Jak usunąć nieaktualny wpis z KRK po zatarciu skazania?

Problem nieaktualnego wpisu w Krajowym Rejestrze Karnym najczęściej pojawia się wtedy, gdy osoba jest przekonana, że skazanie już się zatarło, ale organ procesowy, pracodawca albo inna instytucja otrzymuje informację o karalności. W takiej sytuacji trzeba odróżnić dwie kwestie: samo zatarcie skazania, które następuje na zasadach określonych w Kodeksie karnym, oraz techniczne usunięcie danych z Rejestru.

Jeżeli zatarcie rzeczywiście nastąpiło, skazanie uważa się za niebyłe. Nie oznacza to jednak, że należy biernie czekać, gdy w aktach sprawy pojawiła się nieaktualna informacja. W praktyce najlepiej działa równoległe działanie: pismo do Biura Informacyjnego Krajowego Rejestru Karnego oraz pismo do organu prowadzącego aktualne postępowanie.

Co oznacza zatarcie skazania i usunięcie wpisu z KRK?

Zgodnie z art. 106 Kodeksu karnego z chwilą zatarcia skazania uważa się je za niebyłe, a wpis o skazaniu usuwa się z rejestru skazanych. Oznacza to, że po skutecznym zatarciu dana osoba powinna być traktowana jak niekarana w zakresie objętym zatartym skazaniem.

W praktyce zatarcie skazania nie jest tym samym co zwykłe wykreślenie wpisu na prośbę zainteresowanego. Najpierw muszą być spełnione ustawowe przesłanki zatarcia, a dopiero konsekwencją zatarcia jest usunięcie danych z KRK. Biuro Informacyjne KRK wskazuje, że skazanie spełniające warunki do zatarcia jest usuwane przez pracowników Biura bez konieczności składania wniosku. Jeżeli jednak wpis nadal widnieje, warto skierować pismo z prośbą o weryfikację i usunięcie danych.

Warto pamiętać, że nie każde rozstrzygnięcie znika z KRK w tym samym czasie. Inne zasady dotyczą skazania na grzywnę, inne kary ograniczenia wolności, a jeszcze inne kary pozbawienia wolności z warunkowym zawieszeniem jej wykonania. Dodatkowe znaczenie mogą mieć środki karne, obowiązek naprawienia szkody, nawiązka, zakaz prowadzenia pojazdów, przepadek albo kolejne skazanie.

Kiedy skazanie ulega zatarciu?

Termin zatarcia zależy przede wszystkim od rodzaju orzeczonej kary oraz od tego, czy wykonano wszystkie dodatkowe obowiązki wynikające z wyroku. Przy karze pozbawienia wolności z warunkowym zawieszeniem wykonania zastosowanie ma art. 76 Kodeksu karnego. Skazanie ulega wtedy zatarciu z mocy prawa z upływem roku od zakończenia okresu próby.

Jeżeli jednak obok kary pozbawienia wolności w zawieszeniu orzeczono grzywnę, środek karny, przepadek, środek kompensacyjny lub środek zabezpieczający, zatarcie nie może nastąpić przed ich wykonaniem, darowaniem albo przedawnieniem wykonania. W praktyce oznacza to, że samo zakończenie okresu próby nie zawsze wystarczy.

Przy innych karach najważniejsze terminy wynikające z art. 107 Kodeksu karnego są następujące:

• kara pozbawienia wolności wymieniona w art. 32 pkt 3 Kodeksu karnego – co do zasady 10 lat od wykonania lub darowania kary albo od przedawnienia jej wykonania;
• możliwość wcześniejszego zatarcia na wniosek skazanego – po 5 latach, jeżeli kara pozbawienia wolności nie przekraczała 3 lat, a skazany przestrzegał porządku prawnego;
• kara ograniczenia wolności – 3 lata od wykonania lub darowania kary albo od przedawnienia jej wykonania;
• grzywna – rok od wykonania lub darowania kary albo od przedawnienia jej wykonania;
• odstąpienie od wymierzenia kary – rok od wydania prawomocnego orzeczenia.

Jeżeli sąd może na wniosek skazanego zarządzić zatarcie skazania wcześniej, kluczowe jest dobre uzasadnienie wniosku o wcześniejsze zatarcie. W takim piśmie warto wykazać nie tylko upływ wymaganego terminu, lecz także przestrzeganie porządku prawnego, sytuację zawodową, rodzinną i cel, dla którego wcześniejsze zatarcie ma znaczenie.

