Dwa stosunki pracy a nagroda jubileuszowa

Prawo do nagrody jubileuszowej na uczelni publicznej

Podstawą oceny sprawy pracownika uczelni publicznej jest przede wszystkim art. 141 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce. Przepis ten przewiduje nagrodę jubileuszową z tytułu wieloletniej pracy w wysokości:

• 75% wynagrodzenia miesięcznego – za 20 lat pracy,
• 100% wynagrodzenia miesięcznego – za 25 lat pracy,
• 150% wynagrodzenia miesięcznego – za 30 lat pracy,
• 200% wynagrodzenia miesięcznego – za 35 lat pracy,
• 300% wynagrodzenia miesięcznego – za 40 lat pracy,
• 400% wynagrodzenia miesięcznego – za 45 lat pracy.

Do okresu pracy uprawniającego do nagrody zalicza się wszystkie zakończone okresy zatrudnienia oraz inne okresy, jeżeli odrębne przepisy nakazują zaliczać je do stażu, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Pracownik nabywa prawo do nagrody w tej uczelni, w której jest zatrudniony w dniu upływu wymaganego okresu, z uwzględnieniem szczególnych zasad wynikających z przepisów przejściowych.

Ważne jest jednak zastrzeżenie z art. 141 ust. 4 tej ustawy: pracownikowi pozostającemu jednocześnie w więcej niż jednym stosunku pracy okresy uprawniające do nagrody ustala się odrębnie dla każdego stosunku pracy. Oznacza to, że samo istnienie dwóch etatów nie wyłącza prawa do nagrody, ale wymaga osobnego rozliczenia stażu dla każdego zatrudnienia. Zbliżony problem powstaje, gdy zatrudnienie obejmuje pełny etat i część etatu; osobno omawiamy, jak liczyć staż do nagrody jubileuszowej przy różnym wymiarze etatu.

Wysokość nagrody oblicza się według zasad art. 142 Prawa o szkolnictwie wyższym i nauce. Podstawą jest zasadniczo wynagrodzenie z dnia wypłaty albo, jeżeli jest korzystniejsze, z dnia nabycia prawa do nagrody. Jeżeli jednak pracownik nabył prawo do nagrody w innym wymiarze czasu pracy niż obowiązujący w dniu wypłaty, zastosowanie ma wynagrodzenie z dnia nabycia prawa.

Dwa stosunki pracy a jedna nagroda jubileuszowa

Jeżeli pracownik przez pewien czas pracował równocześnie w urzędzie miasta oraz na uczelni publicznej, nie należy automatycznie sumować wszystkich lat z obu miejsc pracy tak, jakby były to okresy następujące po sobie. W przeciwnym razie te same lata kalendarzowe mogłyby zostać policzone podwójnie w jednym rozliczeniu.

Każdy stosunek pracy trzeba rozliczyć osobno, z uwzględnieniem jego przebiegu oraz zasad wynikających z przepisów właściwych dla danego pracodawcy. Należy także rozróżnić sytuację, w której obydwa stosunki pracy nadal trwają, od sytuacji, gdy jeden z nich został już zakończony.

Nie oznacza to jednak, że wcześniejsza wypłata nagrody przez urząd automatycznie pozbawia pracownika prawa do nagrody na uczelni. Możliwa jest także powtórna nagroda u innego pracodawcy, jeżeli wynika to z odrębnie ustalonego stażu i pracownik spełnia warunki przewidziane w przepisach obowiązujących u tego pracodawcy.

Nie istnieje ogólna zasada, zgodnie z którą otrzymanie nagrody jubileuszowej w jednym zakładzie pracy zawsze wyklucza nabycie podobnego świadczenia w innym. Nie można jednak utożsamiać dwóch odrębnych uprawnień z prawem do podwójnego zaliczania tego samego czasu w ramach jednego wyliczenia.

Staż pracy od 2026 r. – zlecenie i działalność też mogą się liczyć

Od 1 stycznia 2026 r. obowiązuje istotna zmiana zasad ustalania stażu pracy. Ustawa z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2025 r. poz. 1423) dodała do Kodeksu pracy art. 302¹. Przepis rozszerza katalog okresów zaliczanych do zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze, w tym – na podstawie art. 141 ust. 2 Prawa o szkolnictwie wyższym i nauce – również prawo do nagrody jubileuszowej na uczelni publicznej.

