Brak zaświadczenia RP-7 po likwidacji zakładu pracy, co można zrobić?

Pracodawca ma obowiązek – nawet po likwidacji firmy

Pracodawca jest zobowiązany do przechowywania akt osobowych pracownika przez 50 lat, zatem to na nim spoczywa obowiązek wystawienia i posiadania zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (RP-7). Proszę wezwań pracodawcę na piśmie do doręczenia takiego dokumentu.

Zmiany w prawie i okresy przechowywania dokumentów

Albowiem od 1 stycznia 2019 r. obowiązuje ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Z tym dniem zmianie uległy okresy przechowywania akt pracowniczych z obowiązujących 50 lat do 10 lat. Automatycznie dotyczy to wszystkich osób, które zostały zatrudnione po 31 grudnia 2018 r. Akta osobowe tych osób pracodawca musi przechowywać jedynie przez 10 lat.

Wyżej wymieniona sytuacja dotyczy pracodawców, którzy nie zdecydowali się na zmianę sposobu prowadzenia dokumentacji pracowniczej na elektroniczną i nadal przechowują akta swoich pracowników w wersji papierowej. Przechowują oni akta wszystkich pracowników zatrudnionych do 31 grudnia 2018 r. przez 50 lat, a tych zatrudnionych po tej dacie – przez 10 lat.

Za wypełnienie i wydanie formularza RP-7 odpowiedzialny jest pracodawca, a nie pracownik – choć to on ma przesłać go do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Przyczyna tego obowiązku leży w znaczeniu formularza RP-7 dla obliczania świadczeń emerytalnych przez ZUS. RP-7 potwierdza wysokość wynagrodzenia otrzymywanego przez pracownika i służy jako podstawa do ustalenia wysokości emerytury lub renty.

Po reformie emerytalnej, która weszła w życie 1 stycznia 1999 r., ZUS ewidencjonuje dane na podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe na indywidualnych kontach ubezpieczonych. W związku z tym pracodawcy są zobowiązani na bieżąco do zgłaszania wynagrodzeń swoich pracowników.

Zgodnie z prawem zaświadczenie o zatrudnieniu do ZUS może wystawić tylko pracodawca, który zatrudniał pracownika. Jeśli jednak zakład pracy uległ przekształceniu lub restrukturyzacji, zaświadczenie może wystawić następca prawny byłego pracodawcy.

Gdzie szukać RP-7, gdy firma już nie istnieje?

W przypadku likwidacji lub upadłości firmy, zwłaszcza w wypadku przedsiębiorstw PRL-owskich, zaświadczenie może być wystawione przez likwidatora lub syndyka. Dokumenty potwierdzające zatrudnienie w przekształconych lub sprywatyzowanych przedsiębiorstwach państwowych można przeważnie znaleźć w państwowych archiwach.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141

2. Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, Dz.U. 2018 poz. 357
3. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - Dz.U. 1998 nr 137 poz. 887