Umowa o dzieło dla osoby fizycznej – podatek, koszty i formalności

Jak podatkowo rozlicza się umowę o dzieło zawartą przez osobę fizyczną?

Jeżeli osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej zawiera umowę o dzieło z przedsiębiorcą, to przychód najczęściej nie wymaga zakładania firmy. Co do zasady przychód z takiej umowy jest kwalifikowany do źródła „działalność wykonywana osobiście” na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 2 oraz art. 13 pkt 8 lit. a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przepis art. 13 pkt 8 lit. a tej ustawy obejmuje m.in. przychody z umowy o dzieło uzyskiwane od osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej. W takim modelu to zamawiający występuje jako płatnik zaliczki na podatek.

Nie oznacza to jednak, że każda umowa o dzieło będzie rozliczana identycznie. Najważniejsze jest ustalenie, czy rezultat pracy jest zwykłym dziełem, czy utworem w rozumieniu prawa autorskiego, a umowa obejmuje także prawa autorskie.

Kiedy można zastosować 20% kosztów, a kiedy 50%?

20% kosztów uzyskania przychodu stosuje się typowo do przychodów z działalności wykonywanej osobiście, o których mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o PIT. Podstawą jest art. 22 ust. 9 pkt 4 ustawy o PIT.

50% kosztów uzyskania przychodu można stosować tylko wtedy, gdy wynagrodzenie dotyczy korzystania przez twórcę z praw autorskich lub rozporządzania tymi prawami. Podstawę stanowi art. 22 ust. 9 pkt 1–3 ustawy o PIT, przy czym w praktyce dla umowy o dzieło kluczowe jest, aby:

• powstał utwór w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych,
• umowa wyraźnie wskazywała, że dochodzi do przeniesienia autorskich praw majątkowych albo udzielenia licencji, zgodnie z art. 41 ust. 1 i art. 53 tej ustawy,
• wynagrodzenie dało się powiązać z częścią autorską, a nie wyłącznie z samym technicznym wykonaniem prac.

Nie wystarczy samo wpisanie do umowy hasła „przeniesienie praw autorskich”. Jeżeli efekt pracy nie ma cech utworu, 50% kosztów nie powinno się stosować. To szczególnie ważne przy prostych, odtwórczych pracach.

Przy tematach twórczych warto zobaczyć także materiały o rozliczaniu praw autorskich oraz o dochodach z działalności twórczej.

Ile wynosi limit 50% kosztów autorskich?

50% koszty uzyskania przychodu są ograniczone limitem rocznym. Zgodnie z art. 22 ust. 9a ustawy o PIT łączne koszty uzyskania przychodów ustalane według 50% stawki nie mogą w roku podatkowym przekroczyć kwoty stanowiącej górną granicę pierwszego przedziału skali podatkowej z art. 27 ust. 1 ustawy o PIT.

W praktyce oznacza to, że przy większej liczbie umów autorskich w jednym roku trzeba pilnować narastająco, czy limit nie został przekroczony. Po przekroczeniu limitu nie stosuje się już dalszych 50% kosztów.

Przykładowe wyliczenie podatku przy dwóch umowach po 10 000 zł

Zakładając dwie umowy o dzieło po 10 000 zł każda, bez składek ZUS potrącanych z wynagrodzenia i bez innych dochodów w roku, uproszczone wyliczenie wygląda następująco:

* To wyliczenie uproszczone, bez uwzględnienia zaokrągleń płatnika, ewentualnego stosowania kwoty zmniejszającej podatek przez płatnika oraz innych dochodów podatnika.

Jeżeli to jedyne dochody w roku, istotna staje się także kwota zmniejszająca podatek wynikająca z art. 27 ust. 1 ustawy o PIT. W rozliczeniu rocznym może się więc okazać, że pobrane zaliczki zostaną w całości albo częściowo zwrócone.

Kto pobiera podatek i czy trzeba go potem płacić drugi raz?

Jeżeli umowę wypłaca przedsiębiorca, to na podstawie art. 41 ust. 1 ustawy o PIT pobiera on jako płatnik zaliczkę na podatek dochodowy. Następnie przekazuje ją do urzędu skarbowego.

Po zakończeniu roku płatnik sporządza informację PIT-11 i przekazuje ją podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu, zgodnie z art. 42 ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT. Na tej podstawie wykonawca składa co do zasady zeznanie PIT-37 w terminie określonym w art. 45 ust. 1 ustawy o PIT.

Nie płaci się drugi raz tego samego podatku od tej samej wypłaty. W rozliczeniu rocznym wykazuje się przychód, koszty i zaliczki już pobrane przez płatnika. Wynik może być trojaki:

• brak dopłaty,
• nadpłata do zwrotu,
• dopłata, jeśli zaliczki były zbyt niskie albo pojawiły się inne dochody.

Jeżeli nie ma Pan innych dochodów, często powstaje zwrot, zwłaszcza gdy nie była na bieżąco uwzględniana kwota zmniejszająca podatek.

Czy można złożyć PIT-2 przy umowie o dzieło?

Tak, w wielu przypadkach jest to możliwe. Na podstawie art. 31a ustawy o PIT podatnik może złożyć płatnikowi oświadczenie wpływające na sposób obliczania zaliczek, w tym dotyczące stosowania kwoty zmniejszającej podatek, o ile spełnione są ustawowe warunki i podatnik nie korzysta z tej samej kwoty u innego płatnika w sposób sprzeczny z przepisami.

W praktyce oznacza to, że jeżeli umowa o dzieło jest jedynym lub głównym źródłem przychodów, warto zapytać zamawiającego, czy przyjmuje PIT-2 do rozliczania zaliczek. Jeżeli tak, zaliczka w trakcie roku może być niższa. Jeżeli nie złoży Pan takiego oświadczenia, rozliczenie kwoty zmniejszającej podatek nastąpi dopiero w zeznaniu rocznym.

Czy umowa o dzieło podlega ZUS?

Co do zasady umowa o dzieło nie stanowi tytułu do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych ani ubezpieczenia zdrowotnego. Wynika to z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, który nie wymienia samodzielnej umowy o dzieło jako odrębnego tytułu do ubezpieczeń.

Wyjątki są jednak bardzo ważne. Składki mogą pojawić się zwłaszcza wtedy, gdy:

• umowa o dzieło została zawarta z własnym pracodawcą albo jest wykonywana na jego rzecz — wtedy zgodnie z art. 8 ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych przychód może być traktowany jak przychód pracowniczy do celów ZUS,
• nazwana „umową o dzieło” umowa w rzeczywistości ma cechy umowy zlecenia lub umowy o świadczenie usług; w razie kontroli ZUS liczy się rzeczywista treść i sposób wykonywania umowy, a nie sama nazwa.

Niezależnie od braku składek zamawiający może mieć obowiązek zgłoszenia zawarcia umowy o dzieło do ZUS na formularzu RUD. Obowiązek ten wynika z art. 36 ust. 17 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych i dotyczy umów o dzieło zawieranych z osobą, z którą zamawiający nie pozostaje w stosunku pracy, jeżeli umowa nie jest wykonywana na rzecz własnego pracodawcy wykonawcy. Zgłoszenia dokonuje się w terminie 7 dni od zawarcia umowy.

Czy trzeba zakładać działalność gospodarczą?

Jednorazowe albo okazjonalne wykonanie dzieła dla przedsiębiorcy nie oznacza automatycznie obowiązku rejestracji działalności. Ocena zależy od tego, czy aktywność spełnia przesłanki działalności gospodarczej z art. 5a pkt 6 ustawy o PIT i z art. 3 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, czyli ma charakter zorganizowany, ciągły i zarobkowy.

Jeżeli jednak ktoś regularnie pozyskuje zlecenia, działa w sposób powtarzalny i zorganizowany, organ może uznać, że w rzeczywistości prowadzi działalność gospodarczą. To zawsze zależy od konkretnego stanu faktycznego.

Nie należy też mylić tego z działalnością nierejestrowaną. Instytucja działalności nierejestrowanej z art. 5 ust. 1 ustawy – Prawo przedsiębiorców dotyczy działalności gospodarczej wykonywanej na małą skalę, ale przy umowie o dzieło zawieranej z płatnikiem co do zasady i tak rozliczenie może następować na zasadach właściwych dla tej umowy. Sam wysoki przychód z pojedynczej umowy nie powoduje jeszcze automatycznie, że trzeba tę relację rozliczać jak działalność nierejestrowaną.

Czy wykonawca musi wystawić rachunek?

Co do zasady przy umowie o dzieło zawartej poza działalnością gospodarczą to nie wykonawca prowadzi typową sprzedaż fakturową. W praktyce najczęściej podstawą wypłaty jest sama umowa, protokół odbioru i rachunek do umowy, jeśli strony tak przyjęły.

Jeżeli nie ma obowiązku wystawienia faktury, zastosowanie może mieć art. 87 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym podatnik na żądanie usługobiorcy wystawia rachunek potwierdzający wykonanie usługi lub sprzedaż. Oznacza to, że rachunek może być wymagany przez zamawiającego, ale nie zawsze musi być wystawiany automatycznie.

W praktyce warto ustalić w umowie:

• czy wynagrodzenie jest płatne po odbiorze dzieła,
• czy potrzebny będzie rachunek,
• czy strony podpiszą protokół odbioru,
• czy wynagrodzenie obejmuje przeniesienie praw autorskich.

Co powinno znaleźć się w umowie, żeby rozliczenie było bezpieczne?

Dobrze przygotowana umowa o dzieło powinna precyzyjnie opisywać rezultat, termin wykonania, wynagrodzenie oraz zasady odbioru dzieła. Jeżeli chodzi o podatki, szczególnie ważne są:

• dokładny opis dzieła,
• wskazanie, czy rezultat jest utworem,
• postanowienia o przeniesieniu autorskich praw majątkowych albo licencji wraz z polami eksploatacji – zgodnie z art. 41 ust. 2 i art. 50 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych,
• wyodrębnienie wynagrodzenia autorskiego, jeżeli umowa obejmuje zarówno prace twórcze, jak i techniczne,
• zasady akceptacji dzieła i zgłaszania wad.

Jeśli te elementy są niejasne, zamawiający może zastosować ostrożnie tylko 20% kosztów albo potraktować umowę w sposób mniej korzystny podatkowo.

Przykłady

Poniższe sytuacje pokazują, jak w praktyce zmienia się rozliczenie podatkowe w zależności od treści umowy i charakteru wykonanego dzieła.

FAQ

Czy od umowy o dzieło zawsze płaci się tylko podatek, bez ZUS?

Nie zawsze. Co do zasady samodzielna umowa o dzieło nie rodzi obowiązku składkowego, ale wyjątki dotyczą m.in. umowy zawartej z własnym pracodawcą albo wykonywanej na jego rzecz oraz sytuacji, gdy umowa w rzeczywistości ma cechy zlecenia.

Czy przedsiębiorca może sam zdecydować, że zastosuje 50% koszty?

Nie dowolnie. Musi istnieć podstawa faktyczna i prawna: rzeczywisty utwór oraz umowa dotycząca praw autorskich. Bez tego zastosowanie 50% kosztów może zostać zakwestionowane.

Czy po otrzymaniu PIT-11 muszę składać PIT-37?

Tak, co do zasady tak. PIT-11 jest informacją od płatnika, a roczne rozliczenie składa podatnik, zwykle na formularzu PIT-37.

Czy bez rachunku zamawiający może wypłacić wynagrodzenie?

To zależy od ustaleń stron i procedur zamawiającego. Często wystarcza umowa i odbiór dzieła, ale wielu zamawiających wymaga dodatkowo rachunku do umowy dla celów księgowych.

Czy dwie umowy po 10 000 zł oznaczają obowiązek założenia firmy?

Nie automatycznie. Kluczowe jest to, czy działalność ma charakter zorganizowany i ciągły. Jednorazowe lub incydentalne zlecenia zwykle nie przesądzają jeszcze o obowiązku rejestracji działalności gospodarczej.

Podsumowanie

Dla osoby fizycznej wykonującej umowę o dzieło dla przedsiębiorcy najczęściej najważniejsze są trzy kwestie: prawidłowa kwalifikacja przychodu, właściwe koszty uzyskania przychodu oraz roczne rozliczenie na podstawie PIT-11. Przy zwykłym dziele standardem są 20% koszty. Przy realnym utworze z prawami autorskimi możliwe są 50% koszty, ale tylko po spełnieniu warunków ustawowych.

Jeżeli umowa ma większą wartość albo zawiera element twórczy, warto ją sprawdzić przed podpisaniem. Błąd w zapisie o prawach autorskich albo w kwalifikacji umowy może zmienić wysokość podatku i zwiększyć ryzyko sporu z płatnikiem lub fiskusem.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350
2. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa – Dz.U. 1997 nr 137 poz. 926
3. Ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych – Dz.U. 1994 nr 24 poz. 83
4. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – Dz.U. 1998 nr 137 poz. 887
5. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców – Dz.U. 2018 poz. 646