Wykonawca nie chce wystawić faktury – co zrobić?

Remont bez pisemnej umowy – czy ustna umowa jest ważna?

W praktyce wiele remontów zaczyna się od ustnych ustaleń: strony umawiają zakres robót, cenę, zaliczkę i termin, ale nie podpisują żadnej umowy. Taka sytuacja nie oznacza automatycznie, że wykonawca nie ma prawa do wynagrodzenia. Umowa zawarta ustnie może być ważna, o ile da się ustalić, do czego strony rzeczywiście się zobowiązały.

Trzeba jednak prawidłowo zakwalifikować umowę. Większy remont, przebudowa albo prace dotyczące obiektu budowlanego mogą być traktowane jako umowa o roboty budowlane, do której stosuje się m.in. art. 647 i art. 648 Kodeksu cywilnego oraz – przy remoncie – art. 658 Kodeksu cywilnego. Prostsze prace wykończeniowe, naprawcze albo jednostkowe mogą w konkretnym stanie faktycznym zostać ocenione jako umowa o dzieło albo umowa o świadczenie usług. Ma to znaczenie m.in. dla dowodów, odpowiedzialności za wady i przedawnienia roszczeń.

Art. 648 § 1 Kodeksu cywilnego stanowi, że umowa o roboty budowlane powinna być stwierdzona pismem. Brak pisemnej umowy nie powoduje jednak sam przez się nieważności ustaleń. Powoduje przede wszystkim problemy dowodowe: trzeba wykazać, co dokładnie ustalono, jaki był zakres prac, jaka była cena, czy kwota była ryczałtowa, czy kosztorysowa, oraz czy materiały miały być rozliczane osobno.

Jak udowodnić wykonanie remontu i ustalone wynagrodzenie?

Jeżeli inwestor po zakończeniu prac nie płaci, wykonawca powinien zebrać wszystkie dowody potwierdzające wykonanie remontu i ustalenia stron. Przydatne mogą być w szczególności: korespondencja SMS i e-mail, zdjęcia przed i po remoncie, potwierdzenia przelewów zaliczek, notatki z uzgodnień, świadkowie, zamówienia materiałów, wpisy w komunikatorach, kosztorysy, protokoły odbioru oraz dokumentacja wskazująca, że inwestor korzysta z efektu prac.

Jeżeli wynagrodzenie nie zostało zapłacone, pierwszym krokiem powinno być pisemne wezwanie do zapłaty z określeniem kwoty, terminu płatności, numeru rachunku i podstawy żądania. W razie braku reakcji można rozważyć pozew o zapłatę. W sprawie sądowej faktura może być dowodem rozliczenia, ale sama faktura nie zastępuje dowodów wykonania prac i ustaleń co do ceny.

Kiedy wykonawca musi wystawić fakturę?

Obowiązek wystawienia faktury wynika przede wszystkim z ustawy o podatku od towarów i usług. Aktualnie kluczowe znaczenie ma art. 106b ustawy o VAT. Jeżeli usługa jest wykonywana na rzecz innego podatnika VAT, podatnika podatku od wartości dodanej albo osoby prawnej niebędącej podatnikiem, faktura co do zasady powinna zostać wystawiona bez oczekiwania na dodatkowe żądanie nabywcy.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy usługę remontową zamawia osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej. W takim przypadku wykonawca zasadniczo nie musi wystawiać faktury automatycznie, ale ma obowiązek ją wystawić, jeżeli klient zażąda tego w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym wykonano usługę albo otrzymano całość lub część zapłaty.

Przykład: jeżeli remont zakończono 12 marca, żądanie faktury zgłoszone przez konsumenta do 30 czerwca mieści się w ustawowym terminie. Jeżeli żądanie zostanie zgłoszone później, wykonawca może wystawić fakturę dobrowolnie, ale co do zasady nie ma już ustawowego obowiązku wynikającego z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT.

Trzeba też odróżnić fakturę za usługę od dokumentów zakupowych dotyczących materiałów. Faktury za materiały wystawiają sprzedawcy materiałów budowlanych. Wykonawca nie powinien tworzyć ani przerabiać takich dokumentów. Jeżeli strony umówiły się, że materiały są wliczone w wynagrodzenie ryczałtowe, inwestor zwykle nie może po fakcie żądać od wykonawcy kompletu faktur zakupowych, chyba że taki obowiązek wynikał z umowy albo z późniejszych ustaleń. Jeżeli natomiast materiały miały być rozliczane według rzeczywistych kosztów, wykonawca powinien liczyć się z koniecznością wykazania tych kosztów.

