Zadaniowy czas pracy przedstawiciela handlowego

Charakterystyka zawodu przedstawiciela handlowego

Na wstępie scharakteryzować należy zawód przedstawiciela handlowego. Przedstawiciel handlowy reprezentuje firmę, której ma przedstawicielstwo i może wykonywać zadania zawodowe w następujących zakresach: monitorowanie rynku w zakresie popytu na dany produkt i jego podaży, organizowanie sieci sprzedaży, nawiązywanie i utrzymywanie kontaktów handlowych z odbiorcami (klientami firmy), promowanie produktu, analizowanie efektywności prowadzonej działalności handlowej.

Przedstawiciel handlowy może być zatrudniony w firmie, którą reprezentuje, lub prowadzić działalność gospodarczą na własny rachunek, najczęściej na określonym obszarze (kraj, region, województwo), niekiedy nawet na zasadach wyłączności. Charakterystyczną cechą pracy przedstawiciela handlowego jest to, że większość zadań i czynności wykonywana jest poza siedzibą firmy oraz często w czasie, jaki odpowiada potencjalnemu klientowi lub kierownictwu macierzystej firmy.

Przedstawiciel handlowy zawsze pracuje z ludźmi. Głównym celem jego pracy jest pozyskanie jak największej liczby klientów, zbieranie informacji o rynku oraz pozyskiwanie stałych kontaktów handlowych. Dlatego też do najważniejszych jego cech psychofizycznych zaliczyć należy: komunikatywność, spostrzegawczość, umiejętność podejmowania szybkich i trafnych decyzji, samodzielność, wytrwałość. Jego praca wymaga szczególnych predyspozycji do nawiązywania kontaktów, łatwego komunikowania się i prowadzenia negocjacji. Bardzo ważna jest również prezencja. Odpowiada np. przed kierownikiem działu sprzedaży lub kierownikiem regionalnym. W zawodzie przedstawiciela handlowego można wyróżnić stanowiska pracy związane z bezpośrednią obsługą klienta w siedzibie firmy lub w terenie albo związane z koordynowaniem pracy innych przedstawicieli handlowych.

Jak powinien wyglądać przykładowy zakresu zadań przedstawiciela handlowego w zadaniowym czasie pracy?

Wprowadzając zadaniowy czas pracy, pracodawca musi określić właściwie zadania, które np. przedstawiciel handlowy musi wykonać. Poniżej podaję przykładowe wyliczenie.

Wprowadzenie zadaniowego czasu pracy

Zadaniowy czas pracy można wprowadzić, gdy jest to uzasadnione rodzajem pracy, jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy (art. 140 Kodeksu pracy). Można go wprowadzić w regulaminie pracy lub w układzie zbiorowym pracy, ale także w umowie o pracę, szczególnie w przypadku braku regulacji wewnątrzzakładowych. Wprowadzenie takiego wymiaru czasu pracy wiąże się z koniecznością określenia pracownikowi wymiaru zadań do wykonania oraz czasu, w ramach którego zadania te powinny być wykonane. Zakres zadań dla pracownika w zadaniowym czasie pracy najczęściej określa się w osobnym porozumieniu podpisywanym przy zawieraniu umowy o pracę albo przy zmianie systemu czasu pracy na zadaniowy. Przykładowe zadania zawodowe (zakres obowiązków) przedstawiciela handlowego zatrudnionego w zadaniowym czasie pracy:

1. Monitorowanie rynku pod względem popytu i podaży.
2. Organizowanie akcji promocyjnych i reklamowych produktów firmy.
3. Organizowanie sieci sprzedaży.
4. Utrzymywanie kontaktów handlowych z odbiorcami.
5. Posprzedażowa obsługa klientów.
6. Organizowanie dostaw towarów do klientów.
7. Organizowanie pracy własnej.
8. Podejmowanie współpracy z firmą macierzystą w zakresie marketingu.
9. Utrwalanie współpracy z pośrednikami i potencjalnymi konsumentami.
10. Szkolenie personelu firm współpracujących w zakresie wiedzy o produkcie, sposobie i kulturze sprzedaży.
11. Analizowanie efektywności swojej pracy.
12. Raportowanie do przełożonego.

Czy można ustalić go bezterminowo oraz jak i gdzie to zapisać?

Kwestie dotyczące zatrudnienia muszą być uregulowane w umowie o pracę na okres obowiązywania umowy, jednak możliwe jest, aby w trakcie trwania stosunku pracy ulegały one zmianom na podstawie porozumień, aneksów bądź nawet wypowiedzeń zmieniających.

