Wynajem lokalu spółce cywilnej przez wspólnika a podatki

Umowa najmu między wspólnikiem a spółką cywilną

Na początku trzeba odróżnić nazwę używaną w praktyce od konstrukcji prawnej. Spółka cywilna jest umową wspólników, a nie odrębną osobą prawną. To oznacza, że stroną umowy najmu nie jest sama spółka jako samodzielny podmiot, lecz wspólnicy działający w ramach spółki cywilnej. W umowie warto więc wskazać wszystkich wspólników, nazwę spółki cywilnej, NIP spółki oraz to, że lokal będzie wykorzystywany w działalności tej spółki.

Jeżeli właściciel lokalu jest jednocześnie wspólnikiem spółki cywilnej, powstaje problem świadczenia częściowo na rzecz samego siebie. W praktyce takie umowy funkcjonują, ale powinny być sporządzone starannie: z rynkowym czynszem, jasnym określeniem stron, zasad rozliczania mediów, terminów płatności i celu gospodarczego. Im bardziej umowa przypomina zwykły, rynkowy najem, tym mniejsze ryzyko zakwestionowania rozliczeń.

Nie ma ogólnego obowiązku zgłaszania zwykłej umowy najmu lokalu użytkowego do urzędu skarbowego tylko dlatego, że wynajmującym jest wspólnik spółki cywilnej. Obowiązki podatkowe wykonuje się przez prawidłowe wpłacanie podatku i złożenie rocznego zeznania. Inaczej mogą wyglądać obowiązki w VAT albo przy szczególnych konstrukcjach umownych, dlatego przy lokalu użytkowym warto sprawdzić również ten obszar.

Jak rozliczyć czynsz najmu w kosztach spółki cywilnej?

W podatku dochodowym spółka cywilna nie płaci PIT jako spółka. Przychody i koszty rozpoznają wspólnicy proporcjonalnie do prawa do udziału w zysku, chyba że umowa spółki przewiduje inny podział. Wynika to z art. 8 ustawy o PIT. Koszty muszą jednocześnie spełniać ogólną zasadę z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, czyli pozostawać w związku z osiąganiem przychodów albo zachowaniem lub zabezpieczeniem ich źródła.

W przypadku czynszu płaconego wspólnikowi za jego prywatny lokal organy podatkowe od lat przyjmują, że część przypadająca na wynajmującego wspólnika nie jest jego kosztem podatkowym w spółce cywilnej. W tej części dochodzi bowiem ekonomicznie do świadczenia na rzecz samego siebie. Pozostali wspólnicy mogą natomiast rozpoznać koszt proporcjonalnie do swoich udziałów, o ile lokal faktycznie służy działalności spółki i wydatek jest właściwie udokumentowany.

Przykładowo, jeżeli spółka cywilna ma czterech wspólników z równymi udziałami po 25%, a jeden z nich wynajmuje spółce swój lokal za 4000 zł miesięcznie, to wynajmujący wspólnik nie powinien ujmować w swoich kosztach 25% czynszu. Pozostali trzej wspólnicy mogą ująć po 25% czynszu, czyli łącznie 75% wydatku, jeżeli spełnione są warunki kosztowe.

Przychód wynajmującego wspólnika

Po stronie wynajmującego trzeba ustalić, z jakiego źródła pochodzi przychód. Jeżeli lokal pozostaje poza działalnością gospodarczą właściciela i nie jest składnikiem majątku firmowego, przychód co do zasady będzie przychodem z najmu prywatnego. Od 2023 r. taki najem jest rozliczany wyłącznie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

W specyficznym przypadku najmu na rzecz spółki cywilnej, której wynajmujący jest wspólnikiem, w interpretacjach indywidualnych pojawia się podejście symetryczne do kosztów: skoro własna część czynszu nie jest kosztem wynajmującego wspólnika w spółce, to po jego stronie nie powinna tworzyć przychodu w tej samej części. Przychodem byłaby więc część czynszu przypadająca ekonomicznie na pozostałych wspólników. Ze względu na indywidualny charakter interpretacji warto jednak zachować ostrożność i przy większych kwotach rozważyć wystąpienie o własną interpretację.

Jeżeli lokal jest wynajmowany w ramach działalności gospodarczej wspólnika, zasady mogą być odmienne. Wtedy przychód może być przychodem z działalności, a nie z najmu prywatnego, i podlegać opodatkowaniu według formy wybranej dla tej działalności.

Ryczałt od najmu prywatnego w 2026 r.

Aktualnie najem prywatny nie daje wyboru między skalą podatkową a ryczałtem. Od 2023 r. jedyną formą opodatkowania przychodów z najmu prywatnego jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Nie składa się już oświadczenia o wyborze tej formy opodatkowania, bo wynika ona z ustawy.

Stawka ryczałtu wynosi 8,5% przychodu do 100 000 zł w roku podatkowym oraz 12,5% od nadwyżki ponad 100 000 zł. Przychodem z najmu jest co do zasady otrzymany czynsz albo kwota postawiona do dyspozycji wynajmującego. Przy ryczałcie nie rozlicza się kosztów uzyskania przychodów, takich jak amortyzacja, remonty czy opłaty eksploatacyjne ponoszone przez właściciela.

Ryczałt wpłaca się miesięcznie do 20. dnia następnego miesiąca, a za grudzień do 20 stycznia następnego roku. Podatnik spełniający warunki do rozliczenia kwartalnego może wpłacać ryczałt kwartalnie. Wpłaty w trakcie roku oznacza się symbolem formularza PPE, a roczne rozliczenie składa się na formularzu PIT-28 w terminie od 15 lutego do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym.