Termin wystawienia faktury na żądanie klienta

Jeżeli klient skutecznie zażądał faktury, termin jej wystawienia określa art. 106i ustawy o VAT. Jeżeli żądanie zgłoszono do końca miesiąca, w którym wykonano usługę albo otrzymano zapłatę, fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia następnego miesiąca. Jeżeli żądanie zgłoszono później, ale nadal w ustawowym terminie 3 miesięcy, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia od dnia zgłoszenia żądania.

Wykonawca zwolniony z VAT również może mieć obowiązek wystawienia faktury, choć faktura taka będzie wyglądała inaczej niż faktura czynnego podatnika VAT i nie będzie wykazywała kwoty podatku. Jeżeli wykonawca w ogóle nie prowadzi działalności i nie działa jako podatnik w rozumieniu przepisów podatkowych, nie powinien wystawiać faktury VAT. Nie oznacza to jednak, że może dowolnie pomijać rozliczenia podatkowe, jeżeli faktycznie wykonuje odpłatnie usługi remontowe w sposób zorganizowany i zarobkowy.

Czy można wystawić fakturę z datą wsteczną?

Nie należy wystawiać faktury z nieprawdziwą, wcześniejszą datą wystawienia. Data wystawienia faktury powinna odpowiadać rzeczywistemu dniowi jej wystawienia. Jeżeli usługa została wykonana wcześniej, na fakturze można wskazać rzeczywistą datę wykonania usługi albo datę zakończenia prac, o ile jest wymagana i różni się od daty wystawienia.

Żądanie klienta, aby wykonawca wystawił fakturę „sprzed dwóch miesięcy”, trzeba więc rozumieć ostrożnie. Jeżeli klient oczekuje faktury dokumentującej usługę wykonaną dwa miesiące wcześniej, fakturę można wystawić obecnie z aktualną datą wystawienia i prawidłową datą wykonania usługi. Jeżeli natomiast klient żąda wpisania nieprawdziwej daty wystawienia, wykonawca powinien odmówić.

Wystawienie dokumentu z nieprawdziwymi danymi może powodować konsekwencje podatkowe i karne skarbowe. Szczególnie ryzykowne jest dokumentowanie zdarzeń, które nie miały miejsca, zawyżanie wartości, sztuczne rozbijanie wynagrodzenia albo dopisywanie materiałów, których wykonawca nie kupił.

Co zrobić, gdy inwestor żąda faktur za materiały, których wykonawca nie ma?

Jeżeli wykonawca nie ma faktur za materiały, nie powinien ich „dorabiać” ani wystawiać dokumentów w imieniu sprzedawców. Może natomiast przedstawić inne dowody zakupu albo zużycia materiałów, jeżeli je posiada: potwierdzenia płatności, paragony, zamówienia, korespondencję ze sklepem, zdjęcia materiałów na budowie czy zestawienie kosztów.

To, czy inwestor może uzależniać zapłatę od przedstawienia faktur za materiały, zależy od ustaleń stron. Jeżeli umówiono jedną cenę za całość prac i materiałów, brak faktur zakupowych nie musi pozbawiać wykonawcy prawa do wynagrodzenia. Jeżeli jednak strony ustaliły rozliczenie kosztorysowe albo zwrot konkretnych wydatków na podstawie dokumentów, brak tych dokumentów może osłabić roszczenie wykonawcy w części dotyczącej materiałów.

KSeF a faktura za remont w 2026 r.

Od 2026 r. znaczenie ma także Krajowy System e-Faktur. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF jest wdrażany etapami: od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników, od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców, z przejściowym ułatwieniem dla najmniejszych podatników do końca 2026 r. przy limicie 10 000 zł sprzedaży z VAT miesięcznie na fakturach wystawianych poza KSeF.

Faktury konsumenckie, czyli faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, nie są objęte obowiązkowym KSeF. Jeżeli jednak usługobiorcą jest firma lub podatnik z NIP, wykonawca powinien sprawdzić, czy w danym przypadku faktura musi zostać wystawiona w KSeF, czy może jeszcze zostać wystawiona poza tym systemem na podstawie przepisów przejściowych.

Jak bezpiecznie odpowiedzieć klientowi?

