Zmiana imienia z ważnych powodów – jak uzasadnić wniosek?

Czy trudne doświadczenia rodzinne mogą uzasadniać zmianę imienia?

Zmiana imienia albo nazwiska w trybie administracyjnym jest uregulowana w ustawie z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska. Zgodnie z art. 4 ust. 1 tej ustawy zmiany można dokonać wyłącznie z ważnych powodów, w szczególności gdy chodzi o zmianę imienia lub nazwiska ośmieszającego albo nielicującego z godnością człowieka, zmianę na imię lub nazwisko używane, zmianę imienia lub nazwiska bezprawnie zmienionego albo zmianę na imię lub nazwisko noszone zgodnie z prawem państwa, którego obywatelstwo również się posiada.

Wyliczenie z art. 4 ust. 1 ustawy nie jest katalogiem zamkniętym. Potwierdza to orzecznictwo sądów administracyjnych, w tym wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Lublinie z 27 marca 2012 r., sygn. akt III SA/Lu 35/12, w którym wskazano, że zmiany imienia lub nazwiska można dokonać także z innego ważnego powodu, który nie mieści się wprost w ustawowych przykładach.

W opisanej sytuacji argumenty związane z porzuceniem przez ojca, silnie negatywnymi skojarzeniami z imieniem nadanym przez ojca oraz faktycznym nieużywaniem tego imienia mogą stanowić ważne powody zmiany imienia. Nie oznacza to jednak automatycznej zgody organu. Kierownik USC ocenia każdy wniosek indywidualnie i bada, czy przyczyna jest rzeczywista, poważna oraz należycie wyjaśniona.

Co oznacza zmiana imienia?

Ustawa szeroko definiuje zmianę imienia. Może ona polegać nie tylko na zastąpieniu jednego imienia innym, lecz także na zastąpieniu dwóch imion jednym, dodaniu drugiego imienia, zmianie pisowni imienia lub imion albo zmianie kolejności imion. Po zmianie można mieć najwyżej dwa imiona.

Jeżeli wnioskodawca od lat posługuje się innym imieniem niż wpisane w akcie urodzenia, jest to jeden z mocniejszych argumentów. Warto wtedy dołączyć dokumenty lub inne dowody pokazujące faktyczne używanie nowego imienia, na przykład korespondencję, zaświadczenia, dokumenty zawodowe, potwierdzenia z uczelni, oświadczenia osób z otoczenia albo inne materiały, z których wynika, że nowe imię funkcjonuje w życiu codziennym.

Jak napisać uzasadnienie wniosku o zmianę imienia?

Uzasadnienie powinno być konkretne. Nie wystarczy napisać, że imię się nie podoba. Trzeba pokazać, dlaczego dalsze posługiwanie się nim jest dla wnioskodawcy istotnym problemem i dlaczego planowana zmiana ma uzasadnienie w realnych okolicznościach życiowych.

W sprawie podobnej do opisanej w pytaniu warto wskazać przede wszystkim:

• kto nadał imię i jakie znaczenie ma to dla wnioskodawcy,
• na czym polega negatywny związek imienia z doświadczeniami z dzieciństwa,
• od kiedy wnioskodawca nie używa dotychczasowego imienia,
• jakim imieniem posługuje się w praktyce,
• czy otoczenie zna wnioskodawcę pod innym imieniem,
• czy obecne imię powoduje dyskomfort, konflikty tożsamościowe, trudności zawodowe lub osobiste.

Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 8 września 1981 r., sygn. akt II SA 346/81, wskazał, że organ administracji publicznej, orzekając o zmianie imienia lub nazwiska, nie może pomijać sfery subiektywnego odczucia osoby wnioskującej o zmianę. Oznacza to, że przeżycia i poczucie tożsamości wnioskodawcy mają znaczenie, ale powinny być opisane w sposób wiarygodny i powiązany z konkretnymi faktami.

Wniosek o zmianę imienia – co powinien zawierać?

Zgodnie z aktualnym art. 11 ustawy wniosek o zmianę imienia lub nazwiska powinien zawierać między innymi dane osoby, której zmiana dotyczy, czyli imię lub imiona, nazwisko, nazwisko rodowe, numer PESEL, jeżeli został nadany, wskazanie kierownika USC, który sporządził akt urodzenia oraz akt małżeństwa, jeżeli zmiana będzie dotyczyła tego aktu, imię, na jakie ma nastąpić zmiana, adres do korespondencji, uzasadnienie oraz oświadczenie, że w tej samej sprawie nie złożono wcześniej wniosku do innego kierownika USC i nie została już wydana decyzja odmowna.

Jeżeli zmiana imienia lub nazwiska miałaby wpływać na akty stanu cywilnego małoletnich dzieci, we wniosku wskazuje się także miejsce sporządzenia ich aktów urodzenia. Przy samej zmianie imienia osoby pełnoletniej zwykle ten element nie będzie miał praktycznego znaczenia, chyba że w konkretnej sprawie występują powiązane akty dotyczące dzieci.

Do wniosku warto dołączyć dokumenty, które potwierdzają opisane okoliczności. Mogą to być dokumenty urzędowe, prywatne, korespondencja, zaświadczenia, oświadczenia osób trzecich, dokumenty z pracy lub szkoły, a w szczególnych przypadkach także dokumentacja psychologiczna. Nie ma jednego zamkniętego katalogu dowodów. Istotne jest to, aby materiały wspierały przedstawione uzasadnienie.