Przykładowy zapis w umowie o pracę dotyczący zatrudnienia przedstawiciela handlowego w zadaniowym czasie pracy wraz z krótkim komentarzem:

㤠X. 1.Pracodawca zatrudnia Pracownika w zadaniowym czasie pracy.

[komentarz: Jeżeli przedstawiciel handlowy ma być zatrudniony w zadaniowym czasie pracy, pracodawca winien z takim pracownikiem uzgodnić ilość obowiązków. W systemie tym pracodawca nie musi ewidencjonować godzin pracy pracownika (ale czas pracy już tak). Wymiar zadań należy z pracownikiem konsultować. W systemie tym przedstawiciel ma także prawo do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, stąd przy braku ewidencjowania czasu pracy pracodawca może mieć problem w wykazaniu, iż faktyczna liczba przepracowanych przez przedstawiciela godzin jest znacznie niższa.]

2.Zadania w formie załączników przekazywane będą Pracownikowi przez ... w następujących terminach:

a. na 1, 2 i 3 kwartał do końca grudnia roku poprzedniego,

b. na 4 kwartał oraz na cały rok do końca 2 kwartału roku, którego zadania dotyczą.

c. Załącznik nr 1 do niniejszej umowy określa zadania na rok 2017.

3. Pracownik swoją obecność w pracy potwierdza poprzez....

[komentarz: Pracodawca podejmuje decyzję, czy pracownik ma się każdorazowo stawić w siedzibie firmy i podpisać listę obecności, czy np. kontakt telefoniczny z wyznaczoną osobą wystarczy. Możliwe jest także potwierdzenie rozpoczęcia pracy poprzez zalogowanie się do systemu, ustalenie miejsca pobytu pracownika za pomocą lokalizatora lub potwierdzenie rozpoczęcia pracy poprzez wysłanie wiadomości email na wskazy adres email, który trzeba konkretnie określić.]

4.Miejscem rozpoczęcia i zakończenia pracy jest....

[komentarz: Należy ustalić, jakie to miejsce, jeżeli pracownik nie ma wyznaczonego stałego miejsca pracy i jego praca polega w całości na wykonywaniu zadań u klienta. Może to być np. jego mieszkanie. Będzie to miało znaczenie przy ustalaniu kwestii związanych z ewentualnym wypadkiem przy pracy itp.]

5.O nieobecności w pracy spowodowanej niezdolnością do pracy, bądź korzystaniem z urlopu wypoczynkowego lub innego rodzaju dnia wolnego od pracy, pracownik jest zobowiązany powiadomić ... w terminie przewidzianym przepisami prawa pracy.”

Ponadto kwestie związane z systemami zatrudnienia mogą być uregulowane w wewnątrzzakładowych przepisach pracodawcy, jak układy zbiorowe, regulaminy – o ile pracodawca ma obowiązek lub wolę ich wprowadzenia na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

Na przykład w części regulaminu dotyczącej wynagrodzenia zasadniczego pracodawca powinien określić systemy wynagrodzeniowe, jakie będzie stosował w zakładzie pracy oraz stawki wynagrodzeń za pracę. Te postanowienia za pracę są niezbędne, aby możliwe było określenie konkretnej wysokości wynagrodzenia każdego pracownika.

W postanowieniach ogólnych regulaminu należy określić, jaki jest zakres obowiązywania regulaminu – czyli pracowników jakiej firmy (jakiego pracodawcy) dotyczą jego postanowienia. Ponadto warto wskazać, że w sprawach nieuregulowanych w regulaminie stosuje się przepisy Kodeksu pracy, przepisy wykonawcze i inne przepisy prawa pracy. Wprawdzie przepisy te – w razie nie dość skrupulatnego uregulowania pewnych spraw w regulaminie – i tak znajdą zastosowanie, ale zwyczajowo zamieszcza się takie postanowienie w regulaminie (w postanowieniach ogólnych, bądź końcowych – zależnie od decyzji pracodawcy).

W części regulaminu dotyczącej wynagrodzenia zasadniczego pracodawca powinien określić systemy wynagrodzeniowe, jakie będzie stosował w zakładzie pracy oraz stawki wynagrodzeń. Te postanowienia są niezbędne, aby – stosownie do art. 772 § 3 K.p. – możliwe było określenie konkretnej wysokości wynagrodzenia każdego pracownika. W praktyce pracodawcy najczęściej stosują:

• wynagrodzenie czasowe (określone w stawce miesięcznej albo godzinowej),
• wynagrodzenie prowizyjne,
• wynagrodzenie akordowe,
• systemy mieszane, np. system czasowo-prowizyjny, czasowo-akordowy, itp.