Media i opłaty eksploatacyjne

Jeżeli umowa najmu stanowi, że media i inne opłaty eksploatacyjne obciążają najemcę, to kwoty te co do zasady nie są przychodem wynajmującego z najmu prywatnego. Dotyczy to zarówno sytuacji, w której spółka cywilna opłaca media bezpośrednio dostawcom, jak i sytuacji, w której zwraca wynajmującemu dokładnie poniesione opłaty, pod warunkiem że z umowy jasno wynika obowiązek ponoszenia ich przez najemcę.

Po stronie wspólników spółki cywilnej wydatki na media mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, jeżeli lokal służy działalności gospodarczej, opłaty są należycie udokumentowane, a ich wysokość odpowiada rzeczywistemu zużyciu lub zasadom przyjętym w umowie. Inaczej niż przy czynszu płaconym wspólnikowi, media są zwykle świadczeniem nabywanym od zewnętrznych dostawców, dlatego mogą być rozliczane jako zwykły koszt działalności spółki, proporcjonalnie u wspólników.

Warto oddzielić w umowie czynsz najmu od mediów. Jeżeli strony ustalą jedną stałą kwotę bez wyodrębnienia opłat, organ podatkowy może uznać całość za przychód z najmu. Bezpieczniejsze jest wskazanie, że czynsz wynosi określoną kwotę, a media są rozliczane według faktur, liczników albo innych obiektywnych zasad.

VAT przy wynajmie lokalu użytkowego

Choć pytanie dotyczy przede wszystkim podatku dochodowego, przy lokalu użytkowym trzeba pamiętać również o VAT. Odpłatny najem lokalu użytkowego może być uznany za działalność gospodarczą na gruncie VAT nawet wtedy, gdy lokal należy do majątku prywatnego. Jeżeli wynajmujący jest podatnikiem VAT czynnym albo przekracza limit zwolnienia podmiotowego, może powstać obowiązek wystawiania faktur i rozliczania VAT.

Jeżeli lokal był kupiony z odliczeniem VAT albo wcześniej był wykorzystywany w działalności gospodarczej, trzeba dodatkowo ocenić skutki podatkowe wycofania lokalu, korekty podatku naliczonego i późniejszego najmu. To odrębny problem od samego ryczałtu w PIT.

Co praktycznie powinna zrobić osoba wynajmująca lokal swojej spółce cywilnej?

Najpierw należy ustalić, czy lokal jest majątkiem prywatnym, czy składnikiem działalności gospodarczej wynajmującego. Następnie trzeba sprawdzić umowę spółki cywilnej i udziały wspólników w zyskach, bo od tego zależy proporcja kosztów i ewentualnego przychodu. Sama umowa najmu powinna być pisemna i powinna jasno wskazywać czynsz, termin płatności, sposób rozliczania mediów oraz to, kto ponosi poszczególne opłaty.

W rozliczeniach księgowych warto rozdzielić: czynsz najmu, media, opłaty administracyjne, ewentualny VAT oraz udział każdego wspólnika w kosztach. Jeżeli czynsz jest płacony wspólnikowi wynajmującemu, jego własna część nie powinna być rozpoznawana jako koszt tego wspólnika w ramach spółki. Pozostali wspólnicy mogą rozliczyć koszt w swojej części.

FAQ

Czy umowę najmu lokalu trzeba zgłosić do urzędu skarbowego?

Zwykłej umowy najmu lokalu użytkowego nie zgłasza się do urzędu skarbowego tylko dlatego, że najemcą są wspólnicy spółki cywilnej. Obowiązki podatkowe polegają przede wszystkim na wpłacaniu ryczałtu, złożeniu PIT-28 oraz ewentualnym rozliczeniu VAT, jeżeli wynajmujący jest podatnikiem VAT.

Czy trzeba składać oświadczenie o wyborze ryczałtu?

Nie. Przy najmie prywatnym od 2023 r. ryczałt od przychodów ewidencjonowanych jest obowiązkową formą opodatkowania. Nie składa się oświadczenia o jego wyborze. Przychody rozlicza się w PIT-28.

Czy wspólnik może zaliczyć w koszty czynsz płacony samemu sobie?

Nie w tej części, która przypada na jego udział w zysku spółki cywilnej. Organy podatkowe traktują tę część jako świadczenie na rzecz samego siebie. Koszt mogą rozliczyć pozostali wspólnicy w swoich proporcjach, jeżeli lokal służy działalności.

Czy media płacone przez spółkę są przychodem wynajmującego?

Co do zasady nie, jeżeli z umowy wynika, że media obciążają najemcę i są rozliczane według rzeczywistych opłat. Wtedy nie powinny zwiększać podstawy opodatkowania ryczałtem u wynajmującego.

Czy czynsz zawsze jest opodatkowany stawką 8,5%?

Nie. Stawka 8,5% dotyczy przychodu z najmu prywatnego do 100 000 zł w roku podatkowym. Od nadwyżki ponad tę kwotę stosuje się stawkę 12,5%.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, w szczególności art. 8 i art. 22 ust. 1: tekst ustawy w ISAP.
• Ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne: tekst ustawy w ISAP.
• Kodeks cywilny, w szczególności przepisy o spółce cywilnej i najmie: tekst ustawy w ISAP.
• Ministerstwo Finansów, informacje o rozliczeniu przychodów z najmu: podatki.gov.pl.
• Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 23.10.2018 r., 0115-KDIT3.4011.336.2018.1.DP.
• Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 13.03.2020 r., 0112-KDIL2-2.4011.55.2020.1.AA.