Delegacja pracownicza – dieta, noclegi i rozliczenie kosztów

Jakie należności przysługują pracownikowi w podróży służbowej?

Podstawą prawną jest art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Z przepisu wynika, że pracownik wykonujący na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, albo poza stałym miejscem pracy, ma prawo do należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

W praktyce chodzi przede wszystkim o:

• dietę,
• zwrot kosztów przejazdów,
• zwrot kosztów noclegów,
• zwrot innych niezbędnych, udokumentowanych wydatków zaakceptowanych przez pracodawcę.

Tak stanowi § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Nie każdy wyjazd jest jednak delegacją. To, czy mamy do czynienia z podróżą służbową, zależy od treści umowy o pracę, określonego miejsca pracy i rzeczywistego charakteru obowiązków. Ma to szczególne znaczenie przy pracownikach mobilnych i przy oddelegowaniu do pracy za granicą, które nie zawsze jest zwykłą delegacją.

Kiedy wyjazd jest podróżą służbową?

Zgodnie z art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy oraz utrwalonym orzecznictwem Sądu Najwyższego podróż służbowa ma charakter incydentalny i polega na wykonaniu konkretnego zadania poza siedzibą pracodawcy albo poza stałym miejscem pracy. Jeżeli pracownik stale wykonuje pracę na określonym obszarze albo w różnych miejscowościach w ramach zwykłych obowiązków, sam fakt przemieszczania się nie oznacza jeszcze delegacji.

Ma to znaczenie praktyczne: świadczenie nazwane przez pracodawcę „dietą” nie staje się należnością z tytułu podróży służbowej, jeżeli pracownik faktycznie nie odbywa delegacji. W takim przypadku mogą powstać skutki składkowe i podatkowe. Potwierdza to m.in. postanowienie Sądu Najwyższego z 18 czerwca 2020 r., II UK 336/19.

Ile wynosi dieta krajowa i jak ją obliczyć?

W delegacji krajowej dieta wynosi obecnie 45 zł za dobę – § 7 ust. 1 wskazanego rozporządzenia.

Zasady obliczania diety określa § 7 ust. 2 rozporządzenia:

• podróż krótsza niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
• podróż od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
• podróż ponad 12 godzin – przysługuje pełna dieta.

Jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, to zgodnie z § 7 ust. 3 rozporządzenia:

• za każdą pełną dobę przysługuje pełna dieta,
• za niepełną, ale rozpoczętą dobę: do 8 godzin – 50% diety, ponad 8 godzin – pełna dieta.

Dieta ma pokrywać zwiększone koszty wyżywienia. Jeżeli pracownik ma zapewnione bezpłatne całodzienne wyżywienie, dieta nie przysługuje (§ 7 ust. 4 rozporządzenia). Gdy zapewniono tylko część posiłków, dieta podlega odpowiedniemu zmniejszeniu: śniadanie – o 25%, obiad – o 50%, kolacja – o 25% (§ 7 ust. 5 rozporządzenia).

Czy pracodawca może obniżyć dietę albo wprowadzić limit 250 zł?

Tak, pracodawca może w regulaminie wynagradzania, układzie zbiorowym pracy albo umowie o pracę ustalić zasady rozliczania kosztów podróży, w tym limity na noclegi czy wymagany standard dokumentowania wydatków. Wynika to z art. 77⁵ § 3 Kodeksu pracy.

Nie może jednak ustalić diety za dobę podróży krajowej lub zagranicznej w wysokości niższej niż dieta krajowa określona dla pracowników sfery budżetowej. Wprost stanowi o tym art. 77⁵ § 4 Kodeksu pracy.

To oznacza, że:

• pracodawca może ustalić budżet organizacyjny delegacji,
• może wymagać wcześniejszej akceptacji droższego hotelu,
• może odmówić zwrotu wydatku niecelowego lub nieuzgodnionego,
• ale nie może przerzucać na pracownika zwykłych, koniecznych kosztów delegacji w sposób sprzeczny z minimalnymi gwarancjami z Kodeksu pracy i rozporządzenia.

Jeżeli więc pracodawca wyznacza limit 250 zł na hotel i wyżywienie łącznie, trzeba sprawdzić, czy przy realiach konkretnego wyjazdu limit ten pozwala na pokrycie należnych świadczeń. Sam limit nie jest automatycznie bezprawny, ale nie może prowadzić do pozbawienia pracownika minimum ustawowego.

