Złożenie sprawozdania do KRS

Każda jednostka objęta wpisem do Krajowego Rejestru Sądowego (w tym także spółki z.o.o) jest zobowiązana składać w sądzie rejestrowym:

1. Roczne sprawozdanie finansowe (czyli wprowadzenie, bilans, rachunek zysków i strat, dodatkowe informacje i objaśnienia oraz opcjonalnie, w zależności od tego, czy jednostka ma obowiązek sporządzania, również zestawienie zmian w kapitale własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych).
2. Opinię biegłego rewidenta (jeśli sprawozdanie podlegało badaniu).
   Obowiązek ten prawdopodobnie Pana nie będzie dotyczył, gdyż spoczywa on na spółkach, które spełniły co najmniej dwa z następujących warunków:

    

   • średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,
   • suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2 500 000 euro,
   • przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 000 000 euro.

1. Odpis uchwały organu zatwierdzającego (zgromadzenia wspólników) o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty.
2. Sprawozdanie z działalności jednostki (w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, spółek akcyjnych, spółek komandytowo-akcyjnych, spółdzielni oraz przedsiębiorstw państwowych).

Zgodnie z art. 49 ustawy o rachunkowości „w przypadku spółek kapitałowych, kierownik jednostki sporządza, wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym, sprawozdanie z działalności jednostki. Sprawozdanie z działalności jednostki powinno obejmować istotne informacje o stanie majątkowym i sytuacji finansowej, w tym ocenę uzyskiwanych efektów oraz wskazanie czynników ryzyka i opis zagrożeń, a w szczególności informacje o:

1. „zdarzeniach istotnie wpływających na działalność jednostki, jakie nastąpiły w roku obrotowym, a także po jego zakończeniu, do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego;
2. przewidywanym rozwoju jednostki;
3. ważniejszych osiągnięciach w dziedzinie badań i rozwoju;
4. aktualnej i przewidywanej sytuacji finansowej;
5. nabyciu udziałów (akcji) własnych, a w szczególności celu ich nabycia, liczbie i wartości nominalnej, ze wskazaniem, jaką część kapitału zakładowego reprezentują, cenie nabycia oraz cenie sprzedaży tych udziałów (akcji) w przypadku ich zbycia;
6. posiadanych przez jednostkę oddziałach (zakładach);
7. instrumentach finansowych w zakresie:

    

   • ryzyka: zmiany cen, kredytowego, istotnych zakłóceń przepływów środków pieniężnych oraz utraty płynności finansowej, na jakie narażona jest jednostka,
   • przyjętych przez jednostkę celach i metodach zarządzania ryzykiem finansowym, łącznie z metodami zabezpieczenia istotnych rodzajów planowanych transakcji, dla których stosowana jest rachunkowość zabezpieczeń”.

Zgodnie z art. 45 ust. 1 ustawy o rachunkowości „sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych”. Dniem zamknięcia ksiąg rachunkowych jest ostatni dzień roku obrotowego – z reguły jest to rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych, stosowany również do celów podatkowych.

Według art. 49 ustawy o rachunkowości, konieczność sporządzenia sprawozdania finansowego spoczywa na kierowniku jednostki. Kierownikiem jednostki w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością jest zarząd spółki. Obowiązek sporządzenia sprawozdania z działalności jednostki spoczywa na zarządzie aktualnym na dzień jego sporządzenia. Sprawozdanie finansowe podpisują członkowie zarządu oraz osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, natomiast pod sprawozdaniem z działalności spółki z o.o. podpisują się wyłącznie członkowie zarządu.

Zgodnie z art. 52 ustawy o rachunkowości roczne sprawozdanie finansowego należy sporządzić nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego (dzień bilansowy jest dla spółki ostatnim dniem obrotowym – z reguły 31 grudnia).

Roczne sprawozdanie finansowe powinno być zatwierdzone uchwałą zgromadzenia wspólników w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego, przy czym w tym czasie musi zostać zbadane, jeśli jest to wymagane.

Niezależnie jednak od tego, czy sprawozdanie zostało w tym okresie zatwierdzone, czy nie, musi ono być złożone w rejestrze sądowym w ciągu 15 dni po upływie 6 miesięcy od dnia bilansowego.

Ponieważ wpis do rejestru dokonywany jest na wniosek (art. 19 ustawy o KRS), to wraz z dokumentami należy wypełnić formularz („Wniosek o zmianę wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym – sprawozdania finansowe i inne dokumenty”).

Składając ten formularz wniosku (tj. KRS-Z30), należy uiścić opłatę sądową oraz opłatę za ogłoszenie w „Monitorze Sądowym i Gospodarczym”, związaną z wpisem do rejestru.

Opłata sądowa (w wysokości 40 zł) dotyczy zmiany wpisu w KRS (polega na tym, że we wpisie spółki w KRS zostaje zamieszczona wzmianka o złożeniu rocznego sprawozdania finansowego i innych dokumentów).

Ponieważ zmiana taka ogłaszana jest w „Monitorze Sądowym i Gospodarczym”, to za ogłoszenie wzmianki o zmianie wpisu sąd pobiera drugą opłatę, znacznie już wyższą – 250 zł.

Wniosek do złożenia w KRS może Pan znaleźć na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości: http://bip.ms.gov.pl/Data/Files/_public/bip/krs/formularze/krs_form_z30.rtf