Miejsce świadczenia pracy pracowników mobilnych a delegacje

Miejsce wykonywania pracy w umowie o pracę

Zgodnie z art. 29 § 1 pkt 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy umowa o pracę określa w szczególności „miejsce lub miejsca wykonywania pracy”. Oznacza to, że przy pracownikach wykonujących pracę na budowach, remontach dróg, lotnisk lub innych inwestycjach nie trzeba ograniczać się do jednej miejscowości, jeżeli rzeczywisty charakter pracy jest mobilny.

W praktyce można wskazać na przykład: „siedziba pracodawcy oraz inwestycje realizowane przez pracodawcę na terenie Rzeczypospolitej Polskiej” albo „inwestycje drogowe i budowlane realizowane przez pracodawcę na terenie województw: ...”. Taki zapis powinien jednak odpowiadać realiom zatrudnienia. Jeżeli firma faktycznie działa tylko w dwóch województwach, a cały kraj pojawia się w umowie wyłącznie po to, aby uniknąć delegacji, zapis może zostać zakwestionowany przez Państwową Inspekcję Pracy albo sąd pracy.

Najbezpieczniej określać miejsce pracy tak, aby wynikało z rodzaju działalności i z obowiązków konkretnej grupy pracowników. Inny zapis może być właściwy dla brygadzisty stale przemieszczającego się między kontraktami w Polsce, a inny dla pracownika biurowego, który sporadycznie jedzie na budowę.

Jeżeli praca ma być wykonywana także poza Polską, trzeba dodatkowo rozważyć przepisy o delegowaniu pracowników, ubezpieczeniach społecznych, formularzu A1, wynagrodzeniu minimalnym w państwie przyjmującym i prawie właściwym. W takim przypadku pomocny może być osobny materiał o tym, jak wygląda oddelegowanie pracowników za granicę.

Kiedy wyjazd nie jest podróżą służbową?

Definicję podróży służbowej zawiera art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy. Pracownik jest w podróży służbowej, gdy na polecenie pracodawcy wykonuje zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, albo poza stałym miejscem pracy.

Jeżeli więc w umowie prawidłowo wskazano, że miejscem pracy są inwestycje realizowane przez pracodawcę na terenie Polski, a pracownik wykonuje zwykłe obowiązki na tych inwestycjach, to co do zasady nie odbywa podróży służbowej. Nie jest to „wyjazd delegacyjny”, lecz normalne wykonywanie pracy w umówionym obszarze.

Takie podejście jest zgodne z utrwaloną linią orzeczniczą dotyczącą pracowników mobilnych. W uchwale składu 7 sędziów Sądu Najwyższego z 19 listopada 2008 r., sygn. akt II PZP 11/08, wskazano, że pracownik mobilny przemieszczający się w ramach umówionego obszaru pracy nie odbywa typowej podróży służbowej. Choć uchwała dotyczyła kierowców, jej wnioski są często wykorzystywane także przy innych stanowiskach terenowych.

Warto odróżnić delegację od oddelegowania i od pracy mobilnej. Jeżeli wyjazd mieści się w normalnym obszarze pracy, zwykle nie powstaje prawo do należności delegacyjnych. Szerzej omawia to artykuł: różnica między delegacją a oddelegowaniem.

Diety i inne należności z tytułu podróży służbowej

Prawo do diet i zwrotu kosztów podróży służbowej wynika z art. 77⁵ § 3–5 Kodeksu pracy oraz z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Dla pracodawców prywatnych rozporządzenie to ma znaczenie co najmniej gwarancyjne. Zgodnie z art. 77⁵ § 4 Kodeksu pracy postanowienia układów zbiorowych, regulaminów wynagradzania lub umów o pracę nie mogą ustalać diety za dobę krajowej podróży służbowej w wysokości niższej niż dieta określona dla pracownika sfery budżetowej. Obecnie, zgodnie z § 7 ust. 1 rozporządzenia z 29 stycznia 2013 r., dieta krajowa wynosi 45 zł za dobę podróży służbowej.

Jeżeli jednak pracownik budowlany wykonuje pracę w granicach obszaru wskazanego w umowie jako miejsce pracy, art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy nie jest spełniony. Wtedy brak jest ustawowego obowiązku wypłaty diet delegacyjnych. Firma może oczywiście wprowadzić własny dodatek za pracę terenową, ryczałt wyjazdowy albo premię, ale nie będą to automatycznie należności z tytułu podróży służbowej.

Jak określić miejsce pracy, aby było zgodne z prawdą?

Nie ma jednego wzoru, który pasuje do każdej firmy budowlanej. Zapis powinien być dostosowany do tego, jak szeroko pracownicy rzeczywiście wykonują obowiązki i jak często zmieniają lokalizacje.

W informacji o warunkach zatrudnienia, o której mowa w art. 29 § 3 Kodeksu pracy, warto opisać również zasady przemieszczania się między inwestycjami, zapewniania transportu, noclegów i rozliczania świadczeń. Nie zastępuje to regulaminu wynagradzania, ale porządkuje zasady współpracy.

