Oddelegowanie pracowników do Niemiec – zasady, diety i A1

W praktyce największy błąd przy wysyłaniu osób do pracy w Niemczech polega na automatycznym nazywaniu każdego wyjazdu „delegacją”. Sama nazwa w umowie, rachunku albo poleceniu wyjazdu nie przesądza jeszcze o skutkach prawnych. Liczy się faktyczny model współpracy: gdzie dana osoba zwykle pracuje, jak długo przebywa za granicą, czy wyjazd ma charakter jednorazowego zadania, czy jest stałym sposobem wykonywania zleceń oraz czy firma rzeczywiście prowadzi znaczącą działalność w Polsce.

Jeżeli polska firma wykonuje około 80% zleceń w Niemczech, a osoby współpracujące spędzają tam po 20 dni w miesiącu, trzeba bardzo ostrożnie podchodzić do wypłacania diet i do wnioskowania o A1. Taki model może być oceniany nie jako incydentalna podróż służbowa, lecz jako stałe lub powtarzalne wykonywanie pracy za granicą.

Podróż służbowa, delegacja i oddelegowanie – dlaczego to rozróżnienie jest ważne?

Polskie prawo nie wprowadza wyraźnego rozróżnienia pomiędzy pojęciami oddelegowania i podróży służbowej. W praktyce rozróżnienie delegacji i oddelegowania ma jednak zasadnicze znaczenie dla diet, podatku, składek ZUS, dokumentu A1 oraz obowiązków wobec państwa przyjmującego.

Podróż służbowa jest wykonywaniem konkretnego zadania poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, albo poza stałym miejscem pracy pracownika. Oddelegowanie oznacza natomiast czasową zmianę miejsca wykonywania pracy albo skierowanie pracownika do pracy za granicą w ramach świadczenia usług. W przypadku umów-zleceń trzeba dodatkowo badać treść umowy, sposób wykonywania zlecenia oraz to, czy w rzeczywistości nie występują cechy stosunku pracy.

Decydujące znaczenie mają zwłaszcza:

• miejsce pracy lub miejsce wykonywania zlecenia wskazane w umowie,
• częstotliwość i długość pobytów w Niemczech,
• to, czy wyjazd jest incydentalny, czy stanowi normalny model wykonywania usług,
• zakres podporządkowania osoby wykonującej pracę,
• to, kto organizuje pracę, wypłaca wynagrodzenie i ponosi odpowiedzialność wobec klienta,
• skala działalności faktycznie prowadzonej w Polsce i w Niemczech.

Kiedy wyjazd do Niemiec jest podróżą służbową?

Zgodnie z art. 77⁵ Kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Aby można było mówić o podróży służbowej, powinny wystąpić łącznie następujące elementy:

1. pracownik otrzymuje polecenie wyjazdu,
2. wykonuje konkretne zadanie służbowe,
3. zadanie jest wykonywane poza siedzibą pracodawcy albo poza stałym miejscem pracy,
4. wyjazd ma charakter przejściowy i incydentalny względem zwykłego miejsca pracy.

Nie ma jednego przepisu, który wprost określa maksymalny czas trwania podróży służbowej. Nie oznacza to jednak, że można przez wiele miesięcy traktować stałą pracę w Niemczech jako delegację służbową tylko po to, aby wypłacać diety. W orzecznictwie podkreśla się, że podróż służbowa nie może zastępować normalnego, stałego miejsca wykonywania pracy. Jeżeli praca w Niemczech jest regułą, a nie wyjątkiem, klasyfikacja wyjazdów jako podróży służbowych może zostać zakwestionowana.

Warto też odróżnić art. 42 § 4 Kodeksu pracy od podróży służbowej. Przepis ten pozwala w określonych warunkach powierzyć pracownikowi inną pracę na okres do 3 miesięcy w roku kalendarzowym bez wypowiedzenia zmieniającego, ale nie tworzy automatycznego „trzymiesięcznego limitu delegacji”.

Czy przy regularnej pracy w Niemczech można wypłacać diety?

W przypadku pracowników diety są należnością związaną z podróżą służbową. Dla podróży zagranicznej do Niemiec aktualna dieta określona w rozporządzeniu wynosi 49 euro za dobę, a limit noclegowy dla Niemiec wynosi 170 euro. Dieta podlega odpowiednim pomniejszeniom, jeżeli pracownik ma zapewnione bezpłatne posiłki, a podróż trzeba rozliczyć co do zasady w terminie 14 dni od jej zakończenia.

Inaczej należy oceniać sytuację, w której dana osoba przez większość miesiąca wykonuje stałe prace w Niemczech. W takim przypadku wypłacanie diet jak przy podróży służbowej może być ryzykowne, ponieważ wyjazd nie ma charakteru incydentalnego. Organ podatkowy albo ZUS może uznać, że świadczenia nazwane dietami w rzeczywistości są elementem wynagrodzenia albo zwrotem kosztów związanych z oddelegowaniem.

