Różnica między delegacją a oddelegowaniem pracownika

Zagraniczna podróż służbowa a oddelegowanie pracownika

Nie, nie ma przepisu, który nakazywałby po 3 miesiącach albo po 90 dniach automatycznie „zamienić” delegację na oddelegowanie. Takie terminy nie wynikają z ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.

W praktyce różnica między podróżą służbową a oddelegowaniem wynika przede wszystkim z tego, co jest umówionym miejscem pracy i jaki charakter ma wyjazd. Jeżeli pracownik wykonuje incydentalne, czasowe zadanie poza stałym miejscem pracy – zwykle mówimy o podróży służbowej. Jeżeli natomiast przez pewien okres ma normalnie świadczyć pracę w innym miejscu jako w nowym, uzgodnionym miejscu pracy – mamy do czynienia raczej z oddelegowaniem.

To rozróżnienie ma duże znaczenie praktyczne, bo wpływa na prawo do diet i innych należności, a przy pracy za granicą także na ZUS, A1 i PIT. W przypadku wyjazdów do Niemiec warto też przeanalizować oddelegowanie do Niemiec - praktyczne aspekty.

Czym jest delegacja, czyli podróż służbowa?

Podstawą prawną jest art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Zgodnie z tym przepisem pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Z tego przepisu wynikają najważniejsze cechy podróży służbowej:

• musi istnieć polecenie pracodawcy,
• pracownik realizuje konkretne zadanie służbowe,
• zadanie jest wykonywane poza stałym miejscem pracy albo poza miejscowością siedziby pracodawcy,
• wyjazd ma charakter czasowy i incydentalny, a nie stałej organizacji pracy.

W orzecznictwie Sądu Najwyższego przyjmuje się, że podróż służbowa nie może zastępować zwykłego sposobu wykonywania pracy wynikającego z umowy. Jeżeli więc pracownik faktycznie przez dłuższy czas wykonuje pracę w innym miejscu jako zwykłe miejsce świadczenia pracy, samo wystawianie kolejnych delegacji może zostać zakwestionowane.

Czym jest oddelegowanie pracownika?

Polskie przepisy nie zawierają jednej legalnej definicji „oddelegowania” na potrzeby całego prawa pracy. W praktyce chodzi o czasową zmianę miejsca wykonywania pracy, czyli taką sytuację, w której pracownik ma świadczyć pracę w innym miejscu niż dotychczas ustalone w umowie o pracę.

Ponieważ miejsce wykonywania pracy jest istotnym warunkiem umowy o pracę, jego zmiana wymaga co do zasady zastosowania mechanizmu przewidzianego w art. 29 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy (miejsce wykonywania pracy jako element umowy) oraz odpowiedniej zmiany warunków zatrudnienia, najczęściej:

• w drodze porozumienia stron – aneksu do umowy, albo
• w drodze wypowiedzenia zmieniającego na podstawie art. 42 § 1–3 Kodeksu pracy.

Nie należy utożsamiać oddelegowania z powierzeniem innej pracy z art. 42 § 4 Kodeksu pracy. Ten przepis dotyczy czasowego powierzenia innej pracy niż określona w umowie, do 3 miesięcy w roku kalendarzowym, bez wypowiedzenia zmieniającego, ale nie tworzy ogólnej zasady, że po 3 miesiącach każda delegacja musi stać się oddelegowaniem.

Dlaczego 3 miesiące albo 90 dni nie rozstrzygają sprawy?

W praktyce często pojawiają się trzy różne liczby: 90 dni, 3 miesiące i 183 dni. Żadna z nich nie daje automatycznej odpowiedzi na pytanie, czy wyjazd jest delegacją czy oddelegowaniem.

Innymi słowy: czas wyjazdu jest ważny, ale nie jest jedynym kryterium. Długi pobyt za granicą zwiększa ryzyko, że wyjazd nie będzie już uznany za podróż służbową, ale nadal trzeba badać cały stan faktyczny.

Kiedy pracownikowi przysługują diety i inne należności?