Jednakowy system wynagradzania dla wszystkich pracowników

Pracodawca może zdecydować o wprowadzeniu jednakowego systemu wynagradzania dla wszystkich pracowników albo wprowadzić różne systemy wynagradzania dla różnych grup pracowników – zależnie od rodzaju pracy wykonywanej przez pracownika lub stanowiska, na którym jest zatrudniony.

Wielu pracodawców określa np. dla pracowników administracyjnych (biurowych) wynagrodzenie określone w stawce miesięcznej, a dla pracowników zatrudnionych przy produkcji – wynagrodzenie w stawce godzinowej, natomiast przedstawiciele handlowi zwykle otrzymują wynagrodzenia prowizyjne.

W przypadku wynagrodzenia czasowego pracodawca musi określić stawki przysługujące pracownikom w określonym przedziale czasowym, np. miesiąca (wynagrodzenie w stawce miesięcznej) lub godziny (wynagrodzenie godzinowe). W przypadku wynagrodzenia prowizyjnego wynagrodzenie przysługujące pracownikowi określa się jako pewien procent od określonej kwoty (najczęściej obrotu lub dochodu). W przypadku wynagrodzenia akordowego należy określić stawkę akordową oraz normy pracy (tj. ustalić ilość produktów albo usług, które mają być wykonane w określonym czasie).

Stawki wynagrodzenia nie muszą być określone sztywno, mogą być również określone widełkowo – wówczas konkretną wysokość wynagrodzenia pracownika „w ramach” widełek musi określać umowa o pracę.

Pracodawca może swobodnie kształtować wysokość wynagrodzenia przysługującego pracownikom – nie może jednak wypłacać wynagrodzeń niższych niż aktualnie obowiązujące minimalne wynagrodzenie za pracę. Wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązuje również w przypadku prowizyjnego i akordowego systemu wynagradzania. Oznacza to, że jeżeli pracownik nie wypracuje w danym miesiącu co najmniej minimalnego wynagrodzenia – pracodawca i tak musi mu je wypłacić (od tego wynagrodzenia dokonuje się jednak potrąceń składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy). Tak „nadpłaconego” wynagrodzenia pracodawca nie ma prawa potrącić pracownikowi w kolejnych miesiącach.

Dodatki do pensji dla przedstawiciela handlowego

Poza określeniem systemu wynagradzania oraz konkretnych stawek za pracę na danym stanowisku pracy czy przy pracy określonego rodzaju, pracodawcy niekiedy określają również wymagania kwalifikacyjne do wykonywania pracy na poszczególnych stanowiskach i przy poszczególnych rodzajach prac. Nie jest to jednak konieczne. Wymagania kwalifikacyjne pracodawca może bowiem każdorazowo określać, kierując do zainteresowanych oferty pracy, stosownie do swoich aktualnych potrzeb. Obligatoryjnymi dodatkami do wynagrodzenia są:

• dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych (art. 1511 K.p.) oraz
• dodatek za pracę w porze nocnej (art. 1518 K.p.).

Prawo do tych dodatków przysługuje pracownikom z mocy przepisów Kodeksu pracy; nie jest ono uwarunkowane wpisaniem tych dodatków do regulaminu wynagradzania. W związku z tym generalnie nie ma potrzeby zamieszczania w regulaminie wynagradzania informacji o tych dodatkach – chyba, że pracodawca zamierza uregulować te świadczenia w sposób korzystniejszy dla pracownika, do czego ma prawo. Pracodawca może bowiem zawsze wprowadzić korzystniejsze dla pracowników wysokości świadczeń przewidzianych w przepisach powszechnie obowiązujących lub ustalić korzystniejsze zasady nabywania prawa do tych świadczeń. W praktyce pracodawcy korzystają z tego prawa szczególnie w przypadku dodatku za pracę w porze nocnej – określając jego wysokość jako 20% stawki godzinowej wynikającej z wynagrodzenia zasadniczego przysługującego pracownikowi (a nie z wynagrodzenia minimalnego – jak stanowi przepis).

