Wykonawca nie chce wystawić faktury – co zrobić?

Remont bez pisemnej umowy – czy ustna umowa jest ważna?

Wiele sporów o remont zaczyna się od tego, że strony nie podpisały szczegółowej umowy. Zakres prac, cena, zaliczka, sposób zakupu materiałów i termin wykonania zostały uzgodnione ustnie albo w wiadomościach. Sam brak jednego podpisanego dokumentu nie oznacza jednak, że wykonawca nie ma prawa żądać zapłaty.

Najpierw trzeba ustalić charakter zawartej umowy. Przy większych pracach dotyczących obiektu budowlanego zastosowanie mogą mieć przepisy o umowie o roboty budowlane, w szczególności art. 647 i następne Kodeksu cywilnego. Zgodnie z art. 648 § 1 Kodeksu cywilnego umowa o roboty budowlane powinna być stwierdzona pismem. Brak formy pisemnej nie powoduje jednak automatycznie nieważności umowy. Może natomiast istotnie utrudnić wykazanie jej treści.

Prostsze prace remontowe, wykończeniowe lub naprawcze mogą w zależności od okoliczności zostać zakwalifikowane jako umowa o dzieło albo umowa o świadczenie usług. Ma to znaczenie między innymi dla odpowiedzialności stron, sposobu rozliczenia oraz przedawnienia roszczeń.

W sporze trzeba więc odtworzyć rzeczywiste ustalenia: co wykonawca miał zrobić, za jaką kwotę, czy cena była ryczałtowa czy kosztorysowa, kto kupował materiały oraz kiedy wynagrodzenie miało stać się wymagalne. Podobne problemy pojawiają się, gdy inwestor odmawia zapłaty za wykonane prace.

Jak udowodnić wykonanie remontu i wysokość wynagrodzenia?

Jeżeli inwestor nie płaci, wykonawca powinien zebrać dowody potwierdzające zarówno zakres prac, jak i ustaloną cenę. Przydatne mogą być wiadomości SMS, e-maile, korespondencja z komunikatorów, kosztorysy, potwierdzenia przelewów i zaliczek, zdjęcia przed remontem i po jego zakończeniu, protokoły odbioru, zamówienia materiałów, zeznania świadków oraz dokumenty potwierdzające, że inwestor korzysta z efektu wykonanych prac.

Faktura jest ważnym dokumentem podatkowym i księgowym, ale sama nie zastępuje dowodu zawarcia umowy i wykonania prac. Z drugiej strony brak faktury nie powoduje sam przez się, że wykonawca przestaje być wierzycielem. Jeżeli klient twierdzi, że zapłata nie jest należna wyłącznie dlatego, że nie otrzymał faktury, trzeba sprawdzić, czy taki warunek rzeczywiście wynika z umowy.

Jeżeli termin zapłaty minął, wykonawca powinien wysłać pisemne wezwanie do zapłaty, wskazując podstawę roszczenia, kwotę, termin płatności i rachunek bankowy. Po bezskutecznym upływie terminu można rozważyć pozew o zapłatę. Więcej na temat takiego sporu wyjaśniamy w materiale o sytuacji, gdy klient nie chce zapłacić za wykonane prace.

Kiedy wykonawca ma obowiązek wystawić fakturę?

Podstawowe zasady wynikają z art. 106b ustawy o VAT. Jeżeli wykonawca dokonuje sprzedaży opodatkowanej na rzecz innego podatnika, podatnika podatku od wartości dodanej, podatnika podatku o podobnym charakterze albo osoby prawnej niebędącej podatnikiem, faktura co do zasady powinna zostać wystawiona bez oczekiwania na dodatkowe żądanie nabywcy.

Nie można jednak automatycznie przenosić tej zasady na każdą sprzedaż. Art. 106b ust. 2 ustawy o VAT przewiduje, że przy sprzedaży zwolnionej z podatku co do zasady nie ma automatycznego obowiązku wystawienia faktury. Jeżeli jednak nabywca zażąda faktury w ustawowym terminie, art. 106b ust. 3 może nakładać obowiązek jej wystawienia.

Inaczej wygląda również sprzedaż na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej. Przy typowej usłudze remontowej wykonawca nie musi automatycznie wystawiać konsumentowi faktury, lecz powinien ją wystawić, jeżeli klient skutecznie zażąda tego w terminie przewidzianym w ustawie.

W praktyce trzeba więc odróżnić trzy sytuacje: opodatkowaną sprzedaż B2B, sprzedaż zwolnioną z VAT oraz sprzedaż konsumencką. Sam fakt, że wykonawca jest zwolniony z VAT, nie oznacza również, że nie jest podatnikiem w rozumieniu ustawy o VAT.

