Umowa najmu siedziby spółki z o.o. w domu członka zarządu

Czy spółka z o.o. musi mieć umowę najmu siedziby w prywatnym domu?

Spółka z o.o. powinna dysponować tytułem prawnym do adresu, pod którym ma siedzibę albo miejsce wykonywania działalności. Nie zawsze musi to być najem; w praktyce może to być także użyczenie, własność, współwłasność, dzierżawa albo inna umowa pozwalająca spółce korzystać z lokalu. Jeżeli jednak urząd skarbowy przy zgłoszeniu VAT-R żąda umowy najmu albo dokumentu potwierdzającego prawo do lokalu, najlepiej przedstawić pisemny dokument opisujący rzeczywisty stan.

W opisanej sytuacji spółka korzysta z pokoju w domu rodziców. Taki model jest dopuszczalny, ale wymaga starannego ustalenia, kto jest właścicielem nieruchomości, czy lokal wchodzi do majątku wspólnego małżonków, kto jest członkiem zarządu oraz kto ma podpisać umowę po stronie spółki i po stronie właścicieli. Szerzej podobny problem omawia artykuł o tym, kiedy korzystna jest siedziba spółki w prywatnym domu.

Umowa między spółką a członkiem zarządu – art. 210 K.s.h.

Kluczowe znaczenie ma art. 210 § 1 Kodeksu spółek handlowych. Zgodnie z tym przepisem w umowie między spółką z o.o. a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Reguła dotyczy nie tylko umów o pracę czy kontraktów menedżerskich, ale także zwykłych umów cywilnoprawnych, w tym umowy najmu pokoju, lokalu lub części domu.

Jeżeli więc jednym z wynajmujących ma być rodzic, który jest członkiem zarządu spółki, po stronie spółki nie powinien podpisywać umowy zwykły zarząd. W takim wariancie należy zastosować art. 210 K.s.h., czyli powołać pełnomocnika uchwałą zgromadzenia wspólników albo skorzystać z rady nadzorczej, jeżeli spółka ją posiada. Zawarcie umowy z pominięciem tej szczególnej reprezentacji może narazić spółkę na zarzut wadliwej reprezentacji i nieważności umowy. Ten mechanizm ma znaczenie także przy innych transakcjach ze spółką, np. gdy analizowane są umowy spółki z członkiem zarządu - art. 210.

Sam fakt, że właściciel domu jest wspólnikiem spółki, nie uruchamia jeszcze art. 210 K.s.h. Przepis dotyczy umowy z członkiem zarządu. Jeżeli więc wynajmującym jest wspólnik, który nie zasiada w zarządzie, spółkę może reprezentować zarząd zgodnie z zasadami reprezentacji ujawnionymi w KRS i umowie spółki.

Umowa najmu podpisana przez małżonka niebędącego członkiem zarządu

Jeżeli dom stanowi majątek wspólny małżonków, trzeba uwzględnić art. 37 § 1 pkt 1 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego. Zgoda drugiego małżonka jest potrzebna do czynności prawnej prowadzącej do oddania nieruchomości do używania lub pobierania z niej pożytków. Oznacza to, że umowę najmu może podpisać małżonek, który nie jest członkiem zarządu spółki, ale drugi małżonek powinien wyrazić zgodę na zawarcie umowy.

W praktyce bezpieczne rozwiązanie wygląda następująco: wynajmującym jest ten rodzic, który nie jest członkiem zarządu, spółkę reprezentuje prezes lub inny członek zarządu zgodnie z KRS, a rodzic będący członkiem zarządu składa w umowie albo w osobnym załączniku zgodę małżonka na oddanie części nieruchomości do używania. Wtedy członek zarządu nie występuje jako strona umowy najmu, co zasadniczo ogranicza ryzyko zastosowania art. 210 K.s.h.

Jeżeli jednak nieruchomość należy wyłącznie do członka zarządu albo oboje małżonkowie mają wystąpić w umowie jako wynajmujący, należy przyjąć, że spółka zawiera umowę z członkiem zarządu. Wtedy bezpiecznym rozwiązaniem jest uchwała zgromadzenia wspólników o powołaniu pełnomocnika do zawarcia konkretnej umowy.

Jak powołać pełnomocnika do umowy najmu z członkiem zarządu?

