Rozliczanie delegacji służbowych dyrektora szkoły i nauczycieli

Delegacja służbowa dyrektora szkoły a używanie prywatnego samochodu

Podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, albo poza stałym miejscem pracy pracownika. Wynika to z art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. W przypadku szkoły oznacza to najczęściej wyjazd dyrektora lub nauczyciela na naradę, szkolenie, konkurs, egzamin, konferencję albo inne zadanie zlecone przez pracodawcę poza miejscowością pracy.

Jeżeli pracownik chce odbyć podróż służbową samochodem osobowym, motocyklem albo motorowerem niebędącym własnością pracodawcy, potrzebny jest wniosek pracownika oraz zgoda pracodawcy. Tak stanowi § 3 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Zwrot kosztów przejazdu takim pojazdem oblicza się jako iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu określonej przez pracodawcę. Zgodnie z § 3 ust. 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. stawka ta nie może być wyższa niż stawki określone w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym, czyli w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r.

W praktyce oznacza to, że jeżeli dyrektor szkoły rozliczał koszty tych wyjazdów według rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r., stosował górny dopuszczalny limit. Nie oznacza to jednak automatycznie, że pracodawca nie mógł ustalić stawki niższej. Oddzielną kwestią jest natomiast czas dojazdu jako czas pracy, który trzeba oceniać według przepisów o czasie pracy i konkretnego przebiegu podróży.

Maksymalne stawki za kilometr w 2026 r.

Maksymalne stawki za 1 km przebiegu pojazdu określa § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Po zmianach obowiązujących od 17 stycznia 2023 r. wynoszą one:

Są to stawki maksymalne. § 3 ust. 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. mówi o stawce określonej przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż stawki z rozporządzenia Ministra Infrastruktury. Pracodawca może więc ustalić stawkę niższą, o ile robi to w sposób zgodny z przepisami wewnętrznymi, zasadami finansów publicznych i zasadą równego traktowania pracowników w porównywalnej sytuacji.

Delegacja a jazdy lokalne – dlaczego to rozróżnienie ma znaczenie?

W opisanej sprawie trzeba odróżnić dwie sytuacje. Pierwsza to podróż służbowa w rozumieniu art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. Druga to używanie prywatnego pojazdu do celów służbowych w jazdach lokalnych, czyli zwykle w granicach miejscowości lub obszaru działania pracodawcy.

W przypadku jazd lokalnych podstawowe znaczenie ma rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. Zgodnie z § 1 tego rozporządzenia zwrot kosztów używania przez pracownika prywatnego pojazdu do celów służbowych następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej między pracodawcą a pracownikiem. W jazdach lokalnych stosuje się także miesięczny limit kilometrów, którego maksymalne wartości określa § 3 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r.

Jeżeli więc zarządzenie dyrektora dotyczyło wyłącznie jazd lokalnych, nie powinno być automatycznie przenoszone na delegacje służbowe. Jeżeli jednak zarządzenie lub regulamin wprost obejmował podróże służbowe i określał stawkę za 1 km dla wszystkich pracowników szkoły, kontrola mogła zasadnie oczekiwać stosowania tej samej stawki także do dyrektora, chyba że organ prowadzący przyjął odrębne, wiążące zasady dla dyrektorów.

Kto jest pracodawcą dyrektora szkoły?

Zgodnie z art. 3 Kodeksu pracy pracodawcą może być jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, jeżeli zatrudnia pracowników. Szkoła jako jednostka organizacyjna zatrudniająca nauczycieli i pracowników niepedagogicznych jest więc co do zasady pracodawcą.

Dyrektor szkoły kieruje szkołą i jest kierownikiem zakładu pracy dla zatrudnionych w niej nauczycieli oraz pracowników niebędących nauczycielami. Wynika to z art. 68 ust. 5 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe. Jednocześnie stanowisko dyrektora szkoły powierza organ prowadzący szkołę, co wynika z art. 63 ust. 1 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe.

W sprawach nauczycieli nieuregulowanych w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela stosuje się Kodeks pracy. Tak wynika z art. 91c ust. 1 Karty Nauczyciela. Oznacza to, że w sprawach delegacji i rozliczania kosztów podróży służbowych dyrektora będącego nauczycielem trzeba łączyć przepisy prawa pracy, przepisy oświatowe oraz wewnętrzne zasady przyjęte w szkole lub przez organ prowadzący.

Sam fakt, że starosta, wójt, burmistrz, prezydent miasta albo zarząd jednostki samorządu terytorialnego wykonuje wobec dyrektora określone czynności z zakresu prawa pracy, nie oznacza automatycznie, że pracodawcą dyrektora staje się starostwo, urząd gminy albo powiat. Co do zasady pracodawcą pozostaje szkoła, natomiast organ prowadzący wykonuje określone kompetencje wobec osoby zajmującej stanowisko dyrektora.

Czy dyrektora obowiązuje zarządzenie wydane w szkole?

Jeżeli dyrektor jako osoba kierująca szkołą wprowadził zarządzenie określające stawki zwrotu kosztów używania prywatnych samochodów do celów służbowych przez pracowników szkoły, to powinien ustalić, jaki jest zakres tego aktu. Decydujące znaczenie ma jego treść: czy obejmuje wyłącznie nauczycieli i pracowników niepedagogicznych, czy wszystkich pracowników szkoły, czy tylko jazdy lokalne, czy także podróże służbowe.