Faktura na żądanie klienta – jak liczyć termin 3 miesięcy?

Zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT żądanie faktury w przypadkach objętych tym przepisem powinno zostać zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar, wykonano usługę albo otrzymano całość lub część zapłaty.

Jeżeli remont zakończono 8 maja, termin 3 miesięcy liczy się od końca maja. Żądanie wystawienia faktury może więc zostać skutecznie zgłoszone do 31 sierpnia. Nie liczy się trzech miesięcy bezpośrednio od 8 maja.

Upływ tego terminu oznacza, że przepisy nie nakładają już obowiązku wystawienia faktury na podstawie żądania złożonego po czasie. Nie oznacza to jednak generalnego zakazu dobrowolnego wystawienia dokumentu. Trzeba przy tym zachować prawdziwe dane dotyczące transakcji i prawidłowo rozliczyć podatek.

Ile czasu ma wykonawca na wystawienie faktury po żądaniu klienta?

Termin wystawienia faktury określa art. 106i ustawy o VAT. Jeżeli żądanie zostało zgłoszone do końca miesiąca, w którym wykonano usługę albo otrzymano zapłatę, stosuje się zasadniczo termin do 15. dnia następnego miesiąca.

Jeżeli klient zgłasza żądanie później, ale nadal mieści się w ustawowym terminie 3 miesięcy, fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia od dnia zgłoszenia żądania.

Przykładowo, jeśli remont zakończono 8 maja, a konsument poprosił o fakturę 20 czerwca, żądanie jest złożone w terminie. Fakturę należy w takim przypadku wystawić nie później niż 15. dnia od zgłoszenia żądania, czyli zasadniczo do 5 lipca.

Czy można wystawić fakturę z datą wsteczną?

Trzeba odróżnić datę wykonania usługi od daty wystawienia faktury. Jeżeli remont zakończono dwa miesiące temu, obecnie wystawiona faktura może wskazywać prawdziwą wcześniejszą datę wykonania usługi, jeżeli jest ona wymagana i odpowiada rzeczywistości. Nie należy natomiast wpisywać dowolnej historycznej daty tylko po to, aby stworzyć wrażenie, że dokument został wystawiony wcześniej.

Od 2026 r. dodatkowe znaczenie mają reguły KSeF. W trybie online faktura ustrukturyzowana jest co do zasady uznawana za wystawioną w dniu przesłania jej do KSeF, przy założeniu zgodności z datą wskazaną w polu P_1. W trybie offline24 datą wystawienia jest data wskazana w polu P_1, ale faktura powinna zostać przesłana do KSeF niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu.

Tryb offline24 nie służy więc do dowolnego cofania faktur o kilka tygodni lub miesięcy. Jeżeli podatnik ma dziś udokumentować starszą usługę, powinien zastosować rzeczywiste dane transakcji oraz aktualne przepisy dotyczące sposobu wystawienia i przekazania faktury.

KSeF a faktura za remont w 2026 r.

W 2026 r. obowiązkowy Krajowy System e-Faktur został wdrożony etapami. Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął podatników, u których wartość sprzedaży wraz z podatkiem przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek co do zasady objął pozostałych podatników, z uwzględnieniem ustawowych wyłączeń i okresów przejściowych.

Dla najmniejszych podatników przewidziano przejściowe ułatwienie. Jeżeli miesięczna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto, do końca 2026 r. podatnik może pozostawać poza obowiązkowym wystawianiem faktur w KSeF. Jeżeli limit zostanie przekroczony, obowiązek powstaje od faktury, którą przekroczono limit. Od 1 stycznia 2027 r. KSeF ma objąć również tę grupę podatników.

Faktury wystawiane osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej są wyłączone z obowiązkowego KSeF. Wystawca może jednak dobrowolnie wystawić fakturę B2C w KSeF.

W 2026 r. nie są jeszcze stosowane szczególne kary pieniężne przewidziane za naruszenia obowiązków KSeF – ich stosowanie zostało odroczone do 1 stycznia 2027 r. Nie oznacza to jednak, że można bez konsekwencji odmówić wystawienia faktury, gdy obowiązek wynika z ustawy. Nadal obowiązują ogólne przepisy podatkowe i Kodeksu karnego skarbowego dotyczące niewystawienia lub nierzetelnego wystawienia faktury.

Co zrobić, gdy inwestor żąda faktur za materiały?

