Wyrównanie dodatku stażowego do 3 lat wstecz

Wyrównanie dodatku stażowego do 3 lat wstecz

Dodatek stażowy, nazywany też dodatkiem za wieloletnią pracę, nie jest powszechnym świadczeniem przysługującym każdemu pracownikowi na podstawie samego Kodeksu pracy. Jego źródłem mogą być przepisy szczególne dotyczące danej grupy pracowników, układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania, porozumienie płacowe albo umowa o pracę. Dlatego w pierwszej kolejności trzeba sprawdzić, czy dany pracodawca w ogóle przewiduje taki dodatek oraz jakie okresy wlicza do stażu.

Jeżeli z obowiązujących u pracodawcy zasad wynika, że po osiągnięciu określonego stażu pracownik nabywa prawo do wyższego dodatku, późniejsze dostarczenie dokumentów zwykle nie tworzy tego prawa od nowa, lecz potwierdza, że istniało ono już wcześniej. W takiej sytuacji pracodawca powinien ustalić prawidłowy staż i wyrównać dodatek za okres nieprzedawniony.

Podstawowe znaczenie ma tu art. 291 § 1 Kodeksu pracy, zgodnie z którym roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne. W przypadku dodatku stażowego termin ten liczy się oddzielnie dla każdego miesiąca, ponieważ dodatek jest zwykle wypłacany razem z miesięcznym wynagrodzeniem.

Nie należy więc liczyć wyrównania wyłącznie mechanicznie jako pełnych 36 miesięcy od dnia złożenia dokumentów. Trzeba sprawdzić datę wymagalności wynagrodzenia za każdy miesiąc, np. dzień wypłaty wynikający z regulaminu pracy lub umowy. W praktyce, gdy pracownik dostarczył dokumenty w marcu 2024 r., wyrównanie będzie najczęściej obejmowało miesięczne świadczenia należne za okres od marca 2021 r. albo od późniejszej daty wymagalności najstarszej nieprzedawnionej wypłaty, do miesiąca poprzedzającego prawidłowe przeliczenie.

Prawo pracownika do wyrównania dodatku stażowego

Pracownik ma prawo do prawidłowo ustalonego wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy. Jeżeli więc dodatek stażowy jest elementem wynagrodzenia, a pracownik wykazał, że powinien otrzymywać go w wyższej wysokości, pracodawca powinien dokonać korekty. Brak wcześniejszej wiedzy pracodawcy o dodatkowych okresach stażu może mieć znaczenie przy ocenie winy pracodawcy, ale co do zasady nie usuwa samego obowiązku wypłaty należnego świadczenia za okres nieprzedawniony.

Takie podejście jest zgodne z kierunkiem przyjętym w orzecznictwie Sądu Najwyższego. W wyroku z 29 czerwca 2005 r., II PK 339/04, Sąd Najwyższy wskazał, że prawo pracownicze wynikające z ustawy nie powinno być pozbawiane skuteczności tylko dlatego, że pracownik później przedstawił dokument potwierdzający przesłankę tego prawa. Orzeczenie dotyczyło innego uprawnienia pracowniczego, ale jego argumentacja jest istotna również przy późniejszym dokumentowaniu stażu pracy.

Jeżeli pracownik przedstawił dokumenty z opóźnieniem, pracodawca powinien je zweryfikować, ustalić, które okresy zgodnie z właściwymi przepisami lub regulaminem podlegają zaliczeniu, a następnie wypłacić wyrównanie. Nie trzeba czekać na odrębny formalny wniosek, jeżeli z dokumentów jasno wynika prawo do wyższego dodatku.

W sprawach dotyczących innych świadczeń zależnych od stażu, np. gdy pracownikowi przysługuje nagroda jubileuszowa, również kluczowe znaczenie ma to, jakie okresy zatrudnienia i inne okresy zaliczalne zostały prawidłowo udokumentowane oraz kiedy roszczenie stało się wymagalne.

Jakie okresy można doliczyć do stażu pracy?

Najczęściej do stażu dolicza się wcześniejsze okresy zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, potwierdzone świadectwami pracy. Mogą to być także inne okresy, jeżeli konkretny przepis nakazuje ich zaliczenie albo regulamin wynagradzania przewiduje takie rozwiązanie. W przypadku pracowników sfery publicznej znaczenie mają też przepisy pragmatyk służbowych i rozporządzeń płacowych właściwych dla danej grupy zawodowej.

Od 1 czerwca 2025 r. obowiązuje ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia. Jej art. 240 przewiduje, że okresy pobierania zasiłku dla bezrobotnych oraz określone stypendia przyznane na podstawie tej ustawy wlicza się do okresu pracy wymaganego do nabycia lub zachowania uprawnień pracowniczych oraz do okresów składkowych. Jednocześnie ustawa wyłącza ich wliczanie m.in. do okresu zatrudnienia, od którego zależy prawo do urlopu wypoczynkowego. Oznacza to, że dokumenty z PUP trzeba analizować ostrożnie i zawsze sprawdzić, jakiego uprawnienia dotyczy dany staż.

W opisanej sytuacji znaczenie mogą mieć zaświadczenia z PUP potwierdzające pobieranie zasiłku oraz odbywanie stażu. Takie dokumenty mogą wpływać na zaliczanie stażu, ale pracodawca powinien ustalić, czy konkretny okres podlega zaliczeniu do dodatku stażowego na podstawie obowiązujących przepisów i regulacji płacowych.

