Wyjazd do pracy w USA a zatrudnienie w Polsce – delegacja, oddelegowanie czy urlop bezpłatny

Najbezpieczniejsza forma wyjazdu do pracy w USA

W opisanej sytuacji trzeba odróżnić trzy różne konstrukcje: podróż służbową, oddelegowanie oraz urlop bezpłatny. Dla wyjazdu do innego muzeum w USA na kilka lub kilkanaście miesięcy zwykła delegacja najczęściej będzie rozwiązaniem zbyt słabym prawnie, bo podróż służbowa powinna mieć charakter zadaniowy, czasowy i incydentalny.

Jeżeli celem jest jednoczesne zachowanie stosunku pracy w Polsce oraz dalsze podleganie polskim ubezpieczeniom społecznym, w praktyce najczęściej najlepiej sprawdza się oddelegowanie uzgodnione z polskim pracodawcą. Urlop bezpłatny jest możliwy, ale z perspektywy ZUS i ochrony ubezpieczeniowej zwykle jest najmniej korzystny.

Znaczenie ma też Pani wiek. Jeżeli pozostaje Pani w okresie objętym zakazem wypowiedzenia umowy z przyczyn wieku, warto dodatkowo uwzględnić zasady, jakie daje ochrona przedemerytalna. Sama ochrona przedemerytalna nie blokuje uzgodnienia oddelegowania czy urlopu bezpłatnego, ale wymaga ostrożności przy zmianie warunków zatrudnienia.

Status pracownika muzeum

Podstawą jest przede wszystkim ustawa z dnia 21 listopada 1996 r. o muzeach. Zgodnie z art. 33 tej ustawy w muzeach mogą być zatrudniani pracownicy działalności podstawowej, a także – jeżeli muzeum prowadzi lub koordynuje badania – pracownicy związani z działalnością naukową. Sam ten przepis nie tworzy jednak odrębnej, szczególnej podstawy do wielomiesięcznego wyjazdu do pracy za granicą. W sprawach dotyczących stosunku pracy nadal decydują przede wszystkim przepisy ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.

To oznacza, że rozmowę z pracodawcą warto oprzeć nie tyle na samym art. 33 ustawy o muzeach, ile głównie na przepisach Kodeksu pracy dotyczących miejsca wykonywania pracy, podróży służbowej, informacji o pracy za granicą oraz urlopu bezpłatnego.

Podróż służbowa, czyli delegacja

Podróż służbowa została uregulowana w art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Przepis stanowi, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej.

W przypadku podróży służbowej nie zmienia się umówionego miejsca wykonywania pracy. Pracownik tylko czasowo wykonuje określone zadanie poza swoim stałym miejscem pracy. Dlatego delegacja najlepiej pasuje do krótszych, konkretnych wyjazdów: np. przygotowania wystawy, nadzoru nad transportem eksponatów, udziału w konferencji czy przeprowadzenia kilkutygodniowej kwerendy.

Dla pracowników państwowych lub samorządowych jednostek sfery budżetowej należności delegacyjne określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Zgodnie z § 2 tego rozporządzenia pracownikowi przysługują w szczególności diety oraz zwrot kosztów przejazdów, noclegów, dojazdów i innych niezbędnych wydatków.

Problem polega na tym, że wielomiesięczna praca w muzeum zagranicznym przestaje wyglądać jak incydentalna delegacja, a zaczyna jak czasowa praca w zmienionym miejscu. W takim stanie faktycznym zakwalifikowanie wyjazdu jako podróży służbowej może zostać zakwestionowane.

Jak długo może trwać delegacja?

Polskie przepisy nie wskazują jednego sztywnego limitu czasu podróży służbowej. Sam fakt, że wyjazd trwa dłużej niż kilka dni, nie przekreśla jeszcze delegacji. Jednak im dłuższy pobyt, tym większe ryzyko, że nie będzie to już podróż służbowa, lecz faktyczna zmiana miejsca wykonywania pracy.

W orzecznictwie akcentuje się incydentalny charakter podróży służbowej. W praktyce kilkumiesięczny pobyt w jednym zagranicznym muzeum, z wykonywaniem tam codziennych obowiązków, zdecydowanie bardziej przemawia za oddelegowaniem niż za delegacją. Dodatkowo przy dłuższym pobycie pojawiają się odrębne skutki podatkowe i ubezpieczeniowe.

Nie ma też przepisu, który pozwalałby automatycznie „bezpiecznie” dzielić pobyt na odcinki tylko po to, aby uniknąć skutków podatkowych lub zmiany kwalifikacji wyjazdu. Każdy przypadek ocenia się według rzeczywistego charakteru pracy, treści ustaleń między stronami i całokształtu okoliczności.