Faktura wystawiana inwestorowi za usługę remontową to co innego niż faktury zakupowe otrzymane przez wykonawcę przy zakupie farb, płytek, przewodów, armatury czy innych materiałów. Wykonawca nie może tworzyć brakujących faktur zakupowych ani wystawiać ich w imieniu sklepów lub hurtowni.

To, czy inwestor ma prawo domagać się dokumentów potwierdzających zakup materiałów, zależy przede wszystkim od ustalonego sposobu rozliczenia. Jeżeli strony umówiły jedną cenę ryczałtową obejmującą pracę i materiały, brak faktur zakupowych nie oznacza automatycznie, że inwestor może odmówić zapłaty całego wynagrodzenia.

Jeżeli natomiast strony uzgodniły zwrot rzeczywistych kosztów materiałów albo rozliczenie kosztorysowe, wykonawca powinien wykazać poniesione wydatki. Mogą temu służyć faktury, paragony, potwierdzenia przelewów, zamówienia i inne wiarygodne dowody. Sposób rozliczenia ma również znaczenie, gdy po zakończeniu prac pojawia się spór o wyższą cenę remontu niż pierwotnie ustalona.

Czy brak faktury pozwala inwestorowi wstrzymać zapłatę?

Nie ma jednej odpowiedzi dla wszystkich umów. Sam obowiązek zapłaty wynagrodzenia wynika przede wszystkim z umowy i wykonania prac. Faktura dokumentuje transakcję, ale co do zasady nie tworzy sama zobowiązania do zapłaty.

Trzeba jednak sprawdzić treść ustaleń stron. Jeżeli wyraźnie uzgodniono, że wynagrodzenie staje się płatne dopiero po doręczeniu prawidłowej faktury, brak tego dokumentu może wpływać na termin wymagalności roszczenia. W takiej sytuacji wykonawca powinien najpierw prawidłowo wykonać własny obowiązek dokumentacyjny.

Jeżeli faktura została wystawiona prawidłowo albo jej brak nie wpływa zgodnie z umową na wymagalność wynagrodzenia, wykonawca może wezwać inwestora do zapłaty, a następnie dochodzić należności przed sądem. Po powstaniu opóźnienia mogą być należne również odsetki zgodnie z art. 481 Kodeksu cywilnego.

Jeżeli inwestor uzasadnia odmowę zapłaty wadami wykonanych robót, trzeba dodatkowo przeanalizować odpowiedzialność za jakość prac i zgłoszone roszczenia. Inne reguły będą miały zastosowanie, gdy problemem jest rzeczywista wada, a inne, gdy klient jedynie wykorzystuje reklamację do odwlekania płatności. Warto wtedy sprawdzić także, jakie znaczenie ma prawidłowe rozpatrzenie reklamacji dotyczącej remontu.

Jak bezpiecznie postąpić krok po kroku?

1. Ustal status klienta. Sprawdź, czy usługa została wykonana dla przedsiębiorcy lub innego podatnika, czy dla konsumenta.
2. Ustal sposób opodatkowania sprzedaży. Trzeba wiedzieć, czy sprzedaż jest opodatkowana VAT, czy korzysta ze zwolnienia.
3. Sprawdź datę wykonania usługi i zapłaty. Ma to znaczenie dla terminu żądania faktury oraz terminu jej wystawienia.
4. Sprawdź, czy wykonawca podlega obowiązkowemu KSeF. W 2026 r. znaczenie mają etap wdrożenia, limit 10 000 zł i ustawowe wyłączenia.
5. Nie wpisuj fikcyjnych danych. Data wykonania usługi może być wcześniejsza od daty wystawienia faktury, ale oba pola powinny odpowiadać rzeczywistemu zdarzeniu i zasadom właściwego trybu fakturowania.
6. Oddziel spór o fakturę od sporu o zapłatę. Ustal, czy brak faktury rzeczywiście wpływa na wymagalność wynagrodzenia według umowy.
7. Zabezpiecz dowody. Zachowaj korespondencję, zdjęcia, potwierdzenia płatności, kosztorysy, protokoły i dokumenty dotyczące materiałów.
8. Działaj pisemnie. Odpowiedź na żądanie faktury i wezwanie do zapłaty powinny pozostawić ślad, który w razie potrzeby można wykorzystać w postępowaniu podatkowym lub sądowym.

FAQ

Czy ustna umowa o remont jest ważna?

