Używanie prywatnego samochodu do celów służbowych – kilometrówka i podatek

Na czym polega kilometrówka za prywatny samochód pracownika?

Pracodawca może powierzyć pracownikowi używanie prywatnego samochodu do celów służbowych w jazdach lokalnych. Podstawą jest tu § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Z przepisu wynika, że zwrot kosztów następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej między pracodawcą a pracownikiem.

Zwrot może być ustalony na dwa sposoby:

• jako miesięczny ryczałt,
• albo według faktycznie przejechanych kilometrów, czyli na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu.

W praktyce pojęcie „kilometrówka” najczęściej oznacza właśnie rozliczenie według liczby rzeczywiście przejechanych kilometrów pomnożonych przez stawkę za 1 km przebiegu.

Jakie stawki za 1 km obowiązują obecnie?

Maksymalne stawki za 1 km przebiegu pojazdu dla celów tego rozliczenia wynikają z § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. i obecnie wynoszą:

Pracodawca może przyjąć stawkę niższą, ale nie powinien przekraczać stawek maksymalnych wynikających z rozporządzenia, jeśli chce zachować bezpieczeństwo rozliczeń składkowych i porządek dokumentacyjny.

Ryczałt czy ewidencja przebiegu – czym to się różni?

Przy ryczałcie pracownik otrzymuje co miesiąc ustaloną kwotę obliczoną jako iloczyn stawki za 1 km i miesięcznego limitu kilometrów na jazdy lokalne. Podstawą jest miesięczne oświadczenie pracownika o używaniu pojazdu do celów służbowych, o którym mowa w § 4 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r.

Przy rozliczeniu według faktycznego przebiegu potrzebna jest ewidencja przebiegu pojazdu. W takim modelu wypłata odpowiada faktycznej liczbie kilometrów przejechanych dla celów służbowych.

Jeżeli rozliczenie dotyczy pracownika wykonującego zadania mobilne albo pracownika, którego miejsce pracy zostało określone szeroko, zawsze trzeba porównać zapisy umowy o pracę, polecenia służbowe oraz rzeczywisty sposób wykonywania pracy. To właśnie stan faktyczny decyduje, czy dany przejazd był jeszcze zwykłym dojazdem do pracy, czy już przejazdem służbowym.

Jaki jest maksymalny miesięczny limit kilometrów przy ryczałcie?

Maksymalny miesięczny limit kilometrów dla jazd lokalnych określa § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r.. Co do zasady limit ustala pracodawca, ale nie może on przekroczyć:

• 300 km – w gminie lub mieście do 100 tys. mieszkańców,
• 500 km – w gminie lub mieście ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
• 700 km – w gminie lub mieście ponad 500 tys. mieszkańców.

W niektórych przypadkach przepisy przewidują możliwość podwyższenia limitów dla określonych grup pracowników lub z uwagi na charakter zadań, ale trzeba to oceniać ściśle według przepisów szczególnych i dokumentacji pracodawcy.

Czy pracodawca musi zwracać koszty opon, serwisu i przeglądów?

Co do zasady nie. Rozporządzenie z 25 marca 2002 r. przewiduje zwrot kosztów używania pojazdu poprzez stawkę za 1 km albo ryczałt. Nie nakłada natomiast na pracodawcę obowiązku osobnego pokrywania kosztów takich jak:

• wymiana opon letnich lub zimowych,
• przeglądy okresowe,
• naprawy eksploatacyjne,
• ubezpieczenie pojazdu.

W praktyce przyjmuje się, że stawka za 1 km ma charakter ryczałtowy i obejmuje typowe koszty eksploatacji pojazdu. Jeżeli pracodawca chce dodatkowo zwracać konkretne wydatki, powinien to wyraźnie uregulować w umowie albo regulaminie. Taki dodatkowy zwrot może jednak zostać zakwalifikowany jako odrębny przychód pracownika do PIT i może też wpływać na rozliczenia składkowe, jeżeli nie mieści się w wyłączeniach.