Oddelegowanie – kiedy jest właściwe

Przepisy Kodeksu pracy nie zawierają definicji legalnej oddelegowania, ale w praktyce przyjmuje się, że chodzi o czasową zmianę miejsca wykonywania pracy, najczęściej wymagającą zmiany warunków umowy o pracę. W przypadku wielomiesięcznej pracy w USA właśnie to rozwiązanie jest zwykle najtrafniejsze.

Oddelegowanie wymaga zgody pracownika, jeżeli ma nastąpić przez porozumienie zmieniające. Możliwe jest też wypowiedzenie zmieniające na podstawie art. 42 § 1-3 Kodeksu pracy, ale w opisanej sytuacji bezpieczniejsza i praktyczniejsza jest forma porozumienia stron. W takim dokumencie warto precyzyjnie ustalić:

• okres oddelegowania,
• miejsce wykonywania pracy w USA,
• zakres obowiązków,
• podmiot ponoszący koszty pobytu, przelotów i zakwaterowania,
• zasady wypłaty wynagrodzenia,
• kwestię dodatków lub świadczeń związanych z pracą za granicą,
• zasady powrotu do pracy w Polsce po zakończeniu oddelegowania.

Jeżeli chce Pani uporządkować nazewnictwo i skutki obu rozwiązań, pomocne będzie też porównanie, na czym polega różnica delegacji i oddelegowania.

Informacje, które pracodawca musi przekazać przy pracy poza UE

Ponieważ chodzi o USA, zastosowanie ma art. 29¹ § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Jeżeli pracownik ma wykonywać pracę lub zadanie służbowe poza granicami kraju przez okres przekraczający 4 kolejne tygodnie, pracodawca musi przekazać – w postaci papierowej lub elektronicznej – dodatkowe informacje obejmujące m.in.:

• państwo lub państwa wykonywania pracy,
• przewidywany czas trwania pracy za granicą,
• walutę wypłaty wynagrodzenia,
• świadczenia pieniężne lub rzeczowe związane z pracą za granicą,
• informację o zapewnieniu albo braku zapewnienia powrotu do kraju,
• warunki powrotu do kraju.

Tego obowiązku nie warto traktować formalnie. Dobrze przygotowana informacja ogranicza późniejsze spory co do tego, kto finansuje pobyt, jak liczyć wynagrodzenie i jakie świadczenia przysługują w czasie wyjazdu.

ZUS i ubezpieczenie przy wyjeździe do USA

Przy wyjeździe do USA nie stosuje się formularza A1 ani karty EKUZ. To rozwiązania właściwe dla systemu koordynacji zabezpieczenia społecznego w UE/EOG i Szwajcarii. W relacji Polska–USA znaczenie ma Umowa między Rzecząpospolitą Polską a Stanami Zjednoczonymi Ameryki o zabezpieczeniu społecznym, podpisana w Warszawie dnia 2 kwietnia 2008 r., oraz Porozumienie administracyjne do tej umowy.

Jeżeli pracownik zostaje czasowo skierowany do pracy w USA, a nadal ma podlegać polskiemu ustawodawstwu w zakresie ubezpieczeń społecznych, co do zasady potrzebne jest zaświadczenie PL/USA 1 wydawane przez ZUS. To ono potwierdza, że w oznaczonym okresie nadal stosuje się polskie przepisy ubezpieczeniowe, a nie amerykańskie.

Podstawę stanowią postanowienia umowy polsko-amerykańskiej o zabezpieczeniu społecznym dotyczące pracownika czasowo przeniesionego. W praktyce przed wyjazdem trzeba ustalić z pracodawcą, kto składa wniosek do ZUS, na jaki okres ma być wydane zaświadczenie i czy stan faktyczny rzeczywiście spełnia przesłanki dalszego podlegania polskiemu systemowi.

To szczególnie ważne, jeżeli zależy Pani na ciągłości oskładkowania w ZUS z uwagi na przyszłą emeryturę. Samo pozostawanie w stosunku pracy z polskim pracodawcą nie wystarczy, jeżeli formalnie wyjazd zostanie ukształtowany nieprawidłowo.

Jeżeli rozważa Pani podobny model wyjazdu do innego państwa, warto porównać także zasady, jakie ma oddelegowanie pracownika za granicę w krajach UE, gdzie stosuje się inne dokumenty i inne reguły koordynacyjne.