Jeżeli pracownik nie ma świadectwa pracy, nie oznacza to automatycznie utraty możliwości wykazania stażu. W praktyce można posługiwać się innymi wiarygodnymi dokumentami, np. zaświadczeniami z archiwum, aktami osobowymi, zaświadczeniami z ZUS, umowami, legitymacją ubezpieczeniową albo dokumentami płacowymi. Problem, jaki wywołuje brak świadectwa, trzeba jednak ocenić indywidualnie, bo pracodawca powinien mieć podstawę do bezpiecznego zaliczenia danego okresu.

Czy wyrównanie dodatku stażowego wymaga wniosku pracownika?

Jeżeli pracownik przekazał dokumenty potwierdzające dłuższy staż, a z obowiązujących zasad wynagradzania wynika prawo do wyższego dodatku, pracodawca powinien dokonać przeliczenia z urzędu. Odrębny wniosek pracownika może być pomocny dowodowo i organizacyjnie, ale nie powinien być warunkiem wypłaty, jeżeli pracodawca dysponuje już kompletem dokumentów.

Pracodawca powinien odnotować datę wpływu dokumentów, zweryfikować ich treść, ustalić prawidłowy staż na poszczególne miesiące, obliczyć różnicę między dodatkiem wypłaconym a należnym, a następnie wypłacić wyrównanie wraz z bieżącym wynagrodzeniem albo w innym najbliższym terminie płatności przyjętym u pracodawcy.

Jeżeli dokumenty są niepełne albo nie wynika z nich jednoznacznie, jaki okres należy zaliczyć, pracodawca może poprosić o uzupełnienie dokumentacji. Nie powinien jednak odmawiać wyrównania tylko dlatego, że dokument został dostarczony po latach, jeżeli roszczenie za dany miesiąc nie jest jeszcze przedawnione.

Jak obliczyć wyrównanie dodatku stażowego?

Wyrównanie trzeba policzyć oddzielnie za każdy miesiąc. Najpierw należy ustalić, jaki staż pracownik powinien mieć uwzględniony w danym miesiącu, a następnie porównać procent lub kwotę dodatku faktycznie wypłaconego z dodatkiem należnym. Różnica stanowi wyrównanie za ten miesiąc.

Jeżeli dodatek jest określony procentowo, podstawą obliczeń będzie ta podstawa wynagrodzenia, którą przewidują przepisy albo regulamin obowiązujące u pracodawcy. Nie zawsze będzie to całe wynagrodzenie. W niektórych systemach płacowych dodatek liczy się np. od wynagrodzenia zasadniczego, w innych od innej podstawy. Dlatego nie można prawidłowo obliczyć wyrównania bez sprawdzenia źródła prawa do dodatku.

Dla pierwszego pracownika z opisu należy więc najpierw ustalić, czy okresy potwierdzone zaświadczeniami z PUP oraz ewentualne okresy stażu podlegają zaliczeniu do dodatku stażowego. Jeżeli tak, trzeba odtworzyć należny procent dodatku w każdym nieprzedawnionym miesiącu i porównać go z wypłacanym dotychczas dodatkiem 7%. Dla drugiego pracownika, który dostarczył w marcu 2024 r. dokumenty potwierdzające zatrudnienie w latach 2006-2007, również należy sprawdzić, od którego miesiąca po doliczeniu tego okresu osiągnął próg wyższego dodatku i wyrównać świadczenie za nieprzedawnione miesiące.

Jeżeli pracodawca wypłacił wyrównanie tylko od 1 kwietnia 2023 r., a z przeliczenia wynika, że wyższy dodatek powinien przysługiwać wcześniej, należy rozważyć korektę za wcześniejszy nieprzedawniony okres. Nie przesądza tego sam dzień złożenia dokumentów, lecz moment, w którym pracownik faktycznie spełniał warunki do wyższego dodatku, oraz data wymagalności poszczególnych wypłat.

Co grozi za niewypłacenie należnego wyrównania?

Niewypłacenie należnego dodatku stażowego albo jego zaniżenie może być traktowane jako naruszenie obowiązku terminowej i prawidłowej wypłaty wynagrodzenia. Pracownik może wezwać pracodawcę do zapłaty, a w razie odmowy skierować sprawę do sądu pracy. Może też złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy, zwłaszcza gdy problem dotyczy szerszej praktyki w zakładzie pracy.

W postępowaniu sądowym pracownik powinien wykazać istnienie prawa do dodatku, okresy zaliczalne do stażu oraz wysokość żądanej różnicy. Pracodawca będzie natomiast bronił się m.in. treścią regulaminu, zakresem zaliczanych okresów, prawidłowością obliczeń oraz zarzutem przedawnienia co do starszych miesięcznych roszczeń.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Podsumowanie

Wyrównanie dodatku stażowego zależy od tego, czy pracownik miał prawo do dodatku na podstawie obowiązujących u pracodawcy przepisów lub regulacji płacowych oraz czy później dostarczone dokumenty potwierdzają dłuższy staż. Jeżeli tak, pracodawca powinien przeliczyć dodatek i wypłacić różnicę za nieprzedawnione miesięczne okresy. Przy innych uprawnieniach pracowniczych trzeba dodatkowo pamiętać, że staż pracy a urlop mogą być ustalane według innych zasad niż staż do dodatku.

Najbezpieczniejsze rozwiązanie to sporządzenie tabeli miesięcznej: staż należny w danym miesiącu, procent dodatku należny, dodatek faktycznie wypłacony, różnica do wypłaty i data wymagalności. Pozwala to prawidłowo uwzględnić 3-letnie przedawnienie oraz uniknąć błędów przy większych wyrównaniach.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, art. 291 § 1 - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141
2. Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia, art. 240 - Dz.U. 2025 poz. 620
3. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 29 czerwca 2005 r., II PK 339/04 - orzeczenie SN