Premia uznaniowa a wynagrodzenie urlopowe – kiedy należy się wyrównanie?

Czy premia uznaniowa powinna być wypłacana także za czas urlopu?

Zgodnie z art. 172 Kodeksu pracy za czas urlopu wypoczynkowego pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował. Przepis ten oznacza, że urlop nie powinien obniżać wynagrodzenia tylko dlatego, że pracownik korzysta z ustawowego prawa do wypoczynku.

Nie każdy składnik wypłacany obok pensji zasadniczej automatycznie zwiększa jednak wynagrodzenie urlopowe. Trzeba ustalić, czy dany składnik jest wynagrodzeniem za pracę, czy raczej nagrodą, świadczeniem jednorazowym albo świadczeniem nieperiodycznym. To rozróżnienie ma kluczowe znaczenie przy premiach określanych przez pracodawców jako „uznaniowe”.

Jeżeli premia jest rzeczywiście swobodną nagrodą, przyznawaną każdorazowo według uznania pracodawcy, bez konkretnych i możliwych do zweryfikowania warunków, pracownik nie ma roszczenia o jej wypłatę. W takiej sytuacji premia zwykle nie jest wliczana do wynagrodzenia urlopowego. Jeżeli jednak premia jest wypłacana po spełnieniu określonych warunków, a pracodawca w praktyce nie ma pełnej dowolności, może być traktowana jak składnik wynagrodzenia, mimo że w dokumentach nazwano ją „uznaniową”.

Składniki wynagrodzenia urlopowego

Wynagrodzenie urlopowe ustala się według zasad określonych w Kodeksie pracy oraz w rozporządzeniu urlopowym z 8 stycznia 1997 r. Stałe składniki wynagrodzenia, takie jak miesięczna pensja zasadnicza, uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu wykorzystywania urlopu. W praktyce pracownik otrzymuje więc normalną miesięczną pensję, bez osobnego „odejmowania” dni urlopu.

Zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc, na przykład premie miesięczne, prowizje albo dodatki zmienne, uwzględnia się w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Jeżeli wysokość takich składników znacznie się waha, okres ten może zostać przedłużony maksymalnie do 12 miesięcy.

Mechanizm jest następujący: zmienne składniki z przyjętego okresu dzieli się przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych w tym okresie, a następnie mnoży przez liczbę godzin urlopu. Dlatego w praktyce ważne jest nie tylko to, czy premia podlega wliczeniu, ale także to, za jakie miesiące została wypłacona i ile godzin pracownik w tym czasie przepracował.

Zobacz również: przy podobnych rozliczeniach znaczenie ma prawidłowe wynagrodzenie urlopowe oraz sposób, w jaki ustalana jest średnia urlopowa.

Czego nie wlicza się do wynagrodzenia za urlop?

Rozporządzenie urlopowe przewiduje katalog świadczeń, których nie uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia za czas urlopu. Dla omawianego problemu szczególnie ważne są jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania albo za określone osiągnięcie, a także nagrody z zakładowego funduszu nagród.

Jeżeli więc pracodawca wypłacił pracownikowi jednorazową nagrodę za szczególne osiągnięcie, incydentalną gratyfikację albo premię zależną wyłącznie od swobodnej decyzji przełożonego, taki składnik co do zasady nie powinien zwiększać wynagrodzenia urlopowego. Sam fakt, że świadczenie pojawia się na liście płac, nie wystarcza do jego wliczenia.

Inaczej trzeba oceniać świadczenie, które jest powtarzalne, przewidziane w regulaminie, układzie zbiorowym, umowie o pracę albo utrwalonej praktyce pracodawcy i zależy od mierzalnych kryteriów, takich jak wynik sprzedaży, frekwencja, wykonanie normy, brak reklamacji czy określona ocena pracy. Wtedy nazwa „premia uznaniowa” może być myląca.