Przy umowie-zleceniu sytuacja jest jeszcze bardziej zależna od treści umowy. Zleceniobiorca nie korzysta automatycznie z art. 77⁵ Kodeksu pracy, bo ten przepis dotyczy pracowników. Można natomiast przewidzieć w umowie zwrot kosztów podróży, zakwaterowania, przejazdów lub wyżywienia. Trzeba jednak prawidłowo opisać zasady rozliczeń i ocenić skutki podatkowe oraz składkowe. Jeżeli zleceniobiorca pracuje w sposób podporządkowany, w określonym miejscu i czasie, pod kierownictwem zleceniodawcy, może pojawić się dodatkowe ryzyko ustalenia istnienia stosunku pracy.

Oddelegowanie pracownika do Niemiec w ramach świadczenia usług

Delegowanie w ramach świadczenia usług występuje wtedy, gdy pracownik zatrudniony zwykle w Polsce przez ograniczony okres wykonuje pracę w innym państwie UE, np. w Niemczech, a stosunek pracy z polskim pracodawcą nadal trwa. W takim modelu trzeba ustalić nie tylko zasady wypłaty wynagrodzenia i świadczeń, lecz także obowiązki wynikające z prawa państwa przyjmującego.

W sekcji porównawczej warto zwrócić uwagę, że status oddelegowanego pracownika różni się od statusu pracownika w podróży służbowej. Pracownik delegowany nie wykonuje tylko incydentalnego zadania poza zwykłym miejscem pracy, lecz czasowo świadczy pracę w innym państwie w ramach usługi wykonywanej przez pracodawcę.

Przy delegowaniu do Niemiec trzeba uwzględnić co najmniej:

• minimalne stawki wynagrodzenia obowiązujące w Niemczech, w tym ustawową płacę minimalną, która od 1 stycznia 2026 r. wynosi 13,90 euro brutto za godzinę, a w niektórych branżach może być wyższa na podstawie regulacji sektorowych,
• niemieckie wymogi dotyczące czasu pracy, odpoczynku, urlopów i BHP w zakresie wymaganym przez przepisy o delegowaniu,
• obowiązki zgłoszeniowe i dokumentacyjne, zwłaszcza w branżach objętych szczególną kontrolą, np. budownictwie, sprzątaniu, transporcie, opiece lub pracy tymczasowej,
• to, czy delegowanie nie przekształca się w stałe prowadzenie działalności w Niemczech,
• zasady opodatkowania oraz ryzyko powstania zakładu podatkowego w Niemczech.

Zaświadczenie A1 – kiedy ZUS może je wydać?

Zaświadczenie A1 potwierdza, któremu ustawodawstwu w zakresie zabezpieczenia społecznego podlega dana osoba. Co do zasady osoba pracująca w państwie UE podlega ubezpieczeniom państwa, w którym faktycznie wykonuje pracę. Od tej zasady są jednak wyjątki, m.in. delegowanie w trybie art. 12 rozporządzenia 883/2004 oraz praca normalnie wykonywana w dwóch lub kilku państwach w trybie art. 13 tego rozporządzenia.

W przypadku klasycznego delegowania pracownika do innego państwa UE polskie ubezpieczenie społeczne może zostać zachowane, jeżeli przewidywany okres pracy za granicą nie przekracza 24 miesięcy i pracownik nie zostaje wysłany w celu zastąpienia innej osoby, której okres delegowania już się zakończył. Firma wysyłająca musi też normalnie prowadzić znaczną działalność w Polsce, a nie wyłącznie administrację kadrową.

Przy pracy wykonywanej na zmianę w Polsce i w Niemczech trzeba rozważyć art. 13 rozporządzenia 883/2004. Znacząca część pracy w państwie zamieszkania jest zwykle oceniana według takich kryteriów jak czas pracy lub wynagrodzenie, a orientacyjny próg wynosi około 25%. Jeżeli praca w Polsce ma charakter marginalny, może się okazać, że właściwe będzie ustawodawstwo innego państwa.

ZUS, rozpatrując wniosek o A1, bada m.in.:

• gdzie firma ma siedzibę i faktyczną administrację,
• gdzie zawierane są umowy z klientami i pracownikami,
• gdzie rekrutowane są osoby wysyłane do pracy,
• jaki obrót firma osiąga w Polsce i za granicą,
• ile umów jest wykonywanych w Polsce, a ile w Niemczech,
• czy działalność w Polsce nie ogranicza się wyłącznie do formalnego zaplecza.

Jeżeli z opisu sprawy wynika, że około 80% zleceń jest wykonywanych w Niemczech, a w Polsce pozostaje tylko niewielka część działalności, odmowa wydania A1 może być uzasadniona. Nie chodzi wyłącznie o sam procent obrotu, ale o całościową ocenę, czy firma rzeczywiście prowadzi znaczącą działalność w państwie wysyłającym.