Prawo do diet i zwrotu kosztów wynika z przepisów o podróży służbowej, czyli z art. 77⁵ Kodeksu pracy oraz – dla pracowników sfery budżetowej wprost, a dla innych pracowników odpowiednio przez regulacje zakładowe lub umowne – z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Jeżeli wyjazd jest rzeczywiście podróżą służbową, pracownikowi mogą przysługiwać m.in.:

• dieta,
• zwrot kosztów przejazdów,
• zwrot kosztów noclegów,
• zwrot innych niezbędnych, udokumentowanych wydatków uznanych przez pracodawcę.

Jeżeli natomiast mamy do czynienia z oddelegowaniem, pracownik co do zasady nie nabywa automatycznie prawa do diet z tytułu podróży służbowej. Wtedy warunki finansowe pobytu za granicą powinny wynikać z umowy, aneksu, regulaminu wynagradzania albo innego wewnętrznego źródła prawa pracy obowiązującego u pracodawcy.

Jak odróżnić delegację od oddelegowania w praktyce?

Najczęściej trzeba odpowiedzieć na kilka pytań:

• Czy pracownik wykonuje jednorazowe lub wyjątkowe zadanie, czy po prostu ma normalnie pracować w innym miejscu?
• Czy miejsce wskazane za granicą jest tylko czasem wykonania zadania, czy faktycznie staje się na pewien okres miejscem pracy?
• Czy wyjazd wynika z polecenia służbowego, czy wymaga trwałego albo czasowego przestawienia organizacji pracy?
• Czy treść umowy o pracę pozwala traktować dane miejsce jako mieszczące się w uzgodnionym miejscu pracy?

Przy wyjazdach zagranicznych dodatkowo trzeba odróżnić podróż służbową od sytuacji, w której pracownik jest wysyłany do realizacji usługi za granicą w sposób zorganizowany i planowy. W takim przypadku bardzo często bezpieczniejszym rozwiązaniem jest formalne oddelegowanie.

Zobacz również:

Oddelegowanie a ZUS i dokument A1

Przy pracy w innym państwie UE nie wystarcza ocena według polskiego Kodeksu pracy. Trzeba jeszcze ustalić, któremu ustawodawstwu w zakresie zabezpieczenia społecznego podlega pracownik.

Podstawowe znaczenie mają tu:

• art. 12 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego,
• art. 14 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 dotyczącego wykonywania rozporządzenia nr 883/2004.

Z tych przepisów wynika, że osoba zatrudniona w jednym państwie członkowskim i wysłana przez pracodawcę do pracy w innym państwie może nadal podlegać systemowi ubezpieczeń państwa wysyłającego, jeżeli spełnione są warunki ustawowe, w szczególności przewidywany czas pracy za granicą nie przekracza 24 miesięcy i pracownik nie jest wysłany, aby zastąpić inną osobę.

W praktyce potwierdzeniem pozostawania w polskim systemie ubezpieczeń jest dokument A1. To osobny temat od prawa do diet. Nawet jeżeli ZUS wyda A1, nie rozstrzyga to jeszcze samo przez się, czy wyjazd jest podróżą służbową czy oddelegowaniem w rozumieniu prawa pracy.

Oddelegowanie a PIT – kiedy znaczenie może mieć 183 dni?

W podatkach często pojawia się próg 183 dni, ale dotyczy on przede wszystkim zasad opodatkowania wynagrodzenia na podstawie właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, a nie definicji podróży służbowej z Kodeksu pracy.

Dla relacji Polska–Niemcy znaczenie ma Konwencja między Rzecząpospolitą Polską a Republiką Federalną Niemiec w sprawie unikania podwójnego opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i od majątku, podpisana w Berlinie 14 maja 2003 r., w szczególności art. 15 dotyczący pracy najemnej.

To, gdzie ostatecznie powinno być opodatkowane wynagrodzenie, zależy od całego stanu faktycznego, m.in. od:

• długości pobytu pracownika za granicą,
• tego, kto faktycznie ponosi ciężar wynagrodzenia,
• czy wynagrodzenie jest wypłacane przez pracodawcę mającego zakład w drugim państwie,
• rezydencji podatkowej pracownika.

