.
Mamy 12 290 opinii naszych Klientów
Zadaj pytanie » Zadaj pytanie »

Indywidualne Porady Prawne

Masz podobny problem?
Opisz nam go i zadaj pytania.

(zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje)

Delegacja i zaliczka w walucie obcej

Autor: Hanna Żurowska • Opublikowane: 18.03.2014

Zostałam wysłana samochodem służbowym w delegację do Wilna. Poprosiłam o zaliczkę w walucie obcej – litach litewskich. Pracodawca jednak wypłacił mi zaliczkę w euro. Podczas podróży płaciłam m.in. za paliwo i hotele – opłaty uiszczałam w euro, jednak na rachunkach widnieją kwoty w walutach lokalnych. Dopisałam ręcznie na rachunkach kwoty rzeczywiście wydane w euro. Pracodawca rozlicza wydatki według średniego kursu NBP. W związku z tym mam następujące pytania:

 

  1. Czy pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi zaliczkę w walutach krajów, do których pracownik się udaje albo przez które będzie przejeżdżał?
  2. Czy pracodawca ma obowiązek uwzględnić rzeczywiście poniesione wydatki w walucie zaliczki w przypadku, gdy na rachunku jest jedynie waluta lokalna?


Masz podobny problem? Kliknij tutaj i zadaj pytanie.

Zgodnie z art. 775 Kodeksu pracy (w skrócie: K.p.) „pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową”.

 

Wysokość oraz warunki ustalania należności z tytułu krajowej podróży służbowej reguluje natomiast od 1 marca 2013 r. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167).

 

Jego przepisy mają zastosowanie również we wszystkich przedsiębiorstwach, które nie uregulowały zasad rozliczania delegacji w przepisach wewnątrzzakładowych (np. w regulaminie lub umowie o pracę). Natomiast firmy, które decydują się na własne postanowienia, muszą pamiętać, że nie mogą być one mniej korzystne niż te, które wynikają z treści rozporządzenia. Wynikają z niego m.in. następujące regulacje:

 

㤠20:

1. Pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.

2. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki.

3. Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia”.

 

Z powyższego wynika odpowiedź na pierwsze z Pani pytań. Pracodawca powinien wypłacić zaliczkę w walucie obcej, tj. w Pani przypadku w litach. Ewentualnie na Pani wniosek (pkt 2) mógł wypłacić zaliczkę w walucie polskiej.

 

Odpowiedź na drugie z Pani pytań również jest twierdząca. Pracodawca ma obowiązek uwzględnić rzeczywiście poniesione wydatki w walucie zaliczki w przypadku, gdy na rachunku jest jedynie waluta lokalna.

 

Pracownik w żadnym wypadku nie może być stratny w wyniku kosztów poniesionych w związku z delegacją. W związku z tym sugeruję rozwiązanie w oparciu o poniższy przepis przywołanego rozporządzenia:

 

㤠5:

1. Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży.

2. Do rozliczenia kosztów podróży, o których mowa w ust. 1, pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

3. W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość”.

 

Sugeruję rozliczyć koszty podróży, przedkładając zebrane rachunki, faktury, bilety, a w przypadku spornych rachunków, które powodują rozbieżność pomiędzy ich pokryciem przez pracodawcę a faktycznie poniesionymi przez Panią kosztami, proponuję zamiast tych rachunków złożyć stosowne oświadczenie o dokonanym wydatku.

 

Przyczyną braku udokumentowania wydatku będzie niemożność uzyskania rachunku w walucie, w której została pobrana zaliczka, a dla uprawdopodobnienia poniesionego kosztu może Pani załączyć tenże rachunek z kwotą podaną w lokalnej walucie (jedynie jako fakt uprawdopodobniający rzeczywiście poniesiony koszt, który wskazuje Pani w oświadczeniu).

 

Jeżeli chcesz wiedzieć więcej na ten temat – kliknij tutaj i zapytaj prawnika >>

 

Komentarze (0):

Uwaga!
Szanowni Państwo!
Nasi prawnicy nie odpowiadają na pytania zadawane w formie komentarza pod tekstem. Jeśli chcą Państwo powierzyć swój problem naszym prawnikom, prosimy kliknąć tutaj >>

  • 1 + trzy =
.
Porad przez Internet udzielają
prawnicy z dużym doświadczeniem:
Prawnicy

Zapytaj prawnika

Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje!
Wycenę wyślemy do 1 godziny
Szukamy ambitnego prawnika »