niemiec?

Nie automatycznie. Dieta z art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy dotyczy pracowników. Przy umowie zlecenia dieta może wynikać z umowy lub regulaminu, a niezależnie od tego możliwy jest zwrot koniecznych wydatków na podstawie art. 742 Kodeksu cywilnego.

Czy A1 oznacza, że wystarczy stosować polskie przepisy?

Nie. A1 potwierdza przede wszystkim podleganie polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych. Nie wyłącza obowiązku przestrzegania niemieckich minimalnych standardów dotyczących pracy wykonywanej w Niemczech.

Czy firma musi zwracać koszt noclegu?

Jeżeli nocleg był potrzebny do wykonania zlecenia i koszt poniósł zleceniobiorca, zwrot może wynikać z art. 742 Kodeksu cywilnego. Najlepiej jednak uregulować to wcześniej w umowie, aby uniknąć sporu o zakres i wysokość wydatków.

Czy polska płaca minimalna wystarczy przy pracy budowlanej w Niemczech?

Nie zawsze. Przy pracy wykonywanej w Niemczech trzeba sprawdzić niemieckie stawki minimalne oraz ewentualne stawki branżowe dla budownictwa. Ocena zależy od realnego modelu zatrudnienia i rodzaju wykonywanych usług.

Czy umowa zlecenia może zostać uznana za stosunek pracy?

Tak, jeżeli w praktyce spełnia cechy z art. 22 § 1 i § 1¹ Kodeksu pracy, czyli praca jest wykonywana osobiście, pod kierownictwem, w miejscu i czasie wyznaczonym przez zatrudniającego oraz za wynagrodzeniem.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny – Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93
2. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141
3. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – Dz.U. 1998 nr 137 poz. 887
4. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego – EUR-Lex
5. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 r. dotyczące wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 – EUR-Lex
6. Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 96/71/WE z dnia 16 grudnia 1996 r. dotycząca delegowania pracowników w ramach świadczenia usług oraz dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/957 z dnia 28 czerwca 2018 r.
7. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – Dz.U. 2013 poz. 167.