Nowe przepisy dotyczą także okresów sprzed 2026 r. Po spełnieniu ustawowych warunków do stażu mogą zostać wliczone między innymi:

• okresy prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej oraz współpracy z osobą prowadzącą taką działalność, za które opłacono wymagane składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe;
• okresy wykonywania umowy zlecenia, umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu, oraz umowy agencyjnej, w których dana osoba podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym;
• okresy współpracy przy wykonywaniu wskazanych umów oraz członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych, na warunkach określonych w ustawie;
• udokumentowane okresy wskazanych form aktywności, w których dana osoba nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym na podstawie odrębnych przepisów;
• okres korzystania z tak zwanej ulgi na start przy podejmowaniu działalności gospodarczej oraz określone w ustawie okresy współpracy z taką osobą;
• okresy zawieszenia działalności gospodarczej w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem oraz analogiczne okresy opieki osoby współpracującej, za które opłacono odpowiednie składki;
• udokumentowane okresy wykonywania za granicą pracy zarobkowej na innej podstawie niż stosunek pracy.

Nie każda aktywność wykonywana poza stosunkiem pracy automatycznie zwiększa staż. Trzeba ustalić jej podstawę prawną, okres wykonywania, wymagane ubezpieczenia albo ustawowe zwolnienie z nich oraz sposób udokumentowania. Przykładowo sama umowa o dzieło nie została wymieniona w art. 302¹ jako odrębny tytuł zaliczenia. Również prowadzenie działalności nierejestrowanej nie oznacza samo przez się spełnienia warunków zaliczenia przewidzianych dla pozarolniczej działalności gospodarczej.

Dlaczego przepisy obowiązują na uczelni już od 1 stycznia 2026 r.? Zgodnie z art. 9 pkt 11 ustawy o finansach publicznych uczelnie publiczne należą do sektora finansów publicznych. Dlatego nowe zasady stosuje się do nich od 1 stycznia 2026 r., podczas gdy u pracodawców spoza tego sektora zaczęły być stosowane od 1 maja 2026 r.

Art. 6 ustawy nowelizującej zastrzega, że uprawnienia wynikające z zaliczenia nowych okresów przysługują od dnia ich nabycia, ale w przypadku pracownika uczelni publicznej nie wcześniej niż od 1 stycznia 2026 r. Oznacza to, że doliczenie okresów sprzed wielu lat może zmienić ustalenie prawa do nagrody, lecz nie powoduje automatycznie powstania roszczeń o wypłatę wszystkich historycznych nagród za okresy poprzedzające wejście w życie nowelizacji.

Termin 24 miesięcy na udokumentowanie nowego stażu

Art. 5 ust. 1 i 3 ustawy nowelizującej przewiduje szczególny termin dla pracowników zatrudnionych w dniu jej wejścia w życie u pracodawców z sektora finansów publicznych. Pracownik zatrudniony na uczelni publicznej 1 stycznia 2026 r. ma 24 miesiące od tej daty na udokumentowanie wcześniejszych okresów z art. 302¹ § 1–7 Kodeksu pracy.

Jeżeli pracownik wykaże okresy w tym terminie, pracodawca ma obowiązek wliczyć okresy spełniające ustawowe warunki. Okresów nieudokumentowanych w przewidzianym terminie ten pracodawca nie wlicza na podstawie wskazanego przepisu przejściowego. Termin ten dotyczy osób już zatrudnionych w dniu wejścia w życie nowelizacji; nie należy automatycznie stosować go w identyczny sposób do każdej osoby podejmującej zatrudnienie później.

Nakładanie się zlecenia, działalności gospodarczej i etatu

Nowy art. 302¹ § 10 Kodeksu pracy stanowi, że przy nakładaniu się okresów wymienionych w § 1–7 albo ich nakładaniu się na okres pozostawania w stosunku pracy do okresu zatrudnienia wlicza się okres najkorzystniejszy dla pracownika.