Kiedy wpis nie zostanie usunięty mimo upływu czasu?

Najczęstszą przyczyną utrzymywania się wpisu jest to, że nie wszystkie warunki zatarcia zostały spełnione. Może chodzić na przykład o niezapłaconą grzywnę, niewykonany środek karny, niezapłaconą nawiązkę, obowiązek naprawienia szkody albo zakaz prowadzenia pojazdów, który nadal trwał lub nie został formalnie wykonany.

Drugą częstą przyczyną jest zbieg skazań. Zgodnie z art. 108 Kodeksu karnego, jeżeli sprawcę skazano za dwa lub więcej przestępstw niepozostających w zbiegu albo jeżeli skazany po rozpoczęciu, lecz przed upływem okresu wymaganego do zatarcia ponownie popełnił przestępstwo, dopuszczalne jest tylko jednoczesne zatarcie wszystkich skazań. W praktyce jedno nowsze skazanie może więc blokować zatarcie starszego.

Trzeba też pamiętać o wyjątku z art. 106a Kodeksu karnego. Nie podlega zatarciu skazanie na karę pozbawienia wolności bez warunkowego zawieszenia jej wykonania za przestępstwo przeciwko wolności seksualnej i obyczajności, jeżeli pokrzywdzony był małoletnim poniżej 15 lat.

Co zrobić, gdy w KRK nadal widnieje nieaktualny wpis?

usunięcie wpisu z KRK po zatarciu skazania powinno być poprzedzone ustaleniem, czy zatarcie rzeczywiście już nastąpiło i dlaczego Rejestr nadal przetwarza dane o skazaniu. Jeżeli z dokumentów wynika, że skazanie powinno być już zatarte, należy skierować do Biura Informacyjnego Krajowego Rejestru Karnego pismo z prośbą o sprawdzenie, czy Rejestr nadal przetwarza dane dotyczące skazania, oraz o usunięcie wpisu, jeżeli skazanie uległo zatarciu. Pismo powinno zawierać dokładne dane identyfikacyjne: imię i nazwisko, nazwisko rodowe, imiona rodziców, nazwisko rodowe matki, datę i miejsce urodzenia, PESEL, obywatelstwo i adres do korespondencji.

Do pisma warto dołączyć dokumenty, które potwierdzają spełnienie warunków zatarcia. Mogą to być w szczególności: odpis wyroku, informacja o zakończeniu okresu próby, dowód zapłaty grzywny, potwierdzenie wykonania środka karnego, potwierdzenie naprawienia szkody albo aktualna informacja z KRK wskazująca, że wpis nadal widnieje.

Jeżeli zależy Panu na czasie, dobrze jest równolegle uzyskać aktualne zaświadczenie o niekaralności albo informację o osobie. Oficjalnie informacja z KRK w wersji papierowej kosztuje 30 zł, a w wersji elektronicznej przez e-KRK – 20 zł. Gdy problem dotyczy nieaktualnego wpisu dotyczącego karalności, przydatne może być także wyjaśnienie, jak po zatarciu uzyskać zaświadczenie.

Jak zareagować w toczącym się postępowaniu karnym?

Jeżeli podczas końcowego zapoznania z materiałami dochodzenia okazało się, że policja lub prokuratura uzyskały z KRK informację o karalności, która według Pana jest nieaktualna, nie warto czekać wyłącznie do rozprawy. Jeżeli wyznaczono termin na składanie wniosków dowodowych lub innych pism, należy w tym terminie złożyć pismo wyjaśniające.

W takim piśmie można wskazać, że informacja z KRK znajdująca się w aktach jest nieaktualna, ponieważ skazanie uległo zatarciu. Warto zażądać ponownego zwrócenia się o aktualną informację z KRK albo pominięcia nieaktualnej informacji przy ocenie sytuacji procesowej. Do pisma najlepiej załączyć dowody potwierdzające zatarcie lub przynajmniej kopię pisma skierowanego do Biura Informacyjnego KRK.

Jeżeli akt oskarżenia nie został jeszcze przekazany do sądu, pismo należy skierować do organu prowadzącego postępowanie. Jeżeli sprawa trafiła już do sądu, podobny wniosek można ponowić przed sądem. W każdym przypadku treść pisma powinna być rzeczowa: trzeba wskazać konkretny wpis, powód jego nieaktualności, podstawę zatarcia oraz wniosek o pozyskanie aktualnej informacji.

Co powinno zawierać pismo do KRK?

Pismo do KRK nie musi być skomplikowane, ale powinno być precyzyjne. Najlepiej zatytułować je jako wniosek o sprawdzenie przetwarzania danych i usunięcie nieaktualnego wpisu po zatarciu skazania. W treści należy wskazać, o jakie skazanie chodzi, kiedy wyrok się uprawomocnił, jaka kara została orzeczona, kiedy zakończył się okres próby albo kiedy kara została wykonana, oraz dlaczego zdaniem wnioskodawcy nastąpiło zatarcie.

W końcowej części pisma można wnieść o niezwłoczne sprawdzenie danych, usunięcie wpisu, jeżeli brak jest podstaw do dalszego jego przetwarzania, oraz o pisemną odpowiedź. Jeżeli sprawa jest pilna z uwagi na inne postępowanie, rekrutację, pracę albo termin urzędowy, należy to wyraźnie zaznaczyć.

FAQ

Czy wpis z KRK usuwa się automatycznie po zatarciu skazania?

Tak, co do zasady skazanie spełniające warunki zatarcia powinno zostać usunięte z Rejestru bez osobnego wniosku. Jeżeli jednak wpis nadal widnieje, warto wystąpić do Biura Informacyjnego KRK o sprawdzenie danych i usunięcie nieaktualnego wpisu.

Czy po zatarciu skazania jestem osobą niekaraną?

W zakresie zatartych skazań tak. Zgodnie z Kodeksem karnym z chwilą zatarcia skazanie uważa się za niebyłe. Trzeba jednak sprawdzić, czy nie istnieją inne skazania albo niewykonane środki, które opóźniają zatarcie.

Czy zakończenie okresu próby zawsze wystarcza do zatarcia wyroku w zawieszeniu?

Nie zawsze. Przy karze pozbawienia wolności z warunkowym zawieszeniem wykonania zasadą jest zatarcie po roku od zakończenia okresu próby, ale zatarcie nie może nastąpić przed wykonaniem orzeczonej grzywny, środka karnego, przepadku, środka kompensacyjnego albo środka zabezpieczającego.

Co zrobić, gdy policja ma w aktach nieaktualną informację z KRK?

Należy złożyć pismo do organu prowadzącego postępowanie, wskazać, że informacja jest nieaktualna, oraz wnieść o uzyskanie aktualnej informacji z KRK albo pominięcie błędnego wpisu. Równolegle warto wystąpić do KRK o sprawdzenie i usunięcie danych.

Czy powinienem czekać do rozprawy, żeby wyjaśnić błąd w KRK?

Jeżeli sprawa jest jeszcze na etapie postępowania przygotowawczego i biegnie termin na składanie wniosków, lepiej zareagować od razu. Wyjaśnienie można ponowić później przed sądem, ale zwlekanie może spowodować, że nieaktualna informacja będzie nadal wpływać na ocenę sprawy.

Jakie dokumenty dołączyć do pisma o usunięcie wpisu?

Najlepiej dołączyć dokumenty potwierdzające uprawomocnienie wyroku, zakończenie okresu próby, wykonanie kary, zapłatę grzywny, wykonanie środków karnych lub kompensacyjnych oraz ewentualną aktualną informację z KRK, w której nadal widnieje sporny wpis.

Czy kilka wyroków może blokować zatarcie skazania?

Tak. Przy kilku skazaniach albo kolejnym przestępstwie popełnionym przed upływem okresu potrzebnego do zatarcia może być dopuszczalne tylko jednoczesne zatarcie wszystkich skazań. Wtedy trzeba analizować całą kartę karną, a nie tylko jeden wyrok.

Źródła

• Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny, w szczególności art. 76 oraz art. 106–108, tekst jednolity Dz. U. 2025 poz. 383.
• Ustawa z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym, w szczególności art. 14, tekst jednolity Dz. U. 2024 poz. 276 z późn. zm.
• Informacje Biura Informacyjnego Krajowego Rejestru Karnego na portalu Gov.pl dotyczące automatycznego usuwania skazań po zatarciu oraz sposobu sprawdzenia danych w Rejestrze.