Składki ZUS przy pracy za granicą

Jeżeli dana osoba ma ważne A1 i podlega nadal polskiemu ustawodawstwu, składki rozlicza się w Polsce. Przy pracownikach zatrudnionych za granicą u polskiego pracodawcy istotne znaczenie ma § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia składkowego. Pozwala on, w określonych warunkach, wyłączyć z podstawy wymiaru składek część wynagrodzenia odpowiadającą równowartości diety za każdy dzień pobytu za granicą. Po takim pomniejszeniu miesięczna podstawa nie może być niższa od prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia, które w 2026 r. wynosi 9420 zł.

Nie oznacza to jednak, że każdemu pracownikowi albo zleceniobiorcy pracującemu za granicą trzeba automatycznie podwyższać podstawę składek do 9420 zł. Mechanizm ten dotyczy sytuacji, w której przychód jest wyższy od tej kwoty i stosuje się wyłączenie dietowe. Jeżeli przychód jest niższy, zasadniczo podstawą jest faktyczny przychód stanowiący podstawę wymiaru składek, z uwzględnieniem ogólnych zasad ubezpieczeniowych.

W przypadku zleceniobiorców trzeba dodatkowo uwzględnić tytuł do ubezpieczeń, ewentualne zbiegi tytułów, minimalną stawkę godzinową w Polsce, która w 2026 r. wynosi 31,40 zł, oraz to, czy zleceniobiorca faktycznie może pozostać w polskim systemie ubezpieczeń. Samo wpisanie w umowie, że miejscem wykonywania zlecenia jest Polska, nie wystarczy, jeżeli faktycznie większość pracy wykonywana jest w Niemczech.

Podatki i ryzyko zakładu w Niemczech

Jeżeli właściciel firmy ma miejsce zamieszkania w Polsce i prowadzi tu działalność gospodarczą, co do zasady podlega w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu. Przy usługach wykonywanych w Niemczech trzeba jednak stosować polsko-niemiecką umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Zyski polskiego przedsiębiorstwa są zasadniczo opodatkowane w Polsce, chyba że przedsiębiorstwo prowadzi działalność w Niemczech przez położony tam zakład. Zakład może powstać m.in. wtedy, gdy działalność w Niemczech ma wystarczająco stały charakter, istnieje tam placówka, zaplecze organizacyjne albo osoby działające w sposób, który powoduje powstanie stałej obecności podatkowej. Ocena zależy od konkretnego modelu biznesowego, branży, umów i czasu wykonywania usług.

Osobno należy ocenić opodatkowanie wynagrodzeń pracowników i zleceniobiorców. Znaczenie może mieć m.in. miejsce faktycznego wykonywania pracy, długość pobytu w Niemczech, rezydencja podatkowa, podmiot ponoszący ekonomiczny ciężar wynagrodzenia oraz to, czy po stronie firmy powstaje zakład w Niemczech.

Czy polska firma może stale wykonywać zlecenia w Niemczech?

Swoboda świadczenia usług w Unii Europejskiej pozwala polskiemu przedsiębiorcy wykonywać usługi na rzecz klientów z innych państw członkowskich. Nie oznacza to jednak całkowitej dowolności. Swoboda świadczenia usług zakłada co do zasady czasowość wykonywania usług za granicą. Jeżeli działalność w Niemczech ma charakter stały, powtarzalny i dominujący, trzeba rozważyć obowiązki właściwe dla prowadzenia działalności w Niemczech, w tym rejestracyjne, podatkowe, ubezpieczeniowe i pracownicze.

W modelu, w którym firma wykonuje około 80% prac w Niemczech, nie można bezpiecznie oprzeć się wyłącznie na polskich dokumentach i wypłacaniu diet. Należy przeanalizować, czy firma nadal prowadzi znaczącą działalność w Polsce, czy pracownicy są prawidłowo delegowani, czy zleceniobiorcy nie powinni być objęci innym systemem ubezpieczeń oraz czy w Niemczech nie powstają dodatkowe obowiązki.

Praktyczna checklista dla pracodawcy lub zleceniodawcy

Przed wysłaniem pracowników lub zleceniobiorców do Niemiec warto przygotować następujące elementy:

1. sprawdzić, czy wyjazd jest podróżą służbową, oddelegowaniem, czy pracą normalnie wykonywaną w dwóch państwach,
2. ustalić faktyczne miejsce pracy albo miejsce wykonywania zlecenia,
3. zweryfikować, czy firma prowadzi znaczącą działalność w Polsce,
4. złożyć właściwy wniosek o A1, jeżeli są podstawy do pozostania w polskim systemie ubezpieczeń,
5. sprawdzić niemieckie wymogi dotyczące wynagrodzenia, czasu pracy, zgłoszeń i dokumentacji,
6. opisać w umowach zasady zwrotu kosztów, zakwaterowania, przejazdów i wyżywienia,
7. ocenić skutki podatkowe po stronie firmy i osób wykonujących pracę,
8. gromadzić dokumenty potwierdzające miejsce, czas i charakter wykonywania usług.

