Agencja pracy tymczasowej w spółce z o.o. – jak uzyskać wpis

Czy spółka z o.o. może prowadzić agencję pracy tymczasowej?

Tak. Spółka z o.o. może rozszerzyć działalność o usługi agencji zatrudnienia, w tym o pracę tymczasową. Wynika to z art. 18 ust. 1 pkt 4 i 5 oraz art. 18c ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Prowadzenie agencji pracy tymczasowej jest w Polsce działalnością regulowaną w rozumieniu art. 43 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców.

Oznacza to, że sama spółka z o.o. jako przedsiębiorca może wykonywać taką działalność, ale dopiero po uzyskaniu wpisu do rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia, nazywanego w praktyce KRAZ. Rejestr prowadzi marszałek województwa właściwy ze względu na siedzibę podmiotu – art. 18e ust. 1 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.

Jeżeli spółka rozszerza zakres aktywności o działalność regulowaną, warto też zadbać o zgodność przedmiotu działalności z umową spółki i danymi ujawnionymi w KRS. Sam wpis do KRS nie zastępuje jednak wpisu do rejestru agencji zatrudnienia.

Jakie warunki trzeba spełnić przed wpisem do rejestru?

Kluczowe warunki określa art. 18f ust. 1 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Marszałek województwa wpisuje podmiot do rejestru po złożeniu wniosku i oświadczenia, jeżeli przedsiębiorca spełnia ustawowe wymagania.

W praktyce trzeba zweryfikować przede wszystkim, czy:

• spółka nie ma zaległości z tytułu podatków, składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz na Fundusz Pracy – art. 18f ust. 1 pkt 1 ustawy,
• wobec podmiotu nie otwarto likwidacji ani nie ogłoszono jego upadłości – art. 18f ust. 1 pkt 2 ustawy,
• osoby reprezentujące przedsiębiorcę nie były karane za przestępstwa lub wykroczenia wskazane w ustawie – art. 18f ust. 1 pkt 3 ustawy,
• podmiot złoży prawidłowe oświadczenie o spełnianiu warunków wykonywania działalności regulowanej – art. 18f ust. 2 i 3 ustawy.

W starszych opracowaniach często pojawiają się warunki dotyczące lokalu, wyposażenia technicznego czy minimalnego wykształcenia pracowników agencji. Te informacje były związane z dawnym stanem prawnym i obecnie nie powinny być traktowane jako podstawowy katalog warunków wpisu. Dziś najważniejsze są przesłanki ustawowe wskazane w art. 18f ustawy.

Jeżeli spółka ma nietypową strukturę zarządu, wspólników zagranicznych albo toczy się wobec niej postępowanie restrukturyzacyjne, warto ocenić sytuację indywidualnie przed złożeniem wniosku.

Czy trzeba zmieniać umowę spółki i PKD?

To zależy od treści obecnej umowy spółki i wpisu w KRS. Jeżeli przedmiot działalności został w umowie spółki opisany wąsko, rozszerzenie działalności może wymagać zmiany umowy spółki uchwałą wspólników, a następnie zgłoszenia zmiany do KRS zgodnie z art. 255 § 1 ustawy z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych. Zmiana umowy spółki co do zasady wymaga aktu notarialnego – art. 255 § 3 Kodeksu spółek handlowych, chyba że chodzi o spółkę zawiązaną i zmienianą w systemie S24 w granicach dopuszczonych przez przepisy.

Równolegle należy uzupełnić właściwe kody PKD. W praktyce dla agencji zatrudnienia najczęściej rozważa się PKD 78.20.Z – działalność agencji pracy tymczasowej. Samo dodanie PKD nadal nie uprawnia jednak do rozpoczęcia działalności bez wpisu do KRAZ.

Jak wygląda procedura uzyskania wpisu do KRAZ?

Procedura opiera się głównie na art. 18e–18i ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz na przepisach wykonawczych dotyczących wniosku i certyfikatu. Co do zasady należy:

1. przygotować spółkę formalnie do nowego rodzaju działalności,
2. złożyć wniosek do marszałka województwa właściwego dla siedziby spółki,
3. dołączyć wymagane oświadczenie o spełnianiu warunków ustawowych,
4. uiścić opłatę za wydanie certyfikatu,
5. poczekać na wpis i wydanie certyfikatu uprawniającego do świadczenia usług.

Wniosek można złożyć także elektronicznie, jeżeli dany urząd marszałkowski przewiduje taką ścieżkę. W praktyce sposób składania dokumentów zależy od aktualnej organizacji pracy urzędu i udostępnionych formularzy.

Wpis ma charakter warunku rozpoczęcia działalności. Przed uzyskaniem certyfikatu nie należy oferować usług agencji pracy tymczasowej ani zawierać umów jako agencja zatrudnienia.

Jakie dane i dokumenty są potrzebne do wniosku?

Zakres danych wynika z przepisów wykonawczych oraz praktyki rejestrowej marszałków województw. Standardowo we wniosku podaje się:

• firmę przedsiębiorcy, siedzibę i adres,
• oznaczenie formy prawnej,
• NIP, REGON, numer KRS,
• adresy miejsc wykonywania działalności,
• dane kontaktowe, w tym adres e-mail,
• zakres usług agencji zatrudnienia, które mają być świadczone.