Premie regulaminowe oraz premie uznaniowe

Premia regulaminowa jest składnikiem wynagrodzenia za pracę. Pracownik nabywa do niej prawo po spełnieniu warunków określonych w umowie, regulaminie wynagradzania, regulaminie premiowania, układzie zbiorowym albo innym akcie wewnętrznym. Jeżeli warunki są konkretne i możliwe do sprawdzenia, pracownik może dochodzić premii, a przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego należy ją uwzględnić zgodnie z zasadami dla składników zmiennych.

Premia uznaniowa w ścisłym znaczeniu ma inny charakter. Jest przyznawana dopiero decyzją pracodawcy, nie wynika z obiektywnych i z góry określonych przesłanek, a pracownik nie może skutecznie żądać jej wypłaty tylko dlatego, że w poprzednich miesiącach ją otrzymywał. Sąd Najwyższy w wyroku z 20 lipca 2000 r., sygn. I PKN 17/00, wskazał, że tak zwana premia uznaniowa, która nie ma charakteru roszczeniowego, nie jest składnikiem wynagrodzenia za pracę i nie mieści się w pojęciu wynagrodzenia urlopowego.

W praktyce o ocenie nie decyduje sama nazwa świadczenia. Jeżeli pracodawca przez dłuższy czas wypłacał premię co miesiąc, według stałego wzoru, za konkretne wyniki albo po spełnieniu powtarzalnych warunków, można argumentować, że była to premia regulaminowa albo inny zmienny składnik wynagrodzenia. Jeżeli natomiast pracodawca mógł ją przyznać albo nie przyznać bez konieczności uzasadniania decyzji konkretnymi kryteriami, szanse na wliczenie jej do podstawy urlopowej są mniejsze.

Zobacz również: w sporach o premię uznaniową znaczenie ma to, czy pracodawca rzeczywiście miał swobodę decyzji, czy jedynie użył takiej nazwy w dokumentach płacowych.

Co oznacza comiesięczna wypłata premii?

Comiesięczna wypłata premii jest ważnym argumentem, ale nie przesądza automatycznie o sprawie. Może świadczyć o tym, że świadczenie miało charakter stałego, periodycznego elementu wynagrodzenia. Trzeba jednak sprawdzić, dlaczego było wypłacane i czy pracownik mógł wykazać spełnienie warunków do jego otrzymania.

Pracownik powinien przeanalizować przede wszystkim umowę o pracę, regulamin wynagradzania, regulamin premiowania, aneksy, komunikaty firmowe, paski płac, wiadomości od przełożonych oraz sposób naliczania premii w poprzednich miesiącach. Jeżeli z dokumentów lub praktyki wynika, że premia była powiązana z konkretnymi wynikami, frekwencją albo wykonaniem obowiązków, warto rozważyć wystąpienie do pracodawcy o wyrównanie.

W sytuacji opisanej w pytaniu pracodawca mógł wypłacić samą podstawę tylko wtedy, gdy premia była rzeczywiście uznaniowa, czyli zależała wyłącznie od jego decyzji. Jeżeli jednak była wypłacana co miesiąc według utrwalonych zasad i miała charakter roszczeniowy, pracownica może żądać ponownego przeliczenia wynagrodzenia urlopowego.

Jak dochodzić wyrównania wynagrodzenia urlopowego?

W pierwszej kolejności warto wystąpić do pracodawcy pisemnie albo mailowo o wyjaśnienie sposobu obliczenia wynagrodzenia urlopowego. W piśmie można poprosić o wskazanie, jakie składniki wynagrodzenia uwzględniono, jaki okres przyjęto do obliczeń oraz dlaczego pominięto premię.

Jeżeli z dokumentów wynika, że premia powinna być wliczona, pracownik może wezwać pracodawcę do wypłaty wyrównania. W razie odmowy możliwe jest skierowanie sprawy do Państwowej Inspekcji Pracy albo dochodzenie roszczenia przed sądem pracy. Roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się zasadniczo z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne, dlatego nie warto odkładać sprawy.

