Stawienie się do pracy po podróży służbowej

Podróż służbowa a czas pracy

Zgodnie z art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy podróżą służbową jest wykonywanie, na polecenie pracodawcy, zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, albo poza stałym miejscem pracy pracownika.

Podróż służbowa co do zasady składa się z dwóch etapów. Pierwszy to czas dojazdów do celu podróży i z powrotem, drugi – okres wykonywania zadań zleconych przez pracodawcę. Więcej o tym, jak kwalifikować dojazdy w podróży służbowej, warto analizować zawsze z uwzględnieniem harmonogramu pracy i rodzaju polecenia służbowego.

Definicję czasu pracy zawiera art. 128 § 1 Kodeksu pracy. Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy albo w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Z tego przepisu wynika, że nie każdy przejazd w delegacji automatycznie jest czasem pracy.

W praktyce przyjmuje się, że przejazd w podróży służbowej:

• wlicza się do czasu pracy w części przypadającej na normalne godziny pracy wynikające z rozkładu,
• może być czasem pracy poza harmonogramem, jeżeli pracownik w czasie przejazdu wykonuje pracę, np. prowadzi samochód służbowy jako powierzone zadanie, przewozi dokumenty wymagające nadzoru albo wykonuje polecenia służbowe,
• co do zasady nie jest czasem pracy, jeżeli poza rozkładem pracownik jedynie podróżuje jako pasażer i nie wykonuje pracy.

Takie rozróżnienie jest zgodne z art. 128 § 1 Kodeksu pracy oraz z utrwalonym kierunkiem orzecznictwa Sądu Najwyższego, w tym z wyrokiem Sądu Najwyższego z 27 października 1981 r., sygn. I PR 85/81, oraz z wyrokiem Sądu Najwyższego z 23 czerwca 2005 r., sygn. II PK 265/04.

Jak rozliczyć opisany dzień delegacji?

W opisanym stanie faktycznym harmonogram pracy przewidywał pracę od 8.00 do 16.00. Oznacza to, że czas podróży i pracy należy rozliczyć etapami.

Praca od 16.00 do 21.00 może stanowić pracę w godzinach nadliczbowych w rozumieniu art. 151 § 1 Kodeksu pracy, ponieważ przekracza dobową normę czasu pracy wynikającą z art. 129 § 1 Kodeksu pracy, o ile nie zastosowano systemu lub rozkładu czasu pracy dopuszczającego dłuższą pracę w tej dobie. Za pracę nadliczbową przysługuje normalne wynagrodzenie oraz dodatek określony w art. 151¹ § 1 Kodeksu pracy albo czas wolny udzielany na zasadach z art. 151² § 1–2 Kodeksu pracy.

Odpoczynek dobowy po nocnym powrocie z delegacji

Zgodnie z art. 132 § 1 Kodeksu pracy pracownikowi przysługuje w każdej dobie prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku. Z kolei art. 133 § 1 Kodeksu pracy zapewnia pracownikowi co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdym tygodniu. W sprawach takich jak opisana kluczowy jest przede wszystkim odpoczynek dobowy.

Jeżeli pracownik wrócił z delegacji o 4.00 rano, a praca według harmonogramu zaczyna się o 8.00, to do rozpoczęcia pracy pozostają tylko 4 godziny. Taki czas co do zasady nie zapewnia realnego odpoczynku. Podobne problemy pojawiają się również wtedy, gdy trzeba ocenić odpoczynek dobowy w pracy poza siedzibą.

W wyroku Sądu Najwyższego z 23 czerwca 2005 r., sygn. II PK 265/04, wskazano, że czas dojazdu i powrotu z miejscowości stanowiącej cel podróży służbowej nie jest pozostawaniem do dyspozycji pracodawcy w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy w rozumieniu art. 128 § 1 Kodeksu pracy. Jednocześnie Sąd Najwyższy podkreślił, że czas podróży wykraczający poza normalny rozkład czasu pracy ma znaczenie, jeżeli uszczupla gwarantowany pracownikowi odpoczynek.

Dlatego w opisanej sytuacji najbardziej ostrożne i zgodne z ochronną funkcją przepisów o czasie pracy jest liczenie 11-godzinnego odpoczynku od faktycznego zakończenia podróży, czyli od 4.00. Przy takim podejściu pracownik powinien rozpocząć pracę dopiero około 15.00.

Usprawiedliwienie nieobecności po podróży służbowej w nocy

Osobną podstawę praktyczną daje § 3 pkt 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Przepis ten wskazuje, że dowodem usprawiedliwiającym nieobecność w pracy może być oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.

W przedstawionym przypadku ten warunek jest spełniony: podróż zakończyła się o 4.00, a praca miała rozpocząć się o 8.00. Do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin. Pracownik powinien więc niezwłocznie poinformować pracodawcę o sytuacji i złożyć oświadczenie o odbyciu podróży służbowej w nocy, jeżeli pracodawca wymaga formalnego usprawiedliwienia nieobecności.

Trzeba jednak odróżnić dwie kwestie. § 3 pkt 5 wskazanego rozporządzenia dotyczy usprawiedliwienia nieobecności po nocnej podróży służbowej. Natomiast art. 132 § 1 Kodeksu pracy dotyczy obowiązku zapewnienia 11-godzinnego odpoczynku dobowego. W praktyce oznacza to, że samo 8 godzin od zakończenia podróży może nie wystarczyć, jeżeli w danym stanie faktycznym należy zapewnić pełny odpoczynek dobowy.