Jeżeli pracodawca nie planuje korzystniejszego dla pracowników uregulowania wysokości tych świadczeń lub zasad nabywania do nich prawa, to może pominąć te kwestie i nie regulować ich w regulaminie wynagradzania. W praktyce jednak pracodawcy niejednokrotnie zamieszczają postanowienia o tych dwóch dodatkach w brzmieniu przejętym z Kodeksu pracy. Wówczas postanowienia te mają charakter wyłącznie informacyjny.

Należy mieć na uwadze, że w razie zmiany powszechnie obowiązujących przepisów – zapis w regulaminie wynagradzania pozostanie obowiązujący, a jego zmiana będzie wymagała dokonania wypowiedzeń zmieniających warunki pracy pracowników. Przykładowo, fakultatywne z kolei dodatki do wynagrodzenia to:

• dodatek za pracę w warunkach szkodliwych,
• dodatek funkcyjny,
• dodatek za staż pracy,
• nie wynikają z przepisów Kodeksu pracy.

Pracodawcy mogą więc, ale nie muszą, przyznać do nich pracownikom prawa (poza pracodawcami, których dotyczą przepisy ustaw szczególnych – dotyczy to np. pracodawców sfery budżetowej).

W związku z tym, że żadne przepisy powszechnie obowiązujące nie określają zasad nabywania prawa do tych dodatków oraz ich wysokości, ani częstotliwości ich wypłacania – wszystkie te kwestie pracodawca musi uregulować w regulaminie wynagradzania; nie ma tu bowiem możliwości posiłkowego stosowania innych przepisów. W regulaminie pracodawca może ponadto przyznać pracownikom prawo do:

• premii (miesięcznych, kwartalnych, półrocznych, rocznych),
• nagród jubileuszowych.

Również prawo do tych świadczeń nie wynika z powszechnie obowiązujących przepisów Kodeksu pracy. Zależy ono więc wyłącznie od decyzji pracodawcy – zarówno jeżeli chodzi o zasady nabywania prawa do tych świadczeń, ich wysokość, jak i częstotliwość ich wypłacania. W regulaminie warto określić szczegółowo przesłanki nabycia prawa do premii.

Prowizja dla przedstawiciela handlowego jako składnik wynagrodzenia

Postawiła Pani ponadto pytanie: Czy przedstawiciel powinien mieć prowizję jako jeden ze składników wynagrodzenia, czy może to być premia?

Należy rozróżnić czy chodzi o kwestię prowizji w rozumieniu wynagrodzenia prowizyjnego lub prowizji jako premii np. premii regulaminowej obliczanej jako % – prowizja np. od obrotu lub dochodu pracodawcy w danych okresie np. miesięcznym. I jedna, i druga opcja jest dopuszczalna, jednak należy przestrzegać zapisów dotyczących minimalnego wynagrodzenia oraz mieć na względzie, iż wypłata premii regulaminowej może być przez pracownika dochodzona na drodze sądowej. Termin przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy wynosi 3 lata.

Wynagrodzenie prowizyjne występuje najczęściej u przedstawicieli handlowych lub przedstawicieli ubezpieczeniowych oraz w usługach – wszędzie tam, gdzie wysokość pensji uzależniona jest od wyników pracy.

W systemie prowizyjnym wysokość wynagrodzenia za pracę ustalamy w procentowym (ułamkowym) stosunku do wartości pracy mierzonej uzyskanym – najczęściej ze sprzedaży towarów lub usług – obrotem, dochodem albo przychodem. W rzeczywistości systemy wynagradzania występują zwykle w formie mieszanej, np. czasowo-prowizyjnej, akordowo-premiowej.

System wynagrodzenia (metoda ustalania płac) oraz stawka wynagrodzenia nie są kategoriami prawnymi lecz ekonomicznymi. Niemniej jednak nabierają prawnego znaczenia w momencie ustalania zarobku pracownika polegającego na dopasowaniu przyjętego systemu wynagrodzenia do wykonanej przez niego pracy.

Prowizja (dodatek prowizyjny) jest składnikiem wynagrodzenia za pracę odnoszonym do ilości wykonanej pracy i powiązanym z osiągniętym w danej jednostce czasu konkretnym wynikiem ekonomicznym (wypracowanym dzięki pracownikowi). Ten rodzaj wynagradzania ma zastosowanie głównie w handlu i usługach. Prowizję zaliczamy do zmiennych składników wynagrodzenia. Jest ona procentowo unormowanym udziałem zatrudnionego w przychodzie osiągniętym przez firmę, a zatem jej wysokość zależy od uzyskanych przez pracownika wyników. Wynagrodzenie prowizyjne występuje w prowizyjnym systemie wynagradzania (samodzielnie) albo w połączeniu z innymi systemami płacowymi – najczęściej z czasowym. Jest zbliżone do akordowego systemu wynagradzania, gdyż uzależnia zarobek pracownika od wyników jego pracy.