Pełnomocnik z art. 210 K.s.h. powinien zostać powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Uchwała powinna wskazywać co najmniej osobę pełnomocnika, czynność, do której jest upoważniony, oraz podstawowe warunki umowy albo upoważnienie do ich ustalenia w określonych granicach. Dla zwykłej umowy najmu lokalu co do zasady nie jest wymagana forma aktu notarialnego samej uchwały, chyba że szczególny stan faktyczny albo umowa spółki przewidują surowsze wymagania.

Dla przejrzystości warto powołać osobę, która nie jest jednocześnie drugą stroną umowy. Może to być wspólnik, pracownik, członek rodziny spoza zarządu albo inna zaufana osoba. W spółkach rodzinnych trzeba jednak unikać pozornego obejścia przepisu. Jeżeli sprawa dotyczy również umocowania do czynności najmu, pomocny może być tekst wyjaśniający relację pełnomocnik a najem.

Co powinna zawierać umowa najmu pokoju pod siedzibę spółki?

Umowa powinna być konkretna i możliwa do obrony przed urzędem skarbowym. Warto wskazać dokładny adres, powierzchnię oddawaną do używania, np. pokój 12 m², zakres korzystania z części wspólnych, przeznaczenie lokalu na siedzibę, biuro lub miejsce przechowywania dokumentów, czas trwania umowy, wysokość czynszu, zasady rozliczania mediów, termin płatności i sposób wypowiedzenia.

Jeżeli najem ma być odpłatny, czynsz powinien być realny i rynkowy. Ma to znaczenie zwłaszcza w spółce rodzinnej, ponieważ organy podatkowe mogą badać, czy rozliczenia między podmiotami powiązanymi nie są sztuczne. Jeżeli spółka ma zaliczać czynsz do kosztów, powinna mieć dowody faktycznego korzystania z lokalu i płatności. Jeżeli korzystanie ma być nieodpłatne, należy rozważyć umowę użyczenia, ale wtedy trzeba osobno ocenić skutki podatkowe po stronie spółki i właściciela.

Warto też sprawdzić umowę spółki. Czasem przewiduje ona, że określone zobowiązania, umowy z osobami powiązanymi albo czynności przekraczające zwykły zarząd wymagają uchwały wspólników. Przy ocenie, czy dana czynność mieści się w bieżącym prowadzeniu spraw, znaczenie może mieć charakter umowy, jej wartość i czas trwania; podobne zagadnienia omawiają zwykłe czynności spółki.

Jaką datę wpisać w umowie, gdy spółka działa od kilku miesięcy?

Nie należy antydatować umowy. Data podpisania dokumentu powinna odpowiadać rzeczywistej dacie jego podpisania. Czym innym jest jednak data zawarcia dokumentu, a czym innym data, od której strony ustalają obowiązywanie najmu. Jeżeli spółka faktycznie korzystała z pokoju od 9 miesięcy na podstawie wcześniejszych ustnych ustaleń, można w umowie opisać, że strony potwierdzają dotychczasowe korzystanie i od określonej daty regulują je na piśmie. Trzeba jednak pamiętać, że wprowadzenie odpłatności za okres wsteczny może powodować skutki podatkowe.

Jeżeli wcześniej nie było uzgodnionego czynszu ani najmu, bezpieczniejsze bywa zawarcie umowy od daty bieżącej oraz dołączenie oświadczenia właściciela, że spółka do tej pory korzystała z adresu za jego zgodą, np. nieodpłatnie albo organizacyjnie, a od teraz strony zawierają pisemną umowę najmu. Urząd skarbowy zwykle oczekuje dokumentu potwierdzającego realny tytuł prawny do lokalu, a nie dokumentu tworzącego fikcję wstecznego najmu.

Podatki, VAT i rozliczenia najmu w spółce rodzinnej

Umowa najmu może wywołać skutki podatkowe. Po stronie wynajmującego czynsz jest przychodem. Po stronie spółki czynsz może być kosztem uzyskania przychodu, jeżeli lokal faktycznie służy działalności gospodarczej, a wydatek jest prawidłowo udokumentowany i racjonalny. Przy powiązaniach rodzinnych warto zachować rynkową wysokość czynszu oraz dowody przelewów.

Trzeba też ocenić VAT. Samo żądanie urzędu skarbowego przy VAT-R nie przesądza jeszcze, że wynajmujący musi być czynnym podatnikiem VAT z tytułu tej jednej umowy. Znaczenie ma m.in. charakter najmu, status wynajmującego, wartość sprzedaży oraz ewentualne prawo do zwolnienia podmiotowego. Od 2026 r. limit zwolnienia podmiotowego w VAT wynosi 240 000 zł, ale nie wszystkie czynności mogą korzystać ze zwolnienia, dlatego przy odpłatnym najmie części domu spółce warto skonsultować rozliczenia z księgowym lub doradcą podatkowym.