Kiedy należy stawić się w pracy w opisanym przypadku?

Jeżeli podróż zakończyła się o 4.00 rano, a poprzedniego dnia pracownik wykonywał pracę do 21.00, najbezpieczniej przyjąć, że pracownik powinien rozpocząć pracę po upływie 11 godzin od faktycznego zakończenia podróży, czyli około 15.00. Takie stanowisko najlepiej zabezpiecza prawo pracownika do odpoczynku wynikające z art. 132 § 1 Kodeksu pracy.

Może się zdarzyć, że pracodawca przyjmie mniej korzystne dla pracownika stanowisko i uzna, że wystarczające jest stawienie się po 8 godzinach od zakończenia nocnej podróży, czyli około 12.00. Taki wariant opiera się przede wszystkim na § 3 pkt 5 rozporządzenia z dnia 15 maja 1996 r., ale nie rozwiązuje w pełni problemu 11-godzinnego odpoczynku dobowego.

Pracownik nie powinien samowolnie zignorować obowiązku stawienia się w pracy. Najlepiej jeszcze przed planowaną godziną rozpoczęcia pracy poinformować przełożonego o godzinie powrotu, powołać się na nocną podróż i brak możliwości odpoczynku oraz złożyć wymagane oświadczenie.

Przykłady

Poniższe przykłady pokazują, jak różny może być skutek prawny w zależności od godzin podróży, harmonogramu i tego, czy pracownik w czasie przejazdu faktycznie wykonywał pracę.

Podsumowanie

W opisanym stanie faktycznym czas od 8.00 do 16.00 należy rozliczyć jako normalny czas pracy, a czas od 16.00 do 21.00 jako pracę nadliczbową, jeżeli nie obowiązywał szczególny rozkład czasu pracy. Powrót od 21.00 do 4.00 zwykle nie jest czasem pracy, gdy pracownik tylko podróżował, ale ma znaczenie dla prawa do odpoczynku.

Jeżeli pracownik wrócił do domu o 4.00 rano, nie powinien być zobowiązany do rozpoczęcia pracy o 8.00 bez możliwości odpoczynku. W praktyce najbezpieczniejsze jest stawienie się po 11 godzinach odpoczynku, czyli około 15.00, a co najmniej powołanie się na usprawiedliwienie nieobecności po nocnej podróży służbowej na podstawie § 3 pkt 5 rozporządzenia z dnia 15 maja 1996 r.

FAQ

Czy czas dojazdu w delegacji zawsze jest czasem pracy?

Nie. Z art. 128 § 1 Kodeksu pracy wynika, że czasem pracy jest pozostawanie w dyspozycji pracodawcy w miejscu wykonywania pracy lub innym miejscu wyznaczonym do pracy. Dojazd w delegacji wlicza się do czasu pracy przede wszystkim wtedy, gdy przypada na normalne godziny pracy albo gdy w czasie przejazdu pracownik faktycznie wykonuje pracę.

Czy po powrocie z delegacji o 4.00 rano trzeba przyjść do pracy o 8.00?

Co do zasady nie powinno się wymagać rozpoczęcia pracy o 8.00, jeżeli pracownik nie miał realnej możliwości odpoczynku. § 3 pkt 5 rozporządzenia z dnia 15 maja 1996 r. pozwala usprawiedliwić nieobecność, gdy podróż służbowa odbywała się w nocy i zakończyła się tak późno, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin.

Czy należy się wynagrodzenie za czas odpoczynku po nocnej delegacji?

To zależy od podstawy nieobecności i zasad obowiązujących u pracodawcy. Kodeks pracy nie zawiera ogólnej regulacji przyznającej wynagrodzenie za każdą usprawiedliwioną nieobecność po nocnej podróży. Wynagrodzenie może wynikać z przepisów wewnętrznych, decyzji pracodawcy albo z prawidłowego rozliczenia czasu pracy i odpoczynku.

Czy praca po godzinie 16.00 w delegacji jest nadgodzinami?

Jeżeli harmonogram przewidywał pracę od 8.00 do 16.00, a pracownik wykonywał zadania służbowe do 21.00, to czas od 16.00 do 21.00 co do zasady stanowi pracę nadliczbową w rozumieniu art. 151 § 1 Kodeksu pracy. Trzeba jednak sprawdzić system czasu pracy i obowiązujący rozkład.

Jak udokumentować, że po delegacji nie było czasu na odpoczynek?

Pracownik powinien złożyć oświadczenie potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, godzinę jej zakończenia oraz okoliczności uniemożliwiające odpoczynek nocny. Takie oświadczenie jest dowodem usprawiedliwiającym nieobecność na podstawie § 3 pkt 5 rozporządzenia z dnia 15 maja 1996 r.

Źródła

• Art. 77⁵ § 1, art. 128 § 1, art. 129 § 1, art. 132 § 1, art. 133 § 1, art. 151 § 1, art. 151¹ § 1 oraz art. 151² § 1–2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.
• § 3 pkt 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy.
• Wyrok Sądu Najwyższego z 27 października 1981 r., sygn. I PR 85/81.
• Wyrok Sądu Najwyższego z 23 czerwca 2005 r., sygn. II PK 265/04.