Wypowiedzenie umowy najmu przez e-mail – czy jest ważne?

Wypowiedzenie umowy najmu mieszkania przez e-mail – punkt wyjścia

W opisanej sprawie właściciel mieszkania wynajął lokal, który zgodnie z umową miał być używany przez cztery osoby. Po informacji ze spółdzielni o naliczeniu opłat jak dla pięciu osób wysłano do najemcy e-mail z wypowiedzeniem warunków finansowych i propozycją podpisania aneksu. Najemca telefonicznie deklaruje podpisanie aneksu, ale faktycznie go nie podpisuje.

Na dzień 1 czerwca 2026 r. takiej sytuacji nie należy oceniać wyłącznie przez pryzmat ogólnych przepisów Kodeksu cywilnego o formie czynności prawnych. Jeżeli chodzi o najem lokalu mieszkalnego, znaczenie ma również ustawa o ochronie praw lokatorów. To ona w wielu przypadkach wymaga pisemnego wypowiedzenia pod rygorem nieważności.

Zwykły e-mail może więc mieć znaczenie dowodowe i może potwierdzać przebieg rozmów, ale nie zawsze wywoła skutek w postaci skutecznego wypowiedzenia umowy albo skutecznej podwyżki czynszu.

Czy zwykły e-mail jest formą pisemną?

Nie. Forma pisemna w rozumieniu Kodeksu cywilnego wymaga złożenia własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Oświadczenie wysłane zwykłym e-mailem nie spełnia tego warunku.

Nie oznacza to jednak, że e-mail jest prawnie bez znaczenia. Zgodnie z przepisami o formie dokumentowej oświadczenie może zostać złożone w postaci dokumentu, jeżeli da się ustalić osobę, która je złożyła. Dokumentem może być nośnik informacji pozwalający zapoznać się z treścią, a więc także wiadomość e-mail, SMS lub wydruk korespondencji.

Trzeba odróżnić trzy pojęcia:

• forma pisemna – dokument z własnoręcznym podpisem,
• forma dokumentowa – np. e-mail, który pozwala ustalić treść oświadczenia i osobę składającą oświadczenie,
• forma elektroniczna – oświadczenie w postaci elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym; jest równoważne formie pisemnej.

Dlatego zwykły e-mail może wystarczyć tam, gdzie ustawa albo umowa wymaga tylko formy dokumentowej. Nie wystarczy natomiast wtedy, gdy wymagana jest forma pisemna pod rygorem nieważności.

Wypowiedzenie najmu lokalu mieszkalnego przez właściciela

Jeżeli lokator jest uprawniony do odpłatnego używania lokalu mieszkalnego, właściciel może wypowiedzieć stosunek prawny tylko z przyczyn przewidzianych w ustawie o ochronie praw lokatorów. Wypowiedzenie powinno być dokonane na piśmie pod rygorem nieważności i określać przyczynę wypowiedzenia.

W praktyce oznacza to, że zwykły e-mail wysłany przez właściciela mieszkania do najemcy najczęściej nie wystarczy do skutecznego wypowiedzenia umowy najmu lokalu mieszkalnego. Nawet jednoznaczna treść wiadomości i potwierdzenie jej odbioru nie zastąpią pisemnego wypowiedzenia, jeżeli ustawa wymaga pisma pod rygorem nieważności.

Jeżeli problem polega na tym, że w mieszkaniu stale przebywa dodatkowa osoba, trzeba ustalić, czy doszło do naruszenia umowy i czy zachowanie najemcy można zakwalifikować jako oddanie lokalu albo jego części do używania osobie trzeciej bez wymaganej zgody właściciela. Sam fakt czasowego pobytu gościa nie zawsze wystarczy. Inaczej może być przy stałym zamieszkiwaniu dodatkowej osoby, przejęciu części lokalu albo faktycznym podnajmie.

Gdy lokal należy do kilku osób, znaczenie może mieć także to, kto podpisał umowę i kto składa wypowiedzenie. W podobnych sprawach przydatne może być omówienie zagadnienia najem przez współwłaściciela oraz problemu, jak wygląda wypowiedzenie najmu przy współwłasności.

Wypowiedzenie warunków finansowych najmu i podwyżka opłat

W opisanej sprawie wysłany e-mail dotyczył przede wszystkim zmiany warunków finansowych. Tu również trzeba zachować ostrożność. Przy lokalu mieszkalnym podwyższenie czynszu albo innych opłat za używanie lokalu odbywa się według reguł ustawy o ochronie praw lokatorów.

Zgodnie z art. 8a tej ustawy właściciel może podwyższyć czynsz albo inne opłaty za używanie lokalu, wypowiadając ich dotychczasową wysokość najpóźniej na koniec miesiąca kalendarzowego. Termin wypowiedzenia wynosi 3 miesiące, chyba że strony ustaliły w umowie termin dłuższy. Co najważniejsze, wypowiedzenie wysokości czynszu albo innych opłat za używanie lokalu powinno być dokonane na piśmie pod rygorem nieważności.

Jeżeli zatem właściciel chciał podwyższyć czynsz albo opłaty za używanie lokalu, zwykły e-mail nie jest bezpiecznym sposobem działania. Należy przygotować pisemne wypowiedzenie dotychczasowej wysokości czynszu lub opłat, wskazać nową wysokość oraz datę, od której ma obowiązywać, a następnie prawidłowo doręczyć je najemcy.

Inaczej można oceniać sytuację, w której umowa przewiduje, że najemca zwraca właścicielowi faktycznie naliczone przez spółdzielnię opłaty niezależne od właściciela, np. według liczby osób zamieszkujących lokal. Wtedy trzeba sprawdzić treść umowy i sposób rozliczania opłat. Czasami nie chodzi o podwyżkę czynszu, lecz o wykazanie rzeczywistego kosztu obciążającego najemcę. Mimo to dla celów dowodowych warto wysłać pisemne wezwanie z kopią naliczenia ze spółdzielni.

Co zrobić, jeżeli wypowiedzenie wysłano już e-mailem?

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest przygotowanie nowego, pisemnego oświadczenia. W zależności od celu może to być:

• pisemne wypowiedzenie wysokości czynszu albo innych opłat za używanie lokalu,
• pisemne wypowiedzenie umowy najmu z podaniem konkretnej ustawowej i faktycznej przyczyny,
• wezwanie do zapłaty lub do wyjaśnienia liczby osób faktycznie zamieszkujących lokal,
• projekt aneksu, jeżeli strony chcą zmienić umowę za porozumieniem.

Pismo najlepiej doręczyć listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, kurierem, osobiście za pokwitowaniem albo w inny sposób pozwalający wykazać datę doręczenia. Jeżeli dokument ma być elektroniczny, powinien być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Dotychczasową korespondencję e-mailową trzeba zachować. Może ona potwierdzać, że najemca znał problem, otrzymał projekt aneksu, prowadził negocjacje albo przyznawał, że w lokalu przebywa dodatkowa osoba. Taki dowód nie naprawi jednak nieważnego wypowiedzenia, jeżeli ustawa wymagała formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Znaczenie doręczenia wypowiedzenia

Zgodnie z art. 61 Kodeksu cywilnego oświadczenie woli jest złożone drugiej osobie wtedy, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. W przypadku oświadczenia elektronicznego znaczenie ma wprowadzenie go do środka komunikacji elektronicznej w sposób umożliwiający adresatowi zapoznanie się z treścią.

Przy zwykłym e-mailu może więc powstać spór, czy wiadomość rzeczywiście dotarła, czy trafiła do spamu, kto miał dostęp do skrzynki i czy nadawcę można jednoznacznie ustalić. Przy najmie mieszkania problem jest jeszcze poważniejszy, ponieważ sama możliwość zapoznania się z e-mailem nie zastępuje wymaganej formy pisemnej.

Kiedy e-mail może być wystarczający?