FAQ

Czy umowa najmu siedziby spółki z o.o. musi być pisemna?

Dla celów dowodowych i podatkowych powinna być pisemna. Przy najmie nieruchomości lub pomieszczenia na okres dłuższy niż rok Kodeks cywilny wymaga formy pisemnej, a niezachowanie tej formy powoduje, że umowę uznaje się za zawartą na czas nieoznaczony. Urząd skarbowy przy VAT-R również zwykle oczekuje dokumentu, a nie samego ustnego wyjaśnienia.

Czy członek zarządu może sam podpisać umowę najmu ze swoją spółką?

Co do zasady nie powinien podpisywać umowy w imieniu spółki, jeżeli sam jest drugą stroną tej umowy. W takim przypadku należy zastosować art. 210 K.s.h., czyli reprezentację przez radę nadzorczą albo pełnomocnika powołanego uchwałą zgromadzenia wspólników. Szczególne zasady dotyczą spółki jednoosobowej, w której jedyny wspólnik jest jedynym członkiem zarządu.

Czy wystarczy zgoda małżonka, który jest członkiem zarządu?

Zgoda małżonka może wystarczyć z punktu widzenia art. 37 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego, jeżeli stroną umowy jest drugi małżonek, a nieruchomość należy do majątku wspólnego. Nie zastępuje ona jednak art. 210 K.s.h., jeżeli członek zarządu sam występuje w umowie jako wynajmujący.

Czy można podpisać umowę z datą sprzed 9 miesięcy?

Nie należy wpisywać nieprawdziwej daty podpisania dokumentu. Można natomiast opisać w umowie albo w oświadczeniu, od kiedy spółka faktycznie korzystała z lokalu i na jakiej podstawie. Jeżeli strony chcą objąć najmem okres wcześniejszy, powinny mieć realne podstawy do takiego ustalenia oraz uwzględnić skutki podatkowe.

Czy zamiast najmu można zawrzeć umowę użyczenia?

Tak, jeżeli właściciel chce oddać spółce lokal nieodpłatnie. Użyczenie także może potwierdzać tytuł prawny do lokalu. Trzeba jednak pamiętać, że nieodpłatne korzystanie z lokalu może rodzić skutki podatkowe po stronie spółki, dlatego wybór między najmem a użyczeniem powinien być uzgodniony z księgowym.

Kto powinien podpisać umowę po stronie spółki?

Jeżeli wynajmującym nie jest członek zarządu, spółkę podpisuje zarząd zgodnie z zasadą reprezentacji w KRS i umowie spółki. Jeżeli wynajmującym jest członek zarządu, spółkę powinna reprezentować rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Czy wynajem pokoju w domu wymaga zmiany sposobu użytkowania budynku?

Jeżeli pokój służy tylko jako adres, biuro administracyjne albo miejsce przechowywania dokumentów i nie zmienia charakteru korzystania z budynku, zwykle nie dochodzi do typowej zmiany sposobu użytkowania. Inaczej może być przy działalności uciążliwej, przyjmowaniu klientów, magazynowaniu towarów albo zmianach budowlanych. W takich sytuacjach trzeba osobno sprawdzić przepisy budowlane i lokalne.

Podsumowanie

W opisanej sprawie najbezpieczniej jest najpierw ustalić, kto ma być stroną umowy najmu. Jeżeli umowę może podpisać rodzic niebędący członkiem zarządu, a drugi rodzic jedynie wyrazi zgodę małżonka, można ograniczyć ryzyko stosowania art. 210 K.s.h. Jeżeli jednak wynajmującym ma być członek zarządu, spółka powinna działać przez pełnomocnika powołanego uchwałą wspólników albo przez radę nadzorczą.

Umowę warto sporządzić na piśmie, z prawdziwą datą podpisania, dokładnym opisem pokoju, czynszem, zasadami rozliczeń i zgodą współmałżonka. Dokument powinien potwierdzać rzeczywisty tytuł prawny spółki do lokalu, a nie tylko formalnie odpowiadać na wezwanie urzędu skarbowego.

Źródła

• art. 210 ustawy z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych: tekst aktu w ISAP
• art. 37 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. – Kodeks rodzinny i opiekuńczy: tekst aktu w ISAP
• art. 659–660 i art. 710 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny: tekst aktu w ISAP
• art. 96 i art. 113 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług: tekst aktu w ISAP