Używanie nazwiska po odejściu z firmy w adresie e-mail

Czy nazwisko w firmowym adresie e-mail jest chronione?

Zgodnie z art. 23 Kodeksu cywilnego dobra osobiste człowieka, w tym nazwisko lub pseudonim, pozostają pod ochroną prawa cywilnego niezależnie od ochrony przewidzianej w innych przepisach. Oznacza to, że nazwisko nie jest zwykłym elementem organizacyjnym firmy. Jest związane z tożsamością konkretnej osoby, jej rozpoznawalnością, reputacją i możliwością decydowania o tym, w jakim kontekście jest identyfikowana.

Adres e-mail zbudowany według schematu imię.nazwisko@nazwa-firmy.pl może być dla odbiorców jasnym sygnałem, że osoba wskazana w adresie nadal pracuje w firmie, reprezentuje ją albo odbiera kierowaną do niej korespondencję. Po zakończeniu współpracy takie wrażenie może być szczególnie problematyczne, jeżeli skrzynka została reaktywowana bez wiedzy i zgody tej osoby.

Nie każde pojawienie się cudzego nazwiska jest automatycznie naruszeniem prawa. Inaczej ocenia się jednorazowe wskazanie nazwiska w dokumencie, a inaczej aktywne używanie adresu e-mail, który może sugerować aktualny związek danej osoby z firmą. Przy ocenie znaczenie mają cel działania, czas używania adresu, treść komunikatów kierowanych do kontrahentów, sposób obsługi korespondencji oraz to, czy odbiorcy są wprowadzani w błąd.

Kiedy używanie dawnej skrzynki może być bezprawne?

Największe ryzyko powstaje wtedy, gdy firma po odejściu pracownika albo wspólnika nadal posługuje się adresem zawierającym jego imię i nazwisko tak, jakby osoba ta nadal była związana z przedsiębiorstwem. Dotyczy to zwłaszcza aktywnego wysyłania wiadomości z takiej skrzynki, odbierania korespondencji bez jasnego komunikatu dla nadawców albo pozostawiania adresu w bazach kontaktowych, stopkach, ofertach i formularzach.

Firma może natomiast potrzebować krótkiego okresu technicznego uporządkowania korespondencji po odejściu pracownika. Bezpieczniejszym rozwiązaniem jest ustawienie automatycznej odpowiedzi informującej, że dana osoba nie obsługuje już tego adresu, wskazanie neutralnego adresu kontaktowego oraz szybkie wyłączenie skrzynki albo przekształcenie jej w adres niezawierający nazwiska byłego pracownika.

Jeżeli korespondencja kierowana na dawną skrzynkę jest czytana przez inne osoby, sprawa może dotyczyć nie tylko nazwiska, ale także prywatności, tajemnicy korespondencji i ochrony danych osobowych. Ocena zależy od tego, czy wiadomości są stricte służbowe, czy też nadawcy mogli kierować je do konkretnej osoby, nie wiedząc, że nie ma ona już dostępu do adresu.

Jakie roszczenia daje Kodeks cywilny?

Podstawą działania jest art. 24 Kodeksu cywilnego. Osoba, której dobro osobiste jest zagrożone cudzym działaniem, może żądać zaniechania tego działania, chyba że nie jest ono bezprawne. Jeżeli doszło już do naruszenia, można żądać także usunięcia jego skutków, w szczególności złożenia oświadczenia w odpowiedniej treści i formie.

W praktyce przy używaniu nazwiska w adresie e-mail żądania mogą obejmować dezaktywację skrzynki, usunięcie adresu z publicznych materiałów i baz kontaktowych, ustawienie neutralnego komunikatu dla nadawców, zakaz wysyłania wiadomości z tego adresu oraz pisemne przeprosiny lub wyjaśnienie skierowane do określonych osób.

Jeżeli naruszenie spowodowało krzywdę, można żądać zadośćuczynienia pieniężnego albo zapłaty odpowiedniej sumy na wskazany cel społeczny na podstawie art. 448 Kodeksu cywilnego. Gdy powstała szkoda majątkowa, na przykład utrata kontraktu albo konieczność poniesienia kosztów wyjaśniania sytuacji, można rozważyć także odszkodowanie.

W sporze o dobra osobiste osoba dochodząca ochrony powinna wykazać istnienie dobra osobistego oraz fakt jego naruszenia lub zagrożenia. To pozwany powinien natomiast wykazać, że jego działanie nie było bezprawne, na przykład wynikało z przepisów, zgody uprawnionego albo innej prawnie uzasadnionej przyczyny.

Wezwanie do usunięcia naruszenia

Przed skierowaniem sprawy do sądu warto wysłać do spółki pisemne wezwanie. Powinno ono precyzyjnie wskazywać, jakiego adresu dotyczy sprawa, od kiedy nie istnieje podstawa do jego używania, jakie działania mają zostać wykonane i w jakim terminie. Warto zażądać potwierdzenia usunięcia adresu, zaprzestania wysyłania wiadomości z tej skrzynki oraz informacji, kto miał dostęp do korespondencji po zakończeniu współpracy.