Jeżeli więc osoba przez 10 lat była zatrudniona na umowie o pracę, a w trakcie tych 10 lat przez 3 lata dodatkowo wykonywała zlecenie, nie uzyskuje z tego powodu 13 lat stażu za ten sam przedział czasu. Nie należy natomiast mylić tej reguły z art. 141 ust. 4 Prawa o szkolnictwie wyższym i nauce, który nakazuje odrębnie ustalać staż do nagrody przy jednoczesnym pozostawaniu w kilku stosunkach pracy. Oba przepisy trzeba zastosować do właściwych im sytuacji, bez podwójnego dodawania pokrywających się okresów w jednym wyliczeniu.

Czy uczelnia może żądać oświadczenia o nagrodzie z urzędu?

Tak, uczelnia może poprosić o dokumenty i wyjaśnienia, jeżeli są potrzebne do ustalenia prawa do nagrody jubileuszowej. Pracownik powinien wykazać okresy zatrudnienia, które mają zostać zaliczone do stażu, zwłaszcza gdy nie wynikają one z akt osobowych posiadanych przez pracodawcę.

W typowej sytuacji podstawowym dokumentem dotyczącym zakończonego stosunku pracy jest świadectwo pracy. Przy zatrudnieniu równoległym pracodawca może jednak mieć dodatkową wątpliwość: czy przedstawiony zakończony okres pracy w urzędzie pokrywa się z okresem zatrudnienia na uczelni oraz jak powinien zostać uwzględniony w konkretnym rozliczeniu.

Dlatego pytanie o to, kiedy i za jaki okres wypłacono nagrodę w urzędzie, może być uzasadnione, jeżeli służy właśnie wyjaśnieniu sposobu liczenia stażu lub historii wcześniej wypłaconych świadczeń. Nie oznacza to jednak, że pracownik ma zawsze obowiązek przedstawienia dowolnie szerokiego oświadczenia o wszystkich nagrodach otrzymanych u innych pracodawców.

Zakres żądania powinien być ograniczony do informacji rzeczywiście potrzebnych do ustalenia prawa do świadczenia. Pracodawca nie powinien żądać danych, które nie mają znaczenia dla rozliczenia stażu, podstawy wypłaty lub ewentualnej kolejnej nagrody.

Jak udokumentować zlecenie i działalność gospodarczą od 2026 r.?

Nowe zasady dokumentowania stażu wymagają rozróżnienia okresów potwierdzanych przez ZUS oraz okresów wykazywanych innymi dowodami.

• Zaświadczenie ZUS – zasadniczo potwierdza okresy wymagające opłacenia składek, podlegania ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym albo zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego w ramach ulgi na start, zgodnie z art. 302¹ § 11–13 Kodeksu pracy.
• Wniosek USP – wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy składa się elektronicznie przez eZUS. Zaświadczenie jest udostępniane wnioskodawcy w postaci elektronicznej.
• Okresy sprzed 1 stycznia 1999 r. – zgodnie z wyjaśnieniami ZUS wymagają wystąpienia o zaświadczenie przy wykorzystaniu wniosku US-7, ponieważ nie są objęte standardowym zakresem wniosku USP.
• Inne dowody – okresy niepodlegania ubezpieczeniom na podstawie odrębnych przepisów oraz wskazane w ustawie okresy pracy zarobkowej za granicą można wykazywać odpowiednimi dokumentami, np. umowami, rachunkami, potwierdzeniami wypłat lub zaświadczeniami, stosownie do rodzaju i okoliczności aktywności zawodowej.

Jeżeli ZUS odmówi wydania zaświadczenia z powodu braku danych na koncie ubezpieczonego, możliwe jest wystąpienie o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego i przedstawienie posiadanych dowodów. Nie należy utożsamiać braku danych w ZUS z automatycznym wykluczeniem każdego okresu, którego ustawa pozwala dowodzić inaczej. Jednocześnie sama deklaracja pracownika, bez wystarczających dowodów, może nie wystarczyć do zaliczenia spornego okresu.

Zaliczanie okresów pracy po zakończeniu zatrudnienia w urzędzie

Po zakończeniu pracy w urzędzie miasta okres ten staje się zakończonym okresem zatrudnienia. Co do zasady art. 141 ust. 2 Prawa o szkolnictwie wyższym i nauce nakazuje zaliczać takie okresy do stażu nagrodowego na uczelni. Trzeba jednak zestawić tę zasadę z art. 141 ust. 4, który przy jednoczesnych stosunkach pracy wymaga odrębnego ustalania okresów dla każdego stosunku pracy.

W praktyce mogą pojawić się wątpliwości co do sposobu uwzględnienia zakończonego okresu, który wcześniej pokrywał się z zatrudnieniem na uczelni. Jedno podejście akcentuje ustawowy obowiązek zaliczenia wszystkich zakończonych okresów zatrudnienia. Drugie zwraca uwagę na potrzebę uniknięcia podwójnego dodawania tych samych lat w jednym rozliczeniu. Dlatego nie należy ani automatycznie zaliczać całego okresu jako dodatkowych lat, ani odmawiać jego uwzględnienia wyłącznie na podstawie ogólnego stwierdzenia, że zatrudnienie było równoległe.

Duże znaczenie ma konkretne wyliczenie. Trzeba ustalić daty zatrudnienia, daty zakończenia poszczególnych stosunków pracy, daty nabycia prawa do nagród, progi już wypłaconych nagród oraz to, czy sporny okres pokrywał się z zatrudnieniem na uczelni. Przydatne może być także sprawdzenie, jak w danym przypadku powinno wyglądać wyliczenie nagrody i podstawy jej wypłaty.

Nagroda jubileuszowa w urzędzie miasta a nagroda na uczelni

Zatrudnienie w urzędzie miasta podlega innym regulacjom niż zatrudnienie na uczelni publicznej. Pracownicy samorządowi mają prawo do nagrody jubileuszowej na podstawie ustawy o pracownikach samorządowych oraz rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. Progi stażowe są podobne: 20, 25, 30, 35, 40 i 45 lat pracy.

Dla pracowników samorządowych przepisy wykonawcze przewidują także reguły dotyczące zatrudnienia równoległego oraz wypłaty nagrody po udokumentowaniu prawa do niej. To, że urząd wypłacił nagrodę za określony staż, nie przesądza automatycznie wyniku sprawy na uczelni, ale może być istotną informacją przy weryfikacji, jakie okresy zostały przyjęte do obliczeń i czy pokrywają się z obecnym zatrudnieniem.

W opisanej sytuacji uczelnia może chcieć uniknąć prostego dodania do stażu uczelnianego całego okresu pracy w urzędzie, jeżeli znaczna część tego okresu pokrywała się z zatrudnieniem na uczelni. Nie jest to problem samego faktu otrzymania nagrody w urzędzie, lecz problem prawidłowego ustalenia okresów uprawniających do nagrody na uczelni.

Nie należy również automatycznie przenosić na nagrodę jubileuszową zasad właściwych innym świadczeniom pracowniczym. Przykładowo zatrudnienie równoległe a wymiar urlopu to zagadnienie rozliczane według odrębnych przepisów Kodeksu pracy.

Co zrobić, gdy pracodawca odmawia zaliczenia stażu?

Pracownik powinien najpierw uporządkować dokumenty: świadectwa pracy, zaświadczenia o zatrudnieniu, dokumenty ZUS potwierdzające nowe okresy zaliczalne, decyzje lub informacje o wypłacie nagród jubileuszowych oraz ewentualne przepisy wewnętrzne dotyczące wynagradzania.

Następnie warto złożyć pisemny wniosek do działu kadr uczelni lub pracodawcy o ponowne ustalenie stażu do nagrody jubileuszowej. We wniosku należy wskazać:

• okresy zatrudnienia na uczelni i u innych pracodawców wraz z dokładnymi datami;
• zakończone stosunki pracy oraz okresy, które pokrywały się w czasie;
• okresy zlecenia, działalności gospodarczej i inne okresy, których zaliczenia pracownik żąda na podstawie art. 302¹ Kodeksu pracy;
• dokumenty potwierdzające te okresy, w szczególności świadectwa pracy i właściwe zaświadczenia ZUS;
• wniosek o przedstawienie zestawienia okresów uwzględnionych i pominiętych, daty nabycia prawa do nagrody oraz podstawy prawnej ewentualnej odmowy.

Jeżeli pracodawca odmawia wypłaty nagrody, warto domagać się pisemnego stanowiska. Roszczenia ze stosunku pracy, w tym roszczenie o wypłatę należnej nagrody jubileuszowej, co do zasady przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne, zgodnie z art. 291 § 1 Kodeksu pracy.

Przy uprawnieniach powstałych wskutek doliczenia nowych okresów od 2026 r. należy dodatkowo uwzględnić art. 6 ustawy nowelizującej. Ustalenie początku biegu przedawnienia wymaga zatem sprawdzenia, kiedy w świetle właściwych przepisów pracownik nabył prawo do konkretnej nagrody i kiedy roszczenie o jej wypłatę stało się wymagalne. Nie należy automatycznie liczyć trzech lat od daty złożenia dokumentów w kadrach.

Jeżeli sporu nie uda się rozwiązać z pracodawcą, roszczenia o należną nagrodę można dochodzić przed sądem pracy. Podstawą sprawy będą przede wszystkim dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, wyliczenie stażu oraz wskazanie konkretnej nagrody, której wypłaty pracownik się domaga.

FAQ

Czy zlecenie wykonywane podczas studiów bez składek ZUS może zostać zaliczone do stażu?

Może, jeżeli brak podlegania ubezpieczeniom wynikał z odrębnych przepisów, a pracownik udokumentuje rzeczywiste wykonywanie zlecenia oraz jego okres. Podstawą oceny jest art. 302¹ § 3 Kodeksu pracy. Ponieważ ZUS nie potwierdza zaświadczeniem okresów, w których nie występował tytuł do odpowiednich ubezpieczeń, konieczne mogą być inne dowody, np. umowa, rachunki lub potwierdzenia wypłat.

Czy termin 24 miesięcy na przedstawienie dokumentów obowiązuje każdego pracownika?

Nie. Jest to termin przejściowy odnoszący się do pracowników zatrudnionych w dniu rozpoczęcia stosowania nowych przepisów u danego pracodawcy. Dla pracownika uczelni publicznej zatrudnionego 1 stycznia 2026 r. biegnie od tej daty. Sytuację osoby zatrudnionej później należy ocenić według zasad obowiązujących w chwili ustalania jej uprawnień.

Czy regulamin uczelni może wyłączyć z nagrody okresy zlecenia zaliczalne na podstawie nowych przepisów?

Regulacje wewnętrzne nie mogą pozbawiać pracownika uprawnień wynikających z przepisów powszechnie obowiązujących. Mogą doprecyzowywać procedurę dokumentowania i wypłaty świadczenia, ale nie powinny wyłączać okresów, które zgodnie z ustawą podlegają zaliczeniu i zostały prawidłowo udokumentowane.

Czy po doliczeniu nowego stażu można żądać wypłaty nagrody za próg osiągnięty przed 2026 r.?

Nie można przyjąć automatycznie, że doliczenie nowych okresów daje prawo do wypłaty każdej nagrody za wcześniejsze lata. Zgodnie z art. 6 ustawy nowelizującej uprawnienia wynikające z nowych okresów u pracodawcy należącego do sektora finansów publicznych przysługują nie wcześniej niż od 1 stycznia 2026 r. Trzeba ustalić, czy w konkretnym przypadku pracownik nabywa prawo do danego świadczenia na podstawie nowych zasad, czy nagroda została wcześniej wypłacona oraz jaki skutek wywołuje osiągnięcie odpowiedniego progu przed datą wejścia w życie nowelizacji.

Źródła

• Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, w szczególności art. 141–142 – ISAP.
• Ustawa z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2025 r. poz. 1423), w szczególności art. 1, 5, 6, 9 i 10 – Dziennik Ustaw.
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, w szczególności art. 291 i art. 302¹ – ISAP.
• Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, w szczególności art. 9 pkt 11 – ELI.
• Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych, w szczególności art. 38 – ISAP.
• Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 25 października 2021 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych, w szczególności § 8 – ISAP.
• Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej – Staż pracy na nowych zasadach – pytania i odpowiedzi.
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych – Stażowe – nowe regulacje i zaświadczenia od 2026 r..