Zaniedbanie pracownika i obciążenie go kosztami

Odpowiedzialność pracownika za błędy i zaniedbania

Jeżeli kierowca jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę, jego odpowiedzialność wobec pracodawcy należy oceniać przede wszystkim według przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Podstawą odpowiedzialności materialnej za szkodę wyrządzoną pracodawcy jest art. 114 Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracownik, który wskutek niewykonania albo nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych ze swojej winy wyrządził pracodawcy szkodę, ponosi odpowiedzialność materialną.

W przypadku kierowcy obowiązki mogą wynikać nie tylko z umowy o pracę, lecz także z regulaminu pracy, instrukcji przewozowych, procedur dotyczących opłat drogowych, poleceń służbowych oraz ogólnego obowiązku dbania o dobro zakładu pracy i chronienia jego mienia. Ten ogólny obowiązek wynika z art. 100 § 2 pkt 4 Kodeksu pracy.

Samo wystawienie przez pracodawcę noty obciążeniowej nie przesądza jeszcze, że pracownik musi zapłacić. Pracodawca powinien wykazać wszystkie przesłanki odpowiedzialności. Jeżeli sprawa trafi do sądu pracy, sąd będzie badał konkretny stan faktyczny: czy urządzenie było sprawne, czy pracownik miał realną możliwość jego uruchomienia, czy był przeszkolony, czy zgłaszał usterki i czy kara rzeczywiście powstała wskutek jego zawinionego zachowania.

Jakie przesłanki musi wykazać pracodawca?

Ciężar dowodu spoczywa na pracodawcy. Wynika to wprost z art. 116 Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracodawca jest obowiązany wykazać okoliczności uzasadniające odpowiedzialność pracownika oraz wysokość powstałej szkody.

W praktyce pracodawca powinien wykazać łącznie następujące elementy:

Zakres odpowiedzialności pracownika określa art. 115 Kodeksu pracy. Pracownik odpowiada tylko za rzeczywistą stratę pracodawcy i tylko za normalne następstwa działania lub zaniechania, z którego wynikła szkoda.

Kara za niewłączenie urządzenia opłat drogowych

W opisanej sytuacji problem ma dwa poziomy. Pierwszy dotyczy tego, kto według przepisów państwa, w którym doszło do naruszenia, jest adresatem kary za przejazd bez prawidłowo uiszczonej opłaty drogowej. Drugi dotyczy tego, czy polski pracodawca może następnie dochodzić od pracownika zwrotu zapłaconej kwoty.

Jeżeli kara została nałożona na pracodawcę jako właściciela pojazdu, przewoźnika albo podmiot korzystający z systemu opłat, a pracodawca ją zapłacił, może próbować dochodzić od pracownika odszkodowania na podstawie art. 114–122 Kodeksu pracy. Nadal musi jednak wykazać przesłanki odpowiedzialności pracowniczej z art. 114 i art. 116 Kodeksu pracy.

Jeżeli kara została formalnie nałożona bezpośrednio na kierowcę, trzeba oddzielić odpowiedzialność publicznoprawną wobec zagranicznego organu lub operatora systemu od rozliczenia z pracodawcą. Sam fakt, że pracodawca zapłacił cudze zobowiązanie, nie oznacza automatycznie, że może bez ograniczeń potrącić tę kwotę z wynagrodzenia kierowcy.

Nie można więc przyjąć prostej zasady, że każda kara związana z pojazdem służbowym zawsze obciąża kierowcę albo zawsze obciąża firmę. Decydują dokumenty z postępowania mandatowego lub administracyjnego, treść decyzji, zasady korzystania z urządzenia, instrukcje przekazane kierowcy i przyczyna braku opłaty.

Odpowiedzialność kierującego pojazdem

Zawodowy kierowca powinien przed wjazdem na odcinki płatne sprawdzić, czy urządzenie pokładowe działa, jest zasilane i umożliwia naliczanie opłat. Taki obowiązek może wynikać z procedur pracodawcy, instrukcji operatora systemu opłat oraz z obowiązku starannego wykonywania pracy określonego w art. 100 § 1 Kodeksu pracy.

Jeżeli kierowca wiedział, że urządzenie nie działa, a mimo to kontynuował przejazd bez zgłoszenia problemu i bez uzyskania instrukcji od dyspozytora, pracodawca ma silniejszą podstawę do twierdzenia, że doszło do zawinionego naruszenia obowiązków. W podobnych sprawach ocenia się także praktykę firmy, sposób szkolenia kierowców i to, czy kierowca miał realną możliwość uniknięcia naruszenia.

Warto porównać tę sytuację z innymi przypadkami, w których analizowana jest odpowiedzialność kierowcy za szkodę powstałą przy korzystaniu z samochodu służbowego. W każdym przypadku znaczenie mają wina, dowody i przyczyna szkody.