W firmowych rozliczeniach podatkowych warto też oddzielić zasady dotyczące pracownika od zasad dotyczących przedsiębiorcy lub spółki. Jeśli temat dotyczy ujęcia wydatków związanych z autem w działalności, zobacz również: samochód w firmie.

Od kiedy liczyć trasę – czy od domu pracownika?

Tu nie ma jednej odpowiedzi dla wszystkich przypadków. Decydujące znaczenie ma to, jak określono miejsce pracy, jaki był cel przejazdu i czy przejazd rzeczywiście służył wykonywaniu obowiązków pracowniczych.

Jeżeli pracownik jedzie z domu do stałego miejsca pracy, to co do zasady jest to zwykły dojazd do pracy, a nie przejazd służbowy. Sam obowiązek stawienia się do pracy obciąża pracownika. Taki przejazd zwykle nie powinien być ujmowany w kilometrówce.

Inaczej może być wtedy, gdy:

• pracownik nie ma jednego stałego miejsca pracy,
• praca ma charakter terenowy lub mobilny,
• pracodawca poleca bezpośredni wyjazd z domu do klienta, kontrahenta lub innego miejsca wykonania zadania,
• z umowy lub regulaminu wynika, że miejscem pracy jest określony obszar, a nie punktowa siedziba pracodawcy.

W takich sytuacjach trzeba ocenić konkretny stan faktyczny. Sama wzmianka w umowie, że miejscem pracy jest także miejsce zamieszkania, nie zawsze wystarczy. Liczy się to, czy przejazd był rzeczywiście elementem realizacji obowiązków pracowniczych, a nie zwykłym rozpoczęciem dnia pracy.

Jak prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?

W przypadku rozliczenia według faktycznych kilometrów przebieg pojazdu musi być udokumentowany ewidencją. Dla celów podatkowo-składkowych nadal istotne jest, aby ewidencja była rzetelna i pozwalała ustalić:

• dane pojazdu,
• dane osoby używającej pojazdu,
• kolejne wpisy dotyczące tras,
• cel wyjazdu,
• opis trasy,
• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
• podpis pracownika i akceptację pracodawcy.

Przy rozliczeniach kadrowych warto prowadzić ewidencję oddzielnie dla każdego pojazdu i za każdy miesiąc. Im bardziej ogólnikowe wpisy, tym większe ryzyko zakwestionowania rozliczenia.

Jeżeli w danym modelu zatrudnienia pojawiają się także inne koszty związane z przemieszczaniem się pracownika, pomocne może być porównanie zasad, według których rozlicza się wydatki firmowe przy podróżach i innych obowiązkach służbowych.

Czy kilometrówka jest opodatkowana PIT?

W typowej sytuacji tak. Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych przychodami ze stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość świadczeń ponoszonych za pracownika, niezależnie od źródła finansowania. Oznacza to, że zwrot kosztów używania prywatnego samochodu w jazdach lokalnych co do zasady stanowi przychód pracownika.

Zwolnienie z PIT występuje tylko wtedy, gdy istnieje wyraźna podstawa ustawowa. Najczęściej analizuje się tu:

• art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT – dotyczący należności za czas podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wykonawczych wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy,
• art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o PIT – dotyczący zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących jego własność dla potrzeb zakładu pracy w jazdach lokalnych, ale tylko gdy obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do ich zwrotu wynika wprost z przepisów innych ustaw.

To drugie zwolnienie ma zastosowanie tylko do niektórych grup zawodowych i tylko wtedy, gdy przepisy szczególne wyraźnie przewidują taki zwrot. Nie dotyczy automatycznie każdego pracownika korzystającego z prywatnego auta.

Jeżeli więc zwykły pracownik otrzymuje kilometrówkę za jazdy lokalne tylko na podstawie umowy z pracodawcą i rozporządzenia Ministra Infrastruktury, to co do zasady powstaje przychód podlegający opodatkowaniu PIT.

A co ze składkami ZUS?