Ubezpieczenie zdrowotne przy pracy w USA

Trzeba wyraźnie odróżnić ubezpieczenia społeczne od zdrowotnych. Zaświadczenie PL/USA 1 dotyczy systemu zabezpieczenia społecznego w rozumieniu umowy międzynarodowej, ale nie rozwiązuje automatycznie wszystkich kwestii dostępu do leczenia w USA. Amerykański system ochrony zdrowia działa odmiennie niż w Polsce i koszty leczenia mogą być bardzo wysokie.

Dlatego niezależnie od ZUS należy ustalić, czy zagraniczny podmiot zapewnia prywatne ubezpieczenie medyczne, jaki ma ono zakres i czy obejmuje leczenie szpitalne, transport medyczny, leki oraz odpowiedzialność cywilną. To kwestia praktyczna, ale przy wyjeździe do USA absolutnie kluczowa.

Podatki i zasada 183 dni

Bardzo ostrożnie trzeba podchodzić do uproszczenia, że po przekroczeniu 183 dni „automatycznie” zmienia się rezydencja podatkowa. Nie działa to w tak prosty sposób. Rezydencję podatkową w Polsce określa art. 3 ust. 1a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Za osobę mającą miejsce zamieszkania na terytorium RP uważa się osobę fizyczną, która:

• posiada w Polsce centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) albo
• przebywa na terytorium RP dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

To są przesłanki alternatywne. Sam pobyt za granicą dłuższy niż 183 dni nie zawsze oznacza utratę polskiej rezydencji. Trzeba jeszcze badać umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania między Polską a USA i rzeczywisty ośrodek interesów życiowych.

Jednocześnie przy wynagrodzeniu za pracę wykonywaną w USA mogą pojawić się obowiązki podatkowe w Stanach Zjednoczonych nawet wtedy, gdy rezydencja podatkowa nie ulegnie zmianie. To wymaga odrębnej analizy dokumentów i modelu wynagradzania. Dlatego nie warto planować wyjazdu wyłącznie według prostego liczenia dni.

Urlop bezpłatny – kiedy ma sens

Urlop bezpłatny reguluje art. 174 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Zgodnie z tym przepisem urlopu bezpłatnego udziela się na pisemny wniosek pracownika. Z kolei art. 174 § 2 Kodeksu pracy stanowi, że okresu urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

To rozwiązanie jest dopuszczalne, ale w Pani sytuacji ma istotne minusy. W czasie urlopu bezpłatnego stosunek pracy formalnie trwa, jednak obowiązki stron są w dużej mierze zawieszone. Pracodawca nie wypłaca wynagrodzenia, a pracownik nie świadczy pracy. Co najważniejsze, w tym okresie co do zasady nie są opłacane składki na ubezpieczenia społeczne z tytułu tego stosunku pracy.

Jeżeli więc najważniejszy jest dla Pani dalszy bieg okresów ubezpieczeniowych i składkowych w ZUS, urlop bezpłatny zwykle będzie rozwiązaniem mniej korzystnym niż oddelegowanie.

Skutki urlopu bezpłatnego dla ZUS i zdrowotnego

Skoro w czasie urlopu bezpłatnego pracownik nie osiąga przychodu ze stosunku pracy stanowiącego podstawę wymiaru składek, to co do zasady nie podlega z tego tytułu obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym. W konsekwencji jest to przerwa w opłacaniu składek emerytalnych i rentowych.

Podobnie wygląda kwestia ubezpieczenia zdrowotnego. Zgodnie z art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu podlegają m.in. pracownicy. W okresie urlopu bezpłatnego ten tytuł w praktyce nie działa tak jak przy aktywnym zatrudnieniu.

Prawo do świadczeń opieki zdrowotnej po ustaniu obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego utrzymuje się jeszcze przez 30 dni – na podstawie art. 67 ust. 4 tej samej ustawy. Później trzeba zadbać o inny tytuł do ubezpieczenia albo o ubezpieczenie dobrowolne, jeżeli w konkretnym stanie faktycznym jest dostępne.

Pracodawca ma również obowiązek prawidłowo wykazać okres urlopu bezpłatnego w dokumentach ubezpieczeniowych przekazywanych do ZUS.

Ochrona przedemerytalna a wyjazd

Jeżeli jest Pani objęta ochroną z art. 39 Kodeksu pracy, pracodawca co do zasady nie może wypowiedzieć umowy o pracę pracownikowi, któremu brakuje nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego, jeżeli okres zatrudnienia umożliwia uzyskanie prawa do emerytury z osiągnięciem tego wieku.