Wykazanie zaniedbania pracodawcy albo wady sprzętu

Pracownik nie odpowiada za szkodę w takim zakresie, w jakim pracodawca albo inna osoba przyczyniła się do jej powstania lub zwiększenia. Wynika to z art. 117 § 1 Kodeksu pracy. Z kolei art. 117 § 2 Kodeksu pracy stanowi, że pracownik nie ponosi ryzyka związanego z działalnością pracodawcy, a w szczególności nie odpowiada za szkodę wynikłą z działania w granicach dopuszczalnego ryzyka.

Jeżeli zatem urządzenie opłat nie działało dlatego, że gniazdo zasilania w pojeździe było uszkodzone, instalacja elektryczna była niesprawna albo pracodawca wiedział o awarii i nie zapewnił naprawy, może to ograniczać albo wyłączać odpowiedzialność pracownika. Kluczowe jest jednak udowodnienie tych okoliczności.

Przydatne dowody to w szczególności:

• wiadomości SMS, e-maile lub komunikaty z systemu firmowego, w których kierowca zgłaszał usterkę,
• notatki z trasy, raporty dzienne, zgłoszenia do dyspozytora albo serwisu,
• zdjęcia lub nagrania pokazujące brak zasilania w gnieździe,
• dokumenty serwisowe potwierdzające naprawę instalacji po zdarzeniu,
• zeznania innych kierowców, którzy korzystali z tego samego pojazdu i mieli podobny problem,
• instrukcje pracodawcy dotyczące postępowania w razie awarii urządzenia opłat.

W praktyce wykazanie zaniedbania pracodawcy bywa trudne, ale nie jest niemożliwe. Warto zabezpieczać dowody już w chwili zdarzenia, ponieważ późniejsze ogólne twierdzenie, że gniazdo było niesprawne, może nie wystarczyć. Podobne znaczenie dowodów występuje w sprawach, w których analizowana jest szkoda w pracy kierowcy i konieczność wykazania zaniedbania pracodawcy lub pracownika.

Ile pracodawca może żądać od pracownika?

Jeżeli szkoda została wyrządzona nieumyślnie, odpowiedzialność pracownika jest ograniczona. Z art. 119 Kodeksu pracy wynika, że odszkodowanie nie może przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody.

Przy winie nieumyślnej pracodawca nie może żądać utraconych korzyści, lecz tylko rzeczywistej straty. Takie ograniczenie wynika z art. 115 Kodeksu pracy. Jeżeli więc pracodawca zapłacił karę 1500 euro, musi wykazać, że jest to realna strata pozostająca w normalnym związku przyczynowym z zachowaniem pracownika.

Inaczej jest przy winie umyślnej. Zgodnie z art. 122 Kodeksu pracy, jeżeli pracownik umyślnie wyrządził szkodę, jest obowiązany do jej naprawienia w pełnej wysokości. Umyślność oznacza jednak coś więcej niż niedbalstwo. Pracodawca musiałby wykazać, że pracownik chciał wyrządzić szkodę albo co najmniej świadomie godził się na jej powstanie.

Czy pracodawca może potrącić kwotę z wynagrodzenia?

Nota obciążeniowa lub wezwanie od kancelarii nie daje pracodawcy prawa do samodzielnego potrącenia tej kwoty z pensji. Zasady potrąceń z wynagrodzenia określają art. 87–91 Kodeksu pracy.

Zgodnie z art. 91 § 1 Kodeksu pracy należności inne niż wymienione w art. 87 § 1 i § 7 Kodeksu pracy mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie. Roszczenie odszkodowawcze pracodawcy za szkodę wyrządzoną przez pracownika co do zasady wymaga więc albo pisemnej zgody pracownika na potrącenie, albo prawomocnego orzeczenia sądu i dalszej egzekucji.

Jeżeli pracownik nie zgadza się z obciążeniem, powinien odmówić podpisania zgody na potrącenie, a jednocześnie pisemnie przedstawić swoje stanowisko. Brak zapłaty może spowodować, że pracodawca skieruje sprawę do sądu, ale wtedy to pracodawca będzie musiał wykazać podstawy roszczenia.

Przedawnienie roszczeń pracodawcy

Roszczenia pracodawcy o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracownika wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych przedawniają się na zasadach określonych w art. 291 § 2 Kodeksu pracy. Termin wynosi 1 rok od dnia, w którym pracodawca powziął wiadomość o wyrządzeniu szkody, nie później jednak niż 3 lata od jej wyrządzenia.

Jeżeli pracownik wyrządził szkodę umyślnie, zastosowanie ma art. 291 § 3 Kodeksu pracy, który odsyła do przepisów Kodeksu cywilnego o przedawnieniu roszczeń o naprawienie szkody wyrządzonej czynem niedozwolonym.