Zwrot kosztów zakwaterowania

Kodeks pracy nie zawiera ogólnego przepisu nakazującego każdemu pracodawcy finansowanie noclegów pracownikom mobilnym. Jeżeli jednak organizacja pracy wymaga wykonywania zadań przez kilka tygodni poza miejscem zamieszkania pracownika, zapewnienie zakwaterowania może być elementem koniecznym do wykonania pracy i powinno być jasno uregulowane w umowie, regulaminie wynagradzania albo polityce wyjazdów.

Podatkowo trzeba odróżnić dwie sytuacje. Jeżeli nocleg jest zapewniany przede wszystkim w interesie pracodawcy, jest niezbędny do wykonania pracy i pracownik nie ma swobody wykorzystania świadczenia dla celów prywatnych, można argumentować, że nie powstaje przychód pracownika w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Ocena zależy jednak od konkretnego stanu faktycznego, w tym od tego, czy pracownik rzeczywiście musi nocować w danym miejscu, aby wykonać zadanie.

Jeżeli zakwaterowanie stanowi przychód pracownika, znaczenie może mieć art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który zwalnia z PIT wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników do wysokości 500 zł miesięcznie. Zgodnie z art. 21 ust. 14 tej ustawy zwolnienie to stosuje się do pracowników, których miejsce zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, oraz którzy nie korzystają z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów określonych w art. 22 ust. 2 pkt 3 i 4 tej ustawy.

Składkowo trzeba pamiętać o art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych oraz § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. Zasadą jest, że przychód ze stosunku pracy stanowi podstawę wymiaru składek, chyba że konkretny przepis rozporządzenia składkowego przewiduje wyłączenie albo w ogóle nie powstaje przychód pracownika.

Dojazdy i czas pracy przy pracy mobilnej

Zwrot kosztów dojazdu na inwestycję również wymaga oddzielnej oceny. Jeżeli pracodawca organizuje transport zbiorowy z bazy firmy na budowę i jest to element organizacji pracy, łatwiej bronić stanowiska, że świadczenie służy przede wszystkim interesowi pracodawcy. Jeżeli natomiast pracownik otrzymuje pieniężny ryczałt za dojazdy albo zwrot kosztów prywatnego przejazdu, trzeba ocenić, czy powstaje przychód ze stosunku pracy na podstawie art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Oddzielnym zagadnieniem jest czas pracy. Zgodnie z art. 128 § 1 Kodeksu pracy czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy albo w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. W branży mobilnej trzeba więc ustalić, czy przejazd jest zwykłym dojazdem do miejsca pracy, czy już wykonywaniem polecenia pracodawcy w czasie pracy. Praktyczne wątpliwości omawia materiał o tym, jak rozliczać dojazdy do miejsca pracy w branży mobilnej.

Posiłki finansowane przez pracodawcę

Jeżeli pracodawca zapewnia posiłki w związku z wyjazdami na inwestycje, trzeba ustalić podstawę ich finansowania. Jeżeli są to posiłki profilaktyczne lub napoje należne ze względów BHP, zastosowanie może mieć art. 232 Kodeksu pracy oraz rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów. W takim przypadku świadczenia wynikają z obowiązków BHP.

Jeżeli posiłki nie są świadczeniem BHP i nie są należnością z podróży służbowej, ich wartość może być przychodem pracownika na podstawie art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Składkowo trzeba uwzględnić § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r., który wyłącza z podstawy wymiaru składek wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu, do wysokości 450 zł miesięcznie.

Dodatek za wyjazdy, rozłąkę albo pracę w terenie

Pracodawca może wprowadzić dodatek za pracę na inwestycjach poza miejscem zamieszkania, dodatek terenowy, ryczałt wyjazdowy albo premię kompensującą niedogodności. Powinno to wynikać z umowy o pracę, regulaminu wynagradzania albo innego wewnętrznego aktu płacowego, zwłaszcza gdy dodatek ma być wypłacany powtarzalnie.

Co do zasady taki dodatek jest przychodem ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jest też podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne na podstawie art. 18 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz § 1 rozporządzenia składkowego z 18 grudnia 1998 r., chyba że spełnia warunki jednego z wyłączeń.

Przykładowo art. 21 ust. 1 pkt 18 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przewiduje zwolnienie z PIT dla dodatku za rozłąkę przysługującego na podstawie odrębnych ustaw, przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw albo układów zbiorowych pracy, do wysokości diet za czas podróży służbowej na obszarze kraju. Nie każdy firmowy „dodatek za wyjazdy” spełnia te warunki.

Podobnie § 2 ust. 1 pkt 18 rozporządzenia składkowego z 18 grudnia 1998 r. wyłącza z podstawy wymiaru składek dodatek za rozłąkę wypłacany pracownikom czasowo przeniesionym oraz strawne, do wysokości diet z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Jeżeli pracownik nie jest czasowo przeniesiony, lecz stale wykonuje pracę mobilną w umówionym obszarze, zastosowanie tego wyłączenia może być sporne.