Procedura dla osoby mieszkającej w Wielkiej Brytanii

Osoba zamieszkała poza granicami Polski może złożyć wniosek o zmianę imienia za pośrednictwem konsula Rzeczypospolitej Polskiej. We wniosku trzeba wskazać kierownika urzędu stanu cywilnego, któremu wniosek ma zostać przekazany. Konsul nie rozstrzyga sprawy merytorycznie, lecz przekazuje wniosek do wskazanego kierownika USC.

Obecnie decyzję o zmianie imienia lub decyzję odmowną wydaje kierownik USC, do którego został złożony wniosek, albo jego zastępca. Nie obowiązuje już zasada, według której właściwy był wyłącznie kierownik USC ostatniego miejsca pobytu stałego w Polsce.

Przy składaniu wniosku osobiście należy okazać dokument tożsamości. Jeżeli dokumenty są sporządzone w języku obcym, trzeba złożyć je wraz z urzędowym tłumaczeniem na język polski. Jeżeli wnioskodawca nie ma polskiego aktu urodzenia albo aktu małżeństwa, może być konieczna wcześniejsza lub równoczesna transkrypcja zagranicznych dokumentów stanu cywilnego.

Według informacji rządowych opłata za wydanie decyzji o zmianie imienia lub nazwiska wynosi 37 zł. W przypadku złożenia wniosku za pośrednictwem polskiego konsula w Wielkiej Brytanii aktualnie wskazywana opłata konsularna wynosi 53 GBP. Przed wizytą warto sprawdzić stawkę na stronie właściwego konsulatu, ponieważ opłaty konsularne mogą być aktualizowane.

Ile trwa sprawa i co zrobić po decyzji?

Sprawa powinna zostać załatwiona bez zbędnej zwłoki, a według informacji administracji publicznej zwykle w terminie do miesiąca od złożenia kompletnego wniosku. W sprawach szczególnie skomplikowanych termin może wydłużyć się do dwóch miesięcy. W praktyce przy składaniu wniosku przez konsula trzeba doliczyć czas technicznego przekazania dokumentów.

Po wydaniu pozytywnej decyzji kierownik USC zawiadamia urzędy stanu cywilnego, w których sporządzono akty stanu cywilnego wymagające zmiany. Decyzja o zmianie imienia lub nazwiska podlega natychmiastowemu wykonaniu. Po zmianie danych trzeba pamiętać o wymianie dokumentów, w szczególności dowodu osobistego i paszportu, oraz o aktualizacji danych w banku, pracy, urzędach, u ubezpieczyciela i w innych instytucjach.

Jeżeli kierownik USC odmówi zmiany imienia, od decyzji przysługuje odwołanie do właściwego miejscowo wojewody, składane za pośrednictwem kierownika USC, który wydał decyzję. Co do zasady termin na wniesienie odwołania wynosi 14 dni od doręczenia decyzji. W odwołaniu należy odnieść się do argumentów organu i wykazać, dlaczego powody zmiany są ważne w rozumieniu ustawy.

FAQ

Czy można zmienić imię tylko dlatego, że się go nie lubi?

Samo subiektywne niezadowolenie zwykle może być niewystarczające. Trzeba wykazać ważny powód, na przykład faktyczne nieużywanie imienia, negatywne skojarzenia związane z poważnymi wydarzeniami rodzinnymi, naruszenie poczucia tożsamości albo inne realne trudności.

Czy porzucenie przez ojca może być ważnym powodem zmiany imienia?

Może być elementem ważnego powodu, zwłaszcza gdy imię zostało nadane przez ojca, wiąże się z bolesnymi doświadczeniami i wnioskodawca od dawna go nie używa. Najlepiej opisać te okoliczności spokojnie, rzeczowo i poprzeć je dostępnymi dowodami.

Czy mieszkając w Wielkiej Brytanii, trzeba przyjechać do Polski?

Nie zawsze. Osoba mieszkająca za granicą może złożyć wniosek za pośrednictwem polskiego konsula. Wniosek zostanie przekazany do wskazanego kierownika USC, który wyda decyzję.

Jakie dokumenty warto dołączyć do wniosku?

Warto dołączyć dokument tożsamości do wglądu, dowód opłaty, dokumenty potwierdzające używanie nowego imienia oraz inne materiały uzasadniające wniosek. Dokumenty obcojęzyczne powinny mieć urzędowe tłumaczenie na język polski.

Czy po zmianie imienia trzeba wymienić dokumenty?

Tak. Po zmianie danych trzeba wymienić dokumenty tożsamości oraz zaktualizować dane w instytucjach, w których są używane. Sam kierownik USC zawiadamia właściwe urzędy stanu cywilnego o zmianie w aktach.

Czy odmowę zmiany imienia można zaskarżyć?

Tak. Od decyzji odmownej przysługuje odwołanie do właściwego wojewody, składane za pośrednictwem kierownika USC, który wydał decyzję. Zasadniczo trzeba to zrobić w terminie 14 dni od doręczenia decyzji.

Źródła

• Ustawa z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska, tekst jednolity: Dz.U. 2020 poz. 707.
• Portal Gov.pl: złożenie wniosku o zmianę imienia lub nazwiska.
• Portal Gov.pl, Polska w Wielkiej Brytanii: administracyjna zmiana imienia i nazwiska.
• Portal Gov.pl, Polska w Wielkiej Brytanii: tabela opłat konsularnych.
• Wyrok WSA w Lublinie z 27 marca 2012 r., sygn. akt III SA/Lu 35/12.
• Wyrok NSA z 8 września 1981 r., sygn. akt II SA 346/81.