Jak odpowiedzieć na wezwanie do zapłaty?

Po otrzymaniu wezwania od pracodawcy lub kancelarii warto działać spokojnie i na piśmie. Pracownik może w szczególności:

• zażądać kopii decyzji, mandatu, faktury lub innego dokumentu potwierdzającego karę i jej zapłatę,
• poprosić o wskazanie podstawy prawnej obciążenia oraz sposobu wyliczenia kwoty,
• opisać, kiedy i komu zgłaszał problem z gniazdem zasilania albo urządzeniem,
• wskazać świadków i dokumenty potwierdzające usterkę,
• odmówić podpisania zgody na potrącenie, jeżeli nie uznaje odpowiedzialności,
• zaproponować ugodę tylko wtedy, gdy uznaje choćby częściową odpowiedzialność i rozumie skutki takiego oświadczenia.

Trzeba pamiętać, że dobrowolna zapłata albo pisemne uznanie długu może utrudnić późniejsze kwestionowanie roszczenia. Jeżeli pracownik chce zapłacić tylko po to, aby uniknąć sporu, powinien wcześniej rozważyć, czy nie zastrzec pisemnie, że zapłata następuje bez uznania odpowiedzialności. Skuteczność takiego zastrzeżenia zależy jednak od całokształtu okoliczności.

Podsumowanie

Pracodawca może obciążyć pracownika kosztami zaniedbania, ale nie automatycznie. Musi udowodnić naruszenie obowiązków, winę, rzeczywistą szkodę i normalny związek przyczynowy, co wynika z art. 114, art. 115 i art. 116 Kodeksu pracy. Przy winie nieumyślnej działa limit z art. 119 Kodeksu pracy, czyli maksymalnie trzymiesięczne wynagrodzenie z dnia wyrządzenia szkody.

Jeżeli przyczyną problemu było niesprawne gniazdo, wadliwe urządzenie albo brak reakcji pracodawcy na zgłaszane usterki, pracownik powinien zebrać dowody i powołać się na art. 117 Kodeksu pracy. W praktyce podobnie ocenia się inne sytuacje, w których pojawia się odpowiedzialność za błąd popełniony przy wykonywaniu pracy.

Najważniejsze jest to, że pracodawca nie może dowolnie potrącić kwoty z wynagrodzenia. Bez pisemnej zgody pracownika albo odpowiedniego tytułu wykonawczego potrącenie roszczenia odszkodowawczego z pensji może być bezprawne.

FAQ

Czy pracodawca może obciążyć pracownika karą 1500 euro?

Może dochodzić zwrotu tej kwoty tylko wtedy, gdy spełnione są przesłanki z art. 114 Kodeksu pracy i gdy udowodni je zgodnie z art. 116 Kodeksu pracy. Przy winie nieumyślnej odpowiedzialność jest ograniczona art. 119 Kodeksu pracy.

Czy nota obciążeniowa oznacza, że muszę zapłacić?

Nie. Nota obciążeniowa jest wezwaniem do zapłaty albo dokumentem księgowym, ale sama nie przesądza odpowiedzialności pracownika. Jeżeli pracownik nie uznaje długu, pracodawca powinien wykazać swoje roszczenie, a w razie sporu może skierować sprawę do sądu.

Czy pracodawca może potrącić karę z pensji?

Co do zasady nie może zrobić tego jednostronnie. Z art. 91 § 1 Kodeksu pracy wynika, że takie należności mogą być potrącane z wynagrodzenia tylko za pisemną zgodą pracownika, chyba że pracodawca dysponuje tytułem pozwalającym na egzekucję.

Czy awaria gniazda zasilania wyłącza odpowiedzialność kierowcy?

Może ją wyłączyć albo ograniczyć, ale trzeba to udowodnić. Znaczenie mają zgłoszenia awarii, dokumenty serwisowe, korespondencja z dyspozytorem i inne dowody. Podstawą prawną ograniczenia odpowiedzialności może być art. 117 § 1 i § 2 Kodeksu pracy.

Kto musi udowodnić winę pracownika?

Pracodawca. Art. 116 Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek wykazania okoliczności uzasadniających odpowiedzialność pracownika oraz wysokości szkody.

Czy zapłata oznacza uznanie długu?

Może zostać tak potraktowana, zwłaszcza gdy pracownik płaci bez zastrzeżeń. Jeżeli pracownik nie zgadza się z odpowiedzialnością, przed zapłatą powinien rozważyć pisemne przedstawienie stanowiska albo konsultację, aby nie pogorszyć swojej sytuacji dowodowej.

Źródła

• Art. 100 § 1 oraz art. 100 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.
• Art. 114–122 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.
• Art. 87–91 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.
• Art. 291 § 2 i § 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.