FAQ

Czy zleceniobiorcy można wypłacać diety za pracę w Niemczech?

Można przewidzieć w umowie-zleceniu zwrot kosztów podróży, przejazdów, noclegów lub wyżywienia, ale nie działa tu automatycznie art. 77⁵ Kodeksu pracy dotyczący pracowników. Trzeba sprawdzić treść umowy, charakter wyjazdu oraz skutki podatkowe i składkowe.

Czy 20 dni pracy miesięcznie w Niemczech to jeszcze podróż służbowa?

Zwykle będzie to trudne do obrony jako podróż służbowa, jeżeli taki model powtarza się co miesiąc i stanowi normalny sposób wykonywania usług. Wtedy bardziej prawdopodobne jest oddelegowanie, praca w kilku państwach albo konieczność rozważenia obowiązków związanych ze stałą działalnością w Niemczech.

Kiedy ZUS może odmówić wydania A1?

ZUS może odmówić A1, gdy nie są spełnione warunki pozostania w polskim systemie ubezpieczeń, np. firma nie prowadzi znaczącej działalności w Polsce, praca za granicą przekracza dopuszczalne ramy delegowania, osoba ma zastąpić innego delegowanego pracownika albo praca w Polsce ma tylko marginalny charakter.

Czy A1 wystarczy, aby legalnie pracować w Niemczech?

Nie. A1 dotyczy wyłącznie ustawodawstwa w zakresie zabezpieczenia społecznego. Oprócz tego trzeba sprawdzić niemieckie przepisy o delegowaniu, wynagrodzeniu minimalnym, czasie pracy, zgłoszeniach, dokumentacji, podatkach oraz ewentualnych wymogach branżowych.

Czy oddelegowanie do Niemiec zawsze może trwać 24 miesiące?

Nie w każdej sytuacji. Limit 24 miesięcy dotyczy podstawowej reguły delegowania z art. 12 rozporządzenia 883/2004, ale muszą być spełnione także inne warunki, w tym brak zastępowania innej osoby oraz normalne prowadzenie działalności przez pracodawcę w Polsce.

Czy pracownik delegowany musi zarabiać według stawek niemieckich?

Przy delegowaniu do Niemiec trzeba zapewnić co najmniej warunki wymagane przez przepisy państwa przyjmującego w zakresie objętym regulacjami o delegowaniu. Obejmuje to m.in. ustawową płacę minimalną, a w części branż także wyższe stawki sektorowe.

Czy polska firma może mieć większość klientów w Niemczech?

Może świadczyć usługi dla klientów niemieckich, ale przy dominującej, stałej działalności w Niemczech trzeba ocenić, czy nadal jest to czasowe świadczenie usług z Polski, czy już działalność wymagająca spełnienia dodatkowych obowiązków w Niemczech.

Podsumowanie

Jeżeli polska firma wykonuje większość zleceń w Niemczech, a pracownicy lub zleceniobiorcy spędzają tam znaczną część miesiąca, nie należy automatycznie traktować tych wyjazdów jako podróży służbowych. Kluczowe jest ustalenie, czy wyjazdy mają charakter incydentalny, czy są normalnym sposobem wykonywania pracy. Od tego zależą diety, ZUS, A1, podatki i obowiązki w Niemczech.

Przy modelu, w którym około 80% działalności odbywa się za granicą, największe ryzyka dotyczą odmowy A1, zakwestionowania diet, konieczności stosowania niemieckich warunków zatrudnienia oraz ewentualnego powstania obowiązków podatkowych w Niemczech. Przed dalszym wysyłaniem osób do pracy warto uporządkować umowy, dokumentację, system rozliczeń i rzeczywisty model świadczenia usług.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141.
2. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności z tytułu podróży służbowej - tekst jednolity Dz.U. 2023 poz. 2190.
3. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - Dz.U. 1998 nr 137 poz. 887.
4. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego - EUR-Lex.
5. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 dotyczące wykonywania rozporządzenia nr 883/2004 - EUR-Lex.
6. Dyrektywa 96/71/WE dotycząca delegowania pracowników w ramach świadczenia usług - EUR-Lex.
7. Ustawa z dnia 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług - Dz.U. 2016 poz. 868.
8. Informacje ZUS dotyczące zaświadczeń A1 i delegowania pracowników - zus.pl.
9. Informacje rządu federalnego Niemiec o ustawowej płacy minimalnej - bundesregierung.de.