Podwyższone koszty uzyskania przychodów

Podstawowe koszty uzyskania przychodów pracownika określa art. 22 ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i wynoszą 250 zł miesięcznie, nie więcej niż 3000 zł rocznie. Podwyższone koszty określone w art. 22 ust. 2 pkt 3 tej ustawy wynoszą 300 zł miesięcznie, nie więcej niż 3600 zł rocznie, jeżeli miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a pracownik nie otrzymuje dodatku za rozłąkę.

Przy pracownikach mobilnych nie należy automatycznie zakładać, że szerokie miejsce pracy w umowie wyklucza podwyższone koszty. Ustawa odnosi się do miejscowości, w której znajduje się zakład pracy, oraz do miejsca zamieszkania pracownika, a nie wprost do każdego miejsca realizowania inwestycji. Jeżeli pracownik mieszka poza miejscowością zakładu pracy i nie otrzymuje dodatku za rozłąkę, może mieć podstawy do podwyższonych kosztów, o ile złoży pracodawcy wymagane oświadczenie i stan faktyczny odpowiada warunkom z art. 22 ust. 2 pkt 3 ustawy o PIT.

Co warto uregulować w dokumentach firmy?

Przy firmie budowlanej działającej na wielu inwestycjach warto przygotować spójny pakiet dokumentów. Powinien obejmować co najmniej wzór umowy o pracę dla pracowników mobilnych, regulamin albo zasady wyjazdów na inwestycje, zasady finansowania noclegów, transportu i posiłków oraz reguły wypłaty dodatku terenowego.

Dobrze jest także odróżnić trzy kategorie wyjazdów: zwykłe wykonywanie pracy w umówionym obszarze, podróż służbową poza ten obszar oraz czasowe powierzenie innej pracy lub czasowe przeniesienie. Każda z tych sytuacji może powodować inne skutki płacowe, podatkowe i składkowe.

FAQ

Czy w umowie można wpisać jako miejsce pracy całą Polskę?

Tak, ale tylko wtedy, gdy odpowiada to rzeczywistemu charakterowi pracy. Podstawą jest art. 29 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy, który pozwala wskazać miejsce lub miejsca wykonywania pracy. Zapis obejmujący cały kraj powinien być uzasadniony faktycznym obszarem realizowania kontraktów.

Czy pracownikowi mobilnemu należą się diety?

Nie automatycznie. Diety należą się w podróży służbowej, o której mowa w art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy. Jeżeli pracownik wykonuje zwykłe obowiązki w granicach umówionego obszaru pracy, zwykle nie jest w delegacji.

Czy firma może płacić dodatek za pracę na inwestycjach?

Tak. Dodatek terenowy, ryczałt wyjazdowy albo premia mogą zostać wprowadzone w umowie, regulaminie wynagradzania albo innym akcie wewnętrznym. Co do zasady są jednak przychodem ze stosunku pracy na podstawie art. 12 ust. 1 ustawy o PIT i podstawą składek ZUS, o ile nie ma szczególnego zwolnienia.

Czy zakwaterowanie pracownika zawsze jest opodatkowane?

Nie zawsze. Jeżeli nocleg jest zapewniany w interesie pracodawcy i jest konieczny do wykonania pracy, można argumentować, że pracownik nie uzyskuje przychodu. Jeżeli jednak przychód powstaje, trzeba sprawdzić między innymi zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o PIT do 500 zł miesięcznie oraz warunki z art. 21 ust. 14 tej ustawy.

Czy szerokie miejsce pracy odbiera prawo do podwyższonych kosztów uzyskania przychodów?

Nie zawsze. Art. 22 ust. 2 pkt 3 ustawy o PIT odnosi się do miejsca zamieszkania pracownika poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, oraz do braku dodatku za rozłąkę. Trzeba więc ocenić konkretną sytuację pracownika i treść jego oświadczenia dla pracodawcy.

Podsumowanie

W firmie budowlanej realizującej krótkie i średnie kontrakty w różnych miejscowościach można określić miejsce pracy szerzej niż jedna siedziba firmy. Najważniejsze jest jednak, aby zapis w umowie odpowiadał rzeczywistemu modelowi pracy i nie służył wyłącznie obejściu przepisów o podróżach służbowych.

Jeżeli pracownicy wykonują pracę w granicach umówionego obszaru, zwykle nie przysługują im diety delegacyjne. Nie oznacza to jednak, że wszystkie świadczenia są obojętne podatkowo i składkowo. Noclegi, dojazdy, posiłki oraz dodatki trzeba rozliczać według ich rzeczywistego charakteru i właściwych przepisów.

Źródła

• Art. 29 § 1 pkt 2, art. 77⁵ § 1–5, art. 128 § 1 i art. 232 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.
• § 7 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
• Art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 18 i 19, art. 21 ust. 14 oraz art. 22 ust. 2 pkt 1, 3 i 4 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
• Art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.
• § 1 oraz § 2 ust. 1 pkt 11 i 18 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
• Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów.
• Uchwała składu 7 sędziów Sądu Najwyższego z 19 listopada 2008 r., sygn. akt II PZP 11/08.