Zaliczka na delegację zagraniczną – w jakiej walucie i jak rozliczyć koszty?

Co wynika z przepisów o podróży służbowej

Podstawą prawa do należności z tytułu podróży służbowej jest art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Zgodnie z tym przepisem pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

W odniesieniu do pracowników państwowych i samorządowych jednostek sfery budżetowej szczegółowe zasady określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. 2013 poz. 167). U innych pracodawców zasady mogą wynikać z układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania albo umowy o pracę, ale zgodnie z art. 77⁵ § 3-5 Kodeksu pracy nie mogą one ustalać diety za dobę podróży krajowej w wysokości niższej niż dieta krajowa przewidziana w rozporządzeniu. Jeżeli pracodawca nie wprowadził własnych zasad, stosuje się wprost przepisy rozporządzenia.

W praktyce oznacza to, że przy ocenie sposobu wypłaty zaliczki i rozliczenia delegacji zagranicznej najpierw trzeba sprawdzić regulamin wynagradzania, układ zbiorowy albo umowę o pracę, a jeśli brak w nich odmiennych, zgodnych z prawem postanowień – stosuje się rozporządzenie.

W jakiej walucie pracodawca powinien wypłacić zaliczkę

Kluczowy jest tu § 20 ust. 1 rozporządzenia z 29 stycznia 2013 r.: „Pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów”.

Z kolei § 20 ust. 2 stanowi, że za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki.

To oznacza, że:

• podstawową zasadą jest wypłata zaliczki w walucie obcej,
• wypłata w złotych wymaga zgody pracownika,
• przepisy nie nakazują, aby była to koniecznie waluta każdego państwa, przez które pracownik przejeżdża, ale waluta zaliczki musi realnie odpowiadać niezbędnym kosztom podróży zagranicznej.

W obecnych realiach obrotu, zwłaszcza w strefie euro, pracodawca często wypłaca zaliczkę w euro, gdy koszty podróży są ponoszone właśnie w euro. Trzeba jednak pamiętać, że dawne litewskie lity nie funkcjonują już jako waluta – Litwa od 1 stycznia 2015 r. należy do strefy euro. Dlatego obecnie wyjazd służbowy do Wilna rozlicza się co do zasady w euro, a nie w litach.

Jeżeli jednak stan faktyczny dotyczył okresu sprzed wejścia Litwy do strefy euro, ocena mogła być inna. W takich sprawach znaczenie ma dokładna data podróży.

Czy pracodawca może wypłacić zaliczkę w innej walucie niż waluta kraju docelowego

Przepisy nie zawierają dosłownego wymogu, aby zaliczka była wypłacona dokładnie w walucie państwa docelowego. § 20 ust. 1 rozporządzenia mówi o „walucie obcej”, a nie o „walucie państwa podróży”. Z prawnego punktu widzenia najważniejsze jest więc to, czy wypłacona waluta pozwala pokryć niezbędne koszty podróży zagranicznej bez przerzucania na pracownika nieuzasadnionego ryzyka kursowego.

Jeżeli pracownik miał ponosić wydatki głównie w euro, wypłata zaliczki w euro co do zasady mieści się w przepisach. Jeżeli jednak skutkiem decyzji pracodawcy było to, że pracownik musiał samodzielnie ponieść stratę wynikającą z niekorzystnego przewalutowania, można argumentować, że należności z tytułu podróży służbowej nie zostały pokryte prawidłowo. W takim przypadku znaczenie mają konkretne dokumenty, kursy walut i sposób rozliczenia przyjęty przez pracodawcę.

W praktyce spór zwykle nie dotyczy samego wyboru waluty, lecz tego, czy po końcowym rozliczeniu pracownik odzyskał pełną równowartość rzeczywiście i niezbędnie poniesionych kosztów podróży.

Jak rozlicza się koszty podróży zagranicznej

Zgodnie z § 20 ust. 3 rozporządzenia rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

Natomiast § 5 ust. 1 rozporządzenia przewiduje, że pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży. Zgodnie z § 5 ust. 2 do rozliczenia dołącza się dokumenty potwierdzające poszczególne wydatki, w szczególności rachunki, faktury lub bilety. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Dodatkowo § 5 ust. 3 pozwala złożyć pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.

To są przepisy, na które należy się powoływać przy sporze o rozliczenie zagranicznej delegacji.

Co zrobić, gdy rachunek jest w walucie lokalnej, a płatność nastąpiła w innej walucie

To częsta sytuacja. Na fakturze lub rachunku może widnieć waluta lokalna, natomiast faktyczna płatność może zostać dokonana kartą albo gotówką w innej walucie. Sam dopisek odręczny na rachunku nie zawsze wystarczy dla pracodawcy jako pełny dowód księgowy, ale nie oznacza to jeszcze, że wydatek przepada.

W takiej sytuacji warto do rozliczenia dołączyć:

• oryginał rachunku lub faktury,
• potwierdzenie płatności kartą albo wyciąg bankowy, jeśli płatność była bezgotówkowa,
• pisemne oświadczenie pracownika wyjaśniające, w jakiej walucie i w jakiej kwocie wydatek został rzeczywiście poniesiony,
• w razie potrzeby krótkie wyjaśnienie, dlaczego dokument wystawiono w innej walucie niż waluta faktycznej zapłaty.

