Zwykłe czynności spółki z o.o. i zgoda zarządu

Zwykłe czynności spółki z o.o. a kompetencje zarządu

W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością trzeba rozróżnić dwie role: wspólnika i członka zarządu. Wspólnik ma prawa udziałowe, np. prawo głosu na zgromadzeniu wspólników, prawo do dywidendy czy prawo kontroli w granicach przewidzianych w Kodeksie spółek handlowych. Nie oznacza to jednak automatycznie prawa do bieżącego prowadzenia spraw spółki. Sprawy spółki prowadzi i spółkę reprezentuje zarząd.

Jeżeli wspólnik jest jednocześnie członkiem zarządu, działa w tej drugiej roli. Do zarządu należy prowadzenie spraw spółki, czyli podejmowanie decyzji wewnętrznych dotyczących działalności, oraz reprezentacja, czyli składanie oświadczeń wobec kontrahentów, urzędów i sądów. Prawo członka zarządu do reprezentacji obejmuje wszystkie czynności sądowe i pozasądowe spółki, a ograniczeń reprezentacji nie można skutecznie przeciwstawić osobom trzecim, jeżeli wynikają tylko z wewnętrznych ustaleń spółki.

W praktyce oznacza to, że nawet dobrze napisany regulamin zarządu nie zawsze unieważni czynność dokonaną wobec kontrahenta. Może natomiast przesądzić o odpowiedzialności członka zarządu wobec spółki, o możliwości jego odwołania, zawieszenia albo o dochodzeniu odszkodowania, jeżeli spółka poniosła szkodę.

Kiedy członek zarządu może działać samodzielnie?

Jeżeli zarząd spółki z o.o. jest wieloosobowy, każdy członek zarządu ma prawo i obowiązek prowadzenia spraw spółki, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Zgodnie z art. 208 § 3 Kodeksu spółek handlowych każdy członek zarządu może bez uprzedniej uchwały zarządu prowadzić sprawy nieprzekraczające zakresu zwykłych czynności spółki.

Nie ma jednej ustawowej listy zwykłych czynności. Dla niewielkiej spółki usługowej podpisanie umowy na kilkadziesiąt tysięcy złotych może być decyzją istotną, a dla dużej spółki produkcyjnej podobna kwota może mieścić się w bieżącej działalności. Oceniając daną czynność, warto uwzględnić zwłaszcza:

• przedmiot i skalę działalności spółki,
• wartość czynności w relacji do przychodów, kapitału zakładowego i majątku spółki,
• typowość czynności dla dotychczasowej działalności,
• ryzyko finansowe, prawne i organizacyjne,
• czas trwania zobowiązania oraz możliwość jego wypowiedzenia,
• postanowienia umowy spółki, uchwały wspólników i regulamin zarządu.

Do zwykłych czynności najczęściej zalicza się bieżące zakupy, standardową sprzedaż produktów lub usług, typowe płatności, wykonywanie zawartych już umów i podejmowanie decyzji mieszczących się w ustalonym budżecie. Przekroczenie zwykłego zarządu może natomiast wystąpić przy decyzjach nietypowych, kosztownych, długoterminowych albo szczególnie ryzykownych dla spółki.

Sprzeciw członka zarządu i obowiązek podjęcia uchwały

Art. 208 § 4 Kodeksu spółek handlowych przewiduje dwie sytuacje, w których potrzebna jest uprzednia uchwała zarządu. Po pierwsze, gdy sprawa przekracza zakres zwykłych czynności spółki. Po drugie, gdy przed załatwieniem sprawy choćby jeden z pozostałych członków zarządu sprzeciwi się jej przeprowadzeniu.

Sprzeciw powinien być wyraźny i zgłoszony przed dokonaniem czynności. Dla celów dowodowych najlepiej złożyć go w formie pozwalającej później wykazać treść i datę, np. e-mailem, pismem, wiadomością w firmowym systemie komunikacji albo przez żądanie wpisania sprzeciwu do protokołu posiedzenia zarządu. Samo późniejsze niezadowolenie z decyzji drugiego członka zarządu zwykle nie zastąpi prawidłowo zgłoszonego sprzeciwu.

Jeżeli mimo sprzeciwu członek zarządu samodzielnie podejmie decyzję, trzeba oddzielić skutki wewnętrzne od skutków wobec kontrahenta. W relacjach wewnętrznych może to być naruszenie obowiązków członka zarządu. W relacjach zewnętrznych skuteczność czynności zależy przede wszystkim od zasad reprezentacji ujawnionych w KRS, treści umowy oraz przepisów szczególnych.

Uchwała zarządu w dwuosobowym zarządzie

Co do zasady uchwały zarządu zapadają bezwzględną większością głosów, o ile umowa spółki nie przewiduje surowszych albo odmiennych zasad. Uchwała może zostać podjęta, jeżeli wszyscy członkowie zarządu zostali prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu. W dwuosobowym zarządzie, gdy obaj członkowie biorą udział w głosowaniu, praktycznie konieczne są dwa głosy za uchwałą, ponieważ jeden głos za i jeden przeciw nie daje bezwzględnej większości.

Nie należy jednak automatycznie zakładać, że każda uchwała w dwuosobowym zarządzie zawsze wymaga jednomyślności. Znaczenie mogą mieć postanowienia umowy spółki, prawidłowe zawiadomienie, udział albo nieobecność członka zarządu, zasady quorum, głos wstrzymujący się oraz ewentualne rozwiązania szczególne, np. głos rozstrzygający prezesa, jeżeli umowa spółki je przewiduje. Z tego powodu w spółkach, w których wspólnicy mają po 50% udziałów i są jednocześnie członkami zarządu, bardzo ważne jest doprecyzowanie procedury podejmowania decyzji.