E-mail może być wystarczający przede wszystkim wtedy, gdy dla danej czynności wymagana jest forma dokumentowa albo gdy strony nie zastrzegły surowszej formy. Dotyczy to częściej najmu lokalu użytkowego albo innych umów cywilnych, w których nie ma szczególnych wymogów z ustawy o ochronie praw lokatorów.

Jeżeli umowa została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, jej wypowiedzenie co do zasady wymaga formy dokumentowej, chyba że ustawa albo umowa zastrzega inną formę. Zwykły e-mail może więc spełnić ten wymóg, ale tylko wtedy, gdy nie ma przepisu szczególnego ani postanowienia umowy wymagającego formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Jeżeli umowa wymaga formy pisemnej, a e-mail jest opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, mamy do czynienia z formą elektroniczną równoważną formie pisemnej. Nie wystarczy natomiast zwykły podpis wpisany pod wiadomością ani skan podpisanego pisma przesłany jako załącznik, jeżeli wymagane jest zachowanie formy pisemnej.

Dodatkowy lokator, podnajem i dalsze kroki

Jeżeli w lokalu faktycznie mieszka osoba nieprzewidziana w umowie, właściciel powinien najpierw zebrać dowody: naliczenie ze spółdzielni, korespondencję z najemcą, ewentualne zgłoszenia administracji i dokumenty potwierdzające treść umowy. Następnie trzeba ustalić, czy sytuacja daje podstawę do wypowiedzenia umowy, żądania dopłaty, czy tylko do zawarcia aneksu.

Jeżeli najemca bez zgody właściciela oddał lokal albo jego część innej osobie do używania, może to uzasadniać wypowiedzenie, ale oświadczenie powinno być prawidłowo sporządzone i doręczone. Warto też odróżnić naruszenie umowy od sytuacji, w której po prostu wzrosły opłaty niezależne od właściciela naliczane przez administrację.

Jeżeli problem dotyczy zgody właścicieli albo osób trzecich, pomocne może być szersze omówienie spraw takich jak wynajem bez zgody współwłaściciela. Gdy najemca nie opuszcza lokalu mimo skutecznego zakończenia najmu, dalszym etapem może być sprawa o eksmisja lokatora.

Czy można wypowiedzieć najem natychmiast?

Natychmiastowe zakończenie najmu jest wyjątkiem, a nie zasadą. W najmie lokalu mieszkalnego właściciel musi uwzględnić ograniczenia wynikające z ustawy o ochronie praw lokatorów. Nie każde naruszenie umowy pozwala na natychmiastowe żądanie opróżnienia lokalu.

Jeżeli najemca rażąco narusza obowiązki, zalega z płatnościami albo używa lokalu sprzecznie z umową, trzeba sprawdzić konkretną podstawę prawną, terminy oraz ewentualny obowiązek wcześniejszego uprzedzenia najemcy na piśmie. Szerzej podobne sytuacje opisuje zagadnienie natychmiastowe wypowiedzenie najmu.

FAQ

Podsumowanie

Zwykły e-mail nie jest formą pisemną. Może spełniać formę dokumentową i być ważnym dowodem, ale przy najmie lokalu mieszkalnego nie zawsze wywoła oczekiwany skutek prawny. Wypowiedzenie umowy przez właściciela oraz wypowiedzenie wysokości czynszu lub opłat za używanie lokalu często wymagają pisma pod rygorem nieważności.

W opisanej sytuacji najbezpieczniejsze jest niezwłoczne przygotowanie i doręczenie najemcy prawidłowego pisma: albo wypowiedzenia wysokości czynszu lub opłat, albo wypowiedzenia umowy z konkretną przyczyną, albo wezwania do zapłaty i wyjaśnienia liczby mieszkańców. Wybór zależy od treści umowy, rodzaju opłat i rzeczywistego zachowania najemcy.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, w szczególności art. 60, art. 61, art. 73, art. 74, art. 77, art. 77², art. 77³, art. 78 i art. 78¹ - tekst ujednolicony ELI
2. Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, w szczególności art. 8a, art. 9 i art. 11 - tekst ujednolicony ELI
3. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 18 maja 1979 r., III CRN 287/78