Podstawą do złożenia takiego oświadczenia jest właśnie § 5 ust. 2-3 rozporządzenia. Jeżeli z dokumentów i oświadczenia wynika, że wydatek był rzeczywisty, niezbędny i związany z podróżą służbową, pracodawca powinien uwzględnić go w rozliczeniu zgodnie z obowiązującymi zasadami kursowymi.

Wysokość oraz warunki ustalania należności z tytułu krajowej podróży służbowej i ich praktyczne zastosowanie szerzej omawia też materiał o rozliczeniu diet i kosztów delegacji.

Czy pracownik może ponieść stratę na różnicach kursowych

Co do zasady należności z tytułu podróży służbowej mają rekompensować rzeczywiście poniesione i uzasadnione koszty związane z wykonywaniem polecenia służbowego. Wynika to z art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy. Jeżeli sposób rozliczenia przyjęty przez pracodawcę prowadzi do niepokrycia kosztów, które pracownik musiał ponieść wyłącznie z powodu podróży służbowej, pracownik może żądać wyrównania.

Nie ma jednak przepisu, który wprost nakazywałby pracodawcy zawsze pokrywać każdą różnicę kursową w każdej konfiguracji. Ocena zależy od tego:

• czy wydatek był niezbędny i prawidłowo udokumentowany,
• czy pracodawca zastosował właściwy kurs wynikający z § 20 ust. 2 lub 3 rozporządzenia,
• czy wewnętrzne przepisy pracodawcy przewidują szczegółowy sposób rozliczania,
• czy pracownik wyraził zgodę na określony sposób wypłaty zaliczki.

Jeżeli więc pracodawca wypłacił zaliczkę zgodnie z prawem i prawidłowo zastosował kursy przewidziane przepisami, sam fakt zmiany kursu walut w czasie podróży nie zawsze oznacza automatycznie obowiązek dodatkowego wyrównania. Inaczej może być wtedy, gdy pracodawca narzucił nieprawidłową walutę wypłaty albo rozliczył wydatki w sposób sprzeczny z § 20 rozporządzenia.

Jakie dokumenty najlepiej złożyć przy sporze o rozliczenie

Najbezpieczniej przygotować komplet dokumentów i krótkie pisemne wyjaśnienie. Przydatny może być następujący zestaw:

W podsumowaniu praktyki kadrowej pomocne bywają także materiały omawiające stawki zwrotu kosztów delegacji.

Jak dochodzić wyrównania od pracodawcy

Jeżeli pracodawca odmawia prawidłowego rozliczenia delegacji, warto działać etapami:

1. złożyć rozliczenie na piśmie wraz z dokumentami i oświadczeniem,
2. wezwać pracodawcę do dopłaty brakującej kwoty, wskazując § 5 i § 20 rozporządzenia oraz art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy,
3. w razie odmowy rozważyć wystąpienie z roszczeniem o zapłatę należności ze stosunku pracy przed sądem pracy.

Roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne – wynika to z art. 291 § 1 Kodeksu pracy. W sprawach o niewielkie kwoty znaczenie ma też praktyczna możliwość udowodnienia wysokości żądania. Dlatego im wcześniej pracownik zgromadzi dokumenty i złoży zastrzeżenia do rozliczenia, tym lepiej.

Przykłady

Poniższe przykłady pokazują, jak te zasady działają w praktyce przy różnych modelach rozliczenia podróży zagranicznej.

FAQ

Czy zaliczka na delegację zagraniczną zawsze musi być wypłacona w walucie kraju docelowego?

Nie. § 20 ust. 1 rozporządzenia mówi o zaliczce w walucie obcej, a nie w konkretnej walucie państwa docelowego. Najważniejsze jest to, aby waluta zaliczki odpowiadała niezbędnym kosztom podróży i nie powodowała nieuzasadnionej straty pracownika.

Czy pracodawca może wypłacić zaliczkę w złotych?

Tak, ale tylko za zgodą pracownika. Wynika to wprost z § 20 ust. 2 rozporządzenia z 29 stycznia 2013 r.

Ile czasu ma pracownik na rozliczenie delegacji?

Co do zasady 14 dni od zakończenia podróży służbowej, zgodnie z § 5 ust. 1 rozporządzenia.

Co zrobić, jeśli nie da się uzyskać rachunku w odpowiedniej walucie?

Należy złożyć dostępne dokumenty oraz pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku pełnego udokumentowania. Taką możliwość przewiduje § 5 ust. 2-3 rozporządzenia.

Czy można dochodzić dopłaty od pracodawcy po błędnym rozliczeniu delegacji?

Tak, jeżeli pracownik wykaże, że należności z podróży służbowej zostały rozliczone niezgodnie z art. 77⁵ Kodeksu pracy oraz § 5 i § 20 rozporządzenia. Roszczenie ma charakter pracowniczy i co do zasady przedawnia się po 3 latach, zgodnie z art. 291 § 1 Kodeksu pracy.

Źródła

• art. 77⁵ § 1 oraz § 3-5, art. 291 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy
• § 5 ust. 1-3 oraz § 20 ust. 1-3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. 2013 poz. 167)
• Stan prawny i realia walutowe uwzględniają aktualne funkcjonowanie euro jako waluty Litwy