Ta ochrona nie oznacza jednak, że każda zmiana warunków zatrudnienia jest niedopuszczalna. Jeżeli Pani wyrazi zgodę, można zawrzeć porozumienie zmieniające dotyczące czasowego oddelegowania. Trzeba tylko zadbać, aby dokument nie pogarszał Pani sytuacji w sposób nieprzemyślany, zwłaszcza w zakresie wynagrodzenia, okresów składkowych, prawa powrotu i ewentualnych kosztów leczenia.

Kto może pokryć koszty wyjazdu

Jeżeli zagraniczne muzeum jest gotowe pokrywać koszty Pani nieobecności u polskiego pracodawcy, można to ułożyć organizacyjnie na kilka sposobów. Najczęściej robi się to przez porozumienie między instytucjami albo przez odpowiednie postanowienia w dokumentach dotyczących oddelegowania. Trzeba jednak oddzielić kwestie finansowania kosztów od samej podstawy zatrudnienia.

W instytucjach kultury znaczenie mogą mieć również zasady finansowania z ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, w szczególności art. 28 ust. 3, który przewiduje dotacje podmiotowe i celowe. To może pomóc pracodawcy sfinansować wyjazd, ale samo w sobie nie zastępuje poprawnego ukształtowania stosunku pracy.

Jakie rozwiązanie jest najlepsze w opisanej sytuacji?

Jeżeli wyjazd rzeczywiście ma potrwać kilka lub kilkanaście miesięcy, a celem jest zachowanie zatrudnienia w Polsce i dalsze oskładkowanie w ZUS, najrozsądniej w pierwszej kolejności negocjować z pracodawcą czasowe oddelegowanie, a nie klasyczną delegację ani urlop bezpłatny.

W praktyce przed wyjazdem warto przygotować:

• porozumienie zmieniające lub inny dokument regulujący oddelegowanie,
• informację z art. 29¹ § 2 Kodeksu pracy,
• ustalenia dotyczące kosztów pobytu i wynagrodzenia,
• wniosek o zaświadczenie PL/USA 1 do ZUS,
• weryfikację zasad opodatkowania wynagrodzenia w Polsce i USA,
• odrębne ubezpieczenie medyczne na leczenie w USA.

Urlop bezpłatny warto traktować raczej jako plan awaryjny, gdy pracodawca nie zgadza się na oddelegowanie albo gdy obie strony świadomie akceptują przerwę w składkach ZUS i odrębne zorganizowanie ubezpieczenia zdrowotnego.

FAQ

Czy pracodawca może wysłać mnie do USA w delegację na rok?

Co do zasady roczny wyjazd do codziennej pracy w jednym miejscu trudno obronić jako zwykłą podróż służbową z art. 77⁵ Kodeksu pracy. Przy takim okresie bezpieczniej rozważyć oddelegowanie.

Czy przy wyjeździe do USA potrzebne są A1 i EKUZ?

Nie. Dla USA nie stosuje się formularza A1 ani karty EKUZ. W praktyce kluczowe jest zaświadczenie PL/USA 1 oraz odrębne ustalenie ochrony zdrowotnej na czas pobytu.

Czy urlop bezpłatny przerywa składki emerytalne w ZUS?

Tak, co do zasady w czasie urlopu bezpłatnego nie są opłacane składki na ubezpieczenia społeczne z tytułu stosunku pracy. Dlatego taki okres nie działa tak korzystnie jak aktywne zatrudnienie albo prawidłowo zorganizowane oddelegowanie.

Czy ochrona przedemerytalna zakazuje oddelegowania?

Nie. Ochrona z art. 39 Kodeksu pracy ogranicza możliwość wypowiedzenia umowy, ale nie wyklucza porozumienia stron. Jeżeli pracownik wyraża zgodę, można czasowo zmienić miejsce wykonywania pracy.

Czy po 183 dniach automatycznie tracę polską rezydencję podatkową?

Nie zawsze. Trzeba badać łącznie art. 3 ust. 1a ustawy o PIT oraz odpowiednią umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania. Sama liczba dni nie rozstrzyga wszystkiego.

Źródła

1. Ustawa z dnia 21 listopada 1996 r. o muzeach – ISAP

2. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – ISAP

3. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – ISAP

4. Ustawa z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej – ISAP

5. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – ISAP

6. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych – ISAP

7. Umowa między Rzecząpospolitą Polską a Stanami Zjednoczonymi Ameryki o zabezpieczeniu społecznym, podpisana w Warszawie dnia 2 kwietnia 2008 r. – ISAP

8. Wyrok Sądu Najwyższego z 30 maja 2001 r., I PKN 424/00.

9. Wyrok Sądu Najwyższego z 8 listopada 2012 r., II UK 87/12.