Czy pracodawca może żądać od pracownika zwrotu przekroczonego limitu?

Co do zasady pracownik rozlicza delegację z zaliczki i z wydatków poniesionych w interesie pracodawcy. Jeżeli pracodawca wcześniej określił zasady delegacji, rodzaj hotelu, maksymalną stawkę noclegu albo wymóg uzyskania zgody na droższy wydatek, to przekroczenie limitu bez uzasadnienia może skutkować odmową zwrotu części kosztu.

Nie oznacza to jednak automatycznie, że pracodawca może swobodnie „potrącić” kwotę z wynagrodzenia. Potrącenia z wynagrodzenia za pracę są ściśle regulowane przez art. 87 i art. 91 Kodeksu pracy. Bez podstawy ustawowej albo bez pisemnej zgody pracownika na potrącenie należności innych niż wskazane w art. 87 § 1 Kodeksu pracy pracodawca nie może samodzielnie pomniejszyć pensji.

Jeżeli pracodawca twierdzi, że pracownik wydał za dużo, powinien wykazać, że wydatek był nieuzasadniony, sprzeczny z poleceniem albo niepozostający w związku z podróżą służbową. Ocena zawsze zależy od stanu faktycznego: znaczenie ma miejscowość, dostępność noclegów, termin rezerwacji, polecenia przełożonego i to, czy pracownik miał realny wybór tańszej opcji.

Nocleg w delegacji – rachunek, limit i ryczałt

Zgodnie z § 8 ust. 1 rozporządzenia za nocleg w podróży krajowej przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, ale nie wyższej niż dwudziestokrotność diety za jedną dobę hotelową, chyba że pracodawca wyrazi zgodę na zwrot kosztów ponad ten limit.

Przy aktualnej diecie 45 zł limit ten wynosi 900 zł za dobę hotelową.

Jeżeli pracownik nie przedłoży rachunku za nocleg, może otrzymać ryczałt w wysokości 150% diety, czyli 67,50 zł, ale tylko wtedy, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21:00 a 7:00 (§ 8 ust. 2 rozporządzenia).

Ryczałt za nocleg nie przysługuje, jeżeli pracodawca albo strona zagraniczna zapewniła bezpłatny nocleg (§ 8 ust. 4 rozporządzenia).

Czy dieta przysługuje, gdy pracownik nocuje w domu?

Jeżeli pracownik wykonuje zadanie służbowe poza stałym miejscem pracy, sam fakt nocowania we własnym domu nie przekreśla jeszcze delegacji. Trzeba jednak rozdzielić dwie kwestie:

• zwrot kosztów noclegu – nie przysługuje, skoro pracownik nie poniósł wydatku,
• dieta – zależy od czasu trwania podróży i od tego, czy pracownik miał zapewnione wyżywienie zgodnie z § 7 rozporządzenia.

Nie ma przepisu, który stanowiłby, że samo spanie w domu automatycznie odbiera dietę. W praktyce jednak przy krótkich wyjazdach blisko miejsca zamieszkania często nie zostaną spełnione minimalne progi czasowe do naliczenia diety albo pracodawca wykaże, że pracownik nie ponosił zwiększonych kosztów utrzymania. Dlatego w takich przypadkach trzeba bardzo dokładnie policzyć godziny wyjazdu i powrotu oraz sprawdzić, czy podróż rzeczywiście była delegacją w rozumieniu art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy.

Dokumentowanie wydatków i termin rozliczenia delegacji

Pracownik powinien rozliczyć koszty podróży nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży – § 5 ust. 1 rozporządzenia. Do rozliczenia dołącza dokumenty potwierdzające poszczególne wydatki, w szczególności rachunki, faktury i bilety (§ 5 ust. 2 rozporządzenia).

Jeżeli uzyskanie dokumentu nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania (§ 5 ust. 3 rozporządzenia).

Na wniosek pracownika pracodawca może wypłacić zaliczkę na koszty podróży. Przy delegacji zagranicznej zaliczka powinna być wypłacona w walucie obcej albo za zgodą pracownika w walucie polskiej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji kosztów – § 20 ust. 1 i 2 rozporządzenia. Przy delegacji krajowej przepisy nie nakazują zaliczki w każdym przypadku, ale w praktyce jest ona dopuszczalna i często stosowana.