Dobrze jest zachować dowody: zrzuty ekranu, kopie wiadomości, odpowiedzi kontrahentów, wpisy na stronie internetowej, stopki mailowe, wizytówki elektroniczne i korespondencję ze spółką. W sprawach o dobra osobiste znaczenie ma nie tylko samo istnienie adresu, ale również to, jak był używany i jakie skutki wywołał u odbiorców.

RODO a adres e-mail z imieniem i nazwiskiem

Adres e-mail zawierający imię i nazwisko konkretnej osoby jest zwykle daną osobową, ponieważ pozwala ją zidentyfikować. Po zakończeniu współpracy firma powinna mieć konkretną podstawę prawną do dalszego przetwarzania takiego adresu. Najczęściej będzie próbowała powoływać się na prawnie uzasadniony interes, ale taki interes trzeba wyważyć z prawami i wolnościami osoby, której dane dotyczą.

Jeżeli adres nie jest już potrzebny do celu, dla którego został utworzony, osoba, której dane dotyczą, może żądać usunięcia danych na podstawie art. 17 RODO. Może także wnieść sprzeciw wobec przetwarzania na podstawie art. 21 RODO, a w razie wątpliwości zażądać informacji o przetwarzaniu danych, odbiorcach danych i okresie ich przechowywania.

W pierwszej kolejności należy zwrócić się do administratora danych, czyli zwykle do spółki. Jeżeli żądanie nie zostanie wykonane albo odpowiedź będzie niewystarczająca, można złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Prezes UODO może nakazać administratorowi określone działania, w tym spełnienie żądania osoby, której dane dotyczą.

W skrajnych przypadkach bezprawne przetwarzanie danych osobowych może wiązać się także z odpowiedzialnością karną z art. 107 ustawy o ochronie danych osobowych. Nie oznacza to jednak, że każda sporna skrzynka e-mail automatycznie uzasadnia zawiadomienie organów ścigania. Warto najpierw ustalić, czy istnieje podstawa przetwarzania danych i jaki był rzeczywisty sposób używania adresu.

Co może zrobić sąd?

Sąd może zakazać dalszego używania adresu e-mail zawierającego nazwisko, zobowiązać spółkę do usunięcia skutków naruszenia, nakazać złożenie przeprosin albo zasądzić określoną kwotę. Treść żądania powinna być konkretna, ponieważ to ona wyznacza granice późniejszego wyroku i jego egzekucji.

W pozwie nie wystarczy ogólne stwierdzenie, że spółka narusza dobra osobiste. Trzeba wskazać, na czym polega naruszenie: czy chodzi o samą reaktywację adresu, wysyłanie wiadomości z nazwiskiem byłego pracownika, odbieranie korespondencji, wprowadzanie kontrahentów w błąd czy brak reakcji na wezwania. Im dokładniej opisany jest mechanizm naruszenia, tym łatwiej dobrać właściwe roszczenia.

FAQ

Czy firma może zostawić adres e-mail byłego pracownika?

Może to być dopuszczalne tylko w ograniczonym, uzasadnionym zakresie, na przykład technicznie i przejściowo w celu uporządkowania korespondencji. Ryzykowne jest dalsze aktywne używanie adresu z imieniem i nazwiskiem, jeżeli sugeruje, że osoba nadal pracuje w firmie albo odpowiada za prowadzone sprawy.

Czy samo imię i nazwisko w adresie e-mail to dane osobowe?

Tak, jeżeli adres pozwala zidentyfikować konkretną osobę. Wtedy jego dalsze przetwarzanie po zakończeniu współpracy wymaga podstawy prawnej i powinno być zgodne z zasadami RODO, w tym zasadą minimalizacji i ograniczenia celu.

Czy trzeba najpierw wysłać wezwanie do firmy?

Przepisy o dobrach osobistych nie zawsze wymagają wcześniejszego wezwania, ale w praktyce warto je wysłać. Wezwanie porządkuje sprawę, wyznacza termin, pokazuje dobrą wolę i tworzy dowód, że firma wiedziała o naruszeniu oraz miała możliwość dobrowolnie je usunąć.

Czy można żądać pieniędzy za używanie nazwiska?

Tak, ale trzeba wykazać podstawy roszczenia. Zadośćuczynienie wymaga wykazania krzywdy wynikającej z naruszenia dobra osobistego, a odszkodowanie wymaga wykazania szkody majątkowej, związku przyczynowego i wysokości tej szkody.

Czy skarga do UODO zastępuje pozew o dobra osobiste?

Nie. Skarga do Prezesa UODO dotyczy naruszeń przepisów o ochronie danych osobowych. Pozew o dobra osobiste służy ochronie nazwiska, prywatności, reputacji lub tajemnicy korespondencji. W zależności od sytuacji można korzystać z obu ścieżek.

Źródła

• Art. 23, art. 24 i art. 448 Kodeksu cywilnego: tekst aktu w ELI.
• Art. 6, art. 17, art. 21 i art. 77 RODO: tekst rozporządzenia w EUR-Lex.
• Art. 107 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych: tekst aktu w ELI.
• Informacje o skardze do Prezesa UODO: strona UODO.