Przy końcowym rozliczeniu po wypowiedzeniu trzeba odróżnić wynagrodzenie za urlop wykorzystany w naturze od ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Oba świadczenia dotyczą urlopu, ale zasady szczegółowego liczenia mogą się różnić, zwłaszcza przy składnikach za okresy dłuższe niż miesiąc.

FAQ

Czy każda premia uznaniowa jest wyłączona z wynagrodzenia urlopowego?

Nie. Wyłączona jest przede wszystkim prawdziwa premia uznaniowa, czyli świadczenie zależne od swobodnej decyzji pracodawcy. Jeżeli „uznaniowa” jest tylko nazwa, a premia przysługuje po spełnieniu konkretnych warunków, może wchodzić do podstawy urlopowej.

Czy comiesięczna wypłata premii wystarczy, aby żądać wyrównania?

Sama regularność wypłaty jest istotnym argumentem, ale zwykle nie wystarczy. Trzeba jeszcze wykazać, że premia miała charakter wynagrodzeniowy i roszczeniowy, czyli że pracownik mógł domagać się jej po spełnieniu określonych kryteriów.

Z ilu miesięcy liczy się premię do wynagrodzenia urlopowego?

Zmienne składniki wynagrodzenia za okresy nie dłuższe niż miesiąc liczy się zasadniczo z 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Gdy składniki znacznie się wahają, można przyjąć okres do 12 miesięcy.

Czy pracodawca może nie wypłacić premii za miesiąc, w którym pracownik był na urlopie?

To zależy od zasad premiowania. Jeżeli premia jest prawdziwie uznaniowa, pracodawca może jej nie przyznać. Jeżeli jednak premia wynika z regulaminu lub mierzalnych warunków, urlop nie powinien sam w sobie pozbawiać pracownika należnego wynagrodzenia urlopowego.

Co zrobić, gdy pracodawca wypłacił tylko podstawę za czas urlopu?

Najlepiej poprosić o pisemne wyjaśnienie sposobu obliczenia wynagrodzenia urlopowego. Następnie warto sprawdzić umowę, regulamin wynagradzania, regulamin premiowania i listy płac. Jeśli premia miała charakter roszczeniowy, można wezwać pracodawcę do zapłaty wyrównania.

Czy można iść z takim roszczeniem do sądu pracy?

Tak. Jeżeli pracodawca odmawia wyrównania, pracownik może dochodzić roszczenia przed sądem pracy. Trzeba jednak pamiętać o trzyletnim terminie przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy.

Podsumowanie

Pracownik ma prawo do takiego wynagrodzenia za urlop, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował. Jeżeli oprócz pensji zasadniczej otrzymywał zmienne składniki wynagrodzenia, trzeba sprawdzić, czy powinny one zostać uwzględnione w podstawie urlopowej.

Premia uznaniowa nie wchodzi do wynagrodzenia urlopowego wtedy, gdy jest prawdziwą nagrodą zależną wyłącznie od swobodnego uznania pracodawcy. Jeżeli jednak w rzeczywistości była premią regulaminową albo stałym, roszczeniowym składnikiem wynagrodzenia, pracownik może żądać jej uwzględnienia i wypłaty wyrównania. Podobne rozliczenia mogą pojawić się także przy korzystaniu z urlopu po innych nieobecnościach, na przykład gdy pracownica wraca na urlop po macierzyńskim. Przy urlopie wykorzystywanym po dłuższej nieobecności mogą pojawić się dodatkowe problemy z podstawą obliczeń; osobno omawiamy wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy po macierzyńskim.

Źródła

• Art. 172 i art. 291 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy: tekst Kodeksu pracy.
• § 6–8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop: tekst aktu.
• Wyrok Sądu Najwyższego z 20 lipca 2000 r., sygn. I PKN 17/00: orzeczenie SN.