Przejazdy i inne koszty w delegacji

Na podstawie § 3 ust. 1 rozporządzenia środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę określa pracodawca. Jeżeli pracodawca zgodzi się na użycie przez pracownika samochodu osobowego, motocykla albo motoroweru niebędącego własnością pracodawcy, pracownikowi przysługuje zwrot według tzw. kilometrówki – § 3 ust. 3 i 4 rozporządzenia. Stawka za 1 km nie może być wyższa niż stawka określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym.

Poza tym pracownik może otrzymać zwrot innych niezbędnych wydatków związanych bezpośrednio z podróżą, jeżeli pracodawca je uzna. Chodzi np. o opłaty parkingowe, autostradowe, przejazdy komunikacją miejscową czy opłaty za bagaż – § 4 rozporządzenia.

Co, jeśli firma nie ma regulaminu delegacji?

Jeżeli pracodawca spoza sfery budżetowej nie uregulował należności z tytułu podróży służbowej w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę, pracownikowi przysługują należności według zasad z rozporządzenia. Wynika to z art. 77⁵ § 5 Kodeksu pracy.

W praktyce oznacza to, że brak wewnętrznych zasad nie pozbawia pracownika prawa do diety i zwrotu innych należności. W takiej sytuacji stosuje się przepisy powszechnie obowiązujące.

Przykłady

Poniższe sytuacje pokazują, jak te same przepisy działają w różnych realnych wyjazdach służbowych.

FAQ

Czy pracodawca może ustalić dietę niższą niż 45 zł?

Nie. Art. 77⁵ § 4 Kodeksu pracy zakazuje ustalania diety niższej niż dieta krajowa określona w rozporządzeniu, czyli obecnie 45 zł.

Czy do rozliczenia delegacji zawsze potrzebna jest faktura?

Co do zasady tak, bo § 5 ust. 2 rozporządzenia wymaga dokumentów potwierdzających wydatki. Jeżeli dokumentu nie dało się uzyskać, pracownik może złożyć pisemne oświadczenie z wyjaśnieniem przyczyn braku dokumentu.

Czy ryczałt za nocleg przysługuje bez rachunku za każdy nocleg?

Nie. Zgodnie z § 8 ust. 2 rozporządzenia nocleg musi trwać co najmniej 6 godzin między 21:00 a 7:00. Ryczałt nie przysługuje też przy zapewnionym bezpłatnym noclegu.

Czy firma może potrącić z pensji koszt przekroczonego hotelu?

Nie dowolnie. Potrącenia z wynagrodzenia podlegają ograniczeniom z art. 87 i 91 Kodeksu pracy. Samo twierdzenie pracodawcy, że wydatek był zbyt wysoki, nie daje mu automatycznie prawa do potrącenia z pensji.

W jakim terminie trzeba rozliczyć delegację?

Nie później niż w ciągu 14 dni od zakończenia podróży służbowej – § 5 ust. 1 rozporządzenia.

Podsumowanie

Przy delegacji najważniejsze jest odróżnienie rzeczywistej podróży służbowej od zwykłego wykonywania pracy poza biurem, prawidłowe policzenie czasu wyjazdu oraz sprawdzenie, jakie zasady obowiązują u pracodawcy. Minimalna dieta krajowa wynika dziś z § 7 ust. 1 rozporządzenia i wynosi 45 zł, a pracodawca nie może jej obniżyć poniżej tego poziomu. Może natomiast organizacyjnie ustalać limity i sposób dokumentowania kosztów, o ile nie narusza art. 77⁵ Kodeksu pracy.

Jeżeli sprawa dotyczy wyjazdów długotrwałych, pracy mobilnej, sporu o potrącenia albo wyjazdu zagranicznego, trzeba dodatkowo ocenić, czy nie chodzi już o oddelegowanie do pracy za granicą, a nie zwykłą delegację.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, w szczególności art. 77⁵ – Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141

2. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – Dz.U. 2013 poz. 167

3. Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym, art. 34a ust. 2 – Dz.U. 2001 nr 125 poz. 1371

4. Postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 18 czerwca 2020 r., II UK 336/19

5. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 17 września 2020 r., II PK 251/18