Właśnie dlatego liczba 183 dni nie tworzy automatycznej granicy między delegacją a oddelegowaniem, choć może mieć duże znaczenie dla rozliczeń podatkowych.

Co powinien zrobić pracodawca przy wyjeździe na kilka miesięcy?

Jeżeli pracownik ma wykonywać pracę za granicą przez kilka miesięcy, warto przejść przez następującą listę kontrolną:

1. Sprawdzić, jakie miejsce pracy wpisano do umowy o pracę zgodnie z art. 29 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy.
2. Ocenić, czy wyjazd ma cechy incydentalnej podróży służbowej, czy raczej czasowej zmiany miejsca pracy.
3. Jeżeli to oddelegowanie – przygotować porozumienie zmieniające albo zastosować wypowiedzenie zmieniające zgodnie z art. 42 Kodeksu pracy.
4. Ustalić zasady finansowania pobytu: wynagrodzenie, dodatki, zakwaterowanie, przejazdy, ryczałty, zwrot kosztów.
5. Sprawdzić obowiązki w państwie przyjmującym, w tym przepisy o minimalnych warunkach zatrudnienia oraz – gdy to potrzebne – formalności administracyjne.
6. Zweryfikować kwestie ZUS/A1 oraz PIT.

Jeżeli wyjazd dotyczy regularnej pracy na rzecz kontraktu zagranicznego, wielokrotne wystawianie poleceń wyjazdu służbowego bez zmiany warunków zatrudnienia może być ryzykowne dowodowo i rozliczeniowo.

Podsumowanie

Sama długość pobytu za granicą nie rozstrzyga sprawy. O tym, czy mamy do czynienia z delegacją czy oddelegowaniem, decydują przede wszystkim: treść umowy o pracę, rzeczywisty charakter wyjazdu i sposób organizacji pracy.

Jeżeli pracownik jedzie wykonać konkretne, czasowe zadanie poza stałym miejscem pracy, zwykle można mówić o podróży służbowej z art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy. Jeżeli natomiast ma przez pewien czas po prostu pracować w innym miejscu jako w czasowo ustalonym miejscu wykonywania pracy, częściej będzie to oddelegowanie wymagające zmiany warunków zatrudnienia.

Przy pracy za granicą trzeba ponadto osobno ocenić kwestie składek, A1 i podatków. Po zakończeniu wyjazdu istotne bywają też obowiązki po powrocie z podróży służbowej.

FAQ

Czy delegacja po 3 miesiącach automatycznie staje się oddelegowaniem?

Nie. Kodeks pracy nie przewiduje takiego automatyzmu. Trzeba ocenić charakter wyjazdu, treść umowy o pracę i rzeczywisty sposób wykonywania pracy.

Czy pracownikowi oddelegowanemu zawsze przysługują diety?

Nie. Diety są typowym świadczeniem związanym z podróżą służbową. Przy oddelegowaniu zasady finansowania pobytu powinny wynikać z umowy, aneksu albo regulacji wewnętrznych pracodawcy.

Czy 183 dni przesądza o oddelegowaniu?

Nie. Próg 183 dni może mieć znaczenie podatkowe, ale sam w sobie nie rozstrzyga o kwalifikacji wyjazdu w prawie pracy.

Czy przy wyjeździe do Niemiec trzeba mieć A1?

Bardzo często tak, jeśli pracownik ma nadal podlegać polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych. Wydanie A1 zależy jednak od spełnienia warunków wynikających z rozporządzeń unijnych.

Czy można oddelegować pracownika bez jego zgody?

Jeżeli zmiana dotyczy istotnych warunków umowy, w tym miejsca pracy, co do zasady potrzebne jest porozumienie stron albo wypowiedzenie zmieniające na podstawie art. 42 Kodeksu pracy. Ocena zależy od konkretnej treści umowy i stanu faktycznego.

Źródła

• art. 29 § 1 pkt 2, art. 42 § 1–4, art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej
• art. 12 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego
• art. 14 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 r. dotyczącego wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004
• art. 15 Konwencji między Rzecząpospolitą Polską a Republiką Federalną Niemiec w sprawie unikania podwójnego opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i od majątku, podpisanej w Berlinie dnia 14 maja 2003 r.