Prowizyjna forma wynagradzania za pracę polega na określeniu wynagrodzenia w postaci pewnego procentu (ułamku) od wartości dokonanych przez pracownika transakcji, usług albo wpływów uzyskanych z przeprowadzonych transakcji. Stawka prowizyjna jest ustalana dla poszczególnych pracowników dokonujących tych samych transakcji lub usług i stanowi podstawę obliczania wynagrodzenia.

Premia dla przedstawiciela handlowego

Z kolei prawo pracownika do premii regulaminowej zależy jedynie od spełnienia przez niego przesłanek określonych w przepisach wewnątrzakładowych. Jeżeli z przepisów wynika, że premia i jej wysokość zależą od uznania pracodawcy, oznacza to, że mamy do czynienia z nagrodą, a nie z premią regulaminową. Przepisy te należy sformułować na tyle wyraźnie i konkretnie, aby na ich podstawie można było precyzyjnie określić, czy pracownikowi przysługuje premia i w jakiej wysokości. Jeżeli w regulaminie premiowania zapisano: Premia przysługuje pracownikowi za należyte wykonywanie obowiązków pracowniczych – oceny należytego wykonywania obowiązków pracowniczych dokonuje bezpośredni przełożony pracownika. Jeżeli zapisano: O przyznaniu premii i jej wysokości decyduje pracodawca – wówczas nie jest to premia regulaminowa lecz nagroda. Przesłanki premiowania należy określić w sposób:

1. obiektywny,
2. wykluczający uznaniowość,
3. umożliwiający kontrolę.

Na przykład w regulaminie zapisano: Pracownikom przysługuje premia w wysokości 35% wynagrodzenia podstawowego za wykonanie planu produkcyjnego w danym miesiącu – jest to premia regulaminowa. Wskazana przesłanka wyklucza bowiem uznaniowość, nie dopuszcza ocen oraz ma charakter obiektywny. Ponadto podlega weryfikacji i sprawdzeniu.

Zasadą jest, że warunki przyznawania premii regulaminowej określa się na tyle konkretnie, by mogły podlegać kontroli. Decyzja o przyznaniu premii nie zależy bowiem od swobodnego uznania pracodawcy, lecz od wypełnienia podlegających kontroli warunków określonych w regulaminie, a dotyczących zarówno prawa do premii, jak i jej wysokości. Natomiast jeżeli o przyznaniu premii swobodnie decyduje pracodawca (brak dokładnych, sprawdzalnych i możliwych do kontroli kryteriów), świadczenie ma charakter nagrody, choćby nawet zostało nazwane premią. Pracodawca nie może swobodnie decydować o przyznaniu premii, a w przypadku takiego działania pracownik może odwołać się do sądu pracy.

Jeżeli warunkiem przyznania premii jest terminowe wykonanie określonych zadań, to po spełnieniu tej przesłanki pracownik nabywa prawo do premii w określonej wysokości. Pracodawca nie może odmówić wypłaty tego świadczenia, ponieważ w tym przypadku postąpiłby bezprawnie. Wyjątkowo możliwe jest niewypłacenie premii pracownikowi. Będą to sytuacje związane z tzw. przyczynami leżącymi po stronie pracodawcy.

Tytułem przykładu: pracownikom przysługuje premia po wykonaniu określonego zadania produkcyjnego. W danym miesiącu doszło do przestoju, gdyż pracodawca nie mógł dostarczyć materiału do produkcji – ze względu na strajki w zakładzie kontrahenta. To spowodowało, że pracownicy nie wykonali w miesiącu zadania i tym samym nie otrzymają premii. Pracownicy nie mogą ubiegać się o premię, chociaż nie wykonali zadania nie ze swojej winy. Zgodnie z wyrokiem SN z 21.11.1985 r. (I PRN 90/85, OSNCP z 1996 r. Nr 9, poz. 149) – w odróżnieniu od wynagrodzenia zasadniczego pracownik nie może skutecznie dochodzić wypłaty premii, w przypadku gdy niemożność spełnienia konkretnych zadań premiowych nastąpiła z przyczyn leżących po stronie pracodawcy.