Jeżeli zarządzenie zostało sformułowane szeroko i obejmuje wszystkich pracowników szkoły, a nie istnieje odrębna uchwała, zarządzenie, regulamin albo pisemna decyzja organu prowadzącego przewidująca inną stawkę dla dyrektora, bezpieczniejsze jest stosowanie tej samej stawki także do dyrektora. Wynika to z art. 3 Kodeksu pracy, art. 31 § 1 Kodeksu pracy, art. 68 ust. 5 Prawa oświatowego oraz § 3 ust. 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r.

Nie oznacza to jednak, że dyrektor zawsze samodzielnie i jednostronnie powinien rozstrzygać o własnej stawce. Ponieważ w stosunku do dyrektora określone czynności wykonuje organ prowadzący, praktycznie najbezpieczniejsze jest, aby polecenie wyjazdu, zgoda na użycie prywatnego samochodu oraz stawka za 1 km były zatwierdzone przez właściwy organ albo osobę upoważnioną przez ten organ.

Czy kontrola ma rację?

W typowym stanie faktycznym rację będzie miała kontrola, jeżeli zarządzenie obowiązujące w szkole obejmowało delegacje służbowe wszystkich pracowników i ustalało niższą stawkę za 1 km, a dyrektor nie miał pisemnej zgody organu prowadzącego na stosowanie wobec siebie stawki wyższej. Maksymalna stawka z rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. nie daje pracownikowi samodzielnego roszczenia o jej stosowanie w każdym przypadku, bo § 3 ust. 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. pozwala pracodawcy określić stawkę niższą.

Rację może mieć natomiast dyrektor, jeżeli organ prowadzący wydał wobec dyrektorów szkół odrębne i obowiązujące zasady rozliczania delegacji albo w konkretnych poleceniach wyjazdu służbowego zatwierdzał stawkę maksymalną. Znaczenie może mieć też to, czy wcześniejsza kontrola badała dokładnie tę samą kwestię. Sam brak zastrzeżeń w poprzedniej kontroli nie zawsze chroni przed późniejszym zakwestionowaniem rozliczeń, ale może być argumentem przy ocenie dobrej wiary, sposobu wykonywania obowiązków i ewentualnej odpowiedzialności.

Co zrobić, aby rozliczenia były bezpieczne?

Najlepszym rozwiązaniem jest uporządkowanie dokumentów wewnętrznych. W szkole powinny być jasne zasady dotyczące: odbywania podróży służbowych, wyrażania zgody na używanie prywatnego pojazdu, stawek za 1 km, dokumentowania trasy i zatwierdzania rozliczeń. W przypadku dyrektora warto wyraźnie wskazać, kto zatwierdza jego delegację i kto akceptuje użycie prywatnego samochodu.

Praktycznie warto wystąpić do organu prowadzącego o pisemne stanowisko lub zarządzenie dotyczące dyrektorów szkół. Pismo powinno obejmować co najmniej: tryb wydawania polecenia wyjazdu służbowego, osobę zatwierdzającą wyjazd, dopuszczalną stawkę za 1 km, sposób dokumentowania przebiegu pojazdu oraz zasady rozliczania ewentualnych nadpłat.

Jeżeli kontrola żąda zwrotu części kosztów, przed dokonaniem potrącenia z wynagrodzenia trzeba pamiętać o art. 87 § 1 i art. 91 § 1 Kodeksu pracy. Potrącenia z wynagrodzenia mogą być dokonywane tylko w granicach i na zasadach określonych w Kodeksie pracy, a inne należności niż wymienione w art. 87 § 1 Kodeksu pracy wymagają co do zasady pisemnej zgody pracownika.

Podsumowanie

Dyrektor szkoły nie powinien traktować maksymalnej stawki z rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. jako stawki należnej automatycznie w każdej delegacji. W podróży służbowej stawkę za 1 km określa pracodawca, z tym że nie może ona przekroczyć limitu z rozporządzenia. Jeżeli w szkole skutecznie wprowadzono niższą stawkę dla pracowników, a organ prowadzący nie ustanowił odrębnych zasad dla dyrektora, stosowanie przez dyrektora stawki wyższej może zostać zakwestionowane.

Jednocześnie w sprawach dyrektora szkoły ważna jest rola organu prowadzącego. Dlatego wątpliwości należy rozstrzygać pisemnie: przez analizę zarządzenia szkoły, uchwał lub wytycznych organu prowadzącego i dokumentów konkretnej delegacji. Przy rozliczeniach po powrocie trzeba też pamiętać o organizacji czasu pracy, w tym o zagadnieniu, jakim jest obowiązek pracy po powrocie z delegacji.

FAQ

Źródła

• Art. 3, art. 31 § 1, art. 77⁵ § 1, art. 87 § 1 i art. 91 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.
• Art. 91c ust. 1 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela.
• Art. 63 ust. 1 i art. 68 ust. 5 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe.
• § 2, § 3 ust. 1, § 3 ust. 3 i § 3 ust. 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
• § 1, § 2 i § 3 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
• Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 9 maja 1995 r., SA/Rz 901/95.