Może być ważna. Nawet przy umowie o roboty budowlane, która zgodnie z art. 648 § 1 Kodeksu cywilnego powinna być stwierdzona pismem, brak jednego podpisanego dokumentu nie oznacza automatycznie nieważności umowy. Powstaje natomiast problem z udowodnieniem zakresu prac, ceny i innych ustaleń.

Czy firma musi prosić wykonawcę o fakturę?

Przy opodatkowanej sprzedaży B2B faktura co do zasady jest obowiązkowa bez żądania. Inaczej może być przy sprzedaży zwolnionej z VAT, dla której ustawa przewiduje zasadniczo brak automatycznego obowiązku, ale obowiązek może powstać po terminowo zgłoszonym żądaniu nabywcy.

Czy wykonawca może odmówić wystawienia faktury konsumentowi?

Jeżeli przy typowej usłudze remontowej konsument zgłosi żądanie w terminie 3 miesięcy liczonych od końca właściwego miesiąca, wykonawca powinien fakturę wystawić. Po upływie tego terminu ustawowy obowiązek wynikający z żądania co do zasady już nie istnieje.

Czy można wystawić fakturę dwa miesiące po wykonaniu remontu?

Można udokumentować usługę wykonaną wcześniej, jeżeli przepisy wymagają lub dopuszczają wystawienie faktury w danym momencie. Trzeba podać prawdziwą datę wykonania usługi i zastosować prawidłowe zasady dotyczące daty wystawienia. Nie należy dowolnie wpisywać historycznej daty po to, aby dokument wyglądał na wystawiony dwa miesiące wcześniej.

Czy faktura dla osoby prywatnej musi trafić do KSeF?

Nie. W 2026 r. faktury B2C, czyli wystawiane osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej, są wyłączone z obowiązkowego KSeF. Wystawca może jednak dobrowolnie wystawić taką fakturę w systemie.

Czy inwestor ma prawo żądać faktur za wszystkie materiały?

Zależy to od umowy. Przy jednej cenie ryczałtowej za pracę i materiały inwestor co do zasady nie może po zakończeniu robót jednostronnie zmienić sposobu rozliczenia. Jeżeli natomiast strony uzgodniły zwrot rzeczywistych kosztów materiałów, wykonawca powinien być przygotowany na ich udokumentowanie.

Czy brak faktury oznacza, że inwestor nie musi płacić?

Nie automatycznie. Roszczenie o wynagrodzenie wynika przede wszystkim z umowy i wykonanych prac. Jeżeli jednak strony uzależniły termin płatności od doręczenia faktury, jej brak może wpływać na wymagalność należności.

Co grozi za niewystawienie faktury mimo obowiązku?

Niewystawienie faktury albo odmowa jej wydania wbrew obowiązkowi może rodzić odpowiedzialność na podstawie przepisów podatkowych i Kodeksu karnego skarbowego. Odrębne kary pieniężne dotyczące naruszeń obowiązkowego KSeF nie są stosowane za naruszenia popełnione w 2026 r.; ich stosowanie przewidziano od 1 stycznia 2027 r.

Podsumowanie

Gdy wykonawca nie chce wystawić faktury, nie wystarczy ustalić, że remont został wykonany. Trzeba sprawdzić status nabywcy, sposób opodatkowania sprzedaży, termin zgłoszenia żądania, termin wystawienia dokumentu oraz obowiązki wynikające z KSeF. Szczególnie istotne jest rozróżnienie sprzedaży B2B opodatkowanej, sprzedaży zwolnionej z VAT i sprzedaży na rzecz konsumenta.

Spór o fakturę należy również oddzielić od sporu o wynagrodzenie. Brak faktury nie przekreśla automatycznie prawa wykonawcy do zapłaty, ale może mieć znaczenie dla terminu płatności, jeżeli tak wynika z umowy. W razie konfliktu warto zabezpieczyć dowody, prawidłowo udokumentować transakcję i pisemnie wezwać drugą stronę do wykonania jej obowiązków.

Źródła

• Art. 647, art. 648, art. 658 i art. 481 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny: tekst jednolity Kodeksu cywilnego.
• Art. 106b, art. 106e, art. 106i oraz przepisy dotyczące KSeF ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług: ustawa o VAT w ELI.
• Art. 62 ustawy z dnia 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy: tekst jednolity Kodeksu karnego skarbowego.
• Ministerstwo Finansów, informacje o zakresie obowiązkowego KSeF i harmonogramie jego wdrożenia: Zakres obowiązkowego KSeF.
• Ministerstwo Finansów, zasady ustalania daty wystawienia faktury ustrukturyzowanej: Faktura ustrukturyzowana i struktura logiczna FA.