Urlop na przygotowanie rozprawy doktorskiej i obrony

Komu przysługuje urlop na przygotowanie rozprawy doktorskiej?

Aktualnie kwestii tej nie reguluje już ustawa z dnia 14 marca 2003 r. o stopniach naukowych i tytule naukowym. Została ona zastąpiona przez ustawę z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce.

Zgodnie z art. 196 ust. 1 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce pracownikowi niebędącemu nauczycielem akademickim albo pracownikiem naukowym, który przygotowuje rozprawę doktorską, przysługuje na jego wniosek urlop w wymiarze 28 dni, które są dla niego dniami pracy, na przygotowanie rozprawy doktorskiej lub przygotowanie się do obrony rozprawy doktorskiej.

Oznacza to, że z tego szczególnego urlopu może skorzystać pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania albo spółdzielczej umowy o pracę, jeżeli spełnia warunki wskazane w art. 196 ust. 1 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce. Przepis nie wymaga, aby doktorat był podjęty z inicjatywy pracodawcy. Nie wymaga też wcześniejszej zgody pracodawcy na doktorat.

Jeżeli więc pracownik samodzielnie rozpoczął studia doktoranckie, kształcenie w szkole doktorskiej albo przygotowuje doktorat w trybie eksternistycznym, to sam fakt braku skierowania przez pracodawcę nie odbiera mu prawa do urlopu z art. 196 ust. 1 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce.

Czy zgoda pracodawcy na doktorat jest potrzebna?

Nie, sama zgoda pracodawcy na rozpoczęcie doktoratu nie jest warunkiem nabycia prawa do urlopu. Art. 196 ust. 1 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce uzależnia urlop od tego, że pracownik przygotowuje rozprawę doktorską, składa wniosek i nie należy do kategorii osób wyłączonych z tego przepisu, czyli nie jest nauczycielem akademickim albo pracownikiem naukowym. W tym kontekście znaczenie ma również obrona doktoratu a urlop nauczyciela liceum.

Pracodawca ma natomiast wpływ na termin wykorzystania urlopu, ponieważ art. 196 ust. 1 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce przewiduje urlop w terminie uzgodnionym z pracodawcą. Nie oznacza to dowolnego prawa do odmowy urlopu. Oznacza to raczej konieczność ustalenia takiego terminu, który pozwoli pracownikowi przygotować rozprawę lub obronę, a jednocześnie uwzględni organizację pracy zakładu.

Ile dni urlopu przysługuje i jak liczyć ten urlop?

Wymiar urlopu wynosi 28 dni. Są to dni, które w rozumieniu przepisów o czasie pracy są dla danego pracownika dniami pracy. Wynika to bezpośrednio z art. 196 ust. 1 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce.

Jeżeli pracownik pracuje od poniedziałku do piątku, urlopu udziela się na dni robocze wynikające z jego rozkładu czasu pracy. Jeżeli pracownik pracuje w systemie zmianowym, równoważnym albo ma indywidualny rozkład czasu pracy, znaczenie ma jego konkretny harmonogram. Urlop nie powinien być pomniejszany o dni, które zgodnie z grafikiem nie są dla pracownika dniami pracy.

Wynagrodzenie za urlop i zwolnienie na obronę

Za okres urlopu oraz zwolnienia od pracy na obronę pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Wynika to z art. 196 ust. 3 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, który przewiduje wynagrodzenie ustalane jak za urlop wypoczynkowy.

Przy ustalaniu wysokości wynagrodzenia należy stosować zasady właściwe dla urlopu wypoczynkowego, w szczególności art. 172 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy oraz rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Zasadą jest więc uwzględnienie stałych składników wynagrodzenia oraz odpowiednie rozliczenie składników zmiennych.

Urlop doktorancki a urlop szkoleniowy z Kodeksu pracy

Urlop z art. 196 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce jest odrębnym uprawnieniem od urlopu szkoleniowego przewidzianego w art. 103² § 1 ustawy Kodeks pracy. Urlop szkoleniowy z Kodeksu pracy jest związany z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych za zgodą pracodawcy albo z inicjatywy pracodawcy, co wynika z art. 103¹ § 1 Kodeksu pracy.