W opisanej sytuacji wykonawca powinien działać pisemnie i rzeczowo. W odpowiedzi do inwestora warto wskazać, że faktura może zostać wystawiona zgodnie z przepisami, ale nie z nieprawdziwą datą wystawienia. Jeżeli żądanie faktury mieści się w terminie ustawowym, należy ją wystawić w prawidłowym terminie. Jeżeli termin upłynął i klient jest konsumentem, można wyjaśnić, że ustawowy obowiązek wystawienia faktury na żądanie już nie istnieje, choć możliwe jest dobrowolne wystawienie dokumentu, jeśli nie narusza to przepisów.

Równolegle wykonawca powinien wezwać inwestora do zapłaty wynagrodzenia za wykonane prace. W wezwaniu można odnieść się do zaliczki, zakresu robót, dat wykonania prac, wartości wynagrodzenia i terminu płatności. Jeżeli inwestor podnosi zarzuty co do jakości prac, trzeba ustalić, czy zgłasza wady, czy tylko próbuje odwlec zapłatę. W sprawach remontowych częste są również spory o zakres prac dodatkowych, zmianę kosztów i odpowiedzialność za wady.

FAQ

Czy ustna umowa o remont jest ważna?

Tak, ustna umowa może być ważna. Problem polega na tym, że w razie sporu trzeba udowodnić jej treść: zakres prac, cenę, termin, zaliczki i sposób rozliczenia materiałów. Dlatego po rozpoczęciu sporu warto zebrać wszystkie wiadomości, zdjęcia i potwierdzenia płatności.

Czy wykonawca może odmówić wystawienia faktury osobie prywatnej?

Może odmówić, jeżeli osoba prywatna zgłosiła żądanie po upływie 3 miesięcy liczonych od końca miesiąca wykonania usługi albo otrzymania zapłaty. Jeżeli żądanie zgłoszono w terminie, faktura powinna zostać wystawiona.

Czy firma musi prosić wykonawcę o fakturę?

Co do zasady nie. Jeżeli usługa jest wykonana na rzecz podatnika lub firmy, faktura powinna zostać wystawiona na podstawie art. 106b ustawy o VAT. Dodatkowo w 2026 r. trzeba sprawdzić, czy dana faktura powinna zostać wystawiona w KSeF.

Czy można wystawić fakturę dwa miesiące po wykonaniu usługi?

Tak, jeżeli przepisy albo sytuacja rozliczeniowa na to pozwalają, ale data wystawienia powinna być aktualna. Na fakturze można wskazać wcześniejszą datę wykonania usługi, jeżeli odpowiada rzeczywistości. Nie wolno wpisywać nieprawdziwej wcześniejszej daty wystawienia.

Czy inwestor może żądać faktur za materiały?

To zależy od ustaleń. Jeżeli strony umówiły wynagrodzenie ryczałtowe za całość, inwestor zwykle nie może po fakcie jednostronnie uzależnić zapłaty od przedstawienia faktur zakupowych. Jeżeli materiały miały być rozliczane według kosztów, wykonawca powinien wykazać te koszty dokumentami albo innymi wiarygodnymi dowodami.

Czy brak faktury oznacza, że inwestor nie musi płacić?

Nie. Obowiązek zapłaty wynika z umowy i wykonania prac. Faktura jest ważnym dokumentem podatkowym i księgowym, ale brak faktury nie oznacza automatycznie, że wykonawca traci roszczenie o wynagrodzenie. Wykonawca musi jednak udowodnić, że prace wykonał i jaka kwota była należna.

Co grozi za niewystawienie faktury, gdy istnieje taki obowiązek?

Niewystawienie faktury wbrew obowiązkowi może prowadzić do konsekwencji podatkowych i karnych skarbowych. Ryzyko rośnie, gdy faktura ma nieprawdziwe dane, zaniża albo zawyża kwoty albo dokumentuje zdarzenie, które nie miało miejsca.

Źródła

• Art. 462, art. 647, art. 648, art. 658 i art. 481 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny: tekst aktu w ISAP.
• Art. 106b, art. 106e i art. 106i ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług: tekst aktu w ISAP.
• Art. 3 pkt 7 i 8 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane: tekst aktu w ISAP.
• Informacje Ministerstwa Finansów o wdrażaniu Krajowego Systemu e-Faktur: KSeF – serwis podatki.gov.pl.