Tu zasady są korzystniejsze niż w PIT. Na podstawie § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z podstawy wymiaru składek wyłączony jest zwrot kosztów używania do celów służbowych pojazdów niebędących własnością pracodawcy – do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu, jeżeli przebieg pojazdu jest udokumentowany ewidencją przebiegu pojazdu.

Oznacza to, że:

• do limitów wynikających z przepisów zwrot może nie wchodzić do podstawy składek ZUS,
• nadwyżka ponad limity może zostać oskładkowana,
• brak prawidłowej ewidencji przy kilometrówce może pozbawić prawa do wyłączenia składkowego.

W praktyce trzeba więc rozdzielić dwie kwestie: PIT i ZUS. To, że świadczenie jest oskładkowane albo nieoskładkowane, nie przesądza jeszcze automatycznie o zwolnieniu z podatku dochodowego.

Podróż służbowa a jazdy lokalne – dlaczego to takie ważne?

To podstawowe rozróżnienie. Podróż służbowa pracownika jest regulowana przez art. 77⁵ § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Przepis ten stanowi, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, albo poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Jeżeli więc pracownik używa prywatnego auta w podróży służbowej, zastosowanie mają przepisy dotyczące podróży służbowych, a nie tylko zasady jazd lokalnych. To właśnie dlatego w części przypadków zwrot może korzystać ze zwolnienia z PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT.

Jeżeli natomiast przejazdy są tylko jazdami lokalnymi, sytuacja podatkowa jest zwykle mniej korzystna dla pracownika.

Co warto uregulować w umowie lub regulaminie?

Aby ograniczyć spory, dokumenty pracodawcy powinny jasno określać:

• czy zwrot następuje ryczałtem czy według ewidencji przebiegu,
• jaką stawkę za 1 km przyjęto,
• jakie trasy można rozliczać,
• jak dokumentować cele wyjazdów,
• czy i w jakich przypadkach dopuszczalne są wyjazdy bezpośrednio z domu pracownika,
• jakie dokumenty pracownik ma składać miesięcznie,
• czy pracodawca pokrywa jakiekolwiek koszty dodatkowe poza kilometrówką.

Brak takich zasad zwykle powoduje problemy dopiero przy kontroli albo sporze z pracownikiem.

FAQ

Czy pracownik może dostać osobny zwrot za opony zimowe?

Tak, ale tylko jeśli pracodawca dobrowolnie to przewidzi w umowie lub regulaminie. Przepisy o kilometrówce nie nakazują odrębnego zwrotu za opony. Taki zwrot trzeba potem osobno ocenić pod kątem PIT i ZUS.

Czy kilometrówka za jazdy lokalne jest zwolniona z podatku?

Zwykle nie. Co do zasady stanowi przychód ze stosunku pracy na podstawie art. 12 ust. 1 ustawy o PIT. Zwolnienie wymaga wyraźnej podstawy ustawowej, np. w przepisach o podróży służbowej albo w ustawie szczególnej.

Czy brak ewidencji przebiegu pojazdu jest problemem?

Tak, przy rozliczeniu według faktycznych kilometrów to podstawowy dokument. Bez rzetelnej ewidencji pracodawca naraża się na zakwestionowanie rozliczenia, zwłaszcza w zakresie składek ZUS.

Czy przejazd z domu do klienta zawsze można rozliczyć?

Nie zawsze. To zależy od miejsca pracy, charakteru obowiązków i faktycznej organizacji pracy. U pracownika mobilnego odpowiedź może być inna niż u pracownika biurowego.

Czy pracodawca może wypłacić stawkę wyższą niż z rozporządzenia?

Może umownie przyznać wyższy zwrot, ale nadwyżka ponad limity wynikające z przepisów rodzi zwiększone ryzyko w rozliczeniach składkowych i podatkowych. Bezpieczniej trzymać się stawek maksymalnych z rozporządzenia.

Źródła

• Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
• Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, w szczególności art. 77⁵ § 1.
• Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, w szczególności art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a oraz art. 21 ust. 1 pkt 23b.
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, w szczególności § 2 ust. 1 pkt 13.