Od 2020 r. przepisy dopuszczają również udział w posiedzeniach zarządu przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość oraz podejmowanie uchwał w trybie pisemnym albo zdalnym, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Warto więc sprawdzić, czy umowa spółki nie zawiera starszych albo bardziej restrykcyjnych postanowień.

Czynności wymagające zgody wspólników

Niektóre decyzje mogą wymagać nie tylko uchwały zarządu, ale również uchwały zgromadzenia wspólników. Dotyczy to zwłaszcza spraw wymienionych w Kodeksie spółek handlowych albo w umowie spółki, np. nabycia lub zbycia nieruchomości, użytkowania wieczystego lub udziału w nieruchomości, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, a także niektórych czynności o dużej wartości.

Przykładowo art. 230 Kodeksu spółek handlowych przewiduje, że rozporządzenie prawem lub zaciągnięcie zobowiązania do świadczenia o wartości dwukrotnie przewyższającej wysokość kapitału zakładowego wymaga uchwały wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Brak takiej uchwały nie zawsze oznacza nieważność czynności wobec kontrahenta, ale może mieć istotne znaczenie wewnętrzne i dowodowe.

Jak ograniczyć jednostronne decyzje drugiego członka zarządu?

Najskuteczniejszym rozwiązaniem jest uporządkowanie zasad działania spółki w dokumentach wewnętrznych. W umowie spółki, regulaminie zarządu albo uchwałach wspólników można wskazać, które sprawy wymagają uchwały zarządu, zgody wszystkich członków zarządu albo uchwały zgromadzenia wspólników.

W praktyce warto rozważyć wpisanie progów kwotowych i kategorii spraw, takich jak:

• zaciąganie zobowiązań powyżej określonej kwoty,
• zakup lub sprzedaż składników majątku trwałego,
• zawieranie umów długoterminowych, leasingowych, kredytowych lub pożyczkowych,
• ustalanie wynagrodzeń kadry kierowniczej albo zatrudnianie pracowników na kluczowych stanowiskach,
• udzielanie rabatów przekraczających ustalony poziom,
• zmiana dostawców strategicznych albo istotnych warunków handlowych,
• udzielanie zabezpieczeń, poręczeń, gwarancji albo ustanawianie obciążeń na majątku spółki.

Jeżeli konflikt już trwa, członek zarządu powinien dokumentować sprzeciwy, żądać zwołania posiedzenia zarządu, wnioskować o podjęcie uchwały, sprawdzić dokumenty księgowe i umowy oraz rozważyć zwołanie zgromadzenia wspólników. W skrajnych przypadkach możliwe są działania korporacyjne, np. zmiana zasad reprezentacji, zmiana umowy spółki, odwołanie członka zarządu albo dochodzenie roszczeń odszkodowawczych.

FAQ

Czy wspólnik spółki z o.o. może sam podejmować decyzje operacyjne?

Sam status wspólnika nie daje prawa do bieżącego prowadzenia spraw spółki. Takie kompetencje ma przede wszystkim zarząd. Wspólnik może podejmować decyzje operacyjne, jeżeli jest członkiem zarządu, prokurentem, pełnomocnikiem albo działa na innej wyraźnej podstawie.

Czy każda większa płatność wymaga uchwały zarządu?

Nie każda. Decyduje skala konkretnej spółki, typowość wydatku, budżet, ryzyko oraz dokumenty wewnętrzne. Wydatki rutynowe mogą być zwykłymi czynnościami, ale nietypowe albo istotne finansowo zobowiązania powinny być poprzedzone uchwałą zarządu, a czasem także uchwałą wspólników.

Jak skutecznie zgłosić sprzeciw wobec czynności drugiego członka zarządu?

Sprzeciw należy zgłosić przed dokonaniem czynności i najlepiej zrobić to w sposób możliwy do udowodnienia. W praktyce warto wysłać e-mail, pismo albo wiadomość w firmowym systemie oraz zażądać zwołania posiedzenia zarządu i podjęcia uchwały.

Czy czynność dokonana mimo sprzeciwu jest nieważna?

Nie zawsze. Często naruszenie zasad prowadzenia spraw spółki wywołuje przede wszystkim skutki wewnętrzne, np. odpowiedzialność członka zarządu wobec spółki. Skuteczność wobec kontrahenta zależy m.in. od zasad reprezentacji, treści czynności i przepisów szczególnych.

Czy umowa spółki może dokładnie określić zwykłe czynności?

Tak. Umowa spółki może wskazać sprawy wymagające uchwały zarządu lub zgody wspólników, np. według progów kwotowych albo kategorii czynności. Trzeba jednak pamiętać, że ograniczenia prawa reprezentacji członka zarządu nie są skuteczne wobec osób trzecich, jeżeli pozostają wyłącznie ograniczeniami wewnętrznymi.

Podsumowanie

W opisanej sytuacji kluczowe jest ustalenie, czy drugi wspólnik działa jako członek zarządu oraz czy jego decyzje mieszczą się w zwykłych czynnościach spółki. Standardowe zakupy, sprzedaż i bieżące decyzje kadrowe mogą być dopuszczalne bez uchwały, ale czynności nietypowe, kosztowne albo ryzykowne powinny zostać poprzedzone uchwałą zarządu, zwłaszcza gdy drugi członek zarządu zgłosi sprzeciw. Najbezpieczniej jest doprecyzować zasady w umowie spółki, regulaminie zarządu i progach kwotowych. Jeżeli spór już powstał, należy zabezpieczyć dowody, sprawdzić dokumenty spółki i rozważyć działania korporacyjne albo roszczenia wobec osoby, która naruszyła obowiązki.

Źródła

1. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych, w szczególności art. 201, art. 204, art. 205, art. 208, art. 209, art. 228 i art. 230 - Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037.