W przypadku urlopu na rozprawę doktorską podstawą jest jednak art. 196 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce. Dlatego brak umowy szkoleniowej, brak skierowania na doktorat albo brak wcześniejszej zgody pracodawcy nie powinny same w sobie pozbawiać pracownika prawa do 28 dni urlopu, jeżeli pozostałe warunki z art. 196 ust. 1 tej ustawy są spełnione.

Jak złożyć wniosek o urlop na rozprawę doktorską?

Ustawa Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce nie określa szczegółowego formularza wniosku. Dla celów dowodowych wniosek powinien być złożony na piśmie albo w formie dokumentowej przyjętej u pracodawcy, na przykład przez system kadrowy lub służbowy e-mail.

We wniosku warto wskazać:

• podstawę prawną, czyli art. 196 ust. 1 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce,
• liczbę dni urlopu, z których pracownik chce skorzystać,
• proponowany termin urlopu,
• cel urlopu, czyli przygotowanie rozprawy doktorskiej albo przygotowanie się do obrony,
• dokument potwierdzający status doktoranta, prowadzenie postępowania doktorskiego, wyznaczenie obrony albo inny związek urlopu z doktoratem.

Pracodawca może żądać wykazania, że urlop ma związek z doktoratem. Nie powinien natomiast żądać informacji niemających znaczenia dla uprawnienia, takich jak pełna treść rozprawy, ocena pracy naukowej albo szczegóły badań objęte poufnością.

Czy urlop wpływa na stypendium doktoranta?

Urlop pracowniczy z art. 196 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce nie rozstrzyga samodzielnie o prawie do stypendium doktoranckiego albo stypendium w szkole doktorskiej. Prawo do stypendium dla doktorantów szkół doktorskich wynika przede wszystkim z art. 209 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, natomiast w starszych stanach faktycznych znaczenie mogą mieć przepisy przejściowe, regulaminy studiów doktoranckich, decyzje uczelni albo umowy.

Jeżeli problem dotyczy wypłaty, zawieszenia albo zwrotu świadczeń, trzeba odrębnie przeanalizować regulamin i dokumenty uczelni. Przydatne mogą być opracowania dotyczące tego, kiedy przysługuje stypendium doktoranta oraz co zrobić, gdy uczelnia błędnie wypłaciła stypendium i żąda jego zwrotu.

Co zrobić, gdy pracodawca odmawia urlopu?

W pierwszej kolejności warto złożyć wniosek ponownie, z wyraźnym powołaniem się na art. 196 ust. 1 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce oraz z dokumentem potwierdzającym przygotowanie rozprawy albo termin obrony. Jeżeli spór dotyczy wyłącznie terminu, należy zaproponować realny harmonogram wykorzystania urlopu.

Jeżeli pracodawca nadal odmawia udzielenia urlopu mimo spełnienia ustawowych warunków, pracownik może dochodzić swoich praw na zasadach właściwych dla stosunku pracy. W zależności od sytuacji w grę wchodzi wezwanie pracodawcy do udzielenia urlopu, skarga do Państwowej Inspekcji Pracy albo roszczenie przed sądem pracy. Ocena zależy jednak od dokumentów, harmonogramu pracy, treści odmowy oraz tego, czy pracownik rzeczywiście mieści się w zakresie art. 196 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce.

FAQ

Podsumowanie

Pracownik, który przygotowuje rozprawę doktorską, może skorzystać z 28 dni płatnego urlopu na podstawie art. 196 ust. 1 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, jeżeli nie jest nauczycielem akademickim ani pracownikiem naukowym. Dodatkowo art. 196 ust. 2 tej ustawy przyznaje zwolnienie od pracy na obronę rozprawy doktorskiej. Nie należy przenosić tych zasad automatycznie na studia pierwszego stopnia; osobno wyjaśniamy, jaki urlop przysługuje na obronę pracy licencjackiej.

W opisanej sytuacji sam fakt, że pracownik samodzielnie podjął doktorat i nie uzgadniał tego z pracodawcą, nie przekreśla prawa do urlopu. Kluczowe jest złożenie wniosku, wykazanie celu urlopu oraz uzgodnienie terminu jego wykorzystania.

Źródła

• art. 196 ust. 1, ust. 2 i ust. 3 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce,
• art. 209 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce,
• art. 103¹ § 1 i art. 103² § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy,
• art. 172 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy,
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.