Obowiązkowym elementem jest oświadczenie, że dane zawarte we wniosku są kompletne i zgodne z prawdą oraz że przedsiębiorca zna i spełnia warunki wykonywania działalności regulowanej. Podstawę tego oświadczenia stanowi art. 18f ust. 2 i 3 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.

Do tego dochodzi dowód uiszczenia opłaty. Zgodnie z art. 18i ust. 2 ustawy opłata za wydanie certyfikatu wynosi 200 zł.

Opłaty, certyfikat i rozpoczęcie działalności

Po dokonaniu wpisu marszałek województwa wydaje certyfikat potwierdzający wpis do rejestru. To właśnie ten dokument w praktyce potwierdza, że spółka może legalnie świadczyć usługi agencji zatrudnienia, w tym pracy tymczasowej.

Najważniejsze kwestie praktyczne przedstawia tabela:

W praktyce działalność można bezpiecznie uruchomić dopiero po zakończeniu całej procedury rejestrowej.

Jakie obowiązki ma agencja po uzyskaniu wpisu?

Po wpisie do rejestru obowiązki się nie kończą. Agencja zatrudnienia musi m.in. działać zgodnie z rozdziałem 6 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz przepisami ustawy z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych.

Najważniejsze obowiązki praktyczne to:

• posługiwanie się numerem wpisu do rejestru w ogłoszeniach i dokumentach dotyczących świadczonych usług, jeżeli wynika to z charakteru komunikacji i praktyki urzędowej,
• przestrzeganie zasad kierowania do pracy tymczasowej oraz ograniczeń co do prac, których pracownik tymczasowy nie może wykonywać – art. 8 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych,
• zawieranie wymaganych umów z pracodawcą użytkownikiem i pracownikiem tymczasowym – art. 9, art. 13 i art. 14 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych,
• realizacja obowiązków informacyjnych i prowadzenie dokumentacji związanej z zatrudnieniem,
• składanie corocznej informacji o działalności agencji zatrudnienia – art. 19f ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.

Jeżeli spółka będzie obsługiwać pracowników tymczasowych, dochodzą też zwykłe obowiązki pracodawcy, płatnika składek i administratora danych osobowych.

Co grozi za prowadzenie agencji bez wpisu?

Prowadzenie agencji zatrudnienia bez wymaganego wpisu do rejestru jest naruszeniem ustawy. Sankcje przewiduje art. 121 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Przepis penalizuje m.in. prowadzenie agencji zatrudnienia bez wpisu oraz naruszenia związane z pobieraniem niedozwolonych opłat od osób, dla których poszukuje się zatrudnienia.

Poza sankcjami wykroczeniowymi trzeba liczyć się z ryzykiem kontroli i koniecznością wstrzymania działalności. Dodatkowo błędnie przygotowany model współpracy z pracodawcą użytkownikiem może powodować spory co do odpowiedzialności za pracowników tymczasowych.

Praktyczny wniosek dla spółki budowlanej

Jeżeli prowadzi Pani spółkę budowlaną, to co do zasady nic nie stoi na przeszkodzie, aby obok dotychczasowej działalności uruchomić agencję pracy tymczasowej. Trzeba jednak potraktować to jako osobny, regulowany segment biznesu.

Najbezpieczniejsza kolejność działania jest następująca:

1. sprawdzić umowę spółki i aktualne dane w KRS,
2. w razie potrzeby rozszerzyć przedmiot działalności i dodać odpowiednie PKD,
3. zweryfikować brak zaległości i przeszkód ustawowych,
4. złożyć wniosek o wpis do KRAZ wraz z oświadczeniem,
5. po uzyskaniu certyfikatu przygotować umowy i procedury dla pracy tymczasowej.

Sama możliwość prawna istnieje, ale szczegóły wdrożenia zależą od tego, czy spółka będzie wyłącznie kierować pracowników tymczasowych, czy również świadczyć inne usługi agencji zatrudnienia, a także czy planuje zatrudnianie cudzoziemców.

FAQ

Czy spółka budowlana może równocześnie prowadzić agencję pracy tymczasowej?

Tak, pod warunkiem że rozszerzy działalność organizacyjnie i formalnie oraz uzyska wpis do rejestru agencji zatrudnienia. Nie ma zakazu łączenia tych rodzajów działalności w jednej spółce z o.o.

Czy potrzebna jest osobna licencja?

Obecnie w praktyce mówi się raczej o wpisie do rejestru i wydaniu certyfikatu przez marszałka województwa niż o „licencji”. To wpis do KRAZ daje uprawnienie do legalnego działania.

Czy sama zmiana PKD wystarczy?

Nie. Zmiana PKD lub nawet zmiana umowy spółki nie zastępuje wpisu do rejestru działalności regulowanej. To dwa odrębne etapy.

Ile kosztuje wpis?

Opłata za wydanie certyfikatu potwierdzającego wpis wynosi 200 zł zgodnie z art. 18i ust. 2 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.

Czy można działać od razu po złożeniu wniosku?

Nie należy rozpoczynać działalności przed uzyskaniem wpisu i certyfikatu. Samo złożenie wniosku nie daje jeszcze prawa do świadczenia usług agencji pracy tymczasowej.

Źródła

• art. 43 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców,
• art. 18 ust. 1 pkt 4 i 5, art. 18c, art. 18e–18i, art. 19f, art. 121 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy,
• art. 255 § 1 i § 3 ustawy z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych,
• art. 8, art. 9, art